WATERSCHAPSBLAD 2013, NUMMER 11 BIJL.: - Agendapunt: 2

Transcriptie

1 AB WATERSCHAPSBLAD 2013, NUMMER 11 BIJL.: - Agendapunt: 2 NOTULEN VAN DE OPENBARE VERGADERING VAN HET ALGEMEEN BESTUUR, GEHOUDEN OP DINSDAG 5 MAART 2013 IN DE GELEENBEEKZAAL VAN HET WATERSCHAPSHUIS TE SITTARD Aanwezig: mevrouw E.H.M. Vanderheijden-Knops en de heren H.H.F. Lambie, J.H.J. van der Linden en H.W.M. Salden, allen vertegenwoordiger van de fractie Overig Ongebouwd; de heren M.A.T.M. Bouts, L.H. Dohmen en G.J.H.M. Wagemans, allen vertegenwoordiger van de fractie Bedrijven; de heren A.P. Resoort en A.A. Veder, beiden vertegenwoordiger van de fractie Natuurterreinen; de dames A.M.C. Nusteling, J.S.E. Van Wersch en F.M.M.U. Wijnen-Kivit, alsmede de heren K. Adema, T.J.G.M. Hanssen, H.M.G. Hartmann, C.H.J.M. Lebens, G.J.O.W. Vanhommerig en P.J.A.M. Wolters allen vertegenwoordiger van de fractie Waterbelang; mevrouw J.C.L. Aelen en de heren M.H.A.M. Belgers en W.L. Uitterhoeve, allen vertegenwoordiger van de fractie Water Natuurlijk; mevrouw I.F.M. Roebroek-Keulers en de heer P.L.J.M. Limpens, beiden vertegenwoordiger van de fractie VVD; voorzitter : de heer J.J. Schrijen secretaris/directeur : de heer J.M.G. In den Kleef adjunct-directeur : mevrouw M.H.M.G. Leenders-Stassen Afwezig met bericht van verhindering: de heren E.A. Sabel en R.L.M. Sleijpen 1 Opening en vaststelling agenda De voorzitter opent om uur de vergadering en heet allen van harte welkom. Vervolgens deelt de voorzitter mee dat bericht van verhindering is ontvangen van de heren Sabel en Sleijpen. De heer Wagemans zal iets later ter vergadering komen. Voor wat betreft de agenda deelt mevrouw Nusteling mee, dat zij graag een opmerking wenst te maken bij het onder agendapunt 5 geagendeerde hamerstuk. Met inachtneming hiervan wordt de agenda ongewijzigd vastgesteld /WOU 1/7

2 2 Notulen van de openbare vergadering van 27 november 2012 Naar aanleiding van een vraag van de heer Hanssen met betrekking tot het gestelde op pagina 2 inzake papierloos vergaderen, antwoordt de voorzitter dat een evaluatie ter zake wordt behandeld in de volgende vergadering van de commissie ABA. De notulen worden vervolgens ongewijzigd vastgesteld. 3 Lijst van ingekomen stukken, meldingen integriteit en mededelingen Naar aanleiding van de begroting van de Unie van Waterschappen zegt mevrouw Nusteling zich verbaasd te hebben over het gestelde op pagina 5 dat de Unie er voor zorgt dat waterschappen met één mond naar buiten treden en doen wat ze beloven. Spreekster is van mening dat hier moet staan de Unie streeft er naar dat waterschappen met één mond naar buiten treden. De voorzitter merkt op dat de Unie dit vrij strak verwoordt. Hier is bedoeld dat de belangenbehartiging vanuit een gezamenlijk standpunt wordt gedaan en wanneer men dan tot convenanten komt, de Unie zich geroepen voelt na te gaan of de waterschappen daar uitvoering aan geven. Getracht zal worden bij een volgende begrotingsbehandeling beter op zinsneden van deze aard te letten. Met betrekking tot mededeling nummer 2 inzake Onttrekking water Geleenbeek in verband met sluiting RWZI Terworm wordt door mevrouw Nusteling gevraagd om het concept van de antwoordbrief aan de maatschap Kerckhoffs te Heerlen ter beoordeling toe te zenden aan de AB-leden. Spreekster geeft aan dat de fractie Waterbelang de voorgestelde oplossing volledig steunt. Voorts is de fractie van mening dat aan het eind van het project de gronden terug zouden moeten gaan naar de maatschap Kerckhoffs. Mevrouw Nusteling merkt op dat deze casus kan worden gezien als een oefening in de bijeffecten van het sluiten van een RWZI. De voorzitter zegt toe dat de concept-brief aan de maatschap Kerckhoffs via de ter beoordeling en voor eventuele reacties zal worden toegezonden aan de leden van het algemeen bestuur. Conform het voorgestelde wordt vervolgens besloten de ingekomen stukken en de mededelingen voor kennisgeving aan te nemen. 4 Benoeming nieuw lid commissie Middelen en Financieel Beleid Conform het voorgestelde wordt besloten mevrouw J.S.E. Van Wersch alsnog in formele zin te benoemen tot lid van de commissie Middelen en Financieel Beleid. 5 Vaststelling Verordening elektronisch bekendmaken van besluiten Waterschap Roer en Overmaas 2012 Mevrouw Nusteling verzoekt om volgend jaar in de bijsluiter bij de aanslag op te nemen dat publicaties voortaan alleen nog maar elektronisch bekend worden gemaakt, hetgeen door de voorzitter wordt toegezegd. Mevrouw Aelen suggereert om de burger via de nieuwsbrief te attenderen op het feit dat publicaties voortaan alleen nog maar elektronisch bekend worden gemaakt /WOU 2/7

