Advies. Jaarrekening 2013 Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Gelderland-Zuid

Transcriptie

1 Advies Jaarrekening 2013 Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Gelderland-Zuid Gemeente Nijmegen Adviesfunctie Gemeenschappelijke Regelingen Clemens Rutten RA Peggy van Gemert RA/AA April 2014

2 Inhoud 1. Inleiding Advies Bevindingen Algemeen Controleverklaring door de accountant Ontwikkelingen Resultaatanalyse Voorgestelde resultaatsbestemming Balansanalyse BTW Weerstandsvermogen en risico s Normering algemene reserves Beschouwing hoogte reserves Risico s

3 1. Inleiding De gemeenten in de Regio Nijmegen hebben besloten dat vanaf 1 juli 2005 de begroting- en verantwoordingsproducten van een aantal gemeenschappelijke regelingen worden beoordeeld door de Adviesfunctie Gemeenschappelijke Regelingen (GR). Op verzoek van de regiogemeenten is de Adviesfunctie gepositioneerd bij de afdeling Financiën van de Gemeente Nijmegen. De adviesfunctie adviseert primair de deelnemende gemeenten. De begrotingen en jaarrekeningen van de GR-en worden getoetst aan de Begrotingsrichtlijnen Regio Nijmegen (BRN). Daarnaast worden de financiële meerjarenposities en de risico s van de GR beoordeeld. Deze notitie bevat een beoordeling van de Jaarrekening 2013 van de GR Veiligheidsregio Gelderland-Zuid (VRGZ). Op 7 april 2014 hebben wij onze bevindingen besproken met de Algemeen Directeur mevrouw Van Veen en het Hoofd Financiën mevrouw Hubers van de GR VRGZ. Bevindingen uit dit gesprek hebben mede geleid tot het voorliggend rapport. Datgene wat uiteindelijk geadviseerd wordt, is de verantwoordelijkheid van de adviesfunctie. Tijdschema De VRGZ verzoekt u in de aanbiedingsbrief bij de jaarrekening om vóór 1 juni 2014 uw zienswijze over de Jaarrekening 2013 van aan het Dagelijks Bestuur (DB) van VRGZ mede te delen. Hierbij baseert de VRGZ zich op wettelijke termijnen. Hoewel de adviesfunctie een tijdige reactie onderschrijft, merkt zij op dat deze termijn in de Begrotingsrichtlijnen Regio Nijmegen 2015 is vastgesteld op bij voorkeur vóór 21 juni doch uiterlijk vóór 24 juni De Jaarrekening dient vóór 15 juli 2014 door het Algemeen Bestuur (AB) te zijn vastgesteld, aangezien met ingang van 2007 de jaarrekening van VRGZ onder het Single Information, Single Audit regime valt. De jaarrekening moet in verband hiermee vóór 15 juli worden ingediend bij het Centraal Bureau voor de Statistiek in verband met vaststelling van subsidies. Door vaststelling van de Begrotingsrichtlijnen Regio Nijmegen 2015 hebben de gemeenten uit de regio Nijmegen met deze planning unaniem ingestemd. Het AB van de VRGZ zal op 26 juni 2014 een besluit nemen over de jaarrekening

4 2. Advies Indien u naast de financiële verantwoordingen kunt instemmen met de inhoudelijke taak- en prestatieverantwoordingen, adviseren wij de deelnemende gemeenten van VRGZ om: A. In te stemmen met de jaarrekening 2013 van Veiligheidsregio Gelderland Zuid en; B. In te stemmen met de vrijval van de bestemde reserve Kwaliteit personeel Veiligheidsregio s van en uitkering van dit bedrag aan de deelnemende gemeenten. C. In te stemmen met de volgende bestemmingsvoorstellen van het positieve resultaat van per saldo o Het negatieve resultaat van het programma Regionale AmbulanceVoorziening (hierna: RAV) van als volgt te onttrekken aan de reserves voor aanvaardbare kosten: uit de reserve aanvaardbare kosten van de Meldkamer AmbulanceDienst uit de reserve aanvaardbare kosten van de Regionale AmbulanceVoorziening o Het positieve resultaat na mutaties in reserves van het programma Crisis en Rampenbestrijding van als volgt in te zetten: toe te voegen aan de algemene reserve Rampenbestrijding incidenteel uit te keren aan de gemeenten. Voor het resterend te bestemmen resultaat van wordt verwezen naar het volgende punt. D. Niet in te stemmen met de volgende toevoegingen voor het vormen van nieuwe bestemde reserves:* o voor piketkosten (crisis)communicatie o voor extra inzet financieel personeel E. Indien besloten wordt om bij punt D het advies van de adviesfunctie te volgen, te besluiten de vrijvallende middelen ( , ) uit te keren aan gemeenten als bedrag uitkomend boven de reservenorm. * Het AB heeft besloten om deze kosten die in 2013 en daaropvolgende jaren (gaan) optreden voor de jaren 2013 en 2014 te dekken uit de algemene reserve. VRGZ heeft dit AB-besluit uitgelegd door het vormen van een bestemmingsreserve als onderdeel van het bestemmingsvoorstel. Echter, de adviesfunctie leest het AB-besluit als een toegestaan tekort voor de jaren 2013 en 2014 te dekken via het resultaat uit de algemene reserve. Het vormen van een bestemmingsreserve wordt dan overbodig geacht. 4

