Longe termiin onderhoudscontracten in de praktiik

Transcriptie

1 s tichting b ouwr esearch Longe termiin onderhoudscontracten in de praktiik

2 Auteurs: ing. A.A.J. Damen, Damen Consultants, drs. WK Scholte, CODA Consult.

3 tichting ouw esearch [ange ermiin onderhoudscon roeten in de praktiik gen van nemers liateurs Rotterdam 1994

4 DOELSTELLING STICHTING BOUWRESEARCH Stichting Bouwresearch (SBR) verleent de bouwnijverheid hulp bij het toepassen van nieuwe inzichten en ontwikkelingen op het gebied van management, organisatie en technologie. Belangrijkste doelstelling van SBR is het laten uitvoeren van onderzoek gericht op verbetering van kwaliteit, produktiviteit, arbeidsomstandigheden en zorg voor de werkgelegenheid in de bouw. SBR voert circa 80 onderzoeksprojecten per jaar uit en werkt actief aan het overdragen van de kennis naar alle geledingen binnen de bouwnijverheid. De Stichting en degenen die aan deze publikatie hebben meegewerkt, hebben een zo groot mogelijke zorgvuldigheid betracht bij het verwerken - naar de laatste inzichten - van de in deze publikatie opgenomen gegevens. De mogelijkheid dat zich desondanks onjuistheden in deze publikatie kunnen bevinden kan niet worden uitgesloten. Degene die van deze publikatie gebruik maakt aanvaardt daarvoor het risico. De stichting sluit, mede ten behoeve van degenen die aan deze publikatie hebben meegewerkt, iedere aansprakelijkheid uit voor schade die mocht voortvloeien uit het gebruik van informatie uit deze publikatie. CIP-GEGEVENS KONINKLIJKE BIBLIOTHEEK, DEN HAAG. Damen, AAJ. Lange termijn onderhoudscontracten in de praktijk; ervaringen van opdrachtgevers, aannemers en installateurs / [auteurs: AAJ. Damen, W.K. Scholte]. - Rotterdam: Stichting Bouwresearch. - (Stichting Bouwresearch; 308) ISBN X NUGI833 Trefw.: gebouwen; onderhoud; juridische aspecten. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd,opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, getransformeerd tot software, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16b Auteurswet 1912jo. het Besluit van 23 augustus 1985, Stb.471 en artikel 17 Auteurswet 1912, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht (Postbus 882,1180 AW Amstelveen). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet 1912) dient u zich te richten tot: Stichting Bouwresearch, Postbus 1819, 3000 BV Rotterdam. No part of this book may be reproduced in any form by print, photoprint, microfilm, stored in a database or retrieval system, or any other means without written permission from the Stichting Bouwresearch.

5 Inhoud Woord vooraf 4 1 Inleiding 6 2 Ervaringen en plannen ten aanzien van lange termijn contracten Algemeen Contractvormen Opdrachtgevers Opdrachtnemers Aard en omvang van de contracten Kenmerken van de contracten 13 3 De visie van de opdrachtgever Evaluatie contracten Motieven om lange termijn onderhoudscontracten af te sluiten Criteria bij de keuze van aannemingsbedrijven Consequenties voor de eigen organisatie Overwegingen om geen lange termijn onderhoudscontracten aan te gaan Perspectieven voor lange termijn onderhoudscontracten 18 4 De visie van de opdrachtnemer Evaluatie contracten Motieven om lange termijn onderhoudscontracten aan te bieden Criteria bij de keuze van aannemingsbedrijven Consequenties voor de eigen organisatie Overwegingen om geen lange termijn onderhoudscontracten aan te Perspectieven voor lange termijn onderhoudscontracten 22 5 Conclusies 23 6 Aanbevelingen 26 Bijlage: Overzicht respondenten 28 Stichting Bouwresearch 3

