SAMENWERKEN WERKT. Norm voor de werkwijze van een publiek-privaat samenwerkingsverband VEILIGHEID DOOR SAMENWERKEN. door Het CCV. versie 1.

Transcriptie

1 SAMENWERKEN WERKT Norm voor de werkwijze van een publiek-privaat samenwerkingsverband door Het CCV versie 1.0 datum 24 juni 2013 VEILIGHEID DOOR SAMENWERKEN

2 VOORWOORD pagina 2/13 In deze norm zijn de criteria voor de werkwijze van een publiek-privaat samenwerkingsverband beschreven. Als volgens de criteria in dit document samengewerkt wordt, dan kan het samenwerkingsverband een certificaat krijgen volgens het CCV-certificatieschema PPS Managementsysteem:2011. Dit certificatieschema is gericht op het certificeren van PPS-managementsystemen voor samenwerkingsverbanden tussen publieke en private partijen op verschillende terreinen (zoals bijvoorbeeld scholen, uitgaansgebieden, winkelgebieden, bedrijventerreinen). De tekst van deze norm wordt uitgegeven onder verantwoordelijkheid van het Centrum voor Criminaliteitspreventie en Veiligheid, te Utrecht. Het CCV is de beheerder van deze norm. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voorzover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16B van de Auteurswet 1912 jo het besluit van 20 juni 1974, St.b. 351, zoals gewijzigd bij het besluit van 23 augustus 1985, St.b. 471 en artikel 17 Auteurswet 1912, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht (Postbus 882,1180 AW Amstelveen). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet 1912) dient men zich tot de uitgever te wenden. All rights reserved. No part of this book may be reproduced, stored in a database or retrieval system, or published, in any form or in any way, electronically, mechanically, by print, photoprint, microfilm or any other means without prior written permission from the publisher. Ondanks alle aan de samenstelling van deze uitgave bestede zorg, kan het Centrum voor Criminaliteitspreventie en Veiligheid geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade die zou kunnen voortvloeien uit enige fout die in deze uitgave zou kunnen voorkomen.

3 INHOUDSOPGAVE pagina 3/13 1 Inleiding Definitie Publiek-private samenwerking Plan-do-check-act cycli Leeswijzer 4 2 Plan: PPS inrichten en vastleggen Afbakening gebied Samenstelling deelnemers Organisatiestructuur Doelstellingen Samenwerkingsafspraken Samenwerkingsovereenkomst Documentatie Interne en externe communicatie Wijzigingen aan de publiek-private samenwerking 7 3 Plan: Veiligheidsanalyse en plan van aanpak Veiligheidsanalyse Veiligheidsanalyse Betrokkenheid deelnemers publiek-private samenwerking Plan van aanpak Doelstellingen formuleren Analyse van maatregelen Maatregelenkeuze Plan van aanpak Ondersteuning door externe adviseurs Betrokkenheid deelnemers publiek-private samenwerking 9 4 Do: uitvoering Uitvoering Betrokkenheid deelnemers aan het publiek-private samenwerkingsverband 10 5 Check en act: evalueren en vernieuwen Voortgangsbewaking samenwerkingsafspraken (interne audits) Voortgangsbewaking plan van aanpak Evaluatie Evaluatie Betrokkenheid deelnemers aan het publiek-private samenwerkingsverband Vernieuwen Vernieuwen Betrokkenheid deelnemers aan het publiek-private samenwerkingsverband 12

4 1 INLEIDING pagina 4/ DEFINITIE PUBLIEK-PRIVATE SAMENWERKING Publiek-private samenwerking is een overeenkomst tussen één of meerdere overheden en één of meerdere private partijen, waarbij toegewerkt wordt naar een gemeenschappelijk veiligheidsdoel. Publieke en private partijen creëren toegevoegde waarde door de kwaliteiten en activiteiten van de verschillende partijen te verbinden bij het gezamenlijk ontwikkelen en uitvoeren van veiligheidsbeleid. 1.2 PLAN-DO-CHECK-ACT CYCLI Het publiek-private samenwerkingsverband werkt volgens de processtappen in twee plan-do-check-act (pdca) cycli (figuur 1). De pdca-cyclus van niveau 1 gaat over de inrichting, uitvoering, evaluatie en bijstellen van de samenwerking. De pdca-cyclus van niveau 2 gaat over het opstellen van een plan van aanpak en de uitvoering, evaluatie en vernieuwing daarvan. Figuur 1 PLAN Vastleggen van de samenwerkingsafspraken NIVEAU 1 ACT Vernieuwen samenwerkingsafspraken DO Uitvoeren van de samenwerkingsafspraken PLAN Veiligheidsanalyse en plan van aanpak CHECK Evalueren van de samenwerkingsafspraken ACT Vernieuwen plan van aanpak NIVEAU 2 DO Uitvoeren van de maatregelen in het plan van aanpak CHECK Evalueren van de maatregelen in het plan van aanpak 1.3 LEESWIJZER Hoofdstuk 2 beschrijft de eerste processtap plan van de pdca-cyclus op niveau 1. De publiek-private samenwerking begint met het inrichten van het publiek-private samenwerkingsverband, het vastleggen van doelstellingen en het maken van samenwerkingsafspraken 1. Vervolgens wordt in hoofdstuk 3 de eerste processtap plan van de pdca-cyclus op niveau 2 beschreven. De samenwerkingspartners voeren een veiligheidsanalyse uit voor het gebied waarvoor de samenwerking is aangegaan. Op basis van deze veiligheidsanalyse wordt een plan van aanpak opgesteld, gericht op de verbetering van de veiligheidssituatie in het gebied. 1 afspraken en werkwijzen die het behalen van de doelstellingen van het publiek-private samenwerkingsverband borgen

