Bedrijfskundig onderzoek in de praktijk

Transcriptie

1 Bedrijfskundig onderzoek in de praktijk Operationeel bedrijfskundig onderzoek krijgt weer volop de aandacht. Bedrijfskundig onderzoek komt niet alle in industriële bedrijv aan de orde, maar ook in organisaties als bijvoorbeeld: ministeries, gemetelijke bedrijv instelling, nutsbedrijv, ziekhuiz verpleeginrichting ook commerciële distverlings-organisaties. In industrie distverling vind ontwikkeling plaats zoals het strev naar kleinere flexibeler productieseries, reductie van de logistieke kost, verhoging van de kwaliteit, verdere invoering van automatisering daarnaast het realiser van budgettering bezuiniging. Deze ontwikkeling zijn steeds meer aanleiding voor toegepast bedrijfskundig onderzoek. Het doel van bedrijfskundig onderzoek is het verzamel analyser van informatie over process in organisaties. Daarmee kunn de verbeteringsmogelijkhed in die process zichtbaar word gemaakt voor het managemt. Bedrijfskundig onderzoek speelt zich af binn de grz van organisaties moet vooral gericht zijn op het zogaamde "primaire proces". Het primaire proces of hoofdproces bepaalt immers het bestaansrecht in de markt, het karakter van de organisatie; dit proces vergt meestal de meeste mscapaciteit, de meeste material technologie is bepald voor het draagvlak van de "overheadkost" last but not least: het primaire proces is bepald voor de kwaliteit van het product dat bij e klant terechtkomt. OPNIEUW IN DE BELANGSTELLING De laatste jar is er weer e hernieuwde belangstelling te bespeur voor het primaire proces in organisaties. Nieuwe technologieën grijp vaak diep op uitvoerde process in dwing tot bezinning op de organisatorische consequties. Daarnaast is er e soort "nieuw realisme" gegroeid, dat het mogelijk maakt om in het belang van zowel directiekamer als werkvloer weer de organisatie de bedrijfsmatigheid van (primaire) uitvoeringsprocess in beschouwing te nem. E = KxA Deze nieuwe belangstelling voor bedrijfskundig onderzoek is niet meer geforceerd efficicy gericht, maar veel meer gebaseerd op e filosofie waarbij de ms in de organisatie ctraal staat. Hoe meer ms plezier voldoing in hun werk hebb, hoe beter de onderneming / organisatie gedijt. Er wordt dan niet meer gekek naar onderdel van de organisatie, maar naar de organisatie als totaal-systeem, waarbij het totaal-belang voorop staat. Dit leidt tot e meer integrale badering, waarbij niet alle de kwaliteit van e vernieuwing belangrijk is, maar vooral ook de acceptatie van de vernieuwing bij alle betrokk als Ydo organisatie-adviseurs Heter (026) info@ydo.eu pag. 1

2 belangrijk wordt onderkd. Het effect van nieuwe ideeën wordt daarom wel voorgesteld als het product van kwaliteit acceptatie (Effect = Kwaliteit x Acceptatie). TOEPASSINGSGEBIEDEN Bedrijfskundig onderzoek vervult in het algeme e belangrijke functie in het verbeter van de doelmatigheid van organisatieprocess. Het gev van inzicht in de process de bijbehorde randvoorwaard helpt het managemt bij het nem van beslissing over verandering vernieuwing. In de praktijk zijn er talloze gebied aan te gev waar bedrijfskundig onderzoek die rol kan vervull. Voorbeeld daarvan zijn: - de invoering van automatisering; - lay-out routing problem; - de toepassing van groeptechnologie; - het verbeter van logistiek procesbesturing; - het verbeter van taakverdeling; - het mak van distroosters; - het opzett van beoordelings- beloningssystem; - het met van kwaliteitskmerk; - het bepal van de bodigde capaciteit voor werkprocess; - het bepal van de kost van product dist; - het samstell van vakopleiding. Bedrijfskundig onderzoek is er op gericht om de kwaliteit kwantiteit van product (of dist) process de bijbehorde randvoorwaard zichtbaar te mak. Daarna kan deze beschrijving van de werkelijkheid beoordeeld word door toetsing aan e normatief model. Voorwaarde is dan wel dat er e normatief model, e door de organisatie gewst "ideaal", aanwezig is. In veel praktijksituaties is dat e probleem. Normatieve modell zijn vaak verouderd, of zijn in brokstukk in de hoofd van de ms aanwezig. In vele organisaties is het zelfs tot voor kort nog nooit eerder nodig geblek om over normatieve situaties na te dk Met dat laatste bedoel ik bijvoorbeeld overheidsorganisaties waar onder de druk van de bezuiniging pas kele jar geled gestart is met het nadk over normering. Soortgelijke situaties treff we aan in de gezondheidszorg, waar m worstelt met behandelings- verpleegkost, in het onderwijs waar m al jar bezig is met het normer van onderwijspakkett, bij gemetelijke instelling sociale dist waar m vaak niet weet wat de distverling kost. Ook bij politie, rechterlijke macht huiz van bewaring is de discussie nog lang niet afgeslot over vrag als: "wat kost de zorgverling wat is e aanvaardbaar kostniveau?" HET BELANG VOOR STRATEGISCHE BESLISSINGEN Ruwweg kunn wij twee typ organisaties onderkn t.a.v. strategische beslissing. Beide typ vind baat bij de resultat van bedrijfskundig onderzoek. 1. Organisaties (bedrijv) die door bijvoorbeeld e marketingfunctie goed in staat zijn om het door de klant gewste product (dist) te definiër waar m gewd Ydo organisatie-adviseurs Heter (026) info@ydo.eu pag. 2