6 LANGE TERMIJN ONDERHOUDSCONTRACTEN Woord vooraf Een bouwwerk was tot een tiental jaren geleden vooral een gebouw. Traditionele technieken, gebaseerd op eeuwenoude ambachten, bepaalden het bouwproduct. Kunststoffen, aluminium, industrieel glas en andere nieuwe materialen winnen in toenemende mate terrein. De toepassingen zijn grootschalig en zijn vooral gebaseerd op theoretisch onderzoek en kwaliteitstesten in laboratoria. De duurzaamheid van nieuwe materialen en de prestatie van producten zal een onderwerp van discussie in de komende jaren zijn. Onderhoud is een onderwerp dat uitnodigt tot wijdlopigheid. Om maar te beginnen met de bekende knuppel in het hoenderhok. Er is een stroming in de architectuur die van mening is dat onderhoud uit den boze is. Het zou er toe leiden dat allerlei bouwtechnische aanpassingen worden verricht. Sommigen van de hedendaagse architecten zien zich vooral als conceptioneel kunstenaar. Maar ook mag de bouwkunde zich niet verlagen tot het bezoedelen van het eerlijke vak van decorbouwer. Deze vakman schept een illusie op een perfecte wijze. De knoeiende architect of aannemer schept een desillusie op termijn. Door een verkeerde detaillering door de architect of een achteloze toepassing van de lijmmaterialen door de aannemer, vallen op een onbewaakt ogenblik wandtegels in de wasbak. In de bouw raken de direkt belanghebbenden in de bouwproductie, aannemers en installatie-aannemers, steeds meer doordrongen van een verderstrekkende verantwoordelijkheid dan de overeenkomst tot aanneming van werk. Na de oplevering heeft de opdrachtgever nog slechts verhaal op de aannemer indien er sprake is van het vergaan van een gebouw, danwel een verborgen gebrek. Onderhoud is dus een activiteit om iets in goede staat of werking te gehouden. De Stichting Bouwresearch heeft zich de afgelopen jaren met nieuwe ontwikkelingen op het gebied van onderhoud en technisch beheer bezig gehouden. Een bijzonder aandachtspunt vormen daarbij de perspectieven die aanwezig zijn voor lange termijn onderhoudscontracten en de wijze waarop deze vorm kunnen worden gegeven. Het gaat hierbij om het voor langere tijd (tenminste 10 jaar) uitbesteden van integraal onderhoud. Dit kan direct bij de nieuwbouw worden geregeld maar ook voor bestaande gebouwen worden afgesproken. Bij onderhoud in deze visie gaat het om het regelen van onderhoud op het moment dat het nodig is, in de juiste omvang, volgens de afgesproken kwaliteit en tegen de laagst mogelijke kosten. Naast deze onderhoudselementen is een voorwaarde voor het succesvol zijn van dit concept het wederzijds vertrouwen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. In deze publikatie wordt ingegaan op de praktijkervaringen van zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer. Kansen en mogelijkheden worden voor beide partijen besproken als ook de belemmeringen die men in de praktijk ervaart. Het aangaan van lange termijn onderhoudscontracten is 4

7 nog geen dagelijkse praktijk. Om hiermee verder te gaan is het nodig dat partijen dit oppakken en uitwerken in een experiment. Deze publikatie geeft de belangrijkste overwegingen voor beide partijen om dit experiment aan te gaan. Oe commissie Het onderzoek is door een commissie begeleid, bestaande uit de volgende leden: ing. F.C.M. Rosier, voorzitter mr. S.E. Cozijnsen-Smaal,. projectmanager ir. F.C.M. Frederiks F.P.A Haijemaije ir. J.A Joppe mr. ing. AGl Mak E. Mulder PD. van Oort ing. G. Oudelaar ir. W. Pullen prof. ir. F. Seyffert Medicom zes, Leiden; Stichting Bouwresearch, Rotterdam; Wiegerplan adviseurs, Arnhem; H. Pennings & Zn. Gebouwenservice, 's-hertogenbosch; Bouwcentrum Advies B.V., Rotterdam; advocaat en procureur, Rotterdam; Bouwprogram Zuid, Tilburg; Van Oort Project/Contractmanagement, Nieuwegein; N.V. GTI Holding, Bunnik; Rijksgebouwendienst, afdeling DAO,, s-gravenhage; TU Delft, Delft. Het onderzoek is uitgevoerd door: ing. AAl Damen van Damen Consultants en drs. W.K. Schol te van CODA Consult. Vanaf deze plaats wordt een woord van dank uitgesproken aan de leden van de begeleidingscommissie voor hun bijdrage aan de totstandkoming van hèt project en hun opbouwende kritiek. F.C.M. Rosier. Stichting Bouwresearch 5

8 LANGE TERMIJN ONDERHOUDSCONTRACTEN 1 Inleiding In de bouwnijverheid is het vanouds een gegeven dat nieuwbouw en onderhoud van gebouwen en installaties twee grotendeels gescheiden circuits zijn. De structurele terugval die de nieuwbouwmarkt vertoont en de stijgende onderhoudsbehoefte van gebouwen leiden er toe dat aannemingsbedrijven, die in het verleden sterk op de nieuwbouwmarkt waren geconcentreerd, zich in toenemende mate op de onderhoudssector gaan richten. Een beleidsmatige benadering van het onderhoud en technisch beheer vormt de basis voor lange termijn contracten. Daarbij wordt gestreefd naar een optimaal niveau van de onderhoudsplanning, die in samenhang met de exploitatie en verhuurbaarheid van het vastgoed wordt bezien, en naar een zo doelmatig mogelijke organisatie van de onderhoudsinspanning. Het exploitatieresultaat kan, voor zover het de onderhouds-component betreft, beter worden voorspeld. Het uitbesteden van het onderhoud en technisch beheer maakt het daarnaast voor de eigenaar, beheerder en huurder mogelijk zich op de kerntaken te concentreren. De Stichting Bouwresearch heeft de afgelopen jaren een tweetal rapporten uitgebracht, te weten 'Nieuwbouw en onderhoud hand in hand' (publikatie nr. 218) en 'Lange termijn onderhoudscontracten; handboek voor samenwerkingsvormen tussen opdrachtgevers en bouwpartners' (publikatie nr. 267), waarmee zij denkt in te spelen op de te verwachten behoeften van de marktpartijen. In het verlengde hiervan heeft zij opdracht gegeven een kwantitief gericht onderzoek te doen naar de belemmeringen en perspectieven in de markt voor lange termijn onderhoudscontracten. Met deze publikatie wordt beoogd: inzicht te geven in de ervaringen en visies van opdrachtgevers en opdrachtnemers in de bouw ten aanzien van lange termijn onderhoudscontracten; belemmeringen op te sporen die het aangaan van lange termijn onderhoudscontracten tussen aannemer en opdrachtgever c.q. eigenaar / gebruiker van gebouwen in de weg staan, zowel waar het gaat om de combinatie met nieuwbouw als vanuit bestaande gebouwenportefeuilles; het opstellen van voorwaarden c.q. aanbevelingen om de gesignaleerde belemmeringen op te heffen, met als oogmerk de totstandkoming van lange termijn onderhoudscontracten te bevorderen. Er zijn een aantal belangrijke randvoorwaarden nodig om lange termijn onderhoudscontracten tot een geslaagd concept te maken. In eerste instantie dienen opdrachtgevers en -nemers in de bouw een duidelijke visie op en strategie voor de gewenste onderhoudsinspanning te ontwikkelen. Vervolgens zal er een adequaat instrumentarium moeten komen om de noodza- 6

