DB-vergadering Agendapunt 4. Onderwerp Rapport Samen presteren we meer van de commissie Organisatie en Werking Unie van Waterschappen

Transcriptie

1 DB-vergadering Agendapunt 4 Onderwerp Rapport Samen presteren we meer van de commissie Organisatie en Werking Unie van Waterschappen Portefeuillehouder(s) J.J. Schrijen Afdeling Bestuur en Communicatie Bestuursprogramma Niet van toepassing Waterbeheersplan Niet van toepassing Programma begroting Bestuur, externe communicatie en belastingen Routing Dagelijks bestuur 14 september 2009 Commissie ABA Commissie MFB Commissie WS Dagelijks bestuur Algemeen bestuur Voorstel Alsnog een standpunt bepalen met betrekking tot het rapport Samen presteren we meer Toelichting In de vergadering van het dagelijks bestuur van 24 augustus 2009 is besluitvorming met betrekking tot de onderwerpelijke aangelegenheid aangehouden. Gevraagd is de aanbevelingen van de commissie Organisatie en Werking Unie van Waterschappen, gedaan in het reeds in uw bezit zijnde rapport Samen presteren we meer, beknopt en op hoofdlijnen te becommentariëren en een en ander vervolgens opnieuw in het dagelijks bestuur aan de orde te stellen../. De gevraagde becommentariëring van de aanbevelingen treft u hierbij aan. Het bij gelegenheid van de vergadering van 24 augustus 2009 geagendeerde voorstel, treft u volledigheidshalve eveneens (nogmaals) hierbij aan /WIJ 1/2

2 Beoogd effect De voorstellen van de commissie Doornbos dienen te leiden tot een slagvaardig functionerende Unie. Financiële consequenties Geen. De secretaris/directeur, ing. J.M.G. In den Kleef /WIJ 2/2

3 RAPPORT 'SAMEN PRESTEREN WE MEER' VAN DE COMMISSIE ORGANISATIE EN WERKING UNIE VAN WATERSCHAPPEN; AMBTELIJKE BECOMMENTARIËRING AANBEVELINGEN Aanbeveling 1 De commissie beveelt aan opgestelde modellen in het bestuur te laten accorderen. Vaststelling geschiedt in ieder waterschap afzonderlijk. Mee eens. Aanbeveling 2 Het verdient aanbeveling het bestuur steeds de afweging te laten maken of dienstverlenende taken van de Unie ook echt in een behoefte voorzien en of deze wellicht niet beter door de STOWA of Het Waterschapshuis kunnen worden opgepakt. Mee eens. Aanbeveling 3 Taken van de ledenvergadering zijn enerzijds visievorming en anderzijds besluitvorming waar het gaat om het goedkeuren van jaarstukken, het wijzigen van de statuten en het benoemen van bestuursleden en directeur. Eerstgenoemde taak ziet de commissie gestalte krijgen aan de hand van visievormende bijeenkomsten rond langjarige onderwerpen, gerelateerd aan de kerntaken. Mee eens. Aanbeveling 4 De commissie acht het van groot belang dat de visievormende bijeenkomsten door ieder waterschap in brede kring worden voorbereid. Daarom doet de commissie de aanbeveling dat de voorbereiding van deze bijeenkomsten onderdeel wordt van de vergadering van het bestuur van de waterschappen. Naar mijn mening dient het aan de waterschappen zelf te worden overgelaten om te bepalen op welke wijze visievormende bijeenkomsten van de Unie worden voorbereid. Afhankelijk van het onderwerp waarover visievorming aan de orde is, zal vaak het daaraan voorafgaand bepalen van een bestuurlijk standpunt aangewezen zijn. Veelal zal kunnen worden volstaan met het bespreken van een onderwerp in het DB, doch er zijn onderwerpen denkbaar waarover het AB zal moeten worden geconsulteerd. Verder vraagt een gedegen voorbereiding van visievormende bijeenkomsten door de waterschappen, om een tijdige bekendmaking/toezending van de te bespreken onderwerpen/stukken aan de waterschappen /WIJ 1