5 3. Bevindingen 3.1. Algemeen De Jaarrekening 2013 van de VRGZ en de aanbiedingsbrief zijn toegezonden door de VRGZ. Uw zienswijze hierop kunt u toezenden aan de VRGZ. In de Algemeen Bestuursvergadering van 26 juni 2014 zal de Jaarrekening 2013 van de VRGZ worden behandeld en vastgesteld Controleverklaring door de accountant De concept jaarstukken van de VRGZ zijn door de accountant gecontroleerd en de accountant heeft een goedkeurende controleverklaring afgegeven voor getrouwheid en rechtmatigheid. Indien zich omstandigheden voordoen voor de vergadering van het Algemeen bestuur die aanpassing van de jaarrekening noodzakelijk maken, dan moeten deze nog voor de vergadering worden aangebracht en dan ontstaat voor de accountant een nieuwe situatie Ontwikkelingen Het jaar 2013 stond in het teken van de regionalisering van de brandweer. Hierbij is het beheer van de brandweer overgedragen aan de VRGZ en toegevoegd aan de taken die al regionaal waren georganiseerd. Daarbij is de formatie van de ondersteunende diensten sterk toegenomen. In het jaarverslag wordt een uitgebreide toelichting gegeven op de beleidsinhoudelijke ontwikkelingen Resultaatanalyse De jaarrekening 2013 van de VRGZ sluit na mutaties in reserves met een voordelig resultaat van bijna 2 miljoen. Het resultaat is als volgt te verdelen over de beide programma s: Resultaat 2013 C&R RAV Totaal Bedragen x Begroting Begroot voor bestemming Toevoegingen/onttrekkingen reserves 0 Saldo begroot na winstbestemming Jaarrekening Realisatie voor bestemming Toevoegingen/onttrekkingen reserves Saldo realisatie na (eerste) winstbestemming

6 Programma Crisis & Rampenbestrijding Het positieve resultaat van programma C&R is ongeveer 2,4 miljoen terwijl de begroting nagenoeg op nihil sloot. In het jaarverslag wordt dit resultaat in paragraaf 2.6 verklaard vanuit de volgende ontwikkelingen. Hieronder wordt tegelijkertijd een relatie gelegd met de staat van baten en lasten ( 5.6) Vacatures zijn niet of vertraagd ingevuld. Dit in afwachting van de doorontwikkeling die kan leiden tot een aangepaste behoefte aan functies en de invulling daarvan. Hierdoor vallen de personeelskosten 1,5 miljoen lager uit dan in de gewijzigde begroting. Binnen de personeelskosten blijkt wel dat de 2 miljoen lagere kosten voor lonen en salarissen van eigen personeel grotendeels teniet wordt gedaan door 1,5 miljoen hogere kosten aan externe inhuur. Daarnaast vallen de kosten voor opleidingen (zie volgend punt) en de overige personeelslasten lager uit. Lopende herijking van personele vergoedingen en een herziening van zowel het opleidingsplan als de regionale oefenorganisatie. Dit heeft tot gevolg dat minder is uitgegeven aan oefenen en opleiden. Opgemerkt wordt dat in de gewijzigde begroting alle budgetten voor opleiden, trainen en oefenen zijn verschoven naar personeelskosten. In de primitieve begroting stond onder overige bedrijfskosten hiervoor nog een kostenpost van bijna 1,2 miljoen. In de vergelijking tussen de realisatie en de primitieve begroting heeft dit tot gevolg dat de overige bedrijfskosten ogenschijnlijk 1,3 miljoen lager zijn uitgevallen. Investeringen zijn uitgesteld in afwachting van een nieuwe investeringsplanning. Hierdoor zijn de kapitaallasten (rente en afschrijving) 5 ton lager dan primitief begroot. De VRGZ geeft aan dat deze kostenvoordelen voornamelijk incidenteel zijn en het karakter hebben van het uitstellen van uitgaven. Aanvullend valt uit het overzicht van baten en lasten van programma C&R af te leiden dat de overige opbrengsten bijna 4 ton hoger zijn dan primitief begroot. Dit komt door een structurele toename van de aan de GGD doorberekende kosten voor verleende ondersteunende diensten. De fusie van de GGD Regio Nijmegen met de GGD Rivierenland is hier de reden voor. Programma Regionale AmbulanceVoorziening Het negatieve resultaat van programma RAV is met ongeveer negatiever is dan het begrote tekort van 2 ton. In de jaarrekening is dit in paragraaf 5.8 uitgebreid toegelicht. Hoewel het budget aanvaardbare kosten vanuit de zorgverzekeraars 4 ton (2,5%) hoger is door indexering, zijn de kosten bijna 6 ton hoger. Dit komt hoofdzakelijk door bijna 4 ton meer kosten voor communicatieapparatuur, wagenpark en werkmaterieel. Opgemerkt wordt dat binnen de personeelskosten besparingen op loonkosten, in verhouding tot het programma C&R, nog meer teniet worden gedaan door hogere kosten van externe inhuur. 6

7 3.5. Voorgestelde resultaatsbestemming Bedragen x Bestemmingsvoorstel jaarresultaat - 47 Te onttrekken aan de reserve aanvaardbare kosten Meldkamer AmbulanceDienst (MKA) Te onttrekken aan de reserve aanvaardbare kosten Regionale AmbulanceVoorziening (RAV) Totaal programma Regionale AmbulanceVoorziening A 75 Toe te voegen aan een nieuwe bestemde reserve piketkosten communicatie 65 Toe te voegen aan een nieuwe bestemde reserve extra inzet financieel personeel 150 Toe te voegen aan de Algemene Reserve Rampenbestrijding Incidenteel uit te keren aan gemeenten Totaal programma Crisis en Rampenbestrijding Totaal voorstel resultaat 2013 B 181 Vrijval bestemde reserve Kwaliteit Personeel Veiligheidsregio's en uitkering aan gemeenten A+B Totale uitkering aan gemeenten De rekening van de VRGZ sluit met een voordelig saldo als gevolg van kostenvoordelen in Toevoegen van het voordelig saldo aan de algemene reserve zorgt ervoor dat de algemene reserve 2,1 miljoen boven de norm komt. Om die reden wordt voorgesteld om dit bedrag uit te keren aan de deelnemende gemeenten. Samen met de vrijval van de bestemde reserve Kwaliteit Personeel Veiligheidsregio s leidt dit tot een totale uitkering van bijna 2,3 miljoen Balansanalyse In de balans worden de bezittingen en schulden van VRGZ gepresenteerd. Doordat 2013 het eerste jaar is na de regionalisering zijn de vergelijkende cijfers uit 2012 maar beperkt bruikbaar als vergelijkingsmateriaal. Opvallende punten zijn: De boekwaarde van de materiele vaste activa is sterk toegenomen naar 40,6 miljoen (eind 12: 5 miljoen. Deze stijging wordt veroorzaakt door de overname van materieel van de gemeentelijke brandweer voor 13,2 miljoen en een 15-tal kazernes voor 21,7 miljoen. In beide gevallen tegen boekwaarde. De debiteurenstand eind 2013 is met 5,8 miljoen (eind 12: 2,1 miljoen) incidenteel hoog omdat de RAV vanwege een nieuw rittenregistratiesysteem later dan normaal factureerde. De voorziening voor oninbare debiteuren is eveneens verhoogd BTW De wettelijke brandweertaken zijn van de gemeenten overgeheveld naar de veiligheidsregio s is hiermee het laatste jaar waarin de VRGZ de BTW op ingekochte goederen en/of diensten kon doorschuiven naar de deelnemende gemeenten. Gemeenten kunnen BTW namelijk alleen terugvragen bij het BTW-Compensatiefonds als zij de wettelijke taak hebben. 7

8 De inkoop-btw over 2013 bestaat uit de volgende drie onderdelen: De oude regionale brandweer De nieuwe gemeentelijke brandweertaken o BTW op exploitatielasten. In het voorschot van de gemeente is hiervoor een begroot bedrag opgenomen. o BTW op investeringen. Dit zat niet in het voorschot. Conform een opgave vanuit de VRGZ is de compensabele BTW op alle 3 de onderdelen doorgeschoven naar de gemeenten (totaal 1,4 miljoen). Daarnaast is voor de nieuwe gemeentelijke brandweertaken het verschil tussen de werkelijke BTW en het gemeentelijk voorschot meegenomen in de verrekening met de deelnemende gemeenten (zie jaarrekening bijlage 6.7). Per saldo heeft hiermee de compensabele BTW van de VRGZ geleid tot een teruggaaf van het BTW- Compensatiefonds bij gemeenten. Vanaf 2014 is de BTW een kostenpost voor de VRGZ waarvoor zij wordt gecompenseerd door een hogere Brededoeluitkering (BDUR). Voor de deelnemende gemeenten ontstaat echter een nadeel. De inkoop-btw van de oude regionale brandweer werd namelijk doorgeschoven naar de deelnemende gemeenten die dit konden terugvragen via het BTW-Compensatiefonds. Deze baten vervallen vanaf Bij de advisering over de begroting 2014 is geadviseerd om de BTW nadelen die bij gemeenten ontstonden, terug te laten vloeien via een structurele verlaging van de gemeentelijke bijdrage aan de VRGZ. Dat zou betekenen dat er een taakstelling bij de VRGZ zou komen te liggen. Het AB heeft besloten tot de gulden middenweg. Hierin worden gemeenten voor de jaren 2014 en 2015 gecompenseerd voor de BTW consequenties voor een bedrag van Dit wordt betaald uit een bestemde reserve van die hiervoor ten laste van het resultaat 2013 wordt gevormd. In volgende jaren wordt nog bezien hoe hier mee wordt omgegaan. Feitelijk betekent dit, dat de korting op de gemeentelijke bijdragen voor 2014 en 2015 nog niet gepaard hoeft te gaan met een bezuinigingstaakstelling. Gezien het feit dat er veel onzekerheden zijn over de consequenties van de gehele BTW operatie gecombineerd met de onzekerheden die de overdracht van de kazernes met zich meebrengen en ook de fase van ontwikkeling waarin de VRGZ zich bevindt, is het wel voorstelbaar dat de VRGZ wil voorkomen dat er direct een taakstelling wordt neergelegd. Hoewel er geen oorzakelijk verband bestaat tussen het voordelig saldo 2013 en de BTW korting in 2014 en 2015, kan naar de mening van de adviesfunctie de gevolgde handelswijze ten aanzien van bestemde reserve en uitkering aan gemeenten als acceptabel worden beschouwd. Mochten voornoemde onzekerheden in de toekomst niet leiden tot tekorten, dan leidt een positief resultaat via de algemene reserve toch tot een uitkering aan de gemeenten. Immers, de algemene reserve Rampenbestrijding is volledig op peil. 4. Weerstandsvermogen en risico s 4.1. Normering algemene reserves Vanwege sterk verschillende financieringsbronnen, zijn door VRGZ feitelijk twee algemene reserves gevormd. Eén voor programma C&R en één voor programma RAV. Het Algemeen Bestuur van VRGZ heeft in 2012 besloten om voor de korte termijn de normen op pragmatische wijze bij te stellen en in 2014 een nieuwe nota reserves, risico s en weerstandscapaciteit op te stellen. Deze komt in de loop van 2014 beschikbaar. 8

9 Voor het programma C&R bedraagt de norm maximaal 5% van de omzet met een ondergrens van Voor het programma RAV wordt de algemene reserve gevormd door de bijdragen van zorgverzekeraars en is deze bedoeld om schommelingen op te vangen. Voor de normering worden de ontwikkelingen binnen de zorgsector gevolgd. De minimale norm bedraagt ongewijzigd 10% van de omzet en de streefwaarde is 15% van de omzet. In paragraaf 4.2 van het jaarverslag is de stand van beide algemene reserves afgezet tegen deze percentages. Hieruit blijkt dat de algemene reserve C&R na de toevoeging in het bestemmingsvoorstel van uitkomt op de norm. De algemene reserve RAV blijft ondanks de tussentijdse onttrekkingen boven de streefwaarde Beschouwing hoogte reserves In de jaarrekening is in de toelichting op de balans ( 5.5) het verloop van de reserves in 2013 weergegeven. De bestemmingsvoorstellen zijn hierin, conform verslaggevingsregels, nog niet meegenomen. In het jaarverslag wordt in de paragraaf weerstandsvermogen ( 4.2) ingegaan op de stand van de algemene reserves na verwerking van de bestemmingsvoorstellen. Het verloop van de reserves na verwerking van de bestemmingsvoorstellen is als volgt: Bedragen x Stand eind '13 Bestemmings voorstel Stand begin 2014 Algemene reserves 0 Aanvaardbare kosten Meldkamer AmbulanceDienst (MKA) Aanvaardbare kosten Regionale AmbulanceVoorziening (RAV) Rampenbestrijding Bestemmingsreserves 0 BTW-Compensatie Kwaliteit personeel VR Piketkosten crisiscommunicatie extra inzet financieel personeel Totaal reserve(mutaties) Tussentijdse mutaties in reserves in 2013 komen hoofdzakelijk voort uit bestemmingsvoorstellen bij de jaarrekening Algemene reserves Uit de paragraaf Weerstandsvermogen blijkt dat de algemene reserve C&R na de toevoeging in het bestemmingsvoorstel van uitkomt op de norm. Daarom ontstaat de incidentele uitkering aan gemeenten. De algemene reserve RAV overstijgt met 19% van de omzet de streefwaarde van 15%. Meerjarig daalt dit percentage door een structureel negatief resultaat van het programma RAV, hoewel de omvang van de algemene reserve RAV ruimschoots boven de minimale norm blijft. Doordat het programma RAV wordt gefinancierd door bijdragen vanuit zorgverzekeraars bestaat de algemene reserve uit bestemde middelen die niet aan de gemeenten kunnen worden uitgekeerd. 9

10 Opgemerkt wordt dat de algemene reserve MKA negatief is en blijft. Dit is ongebruikelijk voor een reserve maar maakt op totaalniveau niet veel uit. Bestemmingsreserves Zoals in dit advies toegelicht in paragraaf 3.7 is de bestemmingsreserve BTW-Compensatie gevormd om gemeenten in 2014 en 2015 te compenseren voor de vervallen teruggaaf van doorgeschoven BTW van de oude regionale brandweer. Onderdeel van het bestemmingsvoorstel is de vorming van een tweetal nieuwe bestemmingsreserves voor piketkosten (crisis)communicatie en extra inzet financieel personeel. Het AB heeft besloten om deze kosten die in 2013 en daaropvolgende jaren (gaan) optreden voor de jaren 2013 en 2014 te dekken uit de algemene reserve. VRGZ heeft dit AB-besluit uitgelegd door het vormen van een bestemmingsreserve als onderdeel van het bestemmingsvoorstel. Echter, de adviesfunctie leest het AB-besluit als een toegestaan tekort voor de jaren 2013 en 2014 te dekken via het resultaat uit de algemene reserve. Het vormen van een bestemmingsreserve wordt dan overbodig geacht Risico s In de jaarrekening is in de paragraaf weerstandsvermogen ( 4.2) uiteengezet welke risico s de VRGZ loopt en in bijlage 6.9 is een inventarisatie van risico s opgenomen. Hierbij is een inschatting gemaakt van de financiële gevolgen en de kans dat het risico op zal treden. Ingeschat wordt dat het risico maximaal 9,7 miljoen bedraagt (eind 12: 10,8 miljoen); verdeeld over RAV 5,7 miljoen en C&R 4 miljoen. Het gaat hier enerzijds om taken die door gemeenten en het Rijk (crisis en rampen) worden bekostigd en anderzijds om taken die door zorgverzekeringspremies (RAV) worden betaald. Daarom worden de risico s in principe gescheiden van elkaar beoordeeld. Rekening houdend met de kans en maatregelen is het verwachte risicoprofiel in totaliteit 5,4 miljoen (conform vorig jaar). Vooruitlopend op de in 2014 uit te brengen nieuwe nota over reserves, risico s en weerstandscapaciteit geeft VRGZ aan een verdiepingstraject voor de risico-inventarisatie te zijn gestart. In de jaarrekening wordt echter nog voortgeborduurd op de oude methode. De uitkomst hiervan is nauwelijks veranderd ten opzichte van voorgaand jaar. Ook de omvang van de algemene reserves is met 5,5 miljoen, na verwerking van bestemmingsvoorstellen, nagenoeg ongewijzigd gebleven. Geconstateerd kan worden dat het weerstandsvermogen ruim voldoende is om de risico s op te vangen. Het weerstandsvermogen dekt 57% van het maximale risico af, terwijl met het verwachte risico (rekening houdend met kans en maatregelen) zelfs ongeveer een 1-op-1 verhouding bestaat. Wel is deze verhouding voor het programma RAV gunstiger dan voor het programma C&R. 10