1. Opening en mededelingen Y. Peters-Adrian opent de vergadering.

Transcriptie

1 Verslag Overleg: Algemeen bestuur Omgevingsdienst West-Holland Datum: 6 mei 2019 Tijd uur Plaats: Omgevingsdienst west-holland Bijlagen: - Verseon: Aanwezig Gemeente Hillegom: C.J. Hoekstra, Gemeente Kaag en Braassem: Y. Peters-Adrian Gemeente Katwijk: R. Nagtegaal Gemeente Leiden: M. Leewis Gemeente Leiderdorp: D. Binnendijk Gemeente Lisse: G.M.J. Meiland Gemeente Nieuwkoop: G.A.H. Elkhuizen Gemeente Noordwijk: W.M. de Jong, G.C. Duijndam Gemeente Oegstgeest: P.A. Glasbeek, M. Welling Gemeente Teylingen: R. ten Boden, R.G.E. Wietsma-Biesbroek Gemeente Voorschoten: M. Lamers, M. Cramwinckel Gemeente Zoeterwoude: T.C. Van der Kooi- Van den Kolk Provincie Zuid-Holland: R.A. Janssen Accountantskantoor Baker Tilly Berk: S.Turenhout (agendapunt 2a) Omgevingsdienst West-Holland: M.E. Krul-Seen, N. de Kruif, C.J. van Mullem, N. Mier, J. Smits Afwezig Gemeente Hillegom: A. de Jong Gemeente Kaag en Braassem: I. van der Meer Gemeente Katwijk: G. Mostert Gemeente Leiden: A. Jordan Gemeente Leiderdorp: J. Hendriks Gemeente Lisse: J.M.P. van der Laan Gemeente Nieuwkoop: A. Ingwersen Gemeente Zoeterwoude: R.F. Bouter Provincie Zuid-Holland: J. Baljeu 1. Opening en mededelingen Y. Peters-Adrian opent de vergadering. Agendapunt 2 AB 8 juli 2019: Verslag vergadering algemeen bestuur 6 mei 2019 ( ) 1

2 Y. Peters-Adrian verwelkomt Gerard Duijndam, raadslid van Noordwijk en Peter Glasbeek, wethouder van Oegstgeest als nieuw lid van het algemeen bestuur. Y. Peters-Adrian geeft aan dat het dagelijks bestuur in de vorige vergadering heeft gesproken over het functioneren van de directeur in verband met de contractverlenging. Na de zomer zal het algemeen bestuur een beslissing nemen over het al dan niet verlengen van het contract. De leden van het algemeen bestuur zullen schriftelijk worden benaderd over het functioneren van de directeur. Zij kunnen hierop schriftelijk reageren. Als ze liever mondeling een toelichting willen geven dan is dat ook mogelijk. Het proces wordt begeleid door Henk van Hattum, P&O adviseur van de omgevingsdienst. Het algemeen bestuur stelt de agenda vast. 2a. Toelichting op Accountantsverslag door de accountant S. Turenhout geeft aan dat er een jaarrekening ligt zonder grote financiële verrassingen. Er is een goedkeurende controleverklaring ten aanzien van de getrouwheid en een goedkeurend oordeel ten aanzien van rechtmatigheid gegeven. Daarnaast zijn er verbetermogelijkheden in de interne beheersing op het gebied van het betaalproces, urenadministratie en de automatiseringsomgeving. De financiële positie/het vermogen in relatie tot het weerstandsvermogen is verbeterd, maar nog niet toereikend conform de norm die de dienst zichzelf heeft gesteld. M. Cramwinckel vraagt hoe het komt dat de dienst financieel kwetsbaar is vanwege het niet halen van de norm van het weerstandsvermogen en vraagt of de algemene reserve daadwerkelijk dient te worden opgehoogd. S. Turenhout geeft aan dat het algemeen bestuur de norm zelf heeft opgesteld. Het is niet aan de accountant om de norm te bepalen. De algemene reserve heeft een bufferfunctie bij tegenvallende resultaten. Hierdoor worden de eigenaren niet direct aangesproken als zich negatieve resultaten voordoen. Y. Peters-Adrian geeft aan dat de dienst zich ervan bewust is onder de norm te zitten en dat met het bezuinigingsprogramma (P1720) het weerstandsvermogen stapsgewijs wordt hersteld. Volgens de planning is in 2021 het weerstandsvermogen