3 is in markt e strategische positie te kiez. Hier volgt bedrijfskundig onderzoek de gemaakte keuzes. Met e concreet doel voor og zoekt de bedrijfskundige naar optimalisering flexibilisering van de uitvoerde process. 2. Organisaties die niet gewd zijn om strategische keuzes te mak. Voorbeeld zijn: overhed semi-overhed die collectieve goeder dist lever (ministeries, onderwijs, politie, gezondheidszorg). Hier kan bedrijfskundig onderzoek e "voortrekkersfunctie" vervull. Strategische beslissing word in deze organisaties pas echt mogelijk nadat de bedrijfskundige zichtbaar heeft gemaakt wat de kost zijn van product dist. Bedrijfskundig onderzoek helpt dan bij het kiez van doel, bij het bepal van de inhoud van voorziingspakkett. De functie goemd onder 1 is de meer traditionele functie van bedrijfskundig onderzoek. Daarbij moet altijd word opgepast voor het gevaar van sub-optimalisatie.in het verled kwam het wel es voor dat productieprocess werd "geoptimaliseerd", terwijl later bleek dat door veranderde marktverhouding de product onverkoopbaar war (textiel, scho, schep). Het gevaar van dergelijke fout is nog steeds aanwezig. Ook in die tweede rol bestaat de kans op sub-optimalisatie. In de intramurale gezondheidszorg bijvoorbeeld is het gevaar aanwezig dat m behandeling verpleging in ziekhuisverband optimaliseert, terwijl er e ontwikkeling op gang komt voor korter durde behandeling in verband met toemde thuisverzorging verpleging. De beleidsvoorbereidde rol van bedrijfskundig onderzoek wordt steeds belangrijker. De achterstand van het niet beschikbaar hebb van procesinformatie normatieve modell moet in veel organisaties word ingelop, voordat zinvolle discussies kunn word gevoerd over de effect van verandering vernieuwing. E belangrijke functie van bedrijfskundig onderzoek is het met beoordel van de productiviteit van werkprocess. Met e dergelijk onderzoek wordt informatie verzameld over die factor die het grootste effect hebb op de productiviteit van e organisatie. Het hoofddoel van e productiviteitstoetsing is het bereik van het "spiegel-effect" bij het managemt. Die spiegel toont het succes het fal van e organisatie van de inspanning van het managemt. Schematisch zi de factor die daarbij aan de orde kunn kom er als volgt uit (zoveel mogelijk gerangschikt naar prioriteitsvolgorde): Ydo organisatie-adviseurs Heter (026) info@ydo.eu pag. 3

