Advies. Jaarrekening 2014 Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Regio Nijmegen

Transcriptie

1 Advies Jaarrekening 2014 Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Regio Nijmegen Gemeente Nijmegen Adviesfunctie Gemeenschappelijke Regelingen Henk Jan Jansen van Doorn MC Peggy van Gemert RA/AA Mei 2015

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Advies Bevindingen Algemeen Controleverklaring door de accountant Beleid Financieel Winstbestemmingsvoorstel Weerstandsvermogen

3 1. Inleiding In de jaarstukken legt de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Regio Nijmegen (ODRN) aan de deelnemende gemeenten verantwoording af over het gevoerde beleid in Voor de beoordeling van de jaarstukken hebben de gemeenten in de Regio Nijmegen de Adviesfunctie Gemeenschappelijke Regelingen opgericht (hierna: Adviesfunctie). De Adviesfunctie beoordeelt de jaarstukken en brengt hierover advies uit aan de regiogemeenten. Deze notitie bevat de uitkomsten van de beoordeling van de jaarstukken 2014 van de ODRN. Op 7 mei 2015 hebben wij onze bevindingen besproken met de heer Bouman (Directeur) en de heer Peters (Controller) van de ODRN. Tijdschema zienswijze De ODRN heeft eind maart de jaarstukken 2014 verzonden naar de deelnemende gemeenten en de Adviesfunctie. In de aanbiedingsbrief wordt u verzocht om vóór 1 juli 2015 uw zienswijze hierover mede te delen aan het Algemeen Bestuur van ODRN. In de Algemeen Bestuursvergadering van 2 juli 2015 zullen de jaarstukken worden behandeld en vastgesteld. Werkwijze Adviesfunctie De Adviesfunctie is gepositioneerd bij de gemeente Nijmegen. Vertrekpunt bij de beoordeling van de jaarstukken zijn de Begrotingsrichtlijnen Regio Nijmegen (BRN), vastgesteld door de gemeenten in de Regio Nijmegen. Hieraan wordt getoetst. De beoordeling richt zich daarbij op de financiële verantwoording en het voorstel over de bestemming van het resultaat. Hieronder valt ook een beoordeling van de risico s en de vermogenspositie. Daarmee valt een inhoudelijke beoordeling van geleverde prestaties buiten de scope van de Adviesfunctie. Op basis van de accountantscontrole gaat de Adviesfunctie uit van de juistheid van de jaarrekeningcijfers en richt de Adviesfunctie zich op een beoordeling van deze cijfers. Daarbij worden de bevindingen in het accountantsverslag meegenomen. 3

4 2. Advies Wij adviseren de deelnemende gemeenten van de ODRN om: A. In te stemmen met de jaarrekening 2014 van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Regio Nijmegen B. In te stemmen met de voorgestelde resultaatbestemming, zijnde o te reserveren voor kosten van de implementatie van het informatiesysteem 2015/2016. Onder voorwaarde dat het budget voor opstartkosten als voorliggende voorziening wordt gebruikt en pas na uitnutting van dit budget de bestemmingsreserve wordt aangesproken. Mocht de bestemmingsreserve niet (geheel) worden besteed in genoemde periode, vindt vrijval van het meerdere plaats. o uit te keren aan deelnemers C. In te stemmen met verlaging van de algemene reserve met en dit bedrag uit te keren aan de deelnemers. De deelnemende gemeenten worden geadviseerd om de risico s van , voor zover deze de algemene reserve van de ODRN van overstijgen, op te nemen in hun eigen paragraaf weerstandsvermogen 4

