Ruimte om te ondernemen dankzij gestructureerde, digitale administratie. Johan Peeters

Transcriptie

1 Ruimte om te ondernemen dankzij gestructureerde, digitale administratie Johan Peeters

2 Inhoudsopgave Ten dienste van de klant 5 Loskoppelen van advies en transacties 5 Volledig in de cloud 6 Visie waar maken 6 Denken vanuit de ondernemer 6 Meer uitdaging 6 concurrentievoordeel 7 BOFIDI biedt ondernemer ruimte om te ondernemen 7 Yuki: online boekhouden en ondernemen 8 Voordelen van Yuki voor accountants 8

3 Ruimte om te ondernemen dankzij gestructureerde, digitale administratie Een goed gestructureerde administratie is een belangrijk instrument voor analyse en planning, voor budgettering en nacalculatie, voor visie en toekomst. BOFIDI maakt zich sterk voor deze structuur én het toekomstgerichte ondernemersadvies dat hieruit voortvloeit. Johan Peeters, CEO bij BOFIDI, vertelt hoe BOFIDI hun missie om klanten alle ruimte te geven om te ondernemen samen met Yuki vorm geeft. In 1979 ontstond BOFIDI als een samenwerking tussen twee boekhouders in Gent. Zij sloegen de handen ineen om hun klanten te bedienen op een niveau dat de vergelijking met de grote kantoren kon doorstaan, zonder ook maar één moment de persoonlijke touch uit het oog te verliezen. Van boekhoudkantoor groeide de organisatie door de jaren heen uit tot een full service accountants- en adviesorganisatie met klanten in heel België. Nog steeds staat groeien en innoveren centraal bij BOFIDI. De belangrijkste trend waar we op dit moment mee te maken hebben is de digitalisering. We zijn ons al volop aan het voorbereiden om ook op dit gebied voorloper te zijn. Dit doen we op drie manieren. Ten eerste door onze medewerkers actief te betrekken bij de overstap naar digitaal werken. Ten tweede door een pilot te houden onder een aantal geselecteerde klanten waarin we, samen met hen, een aantal nieuwe softwarepakketten testen. En ten derde door onze medewerkers op een andere manier op te leiden. Voorheen lag onze focus louter op technische kennis, die verschuift nu ook naar communicatieve vaardigheden. In plaats van puur cijfers verwerken, gaan onze medewerkers immers steeds meer de adviserende kant op. Dat vereist bijkomende skills. 3

4 Ten dienste van de klant Die nieuwe medewerker werkt straks ook op een heel nieuw kantoor, is de overtuiging van BOFIDI. Het accountantskantoor van de toekomst kenmerkt zich door anyplace, anytime, anyone. Onze dienstverlening zal steeds meer plaatsvinden op andere plaatsen dan ons kantoor, bijvoorbeeld op het kantoor van de klant, onderweg of vanuit het huis van onze medewerkers. Ook onze werktijden flexibiliseren: wij zullen werken wanneer onze klant dit van ons vraagt. Hieruit vloeit meteen voort dat onze klanten niet meer één vast contactpersoon krijgen, maar een heel team van deskundigen. Essentieel hierbij is natuurlijk de moderne technologie. Sinds enkele maanden hebben onze medewerkers geen desktop meer, maar een laptop, zodat ze overal bij de relevante gegevens kunnen. En overleggen doen we steeds vaker via Skype en/of chat. Desgewenst buiten de traditionele kantooruren, als onze klant net dan op een boekhoudkundig, financieel of fiscaal vraagstuk stuit. Dit brengt ons meteen op nog een ontwikkeling voor ons kantoor: nog meer advies per klant. Vermoedelijk betrekken we steeds meer adviseurs per klant en trekken we vaker partners aan met extra specialiteiten. Op die manier verwachten we een one-stop-shop te worden waar onze klanten met letterlijk al hun financiële, fiscale en juridische vragen terecht kunnen. Zowel op professioneel als persoonlijk vlak. Loskoppelen van advies en transacties Die adviesfunctie vormt volgens BOFIDI straks dé kernactiviteit van de accountant. Steeds meer informatie is beschikbaar via de cloud. Ook onze klanten hebben die voortaan onder handbereik. We merken ineens dat zij soms eerder op de hoogte zijn dan wij. Dat is best wennen, en dat vereist dat wij ons aanpassen aan deze nieuwe realiteit. Hoe? Door onze medewerkers te leren om nog proactiever en klantgerichter te werken, door onze adviestaken en transactiewerkzaamheden los te koppelen zodat onze adviseurs daadwerkelijk alle tijd voor hun klanten hebben, en door onze medewerkers flexibel en mobiel te laten werken. Het komt er hoe dan ook op neer dat ondernemers straks minder de accountant nodig hebben om informatie te verkrijgen, en dankzij de steeds digitalere boekhoudpakketten ook minder nodig om hun cijfers te verwerken. We kunnen dan ook naar een meer adviserende rol gaan en daarmee toegevoegde waarde bieden. En eigenlijk past dit heel goed bij ons. Als sinds onze oprichting maken we ons sterk voor persoonlijk, individueel advies. Om die reden vinden wij het cruciaal om al onze klanten persoonlijk te kennen. Vandaar dat we ons vooral richten op beoefenaars van vrije beroepen en ondernemers waar één-op-één contact met de beslissingsnemer vanzelfsprekend is. We weten op die manier precies wat er speelt in zijn bedrijf én persoonlijke leven en kunnen ons zodoende opwerpen als vertrouwenspersoon waarbij hij met al zijn vragen terecht kan. 4