4 Aanbeveling 5 Door de Uniecommissies besluitvormend in plaats van adviserend te laten zijn, kan de Unie aan slagkracht winnen. De Uniecommissies moeten besluitvormend zijn rond kernthema s Met het toekennen van besluitvormende bevoegdheden aan de Uniecommissies wordt door de commissie Doornbos beoogd een schakel uit de besluitvormingsketting te halen, zodat besluiten sneller tot stand komen. Aangezien de bestuurlijke afgevaardigden in de optiek van de commissie Doornbos worden geacht met volledig mandaat vanuit hun eigen besturen te handelen, zullen bij de waterschappen zelf extra stappen moeten worden gezet om de afgevaardigde bestuurders goed beslagen ten ijs te laten komen met een vanuit de waterschappen bestuurlijk gedragen standpunt. De (beoogde) tijdwinst wordt zodoende alweer snel teniet gedaan. Aanbeveling 6 Alle waterschappen moeten in de Uniecommissies vertegenwoordigd zijn. Zo worden snelheid van besluitvorming en draagvlak aan elkaar gekoppeld. Natuurlijk kan er voor gekozen worden vertegenwoordigingsafspraken te maken met één of meerdere 'naastgelegen' waterschappen Op zich is dit een te onderschrijven aanbeveling. Besluiten kunnen dan immers worden geacht breed gesteund te worden. Toch bergt een zo ruime vertegenwoordiging ook weer het risico van stroperigheid in zich, met stroperigheid in de besluitvorming tot gevolg. Aanbeveling 7 De vergadercyclus van de waterschappen dient zo te zijn ingericht, dat deze is afgestemd op die van de Uniecommissies, zodat commissieleden voldoende tijd hebben om hun 'huiswerk' te doen Los van het dat dit voor 26 waterschappen een onmogelijke opgave lijkt te zijn omdat ieder waterschap zijn eigen besluitvormingsprocedures en zijn eigen vergadercyclus heeft, is deze aanbeveling mijns inziens een non-aanbeveling. Het dient aan de waterschappen zelf te worden overgelaten hoe zij besluiten van de Uniecommissies voorbereiden. Voorop dient te staan, dat vergaderstukken tijdig aan de waterschappen worden toegezonden. Aanbeveling 8 De commissie beveelt aan een geschikte vergaderaccommodatie voor de Uniecommissievergaderingen te zoeken. Een prima aanbeveling, die ook zou moeten gelden voor -zéker- de visievormende ledenvergaderingen /WIJ 2

5 Aanbeveling 9 De samenstelling van het bestuur dient een goede afspiegeling te zijn van de (nieuwe) bestuurssamenstelling van de waterschappen. De commissie doet de aanbeveling het bestuur bij voorkeur te laten bestaan uit drie voorzitters van waterschappen en drie dagelijks bestuursleden (in totaal zes leden, inclusief de voorzitter). Aanbeveling 10 Gelet op de continuïteit beveelt de commissie een overgangsperiode aan. Twee zittende bestuursleden dienen ieder jaar, te beginnen op 1 januari 2010, terug te treden, totdat de geschetste situatie is bereikt. Uitgangspunt daarbij is de huidige zittingsduur van drie jaar. Het schema van aftreding zal hierop aangepast moeten worden. Aanbeveling 11 Gelet op het extra tijdsbeslag dienen de (waterschappen van) bestuursleden die dagelijks bestuurslid zijn in hun eigen waterschap voor een passende vergoeding in aanmerking te komen Aanbeveling 12 De voorzitter dient bij voorkeur afkomstig te zijn uit de waterschapswereld. Aanbeveling 13 Iedere periode wordt opnieuw bekeken aan welk profiel de nieuw te benoemen voorzitter moet voldoen. Verder wordt in de profielschets opgenomen dat de kandidaat voorzitter danwel dagelijks bestuurslid is van een van de waterschappen. Daarnaast dient in de profielschets te staan dat er een goede afbakening moet bestaan tussen de taken van de voorzitter en zijn of haar nevenfuncties. Aanbeveling 14 De Uniewerkgroepen dienen uit ter zake deskundige mensen te bestaan, zodat onderwerpen goed voorbereid ter bespreking naar de Uniecommissies kunnen gaan /WIJ 3