5 3. Bevindingen 3.1. Algemeen De ODRN heeft in 2014 naast de reguliere werkzaamheden verdere stappen gezet in de opbouw van de organisatie. Zo is er een Dienstplan voor de periode van 2 jaar met daarin de hetgeen ODRN wil bereiken, welke acties/projecten worden ondernomen en welke middelen daarvoor beschikbaar zijn. Er is een productencatalogus opgesteld waarmee in 2015 (pilotjaar) zal worden gewerkt. Dit als voorbereiding op de outputfinanciering Controleverklaring door de accountant De concept jaarstukken van de ODRN zijn door de accountant gecontroleerd en de accountant heeft een goedkeurende controleverklaring afgegeven voor getrouwheid en rechtmatigheid. Indien zich omstandigheden voordoen voor de vergadering van het Algemeen bestuur die aanpassing van de jaarrekening noodzakelijk maken, dan moeten deze nog voor de vergadering aangebracht worden en dan ontstaat voor de accountant een nieuwe situatie Beleid In hoofdstuk 2, 3 en 4 van het Jaarverslag wordt door de ODRN verslag gedaan over haar gerealiseerde beleid, het uitgevoerde programma en de vormgeving van de organisatie Financieel Balans Op de balans staan de bezittingen en hoe deze zijn gefinancierd. Bij een vergelijking met voorgaand jaar vallen een paar punten op. Activazijde De stijging aan de activazijde ten opzichte van 2013 wordt met name veroorzaakt door een rekening-courant verhouding met het rijk van welke wordt aangehouden in het kader van schatkistbankieren. Met ingang van 2014 is de ODRN verplicht het meerdere boven 1 miljoen op de normale rekening courant bij de BNG af te storten bij het rijk. Passivazijde Aan de passivazijde valt de vorming van een drietal voorzieningen (totale eindstand ) conform besluit van 4 september 2014 van het Dagelijks Bestuur. Deze voorzieningen zijn gevormd voor de harmonisatietoelage, de verlofstuwmeren en de reiskosten woon-werkverkeer. De voeding komt vanuit: - de provincie welke de verplichtingen richting de ODRN heeft afgekocht; - en vanuit de gemeente Nijmegen welke in 2013 een bedrag van voor verlofstuwmeren had vooruitbetaald. Deze laatste post stond in de jaarrekening onder vooruitontvangen bedragen. 5

6 Vakantiegeld In het cao akkoord waar de ODRN mee te maken heeft is afgesproken dat het Individueel Keuze Budget (IKB) per 1 januari 2017 zal worden ingevoerd. Hiermee wijzigt de opbouw en uitbetaling van het vakantiegeld. Op dit moment wordt het vakantiegeld uitbetaald in mei. Dit gaat dan over de opgebouwde rechten in de eerste 5 maanden van het lopende jaar én de laatste 7 maanden van het voorgaande jaar. Vanaf 2017 maken de in een jaar opgebouwde vakantierechten ook in hetzelfde jaar onderdeel uit van het keuzebudget. De werkgever moet het vakantiegeld dan voortaan in hetzelfde jaar en daarmee dus eerder uitbetalen. Dit leidt tot de vraag wat er moet gebeuren met de opgebouwde vakantierechten in de periode mei t/m december Vindt de uitbetaling plaats in 2016, in 2017 of gespreid over beide jaren? Omdat het wijzigen van het moment van uitbetalen van het vakantiegeld stuit op financiële en fiscale bezwaren wordt op landelijk niveau nog onderhandeld over de werkwijze. Tot op heden was het moment van uitbetalen van vakantiegeld, ook het moment van het nemen van de kosten. Dit is volgens de regelgeving BBV (de boekhoudregels) en dit was dus éénmaal per jaar in de maand mei. De wijziging zoals nu in de cao is afgesproken, past ook binnen het BBV alleen worden de lasten dan maandelijks genomen. Alleen bij de overgang van het oude naar het nieuwe systeem ontstaat een probleem. In 2016 wordt in mei een betaling vakantiegeld gedaan over de periode juni 2015 t/m mei 2016; dus één jaarlast. Maar voor de maanden juni 2016 tot en met december 2016 zijn ook rechten opgebouwd. Ongeacht het moment van uitbetalen zijn deze rechten in 2016 opgebouwd en daarmee een last in Daarmee leidt deze wijziging eenmalig tot een extra last van 7 maanden vakantiegeld in De Adviesfunctie ziet bij andere GR-en dat hiervoor uit de winstbestemming 2014 een bestemmingsreserve wordt gevormd. Het extra vakantiegeld in 2016 kan dan worden gedekt door een bijdrage uit deze reserve voor hetzelfde bedrag De ODRN heeft hiervoor niet gekozen. Opgemerkt wordt dat gemeenten het vormen van een reserve ook vaak achterwege laten. De Adviesfunctie wijst op de mogelijke extra lasten die dit betekent voor het jaar 2016, zijnde circa Resultatenrekening Het resultaat van de jaarrekening 2014 van de ODRN is als volgt samengesteld: in Realisatie Begroting Afwijking Lasten (exclusief opstartkosten) Baten Resultaat Lasten In de begroting waren lasten opgenomen voor een totaalbedrag van , de werkelijke lasten zijn uitgekomen op en zijn daarmee ruim achtergebleven bij de raming. De drie grootste afwijkingen betreffen de salariskosten, overige materiële kosten en de kapitaallasten. 6

