B&W-Aanbiedingsformulier

Transcriptie

1 B&W.nr , d.d. 30 november 2010 B&W-Aanbiedingsformulier Onderwerp Auditrapport 2008 Verkoop gemeentelijk vastgoed BESLUITEN Behoudens advies van de commissie 1. in te stemmen met het auditrapport 2008 inzake verkoop gemeentelijk vastgoed; 2. in te stemmen met de aanbevelingen om: a. gedurende het project verkoop gemeentelijk vastgoed, alle betrokkenen stelselmatig, en zo nodig vertrouwelijk, mondeling te informeren; b. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden tussen bestuurlijke en ambtelijke organisatie helder te omschrijven, het bestuur en de organisatie dienen zich er vervolgens aan te committeren; c. de discussie over maatschappelijk vastgoed alsnog te voeren en te laten aansluiten bij het beleidskader gemeentelijk vastgoed; d. de administratie verder inzichtelijk te maken; 3. de gemeentesecretaris de opdracht te geven over de uitvoering van de aanbevelingen te rapporteren in de reguliere budgetcyclus; 4. de brief aan de Raad vast te stellen waarin u het auditrapport 2008 over Verkoop gemeentelijk vastgoed en het overzicht van aanbevelingen met de vervolgacties conform de verordening doorlichtingsonderzoeken aanbiedt. Samenvatting Het college van B&W voert jaarlijks onderzoek uit naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door haar gevoerde bestuur. In 2008 heeft de auditpool een drietal onderzoeken uitgevoerd. Met het onderzoek verkoop gemeentelijk vastgoed zijn alle onderzoeken voor 2008 afgerond

2 Aan de leden van de Gemeenteraad Bezoekadres Postadres Telefoon Website Gemeente Leiden Stadhuis Stadhuisplein 1 Postbus PC Leiden sleutel@leiden.nl Datum 25 november 2010 Contactpersoon Vera van der Heide Ons kenmerk DIV Doorkiesnummer 5212 Onderwerp Auditrapport 2008 Verkoop gemeentelijk vastgoed Geachte leden van de Gemeenteraad, Hierbij bieden wij u het auditrapport 2008 inzake Verkoop gemeentelijk vastgoed en het overzicht met aanbevelingen en vervolgacties ter kennisname aan. Het auditrapport 2008 over verkoop gemeentelijk vastgoed is het resultaat van een onderzoek dat door de interne auditpool is uitgevoerd in het kader van artikel 213a van de gemeentewet. Het doel van het onderzoek is om te bepalen in hoeverre de in 2005 in gang gezette verkoop van gemeentelijk vastgoed effectief is verlopen, conform de afspraken in het plan van aanpak verkoop vastgoed (B&W d.d. 1 juli 2005). Genoemd onderzoek heeft geleid tot een viertal aanbevelingen. 1. De eerste gaat over dat de afdeling VAG gedurende het project verkoop gemeentelijk vastgoed de betrokkenen stelselmatig en zo nodig vertrouwelijk of mondeling informeert. 2. De tweede aanbeveling betreft het helder omschrijven van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden tussen de bestuurlijke en de ambtelijk organisatie en het bestuur en de organisatie dienen zich daar vervolgens aan te houden. 3. De discussie als nog te voeren over maatschappelijk vastgoed en te laten aansluiten bij het beleidskader gemeentelijk vastgoed is de derde aanbeveling. 4. De vierde en laatste aanbeveling gaat over de administratie die inzichtelijk gemaakt dient te worden.