3 De voorzitter antwoordt dat in de toekomst bij perspublicaties in lokale bladen zoals het Zondagsnieuws, erop gewezen kan worden dat er een wijziging is opgetreden voor wat betreft de wijze van publiceren van bekendmakingen. Conform het voorgestelde wordt vervolgens besloten de Verordening elektronisch bekendmaken van besluiten Waterschap Roer en Overmaas 2012 vast te stellen. 6 Stand van zaken uitvoering Bestuursprogramma per 1 november 2012 Conform het voorgestelde wordt besloten de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van het Bestuursprogramma per 1 november 2012 voor kennisgeving aan te nemen. 7 Voortgang / uitvoering Waterbeheersplan Waterschap Roer en Overmaas De heer Salden vraagt hoeveel hectares per jaar worden onteigend. Tevens vraagt spreker of het juist is dat het onteigeningsinstrument wordt ingezet om projecten sneller te laten verlopen. De voorzitter antwoordt dat bij het evalueren van het waterbeheersplan is gebleken dat dit niet SMART genoeg is gemaakt. In dat kader is afgesproken om bijsturingsmogelijkheden zoals het inzetten van het onteigeningsinstrument te onderzoeken. Er is echter nog niets besloten. Het DB heeft in een eerder stadium aangegeven dat als er zich een situatie voordoet waarbij lang genoeg is getracht op minnelijke wijze grond te verwerven en de veiligheid in het geding is, het onteigeningsinstrument mag worden ingezet. In de praktijk tot dusverre gebeurt dit echter hoogst zelden. Conform het voorgestelde wordt besloten de voortgangsrapportage uitvoering Waterbeheersplan Waterschap Roer en Overmaas voor kennisgeving aan te nemen. 8 Stand van zaken beleid aanpak wateroverlast en bodemerosie en de Stimuleringsregeling niet-kerende grondbewerking Conform het voorgestelde wordt besloten de evaluatie van de Intentieverklaring erosiebestrijding door de landbouw en de op 17 december 2012 gemaakte afspraken tussen Provincie Limburg, LLTB en Waterschap Roer en Overmaas over het te voeren beleid bij de aanpak van wateroverlast en bodemerosie vanaf 2013, voor kennisgeving aan te nemen. 9 Evaluatie project TAX-i Met betrekking tot dit onderwerp merkt de heer Wagemans het volgende op: - Lessen met betrekking tot projectmanagement zijn met voeten getreden. - Nagegaan dient te worden of de eigen projectmatige manier van werken verbeterd kan worden op basis van de aanbevelingen die gedaan zijn door de evaluatiecommissie TAX-i /WOU 3/7

4 - Bij dit soort projecten heb je niet alles in eigen hand. Je bent afhankelijk van andere instanties/partijen. Dit betekent dat het goed is een correcte stakeholder- en risicoanalyse te maken voordat in een project wordt ingestapt. Zijn er in het project nog heroverwegings- respectievelijk go/no go -momenten ingebouwd? Risico assessment ten aanzien van zaken die zich buiten de eigen invloedssfeer bevinden. De heer Hanssen merkt namens de fractie Waterbelang op dat in dit proces nagegaan moet worden wat de verantwoordelijkheid is van het huidige bestuur van dit waterschap. Hoe gaan we nu verder? Spreker ondersteunt de opmerkingen van de heer Wagemans. Het bestuur moet zich de vraag durven stellen in hoeverre we hier als bestuur verantwoordelijk voor zijn en welke conclusies daaruit moeten worden getrokken. Vanuit de commissies is meegegeven om een aantal zaken te onderzoeken. Maar de verantwoordelijkheidskwestie moet niet uit de weg worden gegaan. De heer Limpens sluit zich aan bij de woorden van de heer Hanssen ten aanzien van de verantwoordelijkheid. De fractie VVD onderschrijft de bevindingen c.q. aanbevelingen uit het rapport