inzake vaststellen jaarrekening 2013 en bestemmen resultaat Vergadering Algemeen Bestuur d.d. 26 juni 2014 AGENDAPUNT: 7.A.1.A

Transcriptie

1 Voorstel inzake vaststellen jaarrekening 2013 en bestemmen resultaat Vergadering Algemeen Bestuur d.d. 26 juni 2014 AGENDAPUNT: 7.A.1.A Aan het Algemeen Bestuur, Hierbij bieden wij u de Jaarstukken 2013 van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant ter vaststelling en de bevindingen van de accountant ter kennisname aan. Tevens doen wij u een voorstel tot resultaatbestemming en tot het instellen van de hiertoe benodigde egalisatiereserve verlofrechten. In artikel 30 lid2 van de Gemeenschappelijke regeling van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant is bepaald dat het Algemeen Bestuur uiterlijk op 1 juli volgend op het uitvoeringsjaar de jaarrekening vaststelt. In lid 5 van hetzelfde artikel is bepaald dat het Algemeen Bestuur besluit over de bestemming van een eventueel behaald positief resultaat. Naar aanleiding daarvan wordt nu de jaarrekening ter vaststelling voorgelegd en een voorstel gedaan voor de resultaatbestemming. Tevens wordt een voorstel gedaan om de voor deze resultaatbestemming benodigde egalisatiereserve verlofrechten in te stellen. M.b.t.de jaarstukken en bijbehorende procedure kan het volgende opgemerkt worden: De jaarstukken worden na vaststelling ter informatie aangeboden aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten en aan provinciale staten. Gemeenteraden en provinciale staten worden niet geacht zienswijzen in te brengen. Na vaststelling van de jaarstukken door het Algemeen Bestuur moeten deze vóór 15 juli worden aangeleverd bij de toezichthouder (Min.Bzk.). De uitkomsten van de jaarrekening zijn toegelicht aan het Opdrachtgeversplatform (OGP) en aan de hoofden financiën van de deelnemers. Volgens artikel 19 van de Financiële verordening dient afstemmingsoverleg plaats te vinden tussen (een vertegenwoordiger) uit het algemeen bestuur, de portefeuillehouder financiën uit het dagelijks bestuur, de secretaris en de controller. Door de bestuurswisseling was het moeilijk dit overleg te plannen. Bij het schrijven van deze nota heeft dit overleg nog niet plaatsgevonden en zal dit zo snel mogelijk ingepland worden. De uitkomsten van dit afstemmingsoverleg zullen u separaat toegezonden worden. Vaststellen jaarrekening 2013 en bestemmen resultaat Pagina 1 van 7 11 juni 2014

2 JAARSTUKKEN 2013 In overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) bestaan de jaarstukken (Bijlage 1) uit een verslagdeel en een jaarrekeningdeel. In het verslagdeel zijn de programmaverantwoording en de verplichte paragrafen opgenomen, in het jaarrekeningdeel de Balans met toelichting, het overzicht van baten en lasten en de verplichte informatie in het kader van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector. Tevens is de controleverklaring van de accountant opgenomen. Algemeen De Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant is opgericht op 31 januari 2013 en operationeel van start gegaan per 1 juni van dat jaar. De nu voorliggende jaarstukken betreffen dientengevolge de eerste jaarstukken van deze organisatie en hebben betrekking op 7 maanden uitvoering. Jaarverslag 2013 In het jaarverslag zijn de programmaverantwoording en verplichte paragrafen opgenomen. De programmaverantwoording is weergegeven voor de drie programmadelen: - Basistaken In opdracht van bevoegde gezagen voert de ODZOB voor de deelnemers taken uit op het gebied van vergunningverlening milieu, toezicht & handhaving milieu en toezicht bodemsaneringen & stortplaatsen. Uit de verantwoording blijkt dat de realisatie op basistaken enigszins achterbleef op de begroting. In het kader van de basistaken zijn producten geleverd. - Verzoektaken De opdrachtverlening in het kader van verzoektaken (=taken die niet zijn genoemd in het basistakenpakket) bleek, in tegenstelling tot de eerdere verwachtingen, ruimer dan voorzien in de begroting. Verzoektaken betreffen alle inrichting gebonden wettelijke milieutaken (niet zijnde basistaken), VTH-taken op grond van de Wabo en alle niet eerder genoemde taken op het terrein van de fysieke leefomgeving, zoals adviezen, milieuonderzoeken, uitvoering consignatiedienst, etc. In totaal werden in het kader van verzoektaken producten geleverd. - Collectieve taken De realisatie op collectieve taken (= taken die in gezamenlijkheid worden uitgevoerd op basis van samenwerkingsafspraken en die van toepassing zijn op alle deelnemers) verliep nagenoeg conform begroting. Collectieve taken die momenteel worden uitgevoerd binnen de regio Zuidoost Brabant betreffen onder meer: o taken die voortvloeien uit het Landelijk en Brabantbrede RUD platform; o de klachtendienst met 24-uursbereikbaarheid/consignatieregeling; o ondersteuning Hoofden Actiecentrum i.v.m. rampenbestrijding en calamiteiten; o ketenhandhaving; o taken op gebied van kwaliteit, innovatie en monitoring; o coördineren en faciliteren van de handhavingssamenwerking (o.a. faciliteren opdrachtgeversplatform) Jaarrekening 2013 Conform artikel 4 eerste lid van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten is de indeling van de jaarrekening identiek aan die van de begroting. De jaarrekening 2013 is conform de Vaststellen jaarrekening 2013 en bestemmen resultaat Pagina 2 van 7 11 juni 2014