3 Wij nemen alle aanbevelingen over. Met betrekking tot aanbeveling 1, hebben we afgesproken dat eind 2010 het project verkoop gemeentelijk vastgoed een onderdeel is van het Beleidskader vastgoed. In een 3 wekelijks overleg met de verkoopverantwoordelijken (VAG) en de beheerders (BOV) zullen de actieve verkoopdossiers worden bediscussieerd. Het overleg heeft tot doel iedereen bij te praten en afspraken te maken over te nemen stappen per dossier. De communicatie met de rest van de organisatie wordt opgepakt door de verkoopverantwoordelijken. In het rapport is geconstateerd bij aanbeveling 2 dat in het verre verleden, er een verschil is ontstaan tussen wat er formeel is besloten en feitelijk is gebeurd. Zo blijkt uit het rapport dat in het verkoopproces een aantal panden, vaak om maatschappelijke sociale redenen uit de verkooplijst zijn gehaald, zonder dat hierover in alle gevallen een formeel B&W besluit werd genomen. Daarnaast wordt opgemerkt dat er panden te koop worden aangeboden die niet op de lijst met te verkopen vastgoed voorkomen. Tot slot wordt aangegeven dat aantal panden niet verkocht zijn tegen marktconforme waarde. Uit bovenstaande constateringen blijkt dat het belangrijk is om diverse rollen en regels voor verkoop van vastgoed goed vast te leggen. Voor panden die niet op de verkooplijsten staan, werd en wordt bij het vinden van een potentiële koper altijd een verkoopbesluit voorgelegd aan het college van B&W. Het is mogelijk dat er panden op de verkooplijst staan die (voorlopig) nog niet verkocht kunnen worden om sociaal, maatschappelijke of politieke redenen. Wij zullen vanaf dit moment dergelijke beslissingen altijd laten bekrachtigen via een collegebesluit, zodat voor iedereen duidelijk is waarom een pand (nog) niet verkocht kan worden. Verkopen onder de marktwaarde is niet meer aan de orde. De panden die zijn verkocht onder de marktwaarden, zijn jaren geleden verkocht in de tijd nog, voordat het beleidskader vastgoed van kracht was. Het betreft hier de verkoop van het Weeshuis waarin in de verkoopsprijs de restauratieopgave was verdisconteerd en welke separaat door de raad is geaccordeerd. Inmiddels is het weeshuis in haar volle glorie hersteld en heeft het een prachtige bestemming. Een tweede verkooptransactie betrof een vastgoedtransactie van een aantal panden in de omgeving van de Nieuwe Rijn. De totale verkoopprijs was uiteindelijk iets lager dan de marktwaarde. De panden zijn vervolgens door de ontwikkelaar opgeknapt en er zijn woningen boven winkels gerealiseerd. Kortom beide transacties hebben geleid tot een verbetering van onze binnenstad. Inmiddels is afgesproken dat een eventuele korting op de vraagprijs aan de voorkant transparant moet worden geregeld. De kopende partij dient hiertoe een subsidieverzoek in bij de gemeente, zodat expliciet een afweging kan worden gemaakt of de honorering van dit subsidieverzoek bijdraagt aan de maatschappelijke doelen die wij als gemeente nastreven. Uiteraard werd in het verleden deze afweging ook gemaakt, maar was deze onvoldoende zichtbaar in de uiteindelijke besluitvorming. Wij hebben afgesproken dat vanaf begin 2011 de rollen (en daarmee belangen en verantwoordelijkheden) van de gemeente Leiden als vastgoedeigenaar en subsidieverstrekker helder beschreven zijn, zodat ook het vervolgtraject bij verkoop vastgoed is geborgd. De rolverdeling tussen de wethouder, de ambtelijk opdrachtgever, ambtelijk opdracht nemer, procesmanager en het projectteam is inmiddels helder beschreven in het plan van aanpak Beleidskader Vastgoed.

4 De discussie over maatschappelijk vastgoed in aanbeveling 3 zal begin 2011 vanuit VAG geformaliseerd worden door o.a. het labelen van vastgoedcategorieën, inventariseren van huurders en onderhuurders, uitvoeren van taxaties en het confronteren van markthuur/contracthuur en het bepalen van huursubsidiebehoefte in de tijd. En tot slot nemen we ook de vierde aanbeveling over: het inzichtelijk maken van de administratie. Eind december 2010 zal het gegevensbeheer PLANON (vastgoedregistratie: technisch financieel juridische aspecten), de koppeling van overige systemen en het vastgoedmanagement zijn uitgewerkt. Over de uitvoering van de vervolgacties zal worden gerapporteerd in de reguliere budgetcyclus producten als bestuursrapportage 2011 en jaarrekening vanaf Wij hebben de verwachting dat we met de implementatie van bovengenoemde aanbevelingen het proces van de verkoop gemeentelijk vastgoed per 1 april 2011 op orde zullen hebben. Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Leiden, de Secretaris, de Burgemeester,