op niveau. R. Janssen vraagt naar aanleiding van de opmerking over het betaalproces of er onrechtmatige betalingen zijn vastgesteld. S. Turenhout geeft aan dat er geen onrechtmatige betalingen zijn vastgesteld. R. Wietsma-Biesbroek vraagt hoe lang de dienst nog te maken heeft met de frictiekosten van Alphen aan den Rijn. M. Krul-Seen zal deze vraag schriftelijk beantwoorden. G. Elkhuizen concludeert dat het weerstandvermogen via een natuurlijk proces weer in balans wordt gebracht. Hij vraagt of het positieve resultaat terug kan naar de deelnemers. S. Turenhout geeft aan dat het weerstandvermogen bijna 90% van de algemene reserve is. De dienst investeert veel tijd in het opstellen van een realistische begroting. Dat is belangrijk om achteraf een goed resultaat te hebben. Y. Peters-Adrian geeft aan dat de vraag over de bestemming van het positieve resultaat beantwoord zal worden bij de behandeling van het jaarverslag. Agendapunt 2 AB 8 juli 2019: Verslag vergadering algemeen bestuur 6 mei 2019 ( ) 2

3 D. Binnendijk benadrukt dat de dienst financieel kwetsbaar is omdat het de eigen opgelegde norm niet haalt. Hij vraagt de accountant wat hij een goede norm acht voor deze omgevingsdienst. S. Turenhout geeft aan dat de vraag lastig te beantwoorden is. Het is belangrijk de risico s goed te inventariseren en te zorgen voor een buffer voor die risico s. R. Janssen kent de financiële positie bij andere diensten en geeft aan dat er geen uniforme norm is. Naarmate de risico s beter worden beheerst en de dienst minder te maken heeft met veranderingen in wet- en regelgeving, wordt de dienst niet geconfronteerd met extra risico s. Hij geeft aan dat de norm zoals die gesteld is een stabiele norm is voor deze dienst. Y. Peters-Adrian dankt de accountant voor zijn inbreng. 2b. Jaarstukken 2018 D. Binnendijk vraagt of de dienst een gemiddelde leeftijd van 51 jaar als hoog beschouwt en of de dienst bezig is met het opstellen van strategische personeelsbeleid. M. Krul-Seen geeft aan dat 51 jaar redelijk hoog is. Bij de aanname van personeel zal de gemiddelde leeftijd bijna automatisch omlaaggaan, omdat doorgaans jongere mensen worden aangenomen. Daarnaast vindt zij het van belang om ook 60-plussers goed aan het werk te houden omdat hun bijdrage aan de dienst erg belangrijk is. Door het opstellen van een strategisch personeelsplan wil M. Krul-Seen beter sturing kunnen geven aan de ontwikkeling van het personeelsbestand. R. Wietsma-Biesbroek had dezelfde vraag over de gemiddelde leeftijd: die is inmiddels beantwoord. Daarnaast vraagt ze of er speciaal beleid is gevoerd waardoor het ziekteverzuim is gedaald. M. Krul-Seen geeft aan dat er geen speciaal beleid is gevoerd. R. Janssen geeft aan dat ziekteverzuim voor een groot deel ook wordt beïnvloed door langdurig zieken. Hij verzoekt een onderscheid te maken tussen langdurig en kort verzuim. Y. Peters-Adrian geeft aan dat de opbouw van het ziekteverzuim volgend jaar wordt meegenomen in het sociaal jaarverslag. G. Elkhuizen geeft aan dat de dienst door een moeilijke tijd is gegaan. Hij zou het waarderen als het positieve resultaat wordt terugbetaald aan de deelnemers als gebaar van goed functioneren. Naar aanleiding van de toelichting van Rik Janssen op het weerstandsvermogen, begrijpt hij dat terugbetaling nu niet aan de orde is. D. Binnendijk concludeert dat het goed gaat met de omgevingsdienst. Y. Peters dankt iedereen voor zijn/haar inbreng, spreekt haar dank uit voor de verantwoording door de dienst en hoopt dat de ontwikkelingen ook in de toekomst een dergelijke positieve tendens zullen vertonen. Het algemeen bestuur 1. stemt in met de onttrekkingen en toevoegingen aan de reserves 2. stemt in met het aanvullen van de algemene reserve met het exploitatieresultaat 3. stelt het jaarverslag 2018 vast 4. stelt het accountantsverslag 2018 vast 5. stelt het sociaal jaarverslag 2018 vast 6. stemt in met verzending van de Brief voor de Sisa-correctie. Agendapunt 2 AB 8 juli 2019: Verslag vergadering algemeen bestuur 6 mei 2019 ( ) 3