5 Volledig in de cloud Om ook in de toekomst optimaal te adviseren, is die eerder genoemde digitalisering van levensbelang. Daarom werkt BOFIDI meer en meer (en straks volledig) in de cloud, vertelt Johan. Tot voor kort was IT ondersteunend, maar dit wordt een van onze kernactiviteiten. We werken met diverse pakketten en die moeten allemaal gekoppeld zijn, maar even makkelijk en snel weer ontkoppeld kunnen worden. De wereld van de IT evolueert razendsnel en alleen dankzij perfecte (ont)kopppelmogelijkheden kunnen wij en onze klanten steeds gebruik maken van de beste oplossingen op dat moment. Denken vanuit de ondernemer Op dit oh-zo-belangrijke softwaregebied speelt Yuki sinds juli 2015 een cruciale rol voor BOFIDI. Ik ken geen enkel ander pakket dat zo van de ondernemer uitgaat, vertelt Johan. Yuki is vanaf het begin opgebouwd vanuit de behoeften van de eindgebruiker, is zo ingericht dat die het pakket perfect snapt. Het systeem vertrekt dus ook niet vanuit een boeking, dat is immers accountantsgericht, maar vanuit het document. BOFIDI werkt overigens niet alleen met Yuki. Op dit moment kan nog niet elke klant met Yuki werken ten gevolge van bijvoorbeeld complexe bedrijfsprocessen. Bovendien zijn wij zelf nog in een overgangsfase en willen we niet té snel gaan. Ook voor ons is de overstap immers best groot. Wel hebben we al een backoffice ingericht die puur en alleen op Yuki draait. Dit staat op een centrale locatie om de opvolging zo efficiënt mogelijk te laten werken. Tegelijkertijd leren we onze medewerkers volgens de Yuki-manier te werken. Dat houdt onder andere in dat ze de transacties van onze klanten continu monitoren via het persoonlijke dashboard. Tegelijkertijd dienen onze dossierbeheerders zich minder op het transactietraject concentreren zodat zij zich op hun beurt optimaal op de klant kunnen focussen met real-time, online en interactief advies. Ook dat is mogelijk dankzij Yuki. Maar het is wel anders dan we gewend waren. Een groot deel van onze medewerkers vindt deze nieuwe manier van werken uitdagend; anderen vinden het nog een beetje bedreigend. Meer uitdaging De nieuwe, digitale manier van werken betekent volgens BOFIDI met name dat de medewerkers minder transactioneel werk gaan doen en daardoor meer uitdaging in hun werk vinden. Een groot pluspunt! Ook voor de ondernemer biedt het werken met Yuki mooie voordelen: Yuki ontzorgt de ondernemer echt. Hij kan zijn administratie desgewenst per dag razendsnel wegwerken en heeft er verder geen omkijken meer naar. Dankzij Yuki krijgt hij een veel beter inzicht in zijn bedrijf, op basis van de actuele cijfers. Hij hoeft niet meer eens per jaar of kwartaal terug te kijken maar kan elke dag vooruitkijken en op elk moment bijsturen. Op die manier effent hij concreet het pad naar een succesvolle toekomst. Want voor het grootste ondernemingssucces moet je veranderingen meenemen in je bedrijfsvoering; de toekomst zelf vormgeven en niet passief toekijken. 5