3 begroting ingericht als een programmarekening bestaande uit één programma met drie deelprogramma s. De jaarrekening toont de voor elke van deze deelprogramma s bij elke deelnemer in rekening gebrachte bijdragen. Verder zijn in de jaarrekening de balans en het overzicht van baten en lasten opgenomen. Controleverklaring accountant Getrouw beeld Naar het oordeel van de accountant (zie bijlage 2) zijn het jaarverslag en de jaarrekening van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant ingericht in overeenstemming met het BBV en zijn de in de jaarrekening opgenomen balans en toelichting en de rekening van baten en lasten een getrouwe weergave van de financiële positie en baten en lasten van de dienst. Rechtmatigheid Naar het oordeel van de accountant is de jaarrekening rechtmatig. Dit betekent dat de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2013 in overeenstemming zijn met de relevante wet- en regelgeving. De accountant heeft een aantal formele opmerkingen geplaatst m.b.t. rechtmatigheid op het gebied van inkoop. Interne beheersing De accountant is van oordeel dat het rechtmatigheidsbeheer van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant op orde is Controleverschillen De accountant heeft tijdens de controle geen verschillen geconstateerd die geleid hebben tot materiële correcties in de jaarrekening. Ook na de controle resteren geen verschillen. Resultaat In de begroting werd een negatief resultaat voorzien van ,-. Positieve afwijkingen zijn het gevolg van meevallende omzet, meevallende kosten én eenmalige baten en lasten op het gebied van vakantiegeld en waardering vakantiedagen. Het gerealiseerde resultaat vóór bestemming bedraagt volgens de jaarrekening ,- positief. Vermogenspositie De Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant is gestart zonder eigen vermogen. Het eigen vermogen wordt als gevolg daarvan geheel gevormd door het gerealiseerde resultaat over 2013 en bedraagt ultimo ,-. Voorstel Wij stellen u voor kennis te nemen van het accountantsverslag en de jaarstukken vast te stellen. RESULTAATBESTEMMING 2013 Ten aanzien van het exploitatiesaldo ad ,- zijn wij van mening dat het toevoegen van dit saldo aan de nog in te stellen egalisatiereserve verlofrechten een verantwoorde bestemming vormt die Vaststellen jaarrekening 2013 en bestemmen resultaat Pagina 3 van 7 11 juni 2014

4 resultaatschommelingen in de toekomst kan voorkomen dan wel beperken. De medewerkers van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant hebben bij hun indiensttreding veelal hun opgebouwde vakantierechten meegebracht. Hiervoor is de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant financieel gecompenseerd door de latende organisaties voor een bedrag van ruim 0,6 mln, wat mede de oorzaak is van het voornoemde positieve resultaat. Tegenover dit positieve resultaat staat de verplichting van ,- jegens de medewerkers i.v.m. de verlofrechten die ze meegebracht hebben. Wanneer de medewerkers van deze rechten gebruik maken zal de Omgevingsdienst geconfronteerd worden met een resultaatsverslechtering. Immers de dienst krijgt ofwel lagere baten (medewerkers die met vakantie zijn kunnen geen declarabele werkzaamheden verrichten), ofwel hogere inhuurkosten (als medewerkers met vakantie zijn en de werkzaamheden moeten toch doorgaan, dan zal er personeel ingehuurd moeten worden). Om deze ongewenste resultaatschommelingen te voorkomen is een egalisatiereserve noodzakelijk. Deze vorm van resultaatbestemming is te prefereren boven het alternatief om het resultaat toe te voegen aan de algemene reserve. Hoewel een toevoeging aan de algemene reserve in verband met het risicoprofiel gewenst is, doet de vorming van een egalisatiereserve personele kosten meer recht aan de situatie waarin de dienst verkeert. Overigens kan het Algemeen Bestuur altijd besluiten de egalisatiereserve anders te bestemmen. Voorstel Wij stellen u voor het exploitatiesaldo ad ,- toe te voegen aan de in te stellen egalisatiereserve verlofrechten waardoor de verplichting die de Odzob heeft jegens haar personeel grotendeels afgedekt wordt. INSTELLEN EGALISATIERESERVE VERLOFRECHTEN Het beleid ten aanzien van het instellen, opheffen en overig beheer van reserves en voorzieningen is vastgelegd in de Nota Reserves en Voorzieningen Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant 2013 van 12 december Paragraaf 2.3 van deze nota voorziet in de vorming van reserves met een egalisatiefunctie: Reserves kunnen worden gevormd om baten en lasten over de jaren heen gelijkmatig te verdelen. Extreme pieken en dalen in de exploitatiebegroting kunnen zo worden vermeden. Zo ook kunnen ongewenste schommelingen in tarieven die aan derden in rekening worden gebracht middels een egalisatiereserve worden opgevangen In paragraaf 5.2 van deze nota is de wijze van instellen van reserves en voorzieningen geregeld: Om het budgetrecht van het algemeen bestuur op het terrein van de reserves en voorzieningen tot zijn recht te laten komen zal het instellen of opheffen van reserves en voorzieningen bij afzonderlijk ABbesluit (apart beslispunt) dienen plaats te vinden. In dit besluit ten behoeve van reserves en voorzieningen zal expliciet het volgende moeten worden aangegeven: 1. de omschrijving van het doel waarvoor de reserve of voorziening moet worden gevormd; 2. de vermelding van het motief voor instelling inclusief een vermelding van het te hanteren rentemotief; 3. de minimale en/of maximale omvang; 4. de omvang en de wijze van stortingen en onttrekkingen (structureel of incidenteel), inclusief de onderbouwing daarvan, bijvoorbeeld op basis van een meerjarige (onderhoud)planning; Vaststellen jaarrekening 2013 en bestemmen resultaat Pagina 4 van 7 11 juni 2014