4 3. Verslag AB-vergadering 11 februari 2019 Het algemeen bestuur stelt het verslag vast. Naar aanleiding van het verslag: G. Meiland had in de vorige vergadering een vraag gesteld over energiescans. Er was miscommunicatie met het bedrijf dat de scans had uitgevoerd. Hij vraagt wat de dienst doet met bedrijven die niet conform verwachting presenteren. M. Krul-Seen geeft aan dat de verwachtingen vooraf goed moeten worden gedefinieerd. Het contract met het bedrijf wordt geëvalueerd. M. Krul-Seen geeft aan dit op te pakken. K. Hoekstra leest in het verslag dat er een rondje langs de gemeenten gemaakt zou worden in verband met duurzaamheid. Zij vraagt of deze heeft plaatsgevonden. J. Smits geeft aan dat er geen bestuurlijk rondje heeft plaatsgevonden; de stukken zijn wel verschillende malen ambtelijk voorbesproken. M. Krul-Seen geeft aan dat in samenwerking met Holland Rijnland een ambtelijk rondje langs de gemeenten wordt gemaakt. Over de resultaten hiervan zal duidelijk worden gecommuniceerd. 4. Benoeming lid dagelijks bestuur Y. Peters stelt voor Wethouder H. (Henri) W.M. de Jong aan te wijzen als lid van het dagelijks bestuur namens Noordwijk. Het algemeen bestuur wijst Wethouder H. (Henri) W.M. de Jong aan als lid van het dagelijks bestuur namens Noordwijk. 5. Mededelingen uit de dienst M. Krul-Seen bedankt de gemeente Katwijk voor het openstellen van het gemeentehuis voor de bestuurlijke conferentie over Bodem en Ondergrond. Het was een geslaagde conferentie. Een veel gemaakte opmerking ter verbetering in de evaluatie was dat er te weinig tijd was voor veel interessante onderwerpen. In de volgende vergadering zal de dienst een voorstel doen om een verdieping van het onderwerp te agenderen, dat kan zijn een verdieping in hetzelfde verband als de afgelopen conferentie of verbreding met raadsleden. Tevens geeft M. Krul-Seen aan dat de Provincie Zuid-Holland een ronde maakt langs de gemeenten voor de warme overdracht van de bodemtaken. Indien gewenst kan een medewerker van de omgevingsdienst daarbij aanwezig zijn. De omgevingsdienst is bezig met de implementatie van het nieuwe zaaksysteem, Powebrowser van Genetics. In de volgende vergadering zal het algemeen bestuur worden geïnformeerd over de voortgang. Voor het project Asbestdaken zal in de volgende vergadering een voorstel worden voorgelegd. Hierbij zal aandacht worden besteed aan het onderscheid tussen de daken van bedrijven en particulieren. Met de aanpak voor de bedrijven is al een start gemaakt. Omdat de aanpak voor particulieren zeer arbeidsintensief kan zijn worden daarvoor verschillende opties uitgewerkt. Agendapunt 2 AB 8 juli 2019: Verslag vergadering algemeen bestuur 6 mei 2019 ( ) 4

5 G. Elkhuizen benadrukt dat de communicatie over asbestdaken centraal geregeld zou worden. Hij vraagt of hij schriftelijk geïnformeerd kan worden over het plan van aanpak asbestdaken zodat hij zijn raad pro-actief kan inlichten, bij voorkeur uiterlijk de laatste week van mei. M. Krul-Seen geeft aan dat het plan van aanpak voor de bespreking in de ambtelijke adviesgroep tijdig zal worden verstuurd. G. Meiland geeft aan dat de gemeenten de opdrachtgever zijn van de omgevingsdienst en dat de taken op verzoek uitgevoerd zouden moeten worden. M. Krul-Seen geeft aan dat het traject voor particulieren zeer tijdsintensief kan zijn. Het is de vraag of de deelnemers dat willen betalen. We zijn op zoek naar een juiste verhouding van effect en efficiency. R. ten Boden vraagt wanneer er gestart wordt met het projectplan asbestdaken. Indien het nog in 2020 uitgevoerd dient te worden is het wellicht te laat om nog mee te nemen in de najaarsnota en begroting van de gemeente. M. Krul-Seen geeft aan dat het voorstel voor wat betreft de planning rekening zal houden met de wettelijke datum van 31 december Y. Peters-Adrian concludeert dat de gemeente de opdrachtgever is en zelf kan beslissen de taak bij de omgevingsdienst neer te leggen. De dienst moet de werkzaamheden kunnen organiseren. Het voorstel zal op korte termijn ambtelijk worden voorbesproken. 6. Eerste begrotingswijziging 2019 G. Duijndam geeft aan de gemeente Noordwijk in vergelijking met de andere deelnemers een hoge bijdrage heeft. Y. Peters-Adrian geeft aan dat de gemeente Noordwijk naast de milieutaken ook de bouwtaken heeft ingebracht; die hebben een substantiële omvang. R. Janssen geeft aan dat de overdracht van de bouwtaken een harde voorwaarde was van de gemeente Noordwijk om hun milieutaken over te brengen naar de omgevingsdienst. D. Binnendijk geeft aan dat er nog discussie is over het werkplan van de gemeente Leiderdorp, maar dat hij verwacht dat dat tot genoegen kan worden opgelost. Het algemeen bestuur stelt de Eerste begrotingswijziging 2019 vast. 7. Formatie 2020 H. de Jong vraag wat de verhouding vaste bezetting en flexibele schil is. M. Krul-Seen geeft aan dat de flexibele schil onderdeel is van de formatie. Op basis van de structurele en incidentele werkzaamheden wordt de flexibele schil nog bepaald. G. Elkhuizen vraagt aandacht voor de flexibele schil. Hij wil graag geïnformeerd worden over de vaste bezetting en flexibele schil. M. Krul-Seen geeft aan dat de dienst er volop mee bezig is om dit inzichtelijk te maken. Omdat het in de werkplannen niet scherp afgekaderd is, vereist het onderzoek en een goede afweging. De dienst zal het bestuur hierover informeren in de loop van het jaar. Agendapunt 2 AB 8 juli 2019: Verslag vergadering algemeen bestuur 6 mei 2019 ( ) 5

6 G. Elkhuizen complimenteert de organisatie en merkt hele positieve verschillen met een aantal jaar geleden. Het algemeen bestuur stelt de formatie voor 2020 vast op 133,1 fte. 8. Formatie norm productieve uren R. ten Boden vraagt naar de haalbaarheid van het aantrekken van geschikt personeel/ geschikte inhuur. M. Welling geeft aan in de vorige vergadering ook deze vraag te hebben gesteld. M. Krul-Seen geeft dat het tot nu toe aardig gelukt is om de goede mensen binnen te halen. Daarnaast heeft zij alle tarieven voor inhuur op een rij gezet en geconstateerd dat inhuur nog steeds duurder is dan vaste medewerkers, maar dat het verschil niet groot is. Lopende de discussie over de formatie hebben we nog geen wervingscampagnes gedaan, dan zal het wellicht ingewikkelder worden. R. Janssen geeft aan dat de aard van het werk bepaalt welke functies de dienst in huis heeft en wie makkelijk kan worden binnen gehaald bij een uitbreiding. M. Krul-Seen geeft aan dat mensen die niet over alle kennis/competenties beschikken ook passend kunnen worden gemaakt, bijvoorbeeld door het opleiden van zij-instromers. R. Janssen geeft aan dat hierin kan worden geïnvesteerd door middel van een korte opleiding. M. Krul-Seen geeft bovendien aan dat de continuïteit op ingewikkelde thema s, zoals de werkzaamheden ten aanzien van Schiphol, moeten worden geborgd. G. Elkhuizen raadt aan de samenwerking te zoeken met andere omgevingsdiensten. Het algemeen bestuur stemt in met het verlagen van de norm voor productieve uren van uur naar uur per fte per jaar Het algemeen bestuur stelt de formatie voor 2019 vast op 133,8 fte Het algemeen bestuur stelt de formatie voor 2020 vast op 140,6 fte. 9. Periodieke en bestuurlijke rapportage G. Elkhuizen geeft aan dat 15 augustus te laat is voor de gemeente Nieuwkoop om ontwikkelingen mee te nemen in de najaarsnota. Hij verzoekt de rapportage uiterlijk de eerste week van augustus aan te leveren. Marlies Krul-Seen geeft aan dat de planning lastig te maken is vanwege de vakantietijd. Zij zal bij de gemeenten navragen of 15 augustus een haalbare datum is. Met de gemeente Nieuwkoop zijn ambtelijk afspraken gemaakt om de conceptcijfers eerder aan te leveren. Het algemeen bestuur stemt in met het voorstel om het aantal tussentijdse rapportages terug te brengen van twee naar één keer per jaar maatwerkafspraken te maken met de gemeente Noordwijk voor de bouwtaken de rapportagemomenten voor de Provincie Zuid-Holland niet aan te passen. Agendapunt 2 AB 8 juli 2019: Verslag vergadering algemeen bestuur 6 mei 2019 ( ) 6

7 10. Programmaplan Duurzaamheid M. Leewis geeft aan dat de VNG vraagt om naar de optimale inzet van de omgevingsdiensten te kijken op het gebied van duurzaamheid, bijvoorbeeld door de energiebesparing bij bedrijven nog verder te optimaliseren. J. Smits heeft aan dat de ambitie op het gebied van duurzaamheid voortvloeit uit de wens van de deelnemers zoals deze is opgenomen in de strategienota. Duurzaamheid is continue in beweging. Van de werkzaamheden op het gebied van duurzaamheid is ongeveer 80% een wettelijke taak, 15% is extra werk dat we met de deelnemers zijn overeen gekomen en 5% is het voorbereiden op nieuwe activiteiten. R. Wietsma-Biesbroek geeft aan samen te werken met een externe partij (Meermaker) en de gemeente wil graag alleen de wettelijke taken laten uitvoeren. Ze vraagt of de gemeente mee betaalt aan de ontwikkeling van producten. J. Smits geeft aan dan de omgevingsdienst en commerciële partijen elkaar kunnen aanvullen. Er zijn verschillende onderwerpen waarbij de omgevingsdienst niet concurrerend is met commerciële partijen. R. Janssen geeft aan dat de deelnemers samen op een slimme manier de activiteiten inzetten. De deelnemers hebben de gemeenschappelijkheid gezocht om de werkzaamheden efficiënter en goedkoper te kunnen doen. Hij benadrukt de gezamenlijkheid van de dienst. R. Wietsma-Biesbroek vraagt wat de wettelijke taken zijn op het gebied van duurzaamheid. Ook vraagt ze hoe er wordt omgegaan met verschillen in de afname tussen de deelnemers. J. Smits geeft aan dat de wettelijke taken op het gebied van duurzaamheid met name om het bevorderen van energiebesparende maatregelen bij de bedrijven gaat. Daarnaast wordt de dienst ook gevraagd voor berekeningen van energiebesparing bij bouwplannen. Dit betreft geen wettelijke taak van de dienst maar wel een wettelijke taak van de gemeenten. Y. Peters-Adrian geeft aan dat onlangs een overzicht is rondgestuurd over de basis- en plustaken. M. Krul-Seen geeft aan dat het ontwikkelen van nieuwe producten veel tijd kost, maar dat we terughoudend zijn in de ureninzet voor productontwikkeling. De uren die worden bespaard doordat er wordt overgaan op één tussentijdse rapportage kunnen worden ingezet op duurzaamheid. Het is belangrijk toegevoegde waarde te bieden waar dat mogelijk is. K. Hoekstra geeft aan dat veel werkzaamheden zijn verdeeld over verschillende partijen. Ze wil graag met de omgevingsdienst in gesprek om te kijken naar de mogelijkheden. Y. Peters-Adrian geeft aan dat dit onderwerp nog vaak zal terugkomen en dat we van elkaar kunnen leren. Het algemeen bestuur neemt kennis van het Programmaplan Duurzaamheid. Agendapunt 2 AB 8 juli 2019: Verslag vergadering algemeen bestuur 6 mei 2019 ( ) 7

8 11. Programmaplan Omgevingswet 2019 N. Mier geeft aan dat de dienst drie jaar geleden is gestart met het project Omgevingswet. De samenwerking met de deelnemers is steeds vanzelfsprekender en wordt ook geïntensiveerd op specifieke taakgebieden. Ook zijn we ons intern aan het voorbereiden om de komst van de Omgevingswet. R. Janssen geeft aan dat een project in Zaandam door een uitspraak van de Raad van State is gesneuveld. Hij geeft aan dat het een interessante casus is voor een volgende keer. Daarnaast vraagt hij de ontwikkelingen van de Omgevingswet te monitoren en aan te geven welke obstakels verwacht kunnen worden. Y. Peters-Adrian geeft aan dat het algemeen bestuur op de hoogte wordt gehouden over de ontwikkelingen op het gebied van de Omgevingswet. Het algemeen bestuur neemt kennis van het Programmaplan Omgevingswet Voortgang Strategienota pijler ontwikkeling van de dienst Y. Peters verzoekt kennis te nemen van de Voortgang Strategienota pijler ontwikkeling van de dienst. Het algemeen bestuur neemt kennis van de Voortgang Strategienota pijler ontwikkeling van de dienst. 13. Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) Y. Peters verzoekt kennis te nemen van het besluit van het dagelijks bestuur van 8 april 2019 in verband met de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren. Het algemeen bestuur neemt kennis van het besluit van het dagelijks bestuur van 8 april 2019 om in verband met de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren 1. met ingang van 1 januari 2020 de cao Gemeenten te volgen en daartoe een aansluitingsovereenkomst aan te gaan met de VNG 2. een personeelshandboek op te stellen en hierover met het Georganiseerd Overleg in gesprek te gaan. 14. Rondvraag G. Duijndam vraagt of hij zijn raad moet informeren over de maatwerkafspraken die zijn gemaakt over de tussentijdse rapportage. H. de Jong geeft aan dat hij samen met M. Krul-Seen een presentatie voor de raad voorbereidt. Y. Peters-Adrian geeft aan voor de volgende vergadering op zoek te gaan naar een uitdagende locatie. Voorstellen voor een locatie zijn welkom. G. Elkhuizen wil R. Janssen (namens het college van B&W van de gemeente Nieuwkoop) bedanken voor zijn inzet van de afgelopen jaren en wenst hem veel succes met de verkiezingen voor de Eerste Kamer. Agendapunt 2 AB 8 juli 2019: Verslag vergadering algemeen bestuur 6 mei 2019 ( ) 8

9 Y. Peters-Adrian geeft aan dat het dagelijks bestuur zeer erkentelijk is voor de inspanning van R. Janssen. Er is reeds afgesproken een afscheidsmoment in te plannen voor na de zomer. Y. Peters-Adrian sluit de vergadering. Vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 8 juli 2019, de voorzitter, de secretaris, Y. Peters-Adrian M.E. Krul-Seen Agendapunt 2 AB 8 juli 2019: Verslag vergadering algemeen bestuur 6 mei 2019 ( ) 9