Advies. Jaarrekening Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Gelderland-Zuid

Transcriptie

1 Advies Jaarrekening 2014 Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Gelderland-Zuid Gemeente Nijmegen Adviesfunctie Gemeenschappelijke Regelingen Clemens Rutten RA Peggy van Gemert RA/AA April 2015

2 Inhoud 1. Inleiding Advies Algemene bevindingen Ontwikkelingen afgelopen jaar Controleverklaring accountant Resultaat Resultaatanalyse Voorstel bestemming resultaat Bezittingen en schulden Reserves en risico s...7 1

3 1. Inleiding In de jaarstukken legt de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Gelderland-Zuid (VRGZ) aan de deelnemende gemeenten verantwoording af over het gevoerde beleid in Voor de beoordeling van de jaarstukken hebben de gemeenten in de Regio Nijmegen de Adviesfunctie Gemeenschappelijke Regelingen opgericht (hierna: Adviesfunctie). De Adviesfunctie beoordeelt de jaarstukken en brengt hierover advies uit aan de regiogemeenten. Bijzonderheid bij de VRGZ is dat er meer gemeenten in de gemeenschappelijke regeling deelnemen dan alleen deze regiogemeenten. Deze notitie bevat de uitkomsten van de beoordeling van de jaarstukken 2014 van de VRGZ. Op 21 april hebben wij onze bevindingen besproken met mevrouw Van Veen (Algemeen Directeur) en mevrouw Van Haare (Coördinator Financiën). Tijdschema zienswijze De VRGZ heeft eind maart de jaarstukken 2014 verzonden naar de deelnemende gemeenten en de Adviesfunctie. In de Begrotingsrichtlijnen Regio Nijmegen (BRN) is afgesproken dat gemeenten tot 10 juni de tijd hebben om hun zienswijze in te dienen. De VRGZ heeft daarentegen in de aanbiedingsbrief verzocht om vóór 26 mei 2015 uw zienswijze mede te delen aan het Dagelijks Bestuur van VRGZ. Dit op grond van wettelijke termijnen en om de zienswijze in de AB-stukken op te kunnen nemen. In de Algemeen Bestuursvergadering van 11 juni 2015 zullen de jaarstukken worden behandeld en vastgesteld. Werkwijze Adviesfunctie De Adviesfunctie is gepositioneerd bij de gemeente Nijmegen. Vertrekpunt bij de beoordeling van de jaarstukken zijn de Begrotingsrichtlijnen Regio Nijmegen (BRN), vastgesteld door de gemeenten in de Regio Nijmegen. Hieraan wordt getoetst. De beoordeling richt zich daarbij op de financiële verantwoording en het voorstel over de bestemming van het resultaat. Hieronder valt ook een beoordeling van de risico s en de vermogenspositie. Daarmee valt een inhoudelijke beoordeling van geleverde prestaties buiten de scope van de Adviesfunctie. Op basis van de accountantscontrole gaat de Adviesfunctie uit van de juistheid van de jaarrekeningcijfers en richt de Adviesfunctie zich op een beoordeling van deze cijfers. Daarbij worden de bevindingen in het accountantsverslag meegenomen. Afwijkende bekostiging C&R versus RAV De activiteiten van de VRGZ zijn onderverdeeld in twee programma s. Omdat de bekostiging verschilt per programma wordt het resultaat apart in beeld gebracht en heeft elk programma een eigen algemene reserve. De uitgaven binnen het programma Crisis- & Rampenbestrijding (hierna C&R) worden betaald met gemeentelijke middelen, afgezien van een beperkt deel aan Rijksgelden. Daarom mogen de deelnemende gemeenten een mening hebben over het resultaat en hoe dit wordt bestemd. Als de algemene reserve te hoog is wordt het overschot uitgekeerd aan de gemeenten. Voor het programma Regionale Ambulancevoorziening (RAV) geldt dit niet. Dit wordt gefinancierd met bijdrages van zorgverzekeraars. Daarmee zijn dit geoormerkte gelden en hebben gemeenten geen zeggenschap over de algemene reserve RAV. 2