6 Concurrentievoordeel Eigenlijk zou BOFIDI willen dat hun collega s niet overstappen op Yuki zodat zij hun concurrentievoordeel kunnen behouden, maar voor hen die Yuki al kennen, zet Johan de pluspunten zoals hij die ervaart op een rij: Real-time inzicht Dagelijks sturen op cijfers Online platform Interactief contact tussen adviseur en ondernemer Alles in de cloud (geen hardware en papier meer nodig) Anytime, anywhere boekhouden Geen vaste contactpersoon meer nodig; alle gegevens zijn automatisch beschikbaar voor het hele team Complete ontzorging van de administratie. BOFIDI biedt ondernemer ruimte om te ondernemen De klanten staan centraal in de BOFIDI dienstverlening. Waar zijn ze mee bezig en hoe kunnen ze Ruimte voor Ondernemen krijgen? BOFIDI is persoonlijk betrokken bij jou en je onderneming, is makkelijk aanspreekbaar en net zo ondernemend als haar klanten. Zowel ondernemende klanten als ondernemende medewerkers zullen zich bij BOFIDI thuis voelen. Klanten beslissen zelf wat en hoeveel ze BOFIDI toevertrouwen: de volledige boekhouding of alleen ondersteuning. De medewerkers van BOFIDI beheren of begeleiden bij de boekhouding, stellen de interne en externe jaarrekening op, bereiden alle nodige verslagen voor, zorgen voor maand- of kwartaalrapporteringen, analyseren de resultaten en geven concrete tips en adviezen, stellen financiële plannen op, begeleiden bij de opstart van een nieuwe boekhouding en assisteren bij de implementatie van boekhoudpakketten. Naast boekhouding en accountancydiensten kunnen ondernemers een beroep doen op BOFIDI voor juridisch, financieel, bedrijfskundig en fiscaal advies. De adviseurs stellen desgewenst de inkomsten- en vennootschapsbelastingaangifte op, assisteren of vertegenwoordigen bij belastingcontroles of vragen, assisteren bij ruling procedures, beantwoorden vragen en zorgen voor heldere toelichtingen, zorgen voor de opmaak en indiening van alle verplichte BTW-aangiftes en listings, en de correcte toepassing van de complexe BTW-wetgeving. 6

7 Ook ondersteunt BOFIDI ondernemers op het vlak van: Oprichtingen van ondernemingen Aantrekken van groeikapitaal Fusies, overnames en splitsingen Audits en due diligence onderzoeken Statutenwijzigingen Vermogensplanning Vereffeningen Bedrijfsoverdracht Opstellen van contracten Loonadministratie Tenslotte is BOFIDI businesscoach die assisteert: Als part-time of tijdelijke CFO of controller Bij de integratie van uw HR beleid in uw business strategie Bij de implementatie van software applicaties met een impact op uw business strategie Yuki: online boekhouden en ondernemen Yuki is het eerste boekhoudprogramma dat zelflerend is en de accountant en ondernemer daarmee op superslimme wijze steeds meer werk uit handen neemt. De missie van Yuki is de samenwerking tussen ondernemer en accountant te versterken, door ze met elkaar te verbinden via één online boekhoudplatform waar ze samen werken aan de online boekhouding. Een ondernemer zit niet te wachten op het zelf doen van de boekhouding, maar wil wel zijn business financieel gezond sturen. Dit kan alleen als de boekhouding volledig en op tijd is bijgewerkt. Voordelen van Yuki voor accountants Yuki biedt jou als accountant een heleboel tijdbesparende voordelen: Altijd inzicht in marge op dossiers Je kan met het Yuki boekhoudplatform je volledige interne kantoorprocessen meten en zien hoeveel tijd je waar spendeert, zodat je de marge per klant kan bewaken. Documentherkenning Profiteer van de centrale herkenningsregels. Dit zijn regels die jij, Yuki of een andere partner aanmaakt in de software. De aangemaakte regels zijn er meteen voor iedereen en werken anoniem over alle administraties die aanwezig zijn in de software. 7

