Nooit meer frustraties over je boekhouding met Yuki. Geert Broekmans

Transcriptie

1 Nooit meer frustraties over je boekhouding met Yuki. Geert Broekmans

2 Inhoudsopgave Demonstratie op locatie 4 Vlotte overstap 4 Nieuwe manier van werken, moderne accountant 5 Steeds meer koppelingen 5 Alle ballast overboord 5 Digitale toekomst 6 Automatisch betalen 6 Over Broekmans Patisserie 7 De Yuki way van online boekhouden en ondernemen 7 Moderne Yuki ondernemers 7 De voordelen van Yuki voor ondernemers 8 Yuki biedt ook accountants voordelen 8 2

3 Nooit meer frustraties over je boekhouding met Yuki Meer tijd overhouden voor je zaak, veel meer overzicht en veel minder irritaties. Dat zijn de redenen waarom Geert Broekmans, eigenaar en directeur van Broekmans Patisserie direct overstapte op Yuki. Dankzij Yuki ben ik veel minder tijd kwijt aan mijn boekhouding, behoren papieren ordners tot het verleden en weet ik precies waar mijn onderneming staat. Broekmans Patisserie is een familiebedrijf dat al sinds 1923 bestaat. De onderneming is gespecialiseerd in banket en chocolade. Tot 2013 werkte Broekmans met een traditionele boekhouder en een extern pakket. Eens per twee weken, op mijn vrije maandag, kwam de assistent accountant op kantoor waar hij de administratie verwerkte. Zelf deed ik dus niets. Dat lijkt heel prettig, maar dat was het eigenlijk niet. Je bent volledig afhankelijk van iemand anders, van of hij wel of niet bij is en alles wel heeft ingevoerd. Omslachtig was het ook: ik moest altijd zelf de openstaande posten nalopen en was nog behoorlijk veel tijd tot wel 4 uur per week - kwijt aan het beantwoorden van vragen per over de administratie of bepaalde bonnen. Verder had ik helemaal geen overzicht en dus geen inzicht in mijn zaak. Denk aan uitgavenpatronen en openstaande vorderingen. Demonstratie op locatie Geert had Yuki al langere tijd in het vizier. Ik volgde Yuki al sinds 2011 toen ik een artikel in een vakblad over hun nieuwe manier van boekhouden las. Yuki leek zich te richten op de ZZP ers en daarmee was mijn zaak te groot, aangezien ik ruim 30 man personeel had. Later zag ik dat ook moderne mkb bedrijven met Yuki gingen werken. Ik heb meteen een demonstratie aangevraagd op het kantoor van mijn accountant. Ik wist eigenlijk al dat ik overstag zou gaan en dat was ook zo. Vlotte overstap De overstap naar Yuki verliep vervolgens meer dan vlot. Geert: Yuki is ontzettend gebruiksvriendelijk. Je hebt dus niet bepaald een training of diepgaande softwarekennis nodig om er mee aan de slag te gaan. Het programma heb je zo onder de knie. Het enige wat je hoeft te doen is je bonnen en facturen 3