4 2. Advies Wij adviseren de deelnemende gemeenten van Veiligheidsregio Gelderland Zuid (VRGZ) om: A. In te stemmen met de jaarstukken 2014 Crisis- en rampenbestrijding In te stemmen met de door het Dagelijks Bestuur van de VRGZ gedane bestemmingsvoorstellen om het positieve resultaat van : B. Voor een bedrag van toe te voegen aan de algemene reserve Crisis- en Rampenbestrijding en hiermee op te hogen naar de streefwaarde van deze reserve C. Een bestemmingsreserve van te vormen voor eenmalige extra lasten aan vakantiegeld. Regionale Ambulance Voorziening In te stemmen met het bestemmingsvoorstel om het negatieve resultaat van D. Te onttrekken uit de (algemene) reserve aanvaardbare kosten RAV De deelnemende gemeenten worden geadviseerd om de risico s van het programma Crisis- en Rampenbestrijding ( 3,1 miljoen), voor zover deze de algemene reserve overstijgen, op te nemen in hun eigen paragraaf weerstandsvermogen (zie toelichting in hoofdstuk 6). Dit naar rato van deelname. 3

5 3. Algemene bevindingen 3.1. Ontwikkelingen afgelopen jaar In het voorwoord noemt de VRGZ de volgende veranderingen in 2014 in taken en organisatie: Transitie van huidige regionale meldkamers naar één landelijke Meldkamer Een veranderende behoefte aan ondersteuning op het gebied van personeelszaken, financiën en facilitaire zaken. Dit als gevolg van de regionalisering van de brandweer en de fusie van de twee GGD s In de inleiding van de jaarstukken ( 1.3) geeft VRGZ een uitgebreide toelichting op de beleidsinhoudelijke ontwikkelingen. In de toelichting op het programma C&R wordt bij de bedrijfsopbrengsten gerefereerd naar een herverdeling van Rijkssubsidies. Dit onderzoek kan ertoe leiden dat vanuit eenzelfde totaalbedrag de VRGZ vanaf 2016 meer of minder Rijkssubsidie krijgt Controleverklaring accountant De jaarstukken zijn door de accountant gecontroleerd. Deze geeft aan dat de cijfers kloppen, maar niet altijd volgens aanbestedingsregels is ingekocht. Daarom heeft de accountant een goedkeurende verklaring afgegeven voor de getrouwheid, maar een verklaring met beperking voor de rechtmatigheid. Afgezien van de aanbestedingsregels betekent dit dat de jaarrekening geen zodanige fouten en/of onzekerheden bevat dat het oordeel van de lezer wordt beïnvloed. In de aanbiedingsbrief geeft VRGZ aan dat door de regionalisering inkopen vaker aan strengere regels moeten voldoen. Dit komt doordat deze regels strenger worden naarmate de financiële omvang van de inkopen groter wordt. De VRGZ geeft aan hier hard aan te werken. De accountant bevestigt dat de interne beheersing op dit onderdeel is verbeterd, met name door het versterken van de (centrale) inkoopfunctie. 4. Resultaat 4.1. Resultaatanalyse Gerealiseerd resultaat 2014 C&R RAV VRGZ Bedragen x Gerealiseerd saldo baten -/- lasten Mutaties reserves (+ = onttrekking uit, -/- = storting in) Gerealiseerd resultaat Onderaan de streep houdt VRGZ over op beide programma s samen. Dit terwijl het begrote totaalresultaat oorspronkelijk 3 ton negatief was, hoewel dit gedurende het jaar is gewijzigd naar een resultaat van bijna nul. In de aanbiedingsbrief licht VRGZ de belangrijkste oorzaken per programma toe. Hierbij gaat VRGZ voornamelijk in op het programma C&R omdat dit wordt bekostigd met gemeentegeld. 4

