Aanbiedingsformulier voor AB

Transcriptie

1 Aanbiedingsformulier voor AB Bijlage bij agendapunt 7 Datum 9 juli 2018 Onderwerp Jaarverslag en sociaal jaarverslag Vertrouwelijk Nee Doel van agendering Besluitvormend Toelichting door Marlies Krul-Seen Bijlagen bij dit formulier 1. Jaarverslag/rekening 2. Accountantsverslag 3. Sociaal jaarverslag Verseon: Besluitpunten Het algemeen bestuur wordt gevraagd in te stemmen met 1. de onttrekkingen en toevoegingen aan de reserves. 2. het aanvullen van de algemene reserve met het exploitatieresultaat. 3. de rapportage Kwaliteitscriteria per 31 december (bijlage 4 van het jaarverslag). 4. het vaststellen van het Jaarverslag. 5. het vaststellen van het Accountantsverslag. 6. het vaststellen van het Sociaal jaarverslag. Aanleiding Voor u ligt het Financieel Jaarverslag van de Omgevingsdienst West Holland. Hierin wordt financiële verantwoording afgelegd over het afgelopen jaar. Tevens wordt er een algemene samenvatting gegeven van onze inhoudelijke werkzaamheden in. De concept eindrapportages per deelnemer zijn half februari beschikbaar gesteld aan de milieuregisseurs en zijn/worden besproken met de deelnemers. (Wettelijk) kader In het kader van de Wet gemeenschappelijke regeling dient er jaarlijks een jaarverslag te worden opgesteld. Het jaarverslag wordt op 9 juli ter vaststelling aan het algemeen bestuur van de dienst aangeboden. De vastgestelde jaarrekening dient voor 15 juli te worden aangeboden aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Toelichting Het resultaat Het resultaat bedraagt na de onttrekkingen aan de reserves positief. Dit resultaat is grotendeels ontstaan door: Veel aanvullende werkzaamheden voor onze deelnemers, die de overschrijding op enkele incidentele uitgaven categorieën (bijvoorbeeld ICT-kosten) opvangen. Een incidentele vrijval op de kortlopende schuld Individueel Keuze budget van De IKB-reservering is per 31 december 2016 bepaald. Na de laatste betalingen in bleek dat er te veel gereserveerd is. In is dit ten guste van het resultaat geboekt. Agendapunt 7 AB 9 juli 2018: Jaarverslag ( ) 1

2 Resultaat bestemming Resultaat voor mutaties in reserves Toevoegingen aan reserves 0 Onttrekkingen aan de reserves Afschrijvingskosten verbouwing (bestemmingsreserve) Frictiekosten Alphen aan den Rijn Programmaresultaat Omdat in een exploitatietekort voorzien werd is hiervoor een voorziening gevormd. Het uiteindelijke exploitatieresultaat was minder negatief dan het voorziene tekort. Na het boeken van de voorziening in resulteert dit uiteindelijk in een positief programmaresultaat (exploitatieresultaat). De algemene reserve Na toevoeging van het resultaat ad bedraagt de omvang van de algemene reserve per 31 december Eigen vermogen (in euro s) Toevoegingen Onttrekkingen na bestemming voor bestemming Algemene reserve 1) Algemene reserve Exploitatieresultaat Exploitatieresultaat ODWH bestemmingsreserves: Reserve afschrijving verbouwing 2) Reserve frictiekosten uittreding Alphen aan den Rijn 3) Eindsaldo boekjaar: Hieronder worden toevoegingen en onttrekkingen aan de algemene reserve (1) voorgesteld. 1. Het exploitatieresultaat bedraagt positief. Na toevoeging van dit resultaat aan de algemene reserve bedraagt de algemene reserve Dit is 1,3% van de in gerealiseerde omzet. Het maximum van de algemene reserve mag in bedragen. Dit bedrag is gebaseerd op 5% van de omzet van het betreffende jaar, zoals is vastgesteld in de nota Planning en Control Hieronder worden toevoegingen en onttrekkingen aan de bestemmingsreserves (2 en 3) voorgesteld: 1. Dit betreft de bestemmingsreserve afschrijving op de verbouwing van de Schipholweg. De onttrekking betreft een vermindering op de afschrijvingskosten van de verbouwing van de Schipholweg. 2. Dit betreft de bestemmingsreserve frictiekosten uittreding Alphen aan den Rijn. Bij de onttrekking is de begroting gevolgd. Weerstandsvermogen en de mogelijke risico s De maximale omvang van de algemene reserve is 5% van de omzet in en bedraagt De omvang van de algemene reserve op 31 december bedraagt, na toevoeging van het exploitatieresultaat, en dekt daarmee voor 31% van de geïnventariseerde risico's ( ). Agendapunt 7 AB 9 juli 2018: Jaarverslag ( ) 2