5 pagina 5/13 In hoofdstuk 4 wordt de tweede processtap do van de pdca-cycli op zowel niveau 1 als 2 beschreven: de uitvoering van de gemaakte samenwerkingsafspraken en de uitvoering van de maatregelen in het plan van aanpak. Hoofdstuk 5 beschrijft ten slotte de processtappen check en act van de pdca-cycli op zowel niveau 1 als 2. De effectiviteit van de samenwerking wordt geëvalueerd. In de evaluatie wordt zowel naar de effectiviteit van de maatregelen in het plan van aanpak als naar de effectiviteit van de samenwerkingsafspraken gekeken. De evaluatie vormt de basis voor de vernieuwing van de samenwerkingsafspraken en het plan van aanpak. Figuur 2 PLAN Hoofdstuk 2 en 3 ACT Hoofdstuk 5 Niveau 1 en 2 DO Hoofdstuk 4 CHECK Hoofdstuk 5

6 2 PLAN: PPS INRICHTEN EN VASTLEGGEN pagina 6/ AFBAKENING GEBIED Het gebied waarvoor de samenwerking wordt aangegaan wordt afgebakend middels: - het bepalen van de begrenzing van de locatie op een kaart; - het beschrijven van de soort activiteiten die hier plaatsvinden (het werkgebied). 2.2 SAMENSTELLING DEELNEMERS De partijen die willen samenwerken stellen vast wie de betrokken partijen zijn bij de veiligheidssituatie in het gebied waarvoor de samenwerking wordt aangegaan. Het samenwerkingsverband wordt vervolgens samengesteld uit de vertegenwoordigers van publieke en private partijen die betrokken zijn bij de veiligheidssituatie in een bepaald gebied. Deze vertegenwoordigers, de uitvoerende deelnemers aan het samenwerkingsverband, zijn lokale partijen, die ook naast de activiteiten van het samenwerkingsverband aantoonbaar actief zijn in het betreffende gebied. Er wordt een overzicht gemaakt van de vertegenwoordigers van deelnemende partijen in het publiek-private samenwerkingsverband, met: - de NAW gegevens van de deelnemers; - een beschrijving van de betrokkenheid van de deelnemers bij het gebied waarvoor de samenwerking wordt aangegaan; - de wijze waarop de deelnemers vertegenwoordigd worden in de overlegbijeenkomsten (de afspraken over de aanwezigheid en vervanging van deelnemers in de overlegbijeenkomsten). 2.3 ORGANISATIESTRUCTUUR Er worden afspraken gemaakt over de taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en rollen van de deelnemers aan het publiek-private samenwerkingsverband. Hierbij wordt in ieder geval vastgesteld: - welke deelnemer(s) bevoegd is/zijn om eventuele contractuele verplichtingen aan te gaan met partijen buiten het publiek-private samenwerkingsverband; - welke deelnemer(s) verantwoordelijk zijn voor de taakverdeling en planning van de verschillende werkzaamheden van het samenwerkingsverband; - wat het correspondentieadres is voor het publiek-private samenwerkingsverband. De afspraken worden schriftelijk vastgelegd. 2.4 DOELSTELLINGEN De doelstellingen van de publiek-private samenwerking worden vastgesteld. Deze doelstellingen zijn gericht op het continu samenwerken aan het verbeteren van de veiligheidssituatie in het gebied waarvoor de publiek-private samenwerking is aangegaan. De doelstellingen worden schriftelijk vastgelegd. 2.5 SAMENWERKINGSAFSPRAKEN Er worden samenwerkingsafspraken gemaakt over: - de wijze waarop met wijzigingen in de samenstelling van het publiek-private samenwerkingsverband en/of het gebied wordt omgegaan (afspraken over toe- en uittreding); - de wijze van besluitvorming; - de wijze van communiceren binnen (beschrijving van de overlegstructuur) en buiten het publiek-private samenwerkingsverband ( 2.8); - de financiële structuur en de loop van geldstromen binnen het publiek-private samenwerkingsverband (inkomsten en uitgaven). De afspraken worden schriftelijk vastgelegd.