4 doorsturen, eventueel nadat je ze hebt ingescand. Alle gegevens zijn vervolgens inzichtelijk via je eigen online dashboard. Dit dashboard is heel logisch ingedeeld en geeft je een perfect overzicht van je administratie en cijfers. En dat niet alleen op het werk, maar 24/7, overal ter wereld. Ik ben echt geen techneut, maar ik zie wel meteen of software handig werkt. Dat geldt zeker voor Yuki. Hoewel ik nu bijna dagelijks mijn boekhouding digitaal aanlever in Yuki, ben ik er veel minder tijd mee kwijt. Yuki doet binnen 24 uur de rest. Ik hoef zelfs niet meer aan te geven voor welke winkel ik iets invoer of over welk jaar het gaat. En of iets debet of credit is? Ik hoef het niet te weten, want Yuki zet alle posten automatisch op de juiste locatie. En wil ik iets controleren of nakijken? Dan hoef ik alleen maar een zoekterm of een bedrag in te voeren en het programma doorzoekt mijn volledige boekhouding. Ideaal en razendsnel! Nieuwe manier van werken, moderne accountant Met de overstap heb ik afscheid genomen van mijn externe accountant, die niet mee wilde gaan in deze moderne manier van werken. Daarom ben ik op zoek gegaan naar een nieuwe accountant. Yuki verwerkt nu mijn administratie en mijn accountant kijkt mee, geeft advies en doet de jaarrekening, hetgeen waar hij echt goed in is. Groot voordeel is dat hij ook gratis kan meekijken in Yuki en mijn boekhouding elke dag bij is. Steeds meer koppelingen Dankzij het groeiende aantal koppelingen met Yuki hoeven ondernemers steeds minder zelf te doen. Geert maakt dan ook dankbaar gebruik van onder andere de bankkoppeling, de begrotingsapplicatie Visionplanner, en de koppeling met de salarisadministratie. Verder gebruikt hij de bakkerijsoftware nog om de logistieke processen bij te houden. Vroeger werkte ik met 5 verschillende databases, die zijn nu overbodig of geïntegreerd in Yuki. Dat maakt de administratie veel beter beheersbaar. Hoe minder je handmatig van het ene naar het andere programma over hoeft te hevelen, hoe minder tijd je kwijt bent, hoe minder kans op fouten. Pas je in Yuki iets aan in het ene administratieonderdeel, dan verandert dit direct mee in de overige relevante onderdelen. De software herkent foto s die worden gemaakt met een smartphone. Betaal ik bijvoorbeeld een leverancier contant, uit de kas, dan hoef ik alleen maar een foto met mijn mobiel van de factuur te maken, en Yuki verwerkt hem op de juiste post en plek. Zonder verder omkijken. Alle ballast overboord Wat Geert extra waardeert aan Yuki is dat het het online boekhoudplatform nieuw begonnen is. Daarmee bedoel ik dat ze geen bestaande software omgebouwd hebben om een boekhouding online te kunnen voeren, maar dat automatisch boekhouden al vanaf de bouw hun uitgangspunt was. Ze hebben per direct alle ballast van oudere programma s laten varen en zijn zonder verleden van start gegaan. Vanaf het allereerste begin stelden ze 4

5 het document, de gebruiker en het gebruiksgemak centraal, en dat heb ik nog nergens anders gezien. Deze manier van werken zorgt voor het grote overzicht dat ik nu heb, en dat op zo n eenvoudige manier dat een kind de was kan doen. Ik bekijk wekelijks mijn dashboard even en een blik is genoeg om me te vertellen hoe ik er voor sta. Digitale toekomst De toekomst is volgens Geert zelfs nog digitaler dan hij nu al is. Als ondernemer ben je over een jaar of 2 alleen nog je boekhouding aan het fiatteren. Omdat inkoop- en verkoopfacturen straks echt allemaal digitaal worden verstuurd en slimme software die automatisch boekt, ben je daar al geen tijd meer aan kwijt. Nu al hoef ik nog maar eens per maand even mijn openstaande posten te checken en te bepalen of ik de betreffende klanten een herinnering stuur of daar nog even mee wacht. Ook de steeds betere en uitgebreidere koppelingen met andere programma s gaan ondernemers kostbare tijd besparen, is de stellige overtuiging van Geert. En als UBL straks helemaal doorbreekt, kun je nóg gedetailleerdere je bedrijfsvoering aanpassen. Dankzij UBL kun je immers op regelniveau vergelijkingen maken en zie ik meteen dat mijn marge onder druk staat en kan ik direct de inkoopmap onder de loep nemen. Nu heb ik natuurlijk overzichten van mijn inkoopvolumes, voorraden en bijbehorende kosten, maar dan kan ik bijvoorbeeld met één druk zien dat ik vorig jaar 100 kilo roomboter inkocht voor 400 euro, terwijl 110 kilo me dit jaar al 500 euro kostte. Als je dat soort nauwkeurige informatie direct voor handen hebt, heb je veel meer controle over je bedrijfsprocessen en kun je razendsnel aanpassingen maken. Tenslotte denkt Geert dat een papieren boekhouding over niet al te lange tijd verleden tijd is. Tot een paar jaar geleden stonden er wel 20 ordners op mijn kantoor. Dat betekende dus veel zoekwerk als ik iets wilde controleren of een factuur moest terugzoeken! Nu staan er nog maar 3 ordners, en die bevatten alleen nog het kasboek. Ik ben er blij mee, want wat moet ik met al dat papier? Nu al scan ik alle facturen die nog wel per post binnenkomen en verscheur ik de papieren variant direct. Gelukkig is digitaal factureren steeds normaler en gewenster. Het scheelt een hoop papier, het is stukken sneller en de documenten komen meteen bij de juiste afdeling en de juiste persoon uit. Automatisch betalen Je zou denken dat Geert niets meer te wensen heeft op boekhoudgebied, maar niets is minder waar. Het lijkt mij ontzettend handig als ik in Yuki alvast betalingen kan accorderen en dat die dan automatisch op een bepaalde datum de deur uit gaan naar de bank en direct verwerkt worden. Dit geldt ook omgekeerd voor automatische incasso van onze klanten. Dat zou me nog meer tijd besparen, nog verder ontzorgen. Aanmaningen en boetes ontloop je dan immers nog beter. Je bent dan nooit meer te laat met onder andere je btw-betaling, maar hoeft deze betaling ook niet extra vroeg te doen uit angst dat je hem vergeet. En dat is weer goed voor je cashflow. Maar met de ontwikkelingen die Yuki op dit moment doormaakt, ga ik er van uit dat dat niet lang meer zal duren. Verder zou een koppeling tussen het adresboek in Yuki en je smartphone wenselijk zijn! 5