3 Bepaling omvang weerstandsvermogen Bedrag Totale baten in Norm weerstandsvermogen 5% Maximale omvang algemene reserve Bepaling vrije ruimte algemene reserve Bedrag Algemene reserve Verschil met risico inventarisatie Vrije ruimte in de algemene reserve De omvang van de algemene reserve ligt ruim onder de norm van het weerstandvermogen en is daarmee onvoldoende om de geïnventariseerde risico s af te dekken. In de aanpak om de dienst weer (financieel) robuust te maken, is een verdere aanwas van de algemene reserve voorzien, waardoor de algemene reserve in 2020 weer op peil is gebracht naar 5% van de omzet. Dit is conform P1720. Deelnemers Begroting na wijziging % bijdrage Niet gedekte risico's per deelnemer Hillegom % Kaag en Braassem % Katwijk % Leiden % Leiderdorp % Lisse % Nieuwkoop % Noordwijk % Noordwijkerhout % Oegstgeest % Teylingen % Voorschoten % Zoeterwoude % Provincie % Totaal % Accountantsverslag / rapport van bevindingen Omgevingsdienst West Holland De jaarrekening voldoet aan de te stellen minimale eisen voor een goedkeurende controleverklaring. Op het aspect rechtmatigheid is een verklaring met beperking verstrekt. Het gaat om inkoopcontracten die boven de Europese aanbestedingsgrens uitkomen van over een termijn van vier jaar. De Omgevingsdienst heeft hier bewust afgeweken van het inkoopbeleid. De reden tot afwijking op deze contracten is dat voorlopig is vastgehouden aan de huidige contracten, aangezien eind en in 2018 deze aanbestedingen in de markt zijn/zullen worden gezet. Het betreft ons zaaksysteem en DMSsysteem. Wij onderschrijven de opmerkingen van de accountant op het gebied van inkoop en aanbesteding, betalingen en IT-omgeving gericht op IT-controls. Als vervolg en uitwerking van deze opmerkingen hebben wij een actieplan opgesteld. Over de voortgang hiervan zullen wij u in de buraps rapporteren. Het actieplan treft u bijgaand als bijlage aan. Agendapunt 7 AB 9 juli 2018: Jaarverslag ( ) 3

4 Conclusie Het algemeen bestuur wordt gevraagd in te stemmen met 1. de onttrekkingen en toevoegingen aan de reserves. 2. het aanvullen van de algemene reserve met het exploitatieresultaat. 3. de rapportage Kwaliteitscriteria per 31 december (bijlage 4 van het jaarverslag). 4. het vaststellen van het Jaarverslag. 5. het vaststellen van het Accountantsverslag. 6. het vaststellen van het Sociaal jaarverslag. Aldus ingestemd in de vergadering van het algemeen bestuur van 9 juli De voorzitter, de secretaris, Y. Peters-Adrian M.E. Krul- Seen Agendapunt 7 AB 9 juli 2018: Jaarverslag ( ) 4