7 pagina 7/ SAMENWERKINGSOVEREENKOMST De samenwerking tussen de publiek-private partijen wordt schriftelijk vastgelegd in: - een convenant 2 ; of - een intentieverklaring 3. Het convenant of de intentieverklaring bevat: - een afbakening van het gebied van het publiek-private samenwerkingsverband, inclusief de aanduiding van het gebied ( 2.1); - een overzicht van de vertegenwoordigers van deelnemende partijen in het publiek-private samenwerkingsverband ( 2.2); - de doelstelling van het publiek-private samenwerkingsverband ( 2.4). 2.7 DOCUMENTATIE Het publiek-private samenwerkingsverband zorgt voor een overzichtelijke archivering van alle gegevens en documenten die betrekking hebben op de eisen zoals gesteld in deze norm. Het publiek-private samenwerkingsverband draagt zorg voor de beschikbaarheid van de meest actuele versie van alle gedocumenteerde gegevens en zorgt ervoor dat verouderde documenten en gegevens niet onbedoeld worden gebruikt. Voor de door het publiek-private samenwerkingsverband gedocumenteerde gegevens worden bewaartermijnen vastgesteld en schriftelijk vastgelegd. 2.8 INTERNE EN EXTERNE COMMUNICATIE Relevante veiligheidsinformatie, zoals in ieder geval de behaalde resultaten van de samenwerking, wordt gedeeld binnen het publiek-private samenwerkingsverband (o.a. in overlegbijeenkomsten), met andere betrokken partijen en met (potentiële) gebruikers van het gebied waarvoor het samenwerkingsverband is aangegaan. 2.9 WIJZIGINGEN AAN DE PUBLIEK-PRIVATE SAMENWERKING Wijzigingen met betrekking tot de organisatiestructuur ( 2.3), de doelstellingen ( 2.4) en/of de samenwerkingsafspraken ( 2.5) van het publiek-private samenwerkingsverband worden voor instemming aan de deelnemers aan het samenwerkingsverband voorgelegd. 2 Een overeenkomst tussen een publieke partij en een of meer andere partijen 3 Een verklaring omtrent gemaakte afspraken

8 3 PLAN: VEILIGHEIDSANALYSE EN PLAN VAN AANPAK pagina 8/ VEILIGHEIDSANALYSE VEILIGHEIDSANALYSE De veiligheidssituatie van het gebied waarvoor de samenwerking is aangegaan, wordt geanalyseerd. In deze analyse komen de aandachtspunten in het gebied naar voren. In de veiligheidsanalyse worden ten minste meegenomen: beschikbare cijfers van de politie over relevante delicten binnen het betreffende gebied; een gezamenlijke schouw van het gebied gericht op het krijgen van meer inzicht in de problematiek; de resultaten van de lokale veiligheidsmonitor; de resultaten van een onderzoek waarin de betrokkenen bij het gebied waarvoor de samenwerking is aangegaan bevraagd zijn (bijvoorbeeld de resultaten van een enquête). De resultaten van de veiligheidsanalyse worden schriftelijk vastgelegd, inclusief een samenvatting BETROKKENHEID DEELNEMERS PUBLIEK-PRIVATE SAMENWERKING De deelnemers aan het publiek-private samenwerkingsverband worden betrokken bij de taakverdeling, de planning en de totstandkoming van de veiligheidsanalyse door middel van hun deelname aan overlegbijeenkomsten. De resultaten van de overlegbijeenkomsten worden schriftelijk vastgelegd. 3.2 PLAN VAN AANPAK DOELSTELLINGEN FORMULEREN Op basis van de aandachtspunten in het gebied waarvoor de samenwerking is aangegaan, die naar voren komen in de resultaten van de veiligheidsanalyse, worden smart 4 geformuleerde doelen gesteld ANALYSE VAN MAATREGELEN Er wordt in kaart gebracht welke maatregelen mogelijk zijn om de doelstellingen te behalen. Per mogelijke maatregel wordt vastgesteld: - in hoeverre de maatregel tegemoet komt aan de doelstellingen en op welke manier dit aantoonbaar is; - in welke mate de voor de maatregel benodigde veiligheidsdeskundigheid aanwezig is binnen het publiekprivate samenwerkingsverband en welke deskundigheid uit externe bronnen aangevuld dient te worden; - de kosten in tijd en geld van de maatregel; - de beperkende factoren van de maatregel; - de haalbaarheid van de maatregel. De resultaten van de analyse van maatregelen worden schriftelijk vastgelegd, inclusief een samenvatting MAATREGELENKEUZE Om de doelen van paragraaf te bereiken wordt een keuze gemaakt uit de geanalyseerde maatregelen. Bij de keuze voor maatregelen wordt rekening gehouden met: - uitvoeringsmogelijkheden; - verantwoordelijkheden en doelstellingen van de deelnemers aan het publiek-private samenwerkingsverband; - de visies van de deelnemers van het publiek-private samenwerkingsverband. De maatregelenkeuze wordt gemotiveerd schriftelijk vastgelegd. 4 S = specifiek, M = meetbaar, A = acceptabel, R = realistisch, T = tijdsgebonden