6 Programma Crisis- & Rampenbestrijding Het oorspronkelijke programmaresultaat van C&R sloot met een begroot saldo van bijna nul en is tussentijds gewijzigd in een positief resultaat van ongeveer 3 ton. In een tussentijdse rapportage tot en met augustus werd zelfs een positief resultaat van 1,4 miljoen verwacht. Echter, doordat vacatures niet konden worden ingevuld is in het najaar tijdelijk meer ingehuurd. Mede hierdoor is het positieve resultaat uiteindelijk op 6 ton uitgekomen. Het positieve resultaat is het gevolg van: Een nagekomen Rijkssubsidie van ter compensatie van de BTW-verhoging van 19% naar 21% die eind 2012 is doorgevoerd. Lagere afschrijving en rente (=kapitaallasten) op investeringen doordat aanbestedingstrajecten nog niet zijn afgerond. De oorspronkelijk begrote kapitaallasten zijn tussentijds met meer dan 1,5 miljoen opgehoogd, maar achteraf gezien was 1,1 miljoen voldoende geweest. Lagere rentelasten voor leningen met een looptijd van minder dan 1 jaar. De VRGZ geeft aan dat deze meevallers voornamelijk incidenteel zijn of het karakter hebben van het uitstellen van uitgaven. Programma Regionale AmbulanceVoorziening Het programmaresultaat van RAV is 4,5 ton negatief. Hoewel dit in lijn ligt met voorgaand jaar, is het meer dan 1 ton negatiever dan begroot. Dit wordt veroorzaakt door hogere overige bedrijfskosten, met als uitschieter hogere interne doorbelasting van ICT-kosten. Daarnaast vielen de kosten voor het wagenpark en werkmaterieel als ook van communicatieapparatuur tegen. Bijdragen gemeenten De bijdragen per gemeente zijn in de jaarrekening opgenomen in paragraaf 6.7. Samengevat komt de totale bijdrage neer op: Bedragen x Basisbijdrage volgens de begroting Structurele aanpassingen v/d basis: Nagekomen correcties 190 Restitutie brandkranen Incidentele aanpassingen: Compensatie BTW Korting beheer kazernes

7 4.2. Voorstel bestemming resultaat Voorstel bestemming resultaat 2014 Bedragen x C&R RAV Gerealiseerd resultaat Vorming bestemmingsreserve vakantiegeld -561 Algemene reserve (+ = onttrekking uit, -/- = storting in) Programma Regionale AmbulanceVoorziening Het voorstel is om het negatieve programmaresultaat van RAV in mindering te brengen op de (algemene) reserve van de Ambulancevoorziening. Programma Crisis- & Rampenbestrijding Het voorstel is om het positieve programmaresultaat van C&R voor een beperkt deel te benutten om de algemene reserve weer op de streefwaarde te krijgen. Met het restant wilt VRGZ een bestemmingsreserve vormen voor vakantiegeld (zie hierna). Vakantiegeld C&R In het cao akkoord waar C&R mee te maken heeft is afgesproken dat het Individueel Keuze Budget (IKB) per 1 januari 2016 zal worden ingevoerd. Hiermee wijzigt de opbouw en uitbetaling van het vakantiegeld. Op dit moment wordt het vakantiegeld uitbetaald in mei. Dit gaat dan over de opgebouwde rechten in de eerste 5 maanden van het lopende jaar én de laatste 7 maanden van het voorgaande jaar. Vanaf 2016 maken de in een jaar opgebouwde vakantierechten ook in hetzelfde jaar onderdeel uit van het keuzebudget. De werkgever moet het vakantiegeld dan voortaan in hetzelfde jaar en daarmee dus eerder uitbetalen. Dit leidt tot de vraag wat er moet gebeuren met de opgebouwde vakantierechten in de periode mei t/m december Vindt de uitbetaling plaats in 2015, in 2016 of gespreid over beide jaren? Omdat het wijzigen van het moment van uitbetalen van het vakantiegeld stuit op financiële en fiscale bezwaren wordt op landelijk niveau nog onderhandeld over de werkwijze. Tot op heden was het moment van uitbetalen van vakantiegeld, ook het moment van het nemen van de kosten. Dit is volgens de regelgeving BBV (de boekhoudregels) en dit was dus éénmaal per jaar in de maand mei. De wijziging zoals nu in de cao is afgesproken, past ook binnen het BBV alleen worden de lasten dan maandelijks genomen. Alleen bij de overgang van het oude naar het nieuwe systeem ontstaat een probleem. In 2015 wordt in mei een betaling vakantiegeld gedaan over de periode juni 2014 t/m mei 2015; dus één jaarlast. Maar voor de maanden juni 2015 tot en met december 2015 zijn ook rechten opgebouwd. Ongeacht het moment van uitbetalen zijn deze rechten in 2015 opgebouwd en daarmee een last in Daarmee leidt deze wijziging eenmalig tot een extra last van 7 maanden vakantiegeld in In de jaarrekening 2014 kan deze extra last nog niet meegenomen worden, omdat de last pas in 2015 ontstaat. Maar omdat nu de verwachting is dat bij de invoering van het IKB een eenmalig gat ontstaat, is het vormen van een bestemmingsreserve nu hiervoor wel een verstandige keuze. Deloitte geeft ook aan dat GR en hiervoor een bestemmingsreserve mogen vormen. 6