5 Bijlage: Actieplan accountantsverslag Proces Werkzaamheden Bevindingen Accountant Actie Planning Gedaan Inkoop & aanbesteding Bespreken van opzet van proces.daarnaast vaststellen van bestaan en toetsen van werking, met name gericht op de interne beoordeling en autorisatie van facturen. Spendanalyse op aanbestedingen Wij hebben inhoudelijk, gerelateerd aan de jaarrekeningcontrole, geen opmerkingen over de opzet van de procedure. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat de door ons getoetste interne beheersingsmaatregelen in dit proces effectief zijn en dat de autorisaties in vereenstemming met het procuratieschema zijn verricht. Doordat nog niet alle inkopen rechtmatig zijn is het proces nog als niet effectief aangemerkt. Bij punt 3.5 gaan wij hier nader op in. Het inkoopproces wordt verankerd in Afas. Wanneer er een inkoopcontract > wordt aangegaan dwingt het systeem om via 3 partijen uit te zetten. Ook dwingt het systeem een akkoord bij boven de 500, van het betreffende afdelingshoofd. Contract wordt aangegaan, verplichting wordt aangegaan en factuur wordt gematcht met verplichting. Zaaksysteem wordt aanbesteed. Door maandelijks de spendanalyse te bespreken en nieuwe contracten door te nemen, hebben we beter zicht op Europees aanbesteden Nee Personeel Bespreken van opzet van het proces. Wij hebben vastgesteld dat de door ons getoetste interne Daarnaast vaststellen van bestaan en toetsen beheersingsmaatregelen in dit proces effectief zijn. Wij hebben geen van werking, met name gericht op de controle relevante adviespunten met betrekking tot dit proces. en autorisatie van de personeelsmutaties en het standenregister. - Ja Betalingen Verkopen/bijdragen Bespreken van opzet van het proces. De inrichting van rechten in de financiële administratie (AFAS) is relatief Daarnaast vaststellen van bestaan en toetsen ruim. De controllers hebben hierdoor alle bevoegdheden, hetgeen betekent van werking, met name gericht op de dat het mogelijk is om crediteurenstamgegevens te wijzingen, functiescheiding in het betaalpakket. betaalvoorstellen aan te maken en betaalvoorstellen goed te keuren in de bankapplicatie. Het risico dat hierbij wordt gelopen is, mede door het ontbreken van zichtbare controle op de betaalvoorstellen, dat er onjuiste of onterechte betalingen worden verricht. Bespreken van de opzet van het proces. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat maatregelen omtrent urenverantwoording aanwezig zijn. Aansluiting jobtime-shoptime. Wij hebben vastgesteld dat de door ons getoetste interne beheersingsmaatregelen in dit proces effectief zijn. Wij hebben vastgesteld dat de ingediende uren volledig zijn verantwoord en deze aangesloten op de salarisadministratie. Voor 95% gerealiseerd. De laatste optimalisatie zal in mei plaats vinden, waarna de laatste noodzakelijk wijzigingen zullen worden uitgeveoerd Nee Ja IT- omgeving gericht op IT controls Controle gericht op general IT-controls (primair op wijzigingenbeheer en logische toegangsbeveiliging). Op grond van artikel 393 lid 4, Titel 9 Boek 2 BW rapporteren wij onze bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking in dit verslag. Hierbij dient opgemerkt te worden dat de accountantscontrole van de jaarrekening niet specifiek is gericht op de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Beleid m.b.t. afmelden oud medewerkers aangepast (bij einde overeenkomst gelijktijdig intrekken van de rechten). Afdwingen van nieuwe wachtwoorden vanaf maart 2018 is ingevoerd Ja In boekjaar is een nieuwe applicatie in gebruik genomen, namelijk AFAS. Hierbij zijn bevindingen geconstateerd met betrekking tot de logisch toegangsbeveiliging, wachtwoordbeleid en rechtenstructuur. De personeelsmutaties zijn niet allemaal (tijdig) verwerkt, waardoor een risico wordt gelopen dat (oud)functionarissen toegang hebben tot de financiële administratie. Daarnaast hebben wij geconstateerd dat het ingeregelde wachtwoordbeleid niet wordt afgedwongen door het systeem, waardoor het mogelijk is dat bepaalde functionarissen nooit hun wachtwoord dienen te wijzigen. Verder bezitten de controllers de rechten voor het aanmaken, wijzigen en verwijderen van accounts en rechten. Dit is geen wenselijke situatie voor functionarissen die toegang hebben tot de financiële administratie. Het verdient de voorkeur om deze bevoegdheden neer te leggen bij onafhankelijke functionarissen, zoals de systeembeheerder. Agendapunt 7 AB 9 juli 2018: Jaarverslag ( ) 1