9 pagina 9/ PLAN VAN AANPAK De deelnemers van het publiek-private samenwerkingsverband verdelen de uitvoering van de maatregelen. Daarnaast maken zij afspraken over het bewaken van de voortgang van de uitvoering van de maatregelen. Het plan van aanpak bevat: - de samenvatting van de veiligheidsanalyse ( 3.1.1); - de op de veiligheidsanalyse aansluitende doelstellingen ( 3.2.1); - de samenvatting van de analyse van de maatregelen ( 3.2.2); - een gedetailleerde beschrijving per voorgenomen maatregel: de werkwijze, taakverdeling en planning voor het uitvoeren van de maatregel de werkwijze, taakverdeling en planning voor het bewaken en evalueren van de uit te voeren maatregelen een kostenoverzicht ONDERSTEUNING DOOR EXTERNE ADVISEURS Indien gekozen wordt voor een maatregel waarbij veiligheidsdeskundigheid uit externe bronnen nodig is, dan kan het publiek-private samenwerkingsverband zich laten ondersteunen door externe adviseurs. Deze adviseurs zijn echter geen deelnemers van het publiek-private samenwerkingsverband. De leden van het publiek-private samenwerkingsverband zijn en blijven verantwoordelijk voor de uitvoering van het plan van aanpak BETROKKENHEID DEELNEMERS PUBLIEK-PRIVATE SAMENWERKING De deelnemers aan het publiek-private samenwerkingsverband worden betrokken bij de taakverdeling, de planning en de totstandkoming van het plan van aanpak door middel van hun deelname aan overlegbijeenkomsten. De deelnemers van het publiek-private samenwerkingsverband accorderen het plan van aanpak. De resultaten van de overlegbijeenkomsten worden schriftelijk vastgelegd.

10 4 DO: UITVOERING pagina 10/ UITVOERING De deelnemers van het publiek-private samenwerkingsverband voeren de samenwerkingsafspraken ( 2.3 en 2.5) en het plan van aanpak ( 3.2.4) uit. 4.2 BETROKKENHEID DEELNEMERS AAN HET PUBLIEK-PRIVATE SAMENWERKINGSVERBAND De deelnemers aan het publiek-private samenwerkingsverband worden betrokken bij de uitvoering van de samenwerkingsafspraken en het plan van aanpak door middel van hun deelname aan overlegbijeenkomsten. Tijdens deze bijeenkomsten bespreken de deelnemers: - de voortgang van de uitvoering van samenwerkingsafspraken; - de voortgang van de uitvoering van de maatregelen in het plan van aanpak. Deelname aan de overlegbijeenkomsten biedt de deelnemers aan het publiek-private samenwerkingsverband de mogelijkheid om elkaar op het nakomen van gemaakte afspraken aan te spreken. De resultaten van de overlegbijeenkomsten worden schriftelijk vastgelegd.