5 5. de dekking van de stortingen; 6. de looptijd. M.b.t. de mutaties op reserves is in de nota opgenomen dat stortingen of onttrekkingen uitsluitend plaats mogen vinden via resultaatsbestemming en dus de bevoegdheid zijn van het AB. Refererend aan bovenstaande geldt m.b.t. de in te stellen egalisatiereserve verlofrechten: Doel Egalisatie van kosten verbonden aan het opnemen van verlofrechten. Motief De medewerkers van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant hebben bij hun indiensttreding veelal hun opgebouwde vakantierechten meegebracht. Hiervoor is de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant financieel gecompenseerd door de latende organisaties, wat mede de oorzaak is van het positieve resultaat over De Odzob heeft een positief resultaat getoond terwijl de dienst nog wel een verplichting van ,- heeft jegens de medewerkers i.v.m. de verlofrechten die ze behouden hebben. Wanneer deze medewerkers van deze rechten gebruik maken zal de Omgevingsdienst geconfronteerd worden met een resultaatsverslechtering. Immers de dienst krijgt ofwel lagere baten ( medewerkers die met vakantie zijn kunnen geen declarabele werkzaamheden verrichten), ofwel hogere inhuurkosten (als medewerkers met vakantie zijn en de werkzaamheden moeten toch doorgaan, dan zal er personeel ingehuurd moeten worden). Dit leidt tot ongewenste resultaatschommelingen. Om deze resultaatschommelingen te compenseren is een egalisatiereserve gewenst. Aan de reserve wordt geen rente toegerekend. Minimale en/of maximale omvang Minimale omvang is nul, de maximale omvang is de waarde van het vakantiedagentegoed van de medewerkers. Omvang en wijze van stortingen en onttrekkingen Jaarlijks zal de mutatie van de verplichting die de organisatie heeft in verband met de vakantierechten van het personeel gewaardeerd worden. Bij toename van de verplichting (t.o.v. het voorgaande jaar) zal indien en voor zover de omvang van het exploitatiesaldo dit toelaat de reserve aangevuld (dotatie) worden met een bedrag ter grootte van deze stijging. Mocht ultimo van enig jaar de berekende waarde van de verplichting gedaald zijn dan zal deze daling leiden tot een onttrekking aan de reserve. Dekking van de stortingen Stortingen zullen gedekt worden uit het exploitatieresultaat Looptijd De looptijd van de reserve is in beginsel oneindig. Jaarlijks dient immers bepaald te worden of de reserve afdoende is om de verlofrechten die medewerkers op kunnen vragen af te dekken. Het management van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant stuurt evenwel op afbouw van de in het verleden opgebouwde verlofstuwmeren. Vaststellen jaarrekening 2013 en bestemmen resultaat Pagina 5 van 7 11 juni 2014

6 Voorstel Wij stellen u voor om bovengenoemde en beschreven egalisatiereserve verlofrechten in te stellen. Eindhoven, 5 juni 2014 Het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant waarnemend voorzitter, W.J.F. van der Rijt - van der Kruis secretaris, H.C. Noppen Vaststellen jaarrekening 2013 en bestemmen resultaat Pagina 6 van 7 11 juni 2014

7 Het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant, gelet op: - de Nota Reserves en Voorzieningen Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant - Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten - De Financiële Verordening Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant 2013 gezien het voorstel van het Dagelijks Bestuur d.d. 5 juni 2013; BESLUIT 1. De jaarstukken met jaarverslag en jaarrekening Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant vast te stellen. 2. Het saldo lopende rekening ad ,- als volgt te bestemmen: Toevoegen aan de egalisatiereserve verlofrechten. 3. De voor bovengenoemde resultaatbestemming benodigde egalisatiereserve verlofrechten in te stellen. Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost- Brabant van 26 juni voorzitter, secretaris, H.C. Noppen Vaststellen jaarrekening 2013 en bestemmen resultaat Pagina 7 van 7 11 juni 2014