6 Over Broekmans Patisserie Broekmans Patisserie Venlo is een familiebedrijf. Sinds 1923 ontwikkelt, produceert en verkoopt ze een groot assortiment banket- en chocoladeproducten. Alle producten zijn eigen fabricaat en afkomstig uit onze eigen banketbakkerij en chocolaterie. Inmiddels zijn er Broekmans-winkels in Venlo, Venray en Roermond en werken er in totaal 35 mensen. Inmiddels wordt de organisatie geleid door de derde generatie Broekmans. Geert nam het bedrijf over van zijn vader. Niet op dezelfde wijze waarop deze het bijna een halve eeuw eerder deed. Geert Broekmans droomde van een carrière bij de bank. Hij sloot de MEAO succesvol af maar het bloed kroop waar het niet gaan kon. Het banketbakken zat me in het bloed moet de huidige directeur constateren. Uiteindelijk volgde hij de vakschool in Voorhout, op advies van zijn vader, die meende dat hij wel iets kon opsteken van de Randstedelijke zakelijkheid. Hij werkte uiteindelijk bij maar liefst zeven leerbedrijven, o.a. in Nederland, België en Zwitserland, voor hij op eigen benen kon staan. Gemakkelijk had hij het in het begin zeker niet, want managen, delegeren en motiveren, immens belangrijk voor het leiden van het bedrijf had de jonge Broekmans nergens geleerd. Door schade en schande ben ik wijs geworden,constateert hij anno 2016 tevreden. Met recht want tegen het einde van het millennium is Broekmans Patisserie niet alleen een bedrijf met een voortreffelijke naam en een eminent product, maar ook een gestroomlijnde organisatie waarmee met een gerust hart de sprong naar de 21ste eeuw kan worden gemaakt. In de productie werkt Geert Broekmans niet meer. Dat kan niet, daarvoor heeft hij teveel tijd nodig voor de doorlopende vernieuwing en aanpassing van het bedrijf. Daarmee blijkt een van de lijfspreuken van mijn vader weer zeer accuraat: Er zijn eigenlijk maar drie zaken aan de orde in het bedrijf: voorbereiding, productie en controle. De productie moet je aan anderen overlaten, voorbereiding en controle moet je zelf doen. En datzelfde principe heeft Geert tot volle tevredenheid toegepast op zijn boekhouding. Hij scant en fiatteert, Yuki doet de rest. De Yuki way van online boekhouden en ondernemen De missie van Yuki is de boekhouding voor de ondernemer stukken eenvoudiger en overzichtelijker te maken. Werkt de ondernemer samen met een accountant, dan helpt Yuki-software deze samenwerking te versterken, door ze met elkaar te verbinden via één online boekhoudplatform waar ze samen werken aan de online boekhouding. Moderne Yuki ondernemers houden zich liever bezig met hun kernactiviteiten en doen hun boekhouding online en automatisch; zitten niet te wachten op een jaarrekening maar willen dagelijks een actuele online boekhouding waarmee ze hun onderneming kunnen runnen; hebben hun bedrijf op smartphone; waar ze ook zijn hebben ze hun bedrijf altijd bij zich op de smartphone of tablet. 6