6 Dit is naar mijn mening vanzelfsprekend. Aanbeveling 15 Waterschappen moeten hun 'interne' processen zo inrichten, dat de werkgroepvergaderingen adequaat voorbereid worden. Zie commentaar op aanbeveling nummer 7. Dit dient aan de waterschappen zelf te worden overgelaten. Aanbeveling 16 Een Uniewerkgroep bestaat uit maximaal 15 leden (13+2). Deze worden op voordracht van de Unie en in goed overleg met de waterschappen door de daaraan gekoppelde Uniecommissie benoemd. Aanbeveling 17 De commissie doet de aanbeveling terughoudend te zijn met het in het leven roepen van nieuwe themagroepen. Aanbeveling 18 De commissie beveelt aan een ad hoc-werkgroep van secretarissen-directeuren in het leven te roepen, waar ook de directeur van de Unie deel van uitmaakt, die vanuit het oogpunt van optimalisering van de samenwerkingsstructuur onderzoekt: (1) hoe de ambtelijke ondersteuning van de samenwerkingsstructuur (themagroepen/ waterschapsgroepen ) het beste vorm gegeven kan worden en (2) welke consequenties dit heeft voor de huidige structuur. Aanbeveling 19 De statuten van de Unie van Waterschappen dienen op het voorgaande aangepast te worden. Dit spreekt voor zich /WIJ 4

7 DAGELIJKS BESTUUR VAN 24 AUGUSTUS 2009 Beslissing Aangehouden. Stellingen uit het rapport beknopt en op hoofdlijnen becommentariëren. Vervolgens opnieuw in het DB aan de orde stellen. Nadat het DB een standpunt omtrent het rapport heeft bepaald, zal het rapport worden geagendeerd voor de commissie ABA. DB-vergadering Agendapunt 4 Onderwerp Rapport 'Samen presteren we meer' van de commissie Organisatie en Werking Unie van Waterschappen Portefeuillehouder(s) J.J. Schrijen Afdeling Bestuur en Communicatie Bestuursprogramma Niet van toepassing Waterbeheersplan Niet van toepassing Programma begroting Bestuur, externe communicatie en Belastingen Routing Dagelijks bestuur 24 augustus 2009 Commissie ABA Commissie MFB Commissie WS Dagelijks bestuur Algemeen bestuur Voorstel Standpunt bepalen met betrekking tot het rapport 'Samen presteren we meer' Toelichting Tegen de achtergrond van de schaalvergroting van de waterschappen, de verdere democratisering van het waterschapsbestuur en de versterking van de positie van de bestuurders, de omvangrijker en complexer wordende wateropgaven en nieuwe wet- en regelgeving, heeft het bestuur van de Unie van Waterschappen een commissie belast met een onderzoek naar de organisatie en werking van de Unie van Waterschappen. Deze commissie, de commissie 'Organisatie en Werking Unie van Waterschappen' (de commissie Doornbos) heeft in mei haar eindrapport gepresenteerd. Bij brief van 1 juli 2009 is het eindrapport, met als titel 'Samen presteren we meer', aangeboden aan de leden-waterschappen. Het eindrapport treft./. u hierbij aan. Het bestuur van de Unie van Waterschappen is voornemens in de vergadering van 9 oktober 2009 een standpunt met betrekking tot het onderhavige rapport te bepalen, waarna in de ledenvergadering van 18 december 2009 besluitvorming over het rapport zou moeten /WIJ 1/3