van Twijnstra en Gudde. De fractie roept het DB op om de aanbevelingen zo snel mogelijk op te pakken en er iets mee te doen. Dit project is van meet af aan gedoemd geweest om te mislukken. In het rapport wordt gesproken over halfhartig commitment van de betrokken waterschappen. Met zoveel woorden wordt gezegd dat dit project moest slagen op korte termijn. Er moest een deadline gehaald worden om het bestaansrecht van Het Waterschapshuis te bevestigen. De prijs die daarvoor uiteindelijk betaald is, 17 miljoen euro, is niet uit te leggen aan de belastingbetaler. Bij dit soort projecten heeft het waterschap ook een eigen verantwoordelijkheid, een stukje regie. De vraag is dan ook of we die hadden kunnen nemen en zo ja, waarom hebben we dit niet gedaan en waarom is het algemeen bestuur pas in een laat stadium over de ernst van de situatie geïnformeerd? Er moet stil worden gestaan bij de verantwoordelijkheidsvraag. Hoe kan dit in de toekomst worden voorkomen? Namens de fracties Natuurterreinen en Water Natuurlijk merkt de heer Uitterhoeve op dat de fracties de conclusies uit het rapport van Twijnstra en Gudde onderschrijven. Ook de adviezen worden door de fracties onderschreven, al zijn de adviezen nogal mild geformuleerd. Zaken die fout zijn gegaan, zijn met name fout gegaan door verkeerde bestuurlijke keuzes en niet realistische ambities. Kern van het probleem is dat de business case die aan het project ten grondslag ligt, van meet af aan rammelt. Bedrijven als Centric en andere bedrijven die veel leveren aan lagere overheden, zijn bij de aanbesteding al afgehaakt omdat men dit al als een onmogelijk project zag. Er wordt opnieuw aanbesteed, de kosten worden hoger dan begroot en toch blijft de business case overeind. Op dat moment had er al moeten worden ingegrepen. De business case is niet leidend geweest in het hele proces, hetgeen een elementaire fout is. De business case is besmet geweest met allerlei nevendoelen. Het ging niet meer om het project, maar uiteindelijk om het bestaan en waarmaken van Het Waterschapshuis. Twijnstra en Gudde adviseert om nieuwe projecten alleen te starten op basis van een degelijke, positieve business case. Dit is een elementaire les. De heer Uitterhoeve wil hierin nog verder gaan en is van mening dat, voordat men aan een project begint, de business case dient te worden getoetst door een extern bureau. Spreker ziet niet dat opleidingen voor bestuurders en ambtelijke top de oplossing is. Dit soort projecten draait alleen in een professionele organisatie met gecertificeerde medewerkers. Gebleken is dat Het Waterschapshuis daartoe niet in staat is /WOU 4/7

5 Inmiddels worden de waterschappen alweer benaderd met nieuwe business cases. Een ervan betreft een landelijk HRM-systeem voor het registreren en bijhouden van HRM-items. De heer Uitterhoeve vraagt zich af of er überhaupt wel behoefte is aan een dergelijk systeem. Daarom zou de desbetreffende business case extern moeten worden getoetst om niet in weer dezelfde fout te vervallen. De fracties Natuurterreinen en Water Natuurlijk stellen voor om te kiezen voor producten die al op de markt zijn. En áls er dan al iets moet worden ontwikkeld, kies dan voor regionale samenwerking. Het waterschap moet er terughoudend in zijn om verder te gaan met Het Waterschapshuis in het ontwikkelen van dit soort projecten. Er worden vraagtekens bij gezet of Waterschap Roer en Overmaas binnen Het Waterschapshuis moet blijven. In ieder geval niet in de vorm zoals Het Waterschapshuis nu functioneert. Pak nieuwe ontwikkelingen op vanuit de vraag die het waterschap zelf heeft, zoek regionale partners en kom dan tot initiatieven van onderop in een deugdelijke programmering. Dan is ook de vraag van de verantwoordelijkheid makkelijker te beantwoorden omdat het waterschap zelf opdrachtgever en belanghebbende is. De voorzitter antwoordt dat er veel te leren is geweest en dat er nog veel te leren valt, is duidelijk. Het rapport van Twijnstra en Gudde is niets verhullend. Met scholingsprogramma s voor bestuurders en ambtelijke top kan toch iets bereikt worden. Er zijn