7 De voordelen van Yuki voor ondernemers Al je financiële stukken binnen 24 uur in je boekhouding verwerkt. Door slimme software en een team net zo slimme Yuki boekhouders en partners. Nooit meer zelf boekhouden. Je hoeft zelf alleen maar alle documenten digitaal/gescand aan te leveren. Persoonlijke hulp bij overstappen. Werk je momenteel met een ander boekhoudpakket? Geen probleem! We sluiten deze boekhouding gewoon aan met Yuki. Een compleet boekhoudpakket, inclusief digitaal archief, online facturatie, projectadministratie en urenregistratie. Yuki werkt met documentherkenning middels centrale herkenningsregels. Dit zijn regels die jij, Yuki of een andere partner aanmaakt in de software. Al je (financiële) documenten worden direct opgeslagen in overzichtelijke Yuki ordners; je hebt geen papieren ordners meer nodig. Ook de Belastingdienst accepteert een digitale boekhouding in Yuki. Starten met Yuki vergt bijna geen investering. Je betaalt bovendien alleen voor de software die je daadwerkelijke gebruikt. Yuki is heel eenvoudig in het gebruik en vereist geen speciale training. Yuki biedt ook accountants voordelen Zoals Geert al zei, is Yuki ook interessant voor accountants. De voordelen op een rij: Nog efficiënter werken Er kunnen meer klanten met minder personeelsleden bediend worden, waardoor de organisatie leaner kan opereren. Uit ervaring weten we dat een gemiddelde medewerker met Yuki tot 180 administraties alleen kan bedienen. Het gaat dan om het verwerken van de administratie en het beantwoorden van klantvragen. Digitaal document als basis! Het brondocument van een boeking hebben ondernemer en accountant met enkele klikken inzichtelijk. Eventuele correcties pas je ook aan in dit brondocument. Deze worden vervolgens automatisch meegenomen in de rest van de boekhouding en, indien van toepassing, ook in een suppletie voor een volgende btw-aangifte. 7

8 Scannen, mailen, klaar! De Yuki software leest alle aangeleverde gegevens van jouw klanten in. Jij boekt en controleert alles en bent degene die communiceert met de klant. Ook beschik je over alle controlegereedschappen van Yuki en jouw klanten hebben de beschikking over alle handigheden van de Yuki boekhoudsoftware. Minder pieken in werkdruk Piekmomenten worden vermeden door dagelijkse aanlevering van data door klanten. Hiernaast heb je toegang tot rapportages waarmee je deze pieken kunt analyseren. Hier kun je zelfs de bezetting van personeel op indelen. Meer ruimte voor advies Met Yuki kunnen ondernemers dagelijks aanleveren en hiermee is inzicht in actuele klantgegevens direct mogelijk. Veel Yuki-partners verwerken de aangeleverde stukken binnen 24 uur en hebben hiermee direct ruimte om zich te onderscheiden op proactief advies. Geïntegreerd platform De unieke combinatie van documentherkenning, medewerkers georganiseerd in een workflow, software, integratie van journaalpost en document leidt tot snelheid, inzicht en gemak. Alles binnen 1 geïntegreerd platform! Automatische kwaliteitsbewaking Steekproefsgewijs pakt de Yuki software documenten (die al zijn afgehandeld) op en zet deze in een workflow voor de verantwoordelijke backoffice manager. Deze manager kan dagelijks de Yuki steekproeven bekijken en beoordelen op juistheid. Zo kun je dus perfect aansturen op kwaliteit binnen het team! Weg met consultancykosten en installatie! Bij Yuki krijg je jaarlijks een training voor alle medewerkers die gaan werken met het Yuki platform. Hiernaast heeft Yuki een innovatief online supportsysteem waar via ons team dagelijks vragen beantwoorden van alle partners. Met Yuki hoef je hiernaast ook niets lokaal te installeren of te updaten. Weg met die enorme consultancykosten! Binnen 1 dag operationeel Overstappen naar Yuki is heel gemakkelijk. Er is geen installatie nodig, want Yuki draait in de cloud. Je hoeft dus geen hardware aan te schaffen. Wanneer je besluit over te stappen, zorgt Yuki ervoor dat je binnen een dag operationeel bent. 8

9 Wilhelminakade AR Rotterdam Van Leeuwenhoekstraat PD Venlo T Bezoek ook onze website: T E. info@broekmans.nl Bezoek ook de website van Broekmans:

10 voor meer info, bezoek