7 Salarissen, inhuur, budget externe veiligheid De lasten voor salarissen, inhuur en budget externe veiligheid zijn ten opzichte van de begroting per saldo achtergebleven. De 1 e tranche van de efficiency bezuiniging is conform het voorstel in de begroting 2014 gerealiseerd. In de bijlage 9.1 op pagina 55 van de rekening wordt een toelichting gegeven. Van de formatie is bijna 91 FTE opgevuld en wordt het restant (afgerond 12 FTE) ingevuld door de flexibele schil, bestaande uit detachering en inhuur. Er wordt bewust gewerkt met een flexibele schil om de pieken en dalen in de aanvragen op te kunnen blijven vangen. Kapitaallasten De kapitaallasten zijn ten opzichte van de raming achtergebleven op de begroting. Net zoals voorgaand jaar wil de ODRN zorgvuldig omgaan met de noodzakelijke investeringen. Hierdoor is van het beschikbaar krediet pas een klein gedeelte uitgegeven. Bovendien gaan de kapitaallasten pas in het jaar na aanschaf volledig meetellen. Dit jaar is voorgesteld om dit voordeel in te zetten voor investeringen in het informatiesysteem 2015/2016. Baten In de begroting waren baten opgenomen voor een totaalbedrag van , de werkelijke baten zijn uitgekomen op en daarmee ruim hoger dan begroot. Dit wordt met name veroorzaakt door lagere deelnemersbijdragen en extra opbrengsten door diverse opdrachten. Deelnemersbijdragen De deelnemersbijdragen vallen lager uit door: - een verlaging van de structurele bijdrage van de gemeente Nijmegen van als gevolg van lagere salariskosten door het vertrekarrangement (kosten vertrekarrangement betaald door Nijmegen) en verminderde formatie voor drank- en horecawet; - het beschikbaar stellen van a-structureel door de gemeente Nijmegen voor acute capaciteitsproblemen als gevolg van het vertrekarrangement. Door het vertrekarrangement is een structurele vermindering van bezetting. De hoeveelheid werk is niet verminderd. De vermindering is nu met a-structurele middelen afgedicht. We adviseren om de capaciteitsbehoefte voor de komende jaren inzichtelijk te maken en op basis hiervan een keuze te maken in de dekkingsmiddelen. Bij een afname van de capaciteitsbehoefte kan de flexibele schil uitkomst bieden, bij gelijk blijvende of stijgende capaciteitsbehoefte zal een structurele oplossing noodzakelijk zijn. Diverse opdrachten In 2014 zijn eenmalige baten uit extra opdrachten gerealiseerd met een omvang van Op pagina 44 is een overzicht opgenomen van de verschillende opdrachtgevers. 7

8 Overzicht deelnemersbijdragen. Onderstaand wordt aangegeven welke bedragen volgens de jaarrekening (Zie pagina 44 van de programmarekening regel 16) als deelnemersbijdragen regulier zijn verantwoord. in bijdrage BASIS gastheercompensatie Bijdragen volgens jaarrekening Beuningen Druten Groesbeek Heumen Millingen aan de Rijn Nijmegen Ubbergen Wijchen Provincie Opstartbudget Als opstartbudget voor de ODRN is verstrekt. In 2013 is hiervan uitgegeven. Eind 2013 was dus nog een budget beschikbaar van Het gehele bedrag van is reeds van de deelnemers ontvangen en op de balans als vooruitontvangen verantwoord. Bij de jaarrekening 2013 is besloten dit bedrag beschikbaar te houden voor opstartkosten en doorgroei naar een volwassen organisatie in 2014 en In 2014 is een bedrag van besteed aan onder andere het opstellen van een Dienstplan voor de komende twee jaar. Het restant budget van blijft beschikbaar voor Op pagina 46 en 47 van de jaarrekening wordt een nadere toelichting gegeven waarvoor het opstartbudget in 2014 is ingezet. Op weg naar een productenbegroting In het jaarverslag is er een overzicht opgenomen waarin aangegeven is wat de bijdrage 2013 is versus de geschreven bedragen door de ODRN. (Zie overzicht op pagina 22 en pagina 58 e.v. ) Dit op weg naar een begroting op basis van productfinanciering. Voor de vergelijking tussen geschreven producten en de inbreng van gemeenten is hieronder een tabel opgenomen waarbij ten aanzien van de inbreng geen rekening is gehouden met gastheercompensatie, aangezien dit een incidentele vergoeding is. Hieruit wordt zichtbaar hoe de verhouding ingebrachte middelen ten opzichte van de geschreven productie is. In het overzicht in de jaarrekening is eveneens opgenomen hoeveel producten hiervoor geleverd zijn. Volgens toelichting van de ODRN en ook af te lezen uit de realisatie van de controles versus de geplande controles, worden de afwijkingen niet veroorzaakt door achterstanden in de werkzaamheden. Het tijdschrijven is nu nog pro forma gedaan en moet in 2015 verder uitgewerkt worden, maar toch lijkt de voorzichtige conclusie uit de gegevens van nu, dat er bij invoering van de 1 Dit is exclusief een eenmalige bijdrage van de gemeente Nijmegen van ten behoeve van inhuur. 8