8 De VRGZ stelt voor om het positieve resultaat hiervoor te benutten. Opgemerkt wordt wel dat de voorgestelde bestemmingsreserve van niet voldoende is om de gehele last van het extra vakantiegeld te dekken. Het restant bedraagt ongeveer en wordt binnen de begroting 2015 opgelost met de post onvoorzien. Voetnoot hierbij is dat wanneer het resultaat van de onderhandelingen over de invoering van het individueel keuzebudget ertoe zou leiden dat er geen extra last optreedt, de bestemmingsreserve ook weer gewoon vrij kan vallen ten gunste van het resultaat. 5. Bezittingen en schulden Op de balans staan de bezittingen en hoe deze zijn gefinancierd. Bij een vergelijking met voorgaand jaar vallen een tweetal punten op. Allereerst zijn de langlopende leningen toegenomen met meer dan 9 miljoen. Dit is deels ter vervanging van 5 miljoen aan kortlopend kasgeld met een looptijd van minder dan een jaar. De uitbreiding van de aangetrokken leningen met per saldo 4 miljoen valt te verklaren vanuit de stijging van de materiele vaste activa voor hetzelfde bedrag. Dit komt door investeringen in het wagenpark en in blusboten. Daarnaast is het bedrag wat de VRGZ nog te vorderen heeft van debiteuren gedaald van 5,7 naar ongeveer 3 miljoen. Eind 2013 was dit saldo incidenteel hoog. Dit kwam doordat met een nieuw rittenregistratiesysteem facturen later waren verzonden. Nu is het openstaand saldo weer genormaliseerd. Op de reserves wordt hierna apart ingegaan. 6. Reserves en risico s Algemene reserves Vanwege het verschil in bekostiging heeft elk programma zijn eigen algemene reserve (zie eerdere toelichting in 3.3). De normering per programma is als volgt: C&R: streefwaarde 5% van de omzet RAV: streefwaarde 15%, minimaal 10% van de omzet Door de regio Nijmegen Gemeenten is een kader weerstandsvermogen bij gemeenschappelijke regelingen opgesteld en aan de diverse GR-én is gevraagd om een eigen nota te maken, rekening houdend met dit kader. De VRGZ heeft begin 2015 de nota Risicomanagement, voorzieningen en weerstandsvermogen opgesteld. Dit biedt houvast bij de verdere ontwikkeling van het risicomanagement en het verhogen van het risicobewustzijn. In de nota worden 3 modellen voor de normering van de hoogte van de algemene reserves behandeld. De VRGZ heeft besloten af te wijken van het algemene kader en de huidige normering te handhaven. De uitkomst van beide modellen was echter niet wezenlijk anders geweest. 7