8 plaatsvinden. Het bestuur van de Unie van Waterschappen vraagt aan de waterschappen om vooruitlopend daarop het rapport eerst in eigen kring te bespreken. Kern van het rapport De commissie Doornbos stelt in zijn rapport dat samenwerking binnen een heldere en goed functionerende structuur essentieel is voor het realiseren van de wateropgaven waarvoor de waterschappen staan. Vanwege de democratisering van het waterschapsstelsel, alsmede ten behoeve van draagvlak en slagkracht van de Unie, acht de commissie een aantal wijzigingen in de werkwijze en de verenigingsstructuur wenselijk. De commissie onderscheidt een viertal taken voor de Unie, te weten visievorming, standpuntbepaling, lobby en serviceverlening. Daarvoor een goede samenwerkingsstructuur nodig en vanuit die insteek heeft de commissie de huidige besluitvormingsstructuur tegen het licht gehouden. De commissie doet in dit verband een groot aantal aanbevelingen die moeten leiden tot aanpassing van de besluitvormingsstructuur en tot het optimaliseren van de randvoorwaarden voor die besluitvorming. De kern van de aanbevelingen is er op gericht de besturen van de waterschappen meer te betrekken bij de besluitvorming en de standpuntbepaling over kernthema s op het niveau van commissies te leggen. Het bestuur dient zich in de visie van de commissie Doornbos meer te buigen over de 'dagelijkse zaken' en te fungeren als centrale spelverdeler en lobbyist. Een slagvaardige Unie moet het resultaat van al deze aanbevelingen zijn. Beoordeling De voorstellen van de commissie Doornbos dienen, zoals reeds werd aangegeven, te leiden tot een slagvaardig functionerende Unie. In algemene zin kan daarbij worden aangetekend dat -wil dit streven bewaarheid worden- met name binnen de waterschappen het een en ander veranderd dient te worden: de Unie zal dan zowel ambtelijk als bestuurlijk veel prominenter op de agenda moeten komen dan tot nu toe (bij in elk geval ons waterschap) het geval is. De bestuurlijke afgevaardigden in de Uniecommissies, die besluitvormende bevoegdheden zouden moeten krijgen, worden in de optiek van de commissie Doornbos immers geacht met volledig mandaat vanuit hun eigen besturen te handelen. Dit uitgangspunt stelt behoorlijke eisen aan de voorbereiding van Uniebesluiten binnen de waterschappen zelf. Dit geldt grosso modo overigens ook voor de in de werkgroepen e.d. af te vaardigen ambtenaren. Met het toekennen van besluitvormende bevoegdheden aan de Uniecommissies wordt door de commissie Doornbos beoogd een schakel uit de besluitvormingsketting te halen zodat besluiten sneller tot stand komen. Hiertegen kan echter worden ingebracht, dat bij de waterschappen zelf extra stappen zullen moeten worden gezet om de afgevaardigde bestuurders goed beslagen ten ijs te laten komen met een vanuit de waterschappen bestuurlijk gedragen standpunt. De tijdwinst zal zodoende alweer snel teniet worden gedaan. Voor wat betreft de omvang van de diverse overleggremia (visievormende ledenvergadering, besluitvormende ledenvergadering, commissies etc.) is de commissie Doornbos er voorstander van om alle waterschappen zoveel mogelijk met een of meer bestuurders in die gremia vertegenwoordigd te laten zijn. Op zich is dit een goede gedachte. Besluiten kunnen dan immers worden geacht breed gesteund te worden. Toch bergt een zo ruime vertegenwoordiging ook weer het risico van stroperigheid in zich, met stroperigheid in de besluitvorming tot gevolg. Een afvaardiging per regio / per 1 of 2 waterschappen / etc.) is in dit verband het overwegen waard /WIJ 2/3

9 Procedurele aspecten Gelet op de impact van de voorstellen van de commissie Doornbos, rijst in dit verband tenslotte nog de vraag of het voorliggende rapport ter oriënterende bespreking ook aan een of meer commissies en/of het algemeen bestuur zou moeten worden voorgelegd. Beoogd effect De voorstellen van de commissie Doornbos dienen te leiden tot een slagvaardig functionerende Unie. Financiële consequenties Geen. De secretaris/directeur, ing. J.M.G. In den Kleef /WIJ 3/3