8 Nog efficiënter werken Er kunnen meer klanten met minder personeelsleden bediend worden, waardoor de organisatie leaner kan opereren. Uit ervaring weten we dat een gemiddelde medewerker met Yuki tot 180 administraties alleen kan bedienen. Het gaat dan om het verwerken van de administratie en het beantwoorden van klantvragen. Digitaal document als basis! Al je (financiële) documenten worden direct opgeslagen in overzichtelijke Yuki mappen. Het digitale archief is het hart van de boekhouding. Het document van een boeking hebben ondernemer en accountant met enkele klikken inzichtelijk. Eventuele correcties pas je ook aan bij dit document. Correcties worden hiermee direct automatisch meegenomen in de gehele boekhouding en, indien van toepassing, ook automatisch meegenomen in een volgende btw aangifte. Volledig online boekhoudplatform De Yuki software leest alle aangeleverde gegevens van jouw klanten in. Jij boekt en controleert alles en bent degene die communiceert met de klant. Ook beschik je over alle controlegereedschappen van Yuki en jouw klanten hebben de beschikking over alle handigheden van de Yuki boekhoudsoftware. Minder pieken in werkdruk Piekmomenten worden vermeden door dagelijkse aanlevering van data door klanten. Hiernaast heb je toegang tot rapportages waarmee je deze pieken kan analyseren. Hier kan je zelfs de bezetting van personeel op indelen. Meer ruimte voor advies Met Yuki kunnen ondernemers dagelijks aanleveren en hiermee is inzicht in actuele klantgegevens direct mogelijk. Veel Yuki-partners verwerken de aangeleverde stukken binnen 24 uur en hebben hiermee direct ruimte om zich te onderscheiden op proactief advies. Snelheid, inzicht en gemak De unieke combinatie van documentherkenning, medewerkers georganiseerd in een workflow, software, integratie van journaalpost en document leidt tot snelheid, inzicht en gemak. Alles binnen 1 geïntegreerd platform! Automatische kwaliteitsbewaking Steekproefsgewijs pakt de Yuki software documenten (die al zijn afgehandeld) op en zet deze in een workflow voor de verantwoordelijke backoffice manager. Deze manager kan dagelijks de Yuki steekproeven bekijken en beoordelen op juistheid. Zo kan je dus perfect aansturen op kwaliteit binnen het team! Lage investering Starten met Yuki vergt bijna geen investering. De software is namelijk al ontwikkeld door Yuki. Je betaalt enkel voor de software die je gebruikt. Yuki is een Software as a Service platform, je plukt de software zo uit de cloud. De enige investering is de investering in het eigen personeel. Wanneer je start met Yuki krijgen je medewerkers jaarlijks een training. 8

9 Weg met consultancykosten en installatie! Bij Yuki krijg je een training voor alle medewerkers die gaan werken met het Yuki platform. Hiernaast heeft Yuki een innovatief online supportsysteem waar via ons team dagelijks vragen beantwoorden van alle partners. Met Yuki hoef je hiernaast ook niets lokaal te installeren of te updaten. Weg met die enorme consultancykosten! Binnen 1 dag operationeel Overstappen naar Yuki is heel gemakkelijk. Er is geen installatie nodig, want Yuki draait in de cloud. Je hoeft dus geen hardware aan te schaffen. Wanneer je besluit over te stappen, zorgt Yuki ervoor dat je binnen een dag operationeel bent. Kortom, moderne Yuki-accountants zijn CFO van ondernemers: laten ondernemers niet maanden wachten op cijfers, maar werken met realtime gegevens; werken online samen: doen niets met plastic tassen of mappen, maar werken volