Agendapunt 2: Verslag vergadering algemeen bestuur 5 november 2018 ( ) 1

Transcriptie

1 Verslag Overleg: Algemeen bestuur Omgevingsdienst West-Holland Datum: 5 november 2018 Tijd uur Plaats: TenneT te Leiderdorp Bijlagen: - Verseon: Aanwezig Gemeente Hillegom: C.J. Hoekstra Gemeente Kaag en Braassem: Y. Peters-Adrian, I. van der Meer Gemeente Katwijk: G. Mostert Gemeente Leiden: M. Leewis, A. Jordan Gemeente Leiderdorp: J.J.F.M. Gardeniers, H. Bos Gemeente Lisse: J.M.P. van der Laan, G.M.J. Meiland Gemeente Noordwijk: J.M.N. Bakker Gemeente Noordwijkerhout: M.G. Bilars Gemeente Nieuwkoop: A. Ingwersen Gemeente Oegstgeest: H. Sahin, M. Welling Gemeente Teylingen: R. Ten Boden Gemeente Voorschoten: M. Lamers, M. Cramwinckel Gemeente Zoeterwoude: R.F. Bouter, S. van Veen Provincie Zuid-Holland: R.A. Janssen Omgevingsdienst West-Holland: M.E. Krul-Seen N. de Kruif, J. Smits, C.J. van Mullem Afwezig Gemeente Hillegom: A. de Jong Gemeente Katwijk: R. Nagtegaal Gemeente Noordwijk: D. Klinkenberg Gemeente Nieuwkoop: G.A.H. Elkhuizen Gemeente Teylingen: R. Wietsma-Biesbroek Provincie Zuid-Holland: J. Baljeu 1. Opening en mededelingen Y. Peters-Adrian opent de vergadering en dankt TenneT voor de gastvrijheid. J. Garderniers vertelt over de locatie en het gebouw waar TenneT gebruik van maakt en de plek in het Groene Hart. Dit is de laatste vergadering voor de verkiezingen in Noordwijk op 21 november a.s. Y. Peters-Adrian dankt J. Bakker en M. Bilars voor hun bijdragen en hoopt ze de volgende vergadering terug te zien. Agendapunt 2: Verslag vergadering algemeen bestuur 5 november 2018 ( ) 1

2 Y. Peters-Adriaan is benaderd door J. Gardeniers om een auditcommissie in te stellen voor financieel inhoudelijke ontwerpen. In de volgende vergadering zal een voorstel worden gedaan voor het instellen van de auditcommissie. De Omgevingsacademie West-Holland is vorige week geopend door M. Cramwinckel in Voorschoten. Vanuit de samenwerking in de voorbereiding op de komst van de Omgevingswet is deze academie tot stand gekomen. Het is een platform om kennis te delen en kennis te vergaren in nauwe samenwerking met onze deelnemers en onze ketenpartners, zoals brandweer, RDOG, Veiligheidsregio en Hoogheemraadschap. Het algemeen bestuur stelt de agenda vast. 2. Verslag AB-vergadering 9 juli 2018 Het algemeen bestuur stelt het verslag vast. Naar aanleiding van het verslag beantwoordt Y. Peters-Adrian de vraag van G. Elkhuizen om terugkoppeling te krijgen over hoe de omgevingsdienst aankijkt tegen het samenvoegen van omgevingsdiensten en of hierin stappen zijn gezet. Y. Peters-Adrian geeft aan dat er hard aan wordt gewerkt om onze dienst door te ontwikkelen naar een dienst die robuust, adaptief en financieel gezond is. Daarnaast werkt de dienst ambtelijk regelmatig en op veel onderwerpen samen met de Omgevingsdienst Midden-Holland, maar ook met de andere Omgevingsdiensten in Zuid-Holland. Ook is er bestuurlijk toenadering gezocht met Omgevingsdienst Midden-Holland, maar intensievere samenwerking ligt ingewikkeld. R. Janssen (tevens lid van het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Midden-Holland) geeft aan dat het algemeen bestuur van Omgevingsdienst Midden-Holland (in 2017) heeft besloten om de komende drie jaar geen intensieve samenwerking aan te gaan met een andere omgevingsdienst. 3. Mededelingen uit de dienst M. Krul-Seen geeft een toelichting op de volgende onderwerpen: De toegestuurde 100 dagen notitie De aankondiging van voorstellen voor aanpassing van de formatie Het medewerkersonderzoek dat momenteel wordt uitgevoerd De bodemconferentie voor bestuurders, die wordt gecombineerd met de vergadering van het algemeen bestuur van 11 februari 2019 De afwezigheid van Nienke Mier De nog openstaande onderwerpen uit de vorige vergadering: o Aantrekken van gekwalificeerd personeel o KPI s in zaaksysteem o Afspraak met waterschappen Y. Peters-Adrian stelt voor om N. Mier een bloemetje te sturen als ze uit het ziekenhuis is. Agendapunt 2: Verslag vergadering algemeen bestuur 5 november 2018 ( ) 2

3 M. Cramwinckel vraagt of de bestuurlijke conferentie van 11 februari 2019 ook over bodemverzakking zal gaan. M. Krul-Seen geeft aan dat in de conferentie zal worden aangegeven waar bodemverzakking wordt behandeld. M. Leewis geeft aan dat hiervoor aansluiting kan worden gezocht bij het Platform Slappe Bodem. M. Welling vraagt of het ook mogelijk is dat medewerkers parttime bij onze dienst werken en parttime bij een andere omgevingsdienst in de provincie Zuid-Holland. M. Krul-Seen geeft aan dat dat mogelijk is. 4. Nota Planning & Control G. Meiland vraagt wat precies het verschil is tussen wettelijke taken en plustaken. Hij vraagt of in geval dat de levertijden onder druk staan eerst de wettelijke taken worden opgepakt. Hij geeft aan dat deelnemers de gewenste uren goed moeten inschatten en dat bij meerwerk er eventueel een ander tarief gehanteerd zou moeten worden. Tot slot zou hij graag willen dat de indexatie binnen het advies van het Financieel Kader Gemeenschappelijke Regelingen Hollands Midden wordt vastgesteld. Y. Peters-Adrian geeft aan dat het ook de verantwoordelijkheid van de deelnemers is om reëel te begroten. De wens van de gemeente Lisse om met de indexatie binnen het advies van het Financieel Kader Gemeenschappelijke Regelingen Hollands Midden te blijven, is genotuleerd. Ze geeft aan dat gezien de cao-ontwikkeling het afgelopen jaar een hogere indexering helaas noodzakelijk was om reëel te kunnen begroten. M. Krul-Seen geeft aan dat de extra vraag van dit jaar vooral op het gebied van ruimtelijke ordening is en niet op het gebied van de wettelijke taken. De dienst wil toewerken naar een tariefdifferentiatie naar de aard van de werkzaamheden. Het moment van bestellen heeft daar geen invloed op. Y. Peters-Adrian geeft aan dat bij extra vragen van de deelnemers ook nee kan worden gezegd. Ze benadrukt nogmaals het belang van goed begroten. G. Meiland zal worden geïnformeerd over het onderscheid tussen wettelijke taken en plus-taken. K. Hoekstra vraagt of de Kadernota ook naar de gemeenteraden wordt gestuurd. M. Krul-Seen geeft aan dat bij de start van een nieuwe jaarcyclus de kadernota, de PDC en de formatie in de vergadering van het dagelijks bestuur van 10 december 2018 worden behandeld. De behandeling in het algemeen bestuur is pas op 11 februari De deelnemers hebben ruim twee maanden om de stukken in de raad te behandelen. Tevens geeft ze aan dat ze van een aantal gemeenteraden het verzoek heeft ontvangen om in de aangegeven periode een presentatie over de dienst te komen geven. R. Bouter merkt op dat het schappen van de minimale afnameverplichting een goede ontwikkeling is. Hij heeft echter nog zorgen over de frictiekosten die in rekening worden gebracht indien er meer dan 2% wordt bezuinigd in de begroting. Indien de raad besluit om de koers te wijzigen kan het zijn dat de vraag aan de dienst ook wijzigt. Hij wil niet dat de vrijheid van de raad om de koers te wijzigen wordt ingeperkt door financiële consequenties. Y. Peters-Adrian geeft aan dat de dienst een verlengde is van de eigen organisatie. Indien in de eigen organisatie een koerswijziging wordt doorgevoerd kan dat ook financiële consequenties hebben. Bij de omgevingsdienst is dat niet anders. Agendapunt 2: Verslag vergadering algemeen bestuur 5 november 2018 ( ) 3

4 R. Janssen geeft aan dat we een gemeenschappelijke regeling zijn en met elkaar voor de continuïteit moeten zorgen. De vrijheid van de raad staat niet ter discussie maar kan wel financiële consequenties hebben. A. Ingwersen vindt het goed om tussentijds te kunnen bijsturen. Ze zou als deelnemer ook een actieve rol daarin kunnen hebben. Het is belangrijk om duidelijk en tijdig inzicht te hebben in de voortgang. Daarnaast geeft ze aan dat de afspraken die met de provincie worden gemaakt om te komen tot één uurtarief niet moeten leiden tot een hogere bijdrage voor de overige deelnemers. Tot slot vraagt ze wat er bedoeld wordt met de constatering dat de financiële risico s een beetje toenemen als gevolg van het schappen van de minimale afnameverplichting. M. Krul-Seen geeft aan dat de dienst probeert om goed te volgen welke wensen er bij de deelnemers leven en daaraan opvolging te geven. Bestuurlijk kunnen in de burap afspraken kunnen worden gemaakt over bijsturing. Bij de gesprekken met de provincie om te komen tot één uurtarief is geen consequenties heeft voor de overige deelnemers een hard uitgangspunt. Y. Peters-Adrian geeft aan dat de flexibiliteit van de dienst niet onbeperkt is en dat het consequenties kan hebben als de afname gedurende het jaar erg afwijkt van de begroting. Het is dus erg belangrijk de werkzaamheden aan de voorkant goed in te schatten. H. Sahin had ook de vraag of de kadernota naar de raden wordt gestuurd. Daarnaast constateert ze dat er erg veel producten zijn voor de planning en controlcyclus. Y. Peters-Adrian geeft aan dat eraan wordt gewerkt om de producten compacter te maken. M. Krul-Seen geeft aan dat momenteel de aanbesteding van het nieuwe zaaksysteem plaats vindt. Een voorwaarde voor de inrichting van het nieuwe systeem is dat rapportages gemakkelijker kunnen worden geproduceerd. Daarnaast proberen we minder tekst te produceren. M. Cramwinckel had ook de vraag of de kadernota naar de raden wordt gestuurd. Y. Peters-Adrian benadrukt dat de kadernota tijdig naar de leden van het algemeen bestuur wordt gestuurd, maar dat het de verantwoordelijk van de leden van het algemeen bestuur zelf is om het stuk al dan niet in de gemeenteraden te behandelen. J. Gardeniers maakt een compliment over de vele stappen die er zijn gezet en de goede weg die is ingeslagen. Het algemeen bestuur stelt de Nota Planning & Control vast. 5. Tweede bestuurlijke rapportage 2018 R. Bouter vraagt wat het effect ervan is dat de frictiekosten in de begroting waren opgenomen in de salarislasten. Y. Peters-Adrian geeft aan dat een deel van de salariskosten wordt gefinancierd uit de frictiekosten vanwege P1720. In de begroting 2018 is de vergoeding voor deze frictiekosten opgenomen in de salariskosten. In de realisatie wordt de vergoeding van de frictiekosten weergeven bij de opbrengsten. Hierdoor ontstaat in de realisatie een afwijking ten opzichte van het budget. Dit heeft geen invloed op het resultaat. Agendapunt 2: Verslag vergadering algemeen bestuur 5 november 2018 ( ) 4

5 M. Welling constateert dat de realisatie op de KPI s achterblijft. Zo heeft de KPI bij advies een realisatie van 54%. M. Krul-Seen beaamt dat de realisatie te laag is en geeft aan dat er actie wordt ondernomen om het halen van de KPI s te verbeteren. G. Mostert vraagt hoe de lage KPI s zich verhouden met de inhuur. M. Krul-Seen geeft aan dat de dienst meer zal moeten inhuren om de norm te halen. A. Ingwersen vraagt of de norm reëel is. M. Krul-Seen geeft aan dat de KPI s heroverwogen worden bij de aanschaf van het nieuwe zaaksysteem. Het huidige systeem vereist veel handwerk. Daarnaast is de programmastructuur gewijzigd, waardoor het nog lastiger is geworden om de juiste gegevens uit het systeem te halen. De dienst wil graag in gesprek met de deelnemers welke KPI s er gewenst zijn. Door veel extra adviesvragen van de deelnemers, met name voor ruimtelijke ordening, is dit een heel druk jaar. Het kan gebeuren dat werk niet meer kan worden aangenomen om de KPI s te kunnen halen. Er zijn ook signalen dat de golf aan extra werk weer afneemt. C. van Mullem geeft aan dat de problematiek minder speelt bij toezicht en handhaving omdat de werkzaamheden vooraf beter zijn in te schatten. R. Janssen merkt op dat de realisatie op de KPI ook te maken heeft met de kwaliteit van de vraag. De Omgevingsdienst heeft een dienstbare aard en pakt aanvragen van alle kwaliteitsniveaus op, waardoor achteraf soms veel vragen moeten worden gesteld. Een aanvrager moet vooraf nadenken over formulering van de adviesvraag. Dit kan meewerken aan het vlot opstellen van een advies en dus het halen van leveringstermijnen. Het is ook mogelijk om aanvragen te weigeren. Hierdoor kan er ook een vooruitgang op de KPI worden geboekt. Y. Peters-Adrian geeft aan dat de zorg om de KPI s wordt gedeeld en dat van beide kanten (deelnemers en dienst) verbeteringen kunnen worden gemaakt. Als er zorgen zijn over aanvragen kunt u altijd contact opnemen met de dienst. Het algemeen bestuur stelt de tweede bestuurlijke rapportage 2018 vast. 6. Voortgangsrapportage strategienota Het algemeen bestuur neemt kennis van de Voortgangsrapportage Strategienota. 7. Asbesttaken ODWH H. Bos geeft aan dat er deze zomer een nieuwsitem was bij de NOS waarbij werd aangegeven dat asbest vaak veel goedkoper, sneller en soms zelfs veiliger kan worden verwijderd dan nu gebeurt. Dat is weergegeven in een tweetal onderzoeksrapporten van TNO (in 2017 en 2018). Hij vraagt of de dienst deze rapporten kent en wat ze ermee doen. C. van Mullem geeft aan van deze rapporten te hebben gehoord. Hij geeft aan dat de dienst een sloopmelding t.b.v. een asbestsanering beoordeeld en vervolgens controleert of de sanering goed wordt uitgevoerd. Dat doen we steekproefsgewijs. De vraag of de saneringsmethode waarop de certificering van saneringsbedrijven is gebaseerd aangepast zou moeten worden is een onderwerp voor discussie in het landelijk netwerk. R. Janssen geeft aan dat er landelijk normen zijn opgesteld wat er veilig is. De saneringswijze is een discussie die op landelijk niveau gevoerd moet worden. De omgevingsdienst is een uitvoeringsorganisatie. Agendapunt 2: Verslag vergadering algemeen bestuur 5 november 2018 ( ) 5

6 H. Bos geeft aan dat een reële wijze van handhaving van belang is. De dienst kan belanghebbende zijn om de landelijke norm te beïnvloeden. A. Jordan vraagt hoe de dienst omgaat met asbest bij calamiteiten. M. Krul-Seen geeft aan dat de dienst deelneemt aan een crisisorganisatie, waarbij de brandweer vaak leidend is. Of de dienst bij alle asbestcalamiteiten wordt betrokken is afhankelijk van de afspraak die de dienst daarover heeft met de individuele deelnemer. Het algemeen bestuur neemt kennis van de nadere toelichting op het thema asbest alsmede van de stand van zaken van de overdracht van asbesttaken van de gemeenten naar de Omgevingsdienst. 8. Uitvoeringskader asbesttaken basistakenpakket A. Jordan geeft aan dat ze niet weet of ze over het uitvoeringskader mag stemmen omdat het niet in de gemeenteraad is behandeld. M. Leewis geeft aan dat de uitvoering van de asbestwerkzaamheden niet op de wijze van het uitvoeringskader zijn opgenomen in de gemeentelijke begroting. M. Lamers geeft aan dat het uitvoeringskader ook niet in de gemeenteraad van Voorschoten is behandeld. Zij onthoudt zich tevens van stemmen. Y. Peters-Adrian merkt op dat de vertegenwoordigers van Leiden en Voorschoten zich onthouden van stemmen. Het algemeen bestuur stelt het Uitvoeringskader asbesttaken basistakenpakket vast. 9. Rondvraag H. Sahin vraagt of er een bijeenkomst georganiseerd kan worden voor raadleden om hen te informeren over Schiphol. Y. Peters-Adrian geeft aan dat dit zal worden besproken in het dagelijks bestuur. S. van Veen vraagt of er bij het werven van goed personeel ook hogescholen en universiteiten worden benaderd voor afstudeeropdrachten. M. Krul-Seen geeft aan dat de dienst daarmee aan de slag wil gaan, en de eerste stappen daartoe heeft genomen. 10. Presentatie Bijenlandschap Door Koos Biesmeijer, Wetenschappelijk directeur Naturalis en Menko Wiersema, Senior gebiedsregisseur Provincie Zuid-Holland 11. Presentatie TenneT Door Camiel Masselink, Omgevingsmanager Cluster Randstad 380 kv Noordring, Public Affairs Nederland, TenneT Agendapunt 2: Verslag vergadering algemeen bestuur 5 november 2018 ( ) 6

7 12. Sluiting Y. Peters-Adrian sluit de vergadering. Vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 11 februari 2019, de voorzitter, de secretaris, Y. Peters-Adrian M.E. Krul-Seen Agendapunt 2: Verslag vergadering algemeen bestuur 5 november 2018 ( ) 7