11 5 CHECK EN ACT: EVALUEREN EN VERNIEUWEN pagina 11/ VOORTGANGSBEWAKING SAMENWERKINGSAFSPRAKEN (INTERNE AUDITS) De deelnemers van het publiek-private samenwerkingsverband controleren periodiek of de samenwerkingsafspraken die conform 2.2, 2.3 en 2.5 gemaakt zijn, doeltreffend zijn. Indien wordt geconstateerd dat één of meerdere samenwerkingsafspraken niet voldoende doeltreffend is, dan worden correcties gericht op de oorzaken van deze constatering gedefinieerd en uitgevoerd. De resultaten van de voortgangsbewaking worden schriftelijk vastgelegd. 5.2 VOORTGANGSBEWAKING PLAN VAN AANPAK De deelnemers van het publiek-private samenwerkingsverband bewaken periodiek de voortgang en de effectiviteit van de maatregelen in het plan van aanpak ( 3.2.4). Indien een (potentiële) negatieve voortgang wordt geconstateerd, worden correcties gedefinieerd en uitgevoerd om de voorgenomen uitvoering van maatregelen alsnog te realiseren. Daarnaast worden punten voor verbetering als zodanig herkend en geïmplementeerd. De resultaten van de voortgangsbewaking worden schriftelijk vastgelegd. 5.3 EVALUATIE EVALUATIE De deelnemers van het publiek-private samenwerkingsverband evalueren het samenwerkingsverband ten minste jaarlijks op: - de doeltreffendheid van de werkwijzen van het publiek-private samenwerkingsverband (aan de hand van de criteria in paragraaf 2.1, 2.2, 2.3, 2.4 en 2.5; - de uitvoering van de maatregelen in het plan van aanpak ( 3.2.4) de behaalde resultaten per maatregel de daarbij horende kosten de behaalde doelstellingen. Er wordt bekeken of de processtappen, zoals beschreven in dit normatief document, goed doorlopen zijn en of de gemaakte samenwerkingsafspraken doeltreffend zijn ( 2.4). Daarnaast wordt bekeken in hoeverre het plan van aanpak ( 3.2.4) is uitgevoerd en in hoeverre de vastgestelde doelstellingen ( 3.2.1) behaald zijn. Op basis van de resultaten van deze evaluaties worden verbeterpunten geïnventariseerd. De resultaten van de evaluatie en de beschrijving van verbeterpunten worden schriftelijk vastgelegd BETROKKENHEID DEELNEMERS AAN HET PUBLIEK-PRIVATE SAMENWERKINGSVERBAND De deelnemers aan het publiek-private samenwerkingsverband worden betrokken bij de evaluatie van het samenwerkingsverband en het plan van aanpak door middel van hun inbreng in overlegbijeenkomsten. De resultaten van de overlegbijeenkomsten worden schriftelijk vastgelegd. Het verslag van de evaluatie wordt geaccordeerd door de deelnemers aan het publiek-private samenwerkingsverband. 5.4 VERNIEUWEN VERNIEUWEN Op basis van een nieuwe veiligheidsanalyse ( 3.1.1) en de resultaten van de evaluatie ( 5.3.1) worden de samenwerkingsafspraken ( 2.1, 2.2, 2.3, 2.4 en 2.5) en het plan van aanpak ( 3.2) vernieuwd.

12 pagina 12/13 Verbeterpunten die in de evaluatie naar voren zijn gekomen, worden in de vernieuwde samenwerkingsafspraken en het vernieuwde plan van aanpak beschreven. Daarnaast zijn de vernieuwde samenwerkingsafspraken en het vernieuwde plan van aanpak gericht op het onderhouden van de in de evaluatie naar voren gekomen gerealiseerde verbeteringen van de veiligheidssituatie BETROKKENHEID DEELNEMERS AAN HET PUBLIEK-PRIVATE SAMENWERKINGSVERBAND De deelnemers aan het publiek-private samenwerkingsverband worden betrokken bij de vernieuwing van samenwerkingsafspraken en het plan van aanpak door middel van hun deelname aan overlegbijeenkomsten. De deelnemers van het publiek-private samenwerkingsverband accorderen de vernieuwde samenwerkingsafspraken en het vernieuwde plan van aanpak. De resultaten van de overlegbijeenkomsten worden schriftelijk vastgelegd.

13 pagina 13/13 CENTRUM VOOR CRIMINALITEITSPREVENTIE EN VEILIGHEID Het Centrum voor Criminaliteitspreventie en Veiligheid is draagt bij aan de maatschappelijke veiligheid door het stimuleren van publiek-private samenwerking, actieve kennisdeling van de veiligheidspraktijk en kwaliteitsontwikkeling van instrumenten en regelingen. Van de door het CCV ontwikkelde instrumenten, door andere partijen ontwikkelde instrumenten, of op marktniveau al aanwezige (technische) instrumenten kan de behoefte aanwezig zijn dat de kwaliteit van de gehaalde prestatie aantoonbaar gemaakt wordt. Het CCV heeft hiervoor conformiteitschema s in beheer, waarvoor een structuur met inbreng van belanghebbende partijen ingericht is. Het Centrum voor Criminaliteitspreventie en Veiligheid is gehuisvest te Utrecht: Jaarbeursplein AN Utrecht Postbus SC UTRECHT T (030) F (030)