4 werk werk organisatie organisatie structuur/taakverdeling structuur/taakverdeling sociale randvoorwaard sociale randvoorwaard werkvoorbereiding werkvoorbereiding planning/sturing/werkuitgifte planning/sturing/werkuitgifte materiaalvoorziing materiaalvoorziing productiviteit productiviteit werkproces werkproces outillage outillage werkplekinrichting werkplekinrichting apparat, apparat, machines machines gereedschapp gereedschapp ergonomische ergonomische factor factor werkprestatie werkprestatie werkmethode werkmethode werkinhoud werkinhoud -volgorde -volgorde gebruik gebruik van van techniek techniek hulpmiddel hulpmiddel fysiologische fysiologische factor factor werktempo werktempo vaardigheid vaardigheid motivatie motivatie De door Ydo ontwikkelde filosofie achter dit schema van "productiefactor" is als volgt. Alle goemde factor zijn te beschouw als randvoorwaard voor e goed lopd proces. Deze randvoorwaard moet zoveel mogelijk vooraf geregeld word t.b.v. het primaire proces. Dit is te beschouw als distverling aan dat primaire proces het is het managemt dat daarvoor verantwoordelijk is. Elke tekortkoming in deze distverling is onmiddellijk in versterkte mate merkbaar op de werkvloer. Hoe minder er van deze factor geregeld zijn, hoe meer de ms in het primaire proces dit dagelijks moet compser zelf dan maar ad hoc die randvoorwaard gaan regel. Afgezi van dalde motivatie betekt dit e orme tijdverspilling. Uit onze adviespraktijk blijkt dat hierdoor al snel titall proct aan werktijd verlor gaan, terwijl in vele gevall op managemt- stafniveau deze randvoorwaard ook geregeld kunn word in e fractie van de tijdsbesteding. Het managemt is in vele gevall bang voor "te hoge" overheadkost maar ziet niet dat vaak e veelvoud van die "overheadkost" in het primaire proces verborg zit. Om het spiegeleffect te realiser gaat de bedrijfskundige op zoek naar die verborg overheadkost. Door vast te stell waaraan medewerkers in het primaire proces hun tijd bested, kan goed onderbouwd op feit gebaseerd word aangetoond hoe het is gesteld met de productiviteit. Daarnaast moet de bedrijfskundig onderzoeker kunn aangev welke van de goemde factor onvoldode geregeld zijn, zodat daarmee ook de sleutel voor verbetering van de productiviteit wordt aangegev. Het zal duidelijk zijn dat het principe van dit onderzoek op elk dkbaar proces in elke organisatie toepasbaar is. Op de technische Ydo organisatie-adviseurs Heter (026) info@ydo.eu pag. 4

5 uitvoering van dergelijk onderzoek ga ik in het kader van dit artikel niet verder in. NORMSTELLING E tweede belangrijke stap in het bedrijfskundig onderzoek is het bepal van norm voor procestijd. Tijdnorm kunn t behoeve van e aantal verschillde bedrijfsfuncties noodzakelijk zijn, zoals: - offertecalculatie; - kostprijscalculatie; - planning sturing; - werkuitgifte; - uitbestedingsbeslissing; - seriegrootte bepaling; - nacalculatie; - productiviteitsbewaking; - routing lay-out inrichting; - mscapaciteitsbepaling; - machinecapaciteitsbepaling. Met de onderzoeksgegevs kan e normatief model word opgezet waaraan de bedrijfsfuncties word getoetst. Het model is alle geschikt voor al de goemde bedrijfsfuncties als dat model is gebaseerd op e optimaal proces, in e "ideale" organisatie. Afwijking t.o.v. deze ideale situatie moet in zo'n model tot uitdrukking kom met toeslag voor afwijking van de standaardsituatie. In de praktijk moet het verzamel van normgegevs gebeur in e beheerst proces waar ge systeemfout kinderziektes meer in voorkom. Het normstellingstraject dat door Ydo wordt gehanteerd (zie schema) bestaat uit twee del. In het constaterd deel wordt door de onderzoeker uitgegaan van de bruto gewerkte tijd, dat is de tijd die medewerkers bested aan e opdracht. Door analysetechniek wordt deze tijd verdeeld in e aantal rubriek (zie schema). Ydo organisatie-adviseurs Heter (026) info@ydo.eu pag. 5