programma s bij de Rijksoverheid die bestuurders leren dat ICT ook in bestuurlijke zin te volgen is. Dan moet je piketpalen slaan en extern advies vragen. De business case is voor wat betreft TAX-i niet degelijk geweest, maar dat is destijds niet naar voren gekomen. Terecht wordt nu de vraag gesteld waarom niet, wie had dat moeten doen en wie moet hiervoor verantwoordelijkheid nemen? Bij dit soort projecten ben je aangewezen op competente medewerkers die een dergelijke business case kunnen maken. Als je nu een business case maakt, begin je onmiddellijk met het beschrijven en indammen van de risico s. De Stichting HWH is nu overgegaan naar de Gemeenschappelijke Regeling HWH. Hierdoor is er voor de leden-waterschappen die in de GR meedoen in elk geval een controlemechanisme ingebouwd, zoals een jaarlijkse begroting met programma s. Deze programma s gaan naar de leden die hierop een zienswijze kunnen indienen. Dat dwingt de organisaties om de projecten te beoordelen en te bekijken of het zinvol is daarin mee te gaan. De begroting wordt gerelateerd aan projecten, waarbij is ingebouwd dat van alle waterschappen de helft + 1 mee moet doen in nieuwe projecten. Hoe ga je nu naar de toekomst toe om met de verantwoordelijkheden? Aan de voorkant kritisch kijken naar een business case. Tevens mijlpalen vaststellen zodat ook tussentijdse go/no go -momenten helder zijn. In eigen huis moeten ook go/no go - momenten worden ingebouwd voor de eigen projecten. Inmiddels is gebleken, dat er verschillende ambities zijn om te komen tot een andere opzet van Het Waterschapshuis, zodat ook de verantwoordelijkheden duidelijker worden. In de commissie ABA is afgesproken dat er een duidelijke notitie wordt opgesteld waarin ook wordt ingegaan op de vraag hoe in de toekomst moet worden omgegaan met nieuwe projecten. Wanneer wel, wanneer niet meegaan? Voor wat betreft een nieuw HRM-systeem merkt de voorzitter op, dat het waterschap nog niet is ingestapt in een nieuw systeem, maar dat een nieuw HRM-systeem wel nodig is. Binnen Waterschap Roer en Overmaas wordt een analyse gemaakt van de HWH-projecten waarin het waterschap meedoet. Tevens wordt geanalyseerd aan welke voorwaarden moet worden voldaan om tot nieuwe projecten toe te treden /WOU 5/7

6 Met betrekking tot een nieuw HRM-systeem licht de heer In den Kleef nog toe, dat de waterschappen een gezamenlijke CAO hebben. Elk waterschap heeft op grond van die CAO verschillende individuele keuzemogelijkheden. Hier hoort een systeem bij dat alle losse elementen in elkaar laat vallen. Indien eigen, verouderde systemen niet meer worden onderhouden, is het logisch om samen met andere waterschappen een nieuw systeem te ontwikkelen. Dit is ook een vorm van samenwerking, waarin je afhankelijk bent van de kennis en kunde van de medewerkers en hun aansturing binnen Het Waterschapshuis. Om deze reden slagen sommige projecten beter en andere minder. De voorzitter deelt mee dat de door Het Waterschapshuis verstrekte informatie op het gebied van TAX-i niet adequaat is geweest. Waterschap Roer en Overmaas heeft op enig moment besloten mee te gaan in TAX-i. Enerzijds omdat er vanuit werd gegaan dat er een goed werkend systeem zou worden ontwikkeld en anderzijds omdat er geen tegenberichten waren. Vanuit de business case werd gezegd dat bij samenwerking veel zou worden bespaard. Bij de eerste aanbesteding bleek dat het project duurder zou uitvallen dan begroot. Hieruit kan worden geconcludeerd dat het stichtingsbestuur op zo n grote afstand heeft gestaan, dat men dit niet gevolgd heeft. Dat hadden de waterschappen moeten constateren. De waterschappen waren aan de Stichting HWH verbonden via de Ledenvergadering van de Unie van Waterschappen. Daarom is het goed dat er nu een Gemeenschappelijke Regeling HWH bestaat. Daarmee is nog steeds niet de vraag naar de verantwoordelijkheid van het bestuur beantwoord. De voorzitter merkt op dat hij in de stukken niet kan terugvinden op basis van welke informatie dit algemeen bestuur een halt aan het project TAX-i had kunnen of moeten toeroepen. Het is belangrijk om in de toekomst steeds