9 outputfinanciering een herverdeeleffect op gaat treden. Geadviseerd wordt hier goed naar te kijken alvorens over te gaan tot outputfinanciering. in bijdrage geschreven bedragen op verschil basis van productie Beuningen Druten Groesbeek Heumen Millingen aan de Rijn Nijmegen Ubbergen Wijchen Provincie In paragraaf 9.3 van de jaarrekening wordt uitleg gegeven over het ontstaan van deze verschillen per gemeente. 3.5 Winstbestemmingsvoorstel Het resultaat van de jaarrekening 2014 van de ODRN is als volgt samengesteld: in Realisatie Begroting Voordelig resultaat te bestemmen Door de ODRN wordt voorgesteld om te bestemmen voor de investering in het informatiesysteem 2015/2016. De ODRN heeft investeringen gepland en deze middels kapitaallasten in de begroting verwerkt. Een van die investeringen betreft een automatiseringssysteem waarmee de basis voor outputfinanciering wordt gelegd. Naast de directe kosten, moet dit systeem geïmplementeerd worden en dit vergt veel menskracht, aldus de ODRN. Voor de vervangingskosten van deze mensen wordt een vergoeding gevraagd. Omvang van de kosten is niet goed te bepalen en de ODRN vraagt op basis van schatting een bedrag van Blijkt dat deze inzet in 2015 en wellicht nog een stuk 2016, lager te liggen, dan valt de reserve weer vrij. De adviesfunctie heeft geen oordeel over de omvang van de kosten, maar kan het principe wel onderschrijven. Opgemerkt wordt wel dat er een samenloop kan zijn met de inzet van het restant budget opstartkosten en dan wordt het beschikbare budget zo n 6 ton. Geadviseerd wordt in te stemmen met het vormen van de bestemmingsreserve, onder voorwaarde dat eerst het opstartbudget benut wordt, alvorens de bestemmingsreserve aan te spreken. Het restant voordelig saldo van wordt in een terugbetalingsvoorstel aan de deelnemende gemeenten verdeeld. 3.6 Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen geeft aan in welke mate de organisatie in staat is om het hoofd te bieden aan mogelijke nadelen die kunnen voortvloeien uit risico s. Teneinde een goede beoordeling te 2 Dit is exclusief een eenmalige bijdrage van de gemeente Nijmegen van ten behoeve van inhuur. 9

10 kunnen maken van de benodigde omvang, is het van belang om een gedegen risico-inventarisatie uit te voeren. Voor gemeenschappelijke regelingen geldt dat deelnemers altijd de achtervang zijn voor de risico s van een GR. Om die reden heeft de regio Nijmegen een kadernota opgesteld waarin bepaald is welke omvang de vrije reserves bij een GR mogen hebben, zodat enige schommeling in de bedrijfsvoering in ieder geval opgevangen kunnen worden. Voor alle risico s van de GR staan de deelnemende gemeenten aan de lat, waarbij de algemene reserve van de GR in mindering gebracht kan worden. Deelnemers dienen in hun eigen begroting en rekening in de paragraaf weerstandsvermogen een buffer op te nemen voor de risico s van een GR. Eind 2014 zijn de risico s van de ODRN geïnventariseerd en door het dagelijks bestuur vastgesteld. Op pagina is deze inventarisatie opgenomen. De ODRN heeft naar aanleiding van de notitie kader weerstandsvermogen voor gemeenschappelijke regelingen haar toegestane algemene reserve becijferd op Voor de totaal berekende risico s van , onder aftrek van de algemene reserve bij de ODRN van worden de deelnemende gemeenten geadviseerd een buffer op te nemen in hun eigen paragraaf weerstandsvermogen. Dit naar rato van hun deelname. De ODRN stelt voor om het verschil tussen de algemene reserve en het huidige saldo van de algemene reserve per saldo terug te betalen aan de deelnemende gemeenten. 10