5 Vervolgacties audit verkoop gemeentelijk vastgoed (2008) Algemene reactie Omschrijving Vervolgactie/ standpunt Verantw. Planning Aanbeveling 1 Zorg ervoor dat ook tijdens de uitvoering van het project alle betrokkenen stelselmatig en zo nodig vertrouwelijk of mondeling worden geïnformeerd. Niet alleen bij de start van het project, maar ook bij ontwikkelingen gedurende het proces zoals het voornemen om een pand actief te verkopen en mogelijke vertragingen in traject. Het maken van een integrale afweging om te komen tot verkoop van vastgoed is onderdeel van het Beleidskader Vastgoed. In het Plan van Aanpak (uitvoeringsplan) Beleidskader Vastgoed is opgenomen op welke wijze binnen de afdeling VAG en in samenwerking met andere afdelingen zoals SEB, RMB en JFC bepaald gaat worden welke panden op termijn kunnen worden afgestoten. Wanneer deze afweging is gemaakt en is besloten tot verkoop over te gaan, wordt het pand onderdeel van het project verkoop vastgoed. In een 3-wekelijks overleg met de verkoopverantwoordelijken (VAG) en de beheerders (BOV) worden de actieve verkoopdossiers besproken en waar nodig bediscussieerd. Het overleg heeft tot doel iedereen bij te praten en afspraken te maken over te nemen stappen per dossier. De communicatie met de rest van de organisatie wordt geacht opgepakt te worden door de verkoopverantwoordelijken. Terugkoppeling hierop vindt plaats via het overleg of aparte dossierbesprekingen met de projectleider. Afdelingsmanager Vastgoedontwikk eling en Grondzaken Eind 2010 afhankelij k van het op tijd creëren van de juiste randvoor waarden.

6 Aanbeveling 2 Beschrijf voorafgaande de uitvoering van het project hoe de verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden tussen bestuurlijke en ambtelijke organisatie is. Het Plan van Aanpak Beleidskader Vastgoed is opgesteld in samenwerking tussen SEB (uitvoeringsplan 2) en VAG (uitvoeringsplan 1 en 3). Dit om de beide rollen (en daarmee belangen en verantwoordelijkheden) van Gemeente Leiden als vastgoedeigenaar en subsidieverstrekker gedurende het vervolgtraject te borgen. Ook op bestuurlijk niveau zijn deze 2 belangen geborgd door twee wethouders te committeren. De rolverdeling (incl. bevoegdheden en verantwoordelijkheden) tussen wethouder, ambtelijk opdrachtgever, ambtelijk opdrachtnemer, procesmanagers en projectteam is beschreven in het Plan van aanpak. Afdelingsmanager VAG Begin 2011 Aanbeveling 3 Voer discussie over maatschappelijk vastgoed en laat deze aansluiten bij het bij het beleidskader gemeentelijk vastgoed met als doel te komen tot een integrale belangenafweging over het voorzieningenniveau van de gemeente Leiden op diverse beleidsterreinen zoals onderwijs, economie, zorg, jeugdbeleid, welzijn ( atelierbeleid, hotels, diverse soorten opvangfaciliteiten, buurthuizen e.d.) De discussie over maatschappelijk vastgoed is uitgewerkt in het Plan van Aanpak en heeft zijn plek gekregen in de geformuleerde activiteiten en mijlpalen. Tevens is de relatie gelegd met de ROTIK sociale structuurvisie. Vanuit VAG zijn de volgende activiteiten en mijlpalen geformuleerd: Labelen van vastgoedcategorieën (activiteit); Inventariseren huurders en onderhuurders (activiteit); Uitvoeren taxaties (activiteit) Confronteren markthuur/contracthuur en bepalen huursubsidiebehoefte in de tijd (activiteit) Confrontatie markthuur/contracthuur panden in exploitatie en eerste indicatie huursubsidiebehoefte (mijlpaal); Opstellen dossier per gebruiker (mijlpaal). Vanuit SEB bestaat proces uit 1) sociale structuurvisie (kaderstellend) 2) vertaling structuurvisie naar gewenste kwalitatieve en kwantitatieve infrastructuur aan maatschappelijke voorzieningen. 3) bepalen rol van de gemeente in speelveld maatschappelijke voorzieningen 4) bepalen beleidsondersteunend vastgoed en tot slot 5) bepalen huursubsidie. Afdelingsmanager VAG Begin 2011 Aanbeveling 4 Het komen tot een inzichtelijke en eenduidige administratie, waarbij Afdelingsmana- Start

7 Zorg voor een inzichtelijke eenduidige administratie met actuele informatie over onroerend goed. Zorg voor een koppeling tussen de informatie uit Planon en de financiële informatie uit Decade Financial. management informatie op eenvoudige wijze kan worden ontsloten is tevens onderdeel van de uitwerking van het Beleidskader Vastgoed. Dit door enerzijds het uitwerken van het gegevensbeheer PLANON (vastgoedregistratie: technische financieel juridische aspecten) en de koppeling overige systemen en door anderzijds het uitwerken van vastgoedmanagement: asset en portefeuille/ spelregels tussen eigenaar/ beheerder/rapportages (maatschappelijk vastgoed, vastgoed t.b.v. ruimtelijke ontwikkelingen, eigen gebruik). ger VAG verbeteri ng medio mei 2010, eindtijd afhankelij k van de medewer king van anderen medio decembe r 2010

8