te blijven zoeken en de goede vragen te stellen. Dan kunnen ook de goede besluiten worden genomen. De heer Wagemans merkt op dat het waterschap zich primair moet afvragen Wat wil ik als WRO? Kan WRO dit alleen of kan WRO het beter met anderen? Als WRO het niet alleen kan of wil en er is een aantrekkelijk aanbod van een ander, wordt het al ingewikkelder. Wat is de beste aanpak bij zo n project? Je moet je van te voren afvragen of je met een partner in zee wil gaan waarvan je niet precies hoe diens processen lopen. Hoe erg is dat? Waar heb je vertrouwen dat iets niet beschreven en gedocumenteerd is en neem je dat risico en waar neem je dat niet? Gewetensvragen zijn: Wanneer zit je op afstand en Wanneer zit je niet op afstand?. Vervolgens moet nagegaan worden waar de mijlpalen worden gezet en welke informatie daarvoor nodig is. En hoe organiseert het waterschap zich daarin. Is het iets wat het DB of het AB doet? De heer Uitterhoeve is van mening dat dit proces in het bedrijfsleven niet zo had kunnen lopen omdat daar altijd de business case waarmee je start leidend is. Op het moment dat je de business case niet haalt zegt het verantwoordelijke projectmanagement bestuur hier moet u stoppen, u mag niet verder gaan. Bij TAX-i is dit niet gebeurd, is het precies andersom gegaan. Er is niet gemeld dat de business case niet sluitend is. Het bestuur heeft het niet geweten, kon het ook niet weten omdat men deze informatie nooit heeft gehad. Dit kan de organisatie van Het Waterschapshuis kwalijk worden genomen. Daarom is de heer Uitterhoeve van mening dat het waterschap een vraag moet formuleren. Vervolgens kan op de markt worden gekeken wat er kant en klaar te koop is. Het kan samen met andere partijen worden aangekocht, er kan iets aan ontwikkeld worden. Maar het komt steeds vanuit de vraag van het waterschap zelf. Bij TAX-i is bedacht wat goed zou zijn voor alle waterschappen en vervolgens is geprobeerd dat bij iedereen binnen te krijgen. Dat is de omgekeerde weg. Het waterschap is goed in staat /WOU 6/7

7 zijn eigen vraag te formuleren. Indien daar 3 of 4 lagen tussen worden gebouwd, zijn we het overzicht kwijt en wordt er geworsteld met die vraag. De heer Wagemans onderschrijft de woorden van de heer Uitterhoeve en vult aan dat hier ook bij hoort dat de organisatie zich zelf de vraag had moeten stellen Als we de mijlpalen niet hadden, en die waren er niet, waarom hebben we dan ja gezegd tegen dit project?. In de toekomst moet er worden gekeken naar de business case en mag er geen enkele scope change plaatsvinden buiten het bestuur om. Dit zouden de leerpunten voor het bestuur moeten zijn. De heer Hanssen merkt op dat er voor wat betreft het HRM-project gekeken moet worden naar de basisvraag of het belangrijk is dat er een HRM-systeem komt op landelijk niveau. Zijn alle 24 waterschappen wel hetzelfde. Misschien moet het project regionaal of lokaal worden aangepakt. Van daaruit wordt geredeneerd. Als er wordt geconcludeerd dat dit project landelijk moet worden aangepakt, moeten de bestuurders voordat deze beslissing wordt genomen, een advies krijgen. Op basis van dit advies wordt een besluit genomen en is het bestuur verantwoordelijk. De voorzitter concludeert dat een goed project start met een degelijke en deugdelijke business case. Bij Het Waterschapshuis wordt nu de governance beter geregeld. Dat gebeurt met name door de gemeenschappelijke regeling. Aan de commissies zal een voorstel worden voorgelegd over hoe nu verder met Het Waterschapshuis Rondvraag en sluiting Op een vraag van mevrouw Nusteling antwoordt de heer Dohmen dat er voor wat betreft de noodstroomvoorziening is gekozen voor een traditionele oplossing. Na evaluatie van de aanbesteding bleek de ingezette weg te duur. Er is nu gekozen voor de aanschaf van een eenvoudig en goedkoper noodstroomaggregaat. Niets meer aan de orde zijnde, dankt de voorzitter de aanwezigen voor hun inbreng en sluit hij om uur de vergadering. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van De secretaris/directeur, De voorzitter, ing. J.M.G. In den Kleef dr. J.J. Schrijen /WOU 7/7