9 Het verloop van de reserves wordt in de jaarstukken weergegeven in de toelichting op de balans ( 5.5). De voorstellen voor het bestemmen van het resultaat over 2014 zijn hier niet in meegenomen. Immers, gemeenten moeten hier nog mee instemmen. In de paragraaf weerstandsvermogen van de jaarstukken ( 4.2) is dit wel geval. Daarin wordt de stand van beide algemene reserves afgezet tegen de streefwaarden. Dit geeft het volgende beeld. Algemene reserves Bedragen x Jaarrekening Bestemmingsvoorstel Saldo begin 2015 Streefwaarde Crisis- en rampenbestrijding Aanvaardbare kosten RAV* * De reserve aanvaardbare kosten MKA is hierin gesaldeerd. Zorgverzekeraars maken geen onderscheid meer tussen een budget voor de ambulancezorg en de meldkamer. Geconcludeerd kan worden dat met een beperkte dotatie vanuit het positieve resultaat van het programma C&R de algemene reserve weer op het wenselijke niveau is. Het programma RAV kampt vanaf 2012 met negatieve resultaten die door de algemene reserve moeten worden opgevangen. Ondanks de daling blijft de omvang van de algemene reserve RAV boven de streefwaarde. Bestemmingsreserves Voor 2014 zijn een drietal bestemmingsreserves relevant. Ten eerste de reserve kwaliteit Personeel waarvan het AB besloten heeft om het saldo per 1 januari van in 2014 uit te keren aan gemeenten. Ten tweede de bestemmingsreserve BTW-Compensatie. Deze is gevormd om gemeenten in 2014 en 2015 te compenseren voor het mislopen van de opbrengst vanuit het terugvragen van BTW van de oude regionale brandweer. Ten derde de eerdergenoemde bestemmingsreserve die de VRGZ voorstelt te vormen om de extra last aan vakantiegeld in 2015 grotendeels te dekken. Ook de laatstgenoemde twee bestemmingsreserves zullen in 2015 volledig vrijvallen en ophouden te bestaan. In het advies bij de begroting 2016 wordt verder ingegaan op de BTW-kwestie. Risico s In de jaarstukken is in de paragraaf weerstandsvermogen ( 4.3) uiteengezet wat de omvang is van de risico s de VRGZ loopt. Deze risico s zijn gecategoriseerd en voor C&R en RAV afzonderlijk in beeld gebracht. Door het simpelweg optellen van de omvang van alle risico s kan het maximale risico worden bepaald. Deze bedraagt 10 miljoen. Echter, risico s kunnen zich wel of niet voordoen en zullen zich in de praktijk nooit tegelijkertijd voordoen. Daarom wordt gewerkt met een lager gewogen risicoprofiel waarin daar wel rekening mee wordt gehouden. In het volgende overzicht wordt dit verwachte risicoprofiel afgezet tegen de algemene reserve. Immers, dit is de buffer die de VRGZ zelf heeft om risico s op te vangen. Zoals in het kader weerstandsvermogen ook is aangeven, zijn gemeenten altijd verantwoordelijk als achtervang voor de risico s die op kunnen treden bij een GR en nemen dit ook op in hun eigen paragraaf weerstandsvermogen. Daarom hoeft de algemene reserve bij een GR ook niet alle risico s te dekken. 8

10 Buffer voor risico's Bedragen x Risico's (na weging kans x omvang) Algemene reserve saldo begin '15 % dekking C&R % RAV % De VRGZ geeft aan dat na de inventarisatie extra aandacht wordt besteed aan het treffen van maatregelen. Doelstelling is om te voorkomen dat risico s zich voordoen of om de gevolgen ervan te beperken. Er wordt niet langer een overzicht van geïnventariseerde risico s in de begroting en jaarrekening opgenomen. In plaats daarvan wordt dit overzicht 1 keer in de vier jaar met het AB besproken en wordt in de begroting en de jaarrekening volstaan met een samenvatting. Deze samenvatting is nu alleen cijfermatig en geeft de lezer geen inzicht in de aard van de risico s. 9