9 kelijke onderhoudsinspanning en het effect hiervan op de kwaliteit meetbaar te maken alsmede de contracten in een juiste juridische vorm te gieten. Het uiteindelijke doel van deze en de andere SBR-publikaties over lange termijn onderhoudscontracten is de stimulering van innovatieve processen in de bouw, waardoor aan deze randvoorwaarden wordt voldaan. In de tekst zijn enige citaten uit de gehouden interviews met opdrachtgevers en opdrachtnemers in de bouw opgenomen. Deze citaten zijn geheel voor rekening van de betreffende respondenten en vallen niet onder de verantwoordelijkheid van de auteurs. In de bijlage is een overzicht opgenomen van de geënqueteerde bedrijven en instellingen. Voor een gedetailleerder verslag van het onderzoek (incl. de vraagstellingen) verwijzen wij naar het bij SBR beschikbare werkdocument WD 93. Stichting Bouwresearch 7

10 LANGE TERMIJN ONDERHOUDSCONTRACTEN 2 Ervaringen en plannen ten aanzien van lange termijn contracten 2.1 Algemeen Onderhoud aan gebouwen vindt veelal plaats op basis van afspraken tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. In de praktijk ontstaan daarbij soms problemen door onduidelijke afspraken over de uit te voeren activiteiten, de kosten daarvan en het te rea I iseren kwaliteitsniveau. Het nakomen van deze afspraken kan veelal niet door de opdrachtgever worden afgedwongen, al heeft het nieuwe Burgerlijk Wetboek hier wel enige verandering in gebracht.. Bij nieuwbouw doen zich soortgelijke problemen voor: "Oe huidige contractuele ver/lol/dingen in de bouw, namelijk dat de aanbieden de partijen alleen verantwoordelijk zijn voor verborgen gebreken die door nalatigheid zijn ontstaan, brengt verstrekkende uitsluiting van aansprakelijkheid met zich mede. Het gevoel van opdrachtgevers, namelijk 'niet goed, geld weg' en de mening van bouwbelanghebbenden 'men krijgt wat men vraagt' wordt in toenemende mate als onbevredigend ervaren ". 1) Lange termijn onderhoudscontracten gekoppeld aan nieuwbouw of eventueel renovatie ('nieuwbouw en onderhoud in één hand') verhogen de aansprakelijkheid van de opdrachtnemer na oplevering van het bouwwerk. Ook bij onderhoudscontracten die niet gekoppeld zijn aan nieuwbouw of renovatie ligt de aansprakelijkheid voor de geleverde prestatie bij de opdrachtnemer. In het bijzonder geldt dit wanneer sprake is van een totaal contract voor alle onderhoud ('onderhoud in één hand'). Een tweede reden om lange termijn onderhoudscontracten aan te gaan is dat opdrachtgevers niet altijd voldoende deskundigheid bezitten om de organisatie van het onderhoud goed in te richten. Deze constatering is vanzelfsprekend niet op alle opdrachtgevers van toepassing. In de SBR-publikatie nr. 267 'Lange termijn onderhoudscontracten' wordt gepleit voor een samenwerkingsverband van de verschillende bouwdisciplines, dat als één contractpartner optreedt. Het voordeel voor de opdrachtgever is hiermee dat deze zich kan concentreren op de eigenlijke kerntaken ('core-business'). Dit geldt niet alleen voor produktiebedrijven, zakelijke en overige dienstverlening, maar ook voor sociale en commerciële verhuurders respectievelijk institutionele beleggers wier kerntaak is de eigenlijke verhuur en het financieel beheer. Ook opdrachtnemers in de bouw zijn gebaat met lange termijn onderhoudscontracten. Het betekent voor hen continuïteit in werk op de lange termijn. 1. SBR-Publikatie nr. 218: 'Nieuwbouw en onderhoud hand in hand', Rotterdam