6 OVERZICHT VAN DE ANALYSE VAN GEWERKTE TIJD EN NORMTIJD onderzoeksdocumtatie database rekmodel netto gewerkte tijd elemtaire handeling behorde bij de aangetroff grondtijd (afhankelijk van diverse invloedsfactor) netto tijd (per activiteit) bij standaard vergelijking gewerkte tijd (bruto) normtijd met de netto toeslag handeling dagelijkse werkelijkheid onregelmatige handeling toeslag voor afwijking van standaard oponthoud persoonlijke verzorging dagelijkse bezighed toeslag voor persoonlijke verzorging dagelijkse bezighed constaterd deel (onderzoeksmodel) normstelld deel (normeringsmodel) productiviteitsbewaking (evaluatiemodel) Vanuit de verzamelde informatie wordt in het tweede deel van het traject, in overleg met de organisatie, bepaald wat tot e standaardsituatie moet word gerekd welk deel voor reking komt voor afwijking. Het resultaat is e normatief model gebaseerd op e databank met grond-tijd die specifiek zijn voor e organisatie of e branche. Vanuit het normatieve model kan managemtinformatie word gegereerd. Het voordeel van het beschikbaar hebb van e normatief model is dat gefundeerd alternatiev kunn word afgewog. E goed voorbeeld daarvan is de afweging tuss "zelf mak" of "uitbested". E normatief model dwingt ook tot het gev van goede argumt wanneer m van het model wil afwijk. AANPAK VAN ONDERZOEK In de onderzoekspraktijk kom naast elkaar twee basisvorm van onderzoek voor: 1. E black-box badering van grof naar fijn, van abstract naar concreet, de aanpak volgs het boekje. Vanuit e definitie van het proces de plaats in de organisatie wordt de onderzoeksruimte beperkt. Door middel van het formuler van hypothes, het toets beoordel ervan aan de hand van vooraf geformuleerde criteria, word werkprocess standaard vastgelegd. De onderzoeker zal op deze wijze tot e niveau van detaillering kom die e verantwoord compromis vormt tuss erzijds de onderzoeksinspanning anderzijds de voorspellde waarde van de resultat. Hoewel theoretisch gezi dit e ideale aanpak is, gebiedt de dagelijkse praktijk toch vaak dat e combinatie wordt gemaakt met e tweede aanpak die meer tegemoet komt aan de eerder goemde formule E = K x A. Ydo organisatie-adviseurs Heter (026) info@ydo.eu pag. 6

7 2. E aanpak waarbij direct resultat zichtbaar word. De gewste bat ligg daarbij niet in eerste instantie op het financiële vlak, maar vooral op het motivationele vlak. Zak waarover onvrede bestaat word opgelost, waardoor er e draagvlak gecreëerd wordt voor toekomstig onderzoek met meer inhoudelijke bat. Deze wijze van onderzoek stelt wel bijzondere eis aan de persoon van de onderzoeker die dit proces van verandering moet begeleid. De onderzoeker moet zichzelf hierbij op de achtergrond stell. De betrokk medewerkers zijn het belangrijkst. Dat laatste brgt mij op e meer algeme geldde onderzoeksfilosofie. Ydo heeft het altijd noodzakelijk gevond dat medewerkers van de groep of afdeling waar het onderzoek wordt verricht, nauw word betrokk in dat onderzoek wel om de volgde red: - meestal wet de betrokk medewerkers zeer goed waar de knelpunt ligg in de uitvoering van hun (dagelijks) werk. Zij zijn het die de onderzoeker kunn help bij het opspor van organisatieverliez de bijbehorde oorzak, vaak hebb zij ook concrete ideeën voor verbetering; - wanneer er later op basis van onderzoeksuitkomst wordt beslot om verandering in te voer, zijn het dezelfde medewerkers die e groot deel van die verandering in hun werk werksituatie moet accepter. Wanneer die medewerkers 'aan de wieg hebb gestaan van die verandering, zijn de verandering ge verrassing meer zal de acceptatie op e meer natuurlijke wijze plaatsvind. Deze typische Ydo-filosofie heeft door de jar he bewez uitstekd te werk. Het onderzoekstraject duurt, door de inschakeling van de organisatie zelf, misschi iets langer; maar het implemtatietraject daarna (vaak e probleem bij advies veranderingsproject) loopt meestal veel gemakkelijker. Er zijn zelfs in onze adviespraktijk gevall bekd dat de medewerkers al stond te trappel van ongeduld om e voorgom verandering ook ingevoerd te zi, terwijl in de besluitvorming nog nagedacht moest word over de consequties. F. Bsdorp (dit artikel is eerder versch in B&ID 1989, no.1) Ydo organisatie-adviseurs Heter (026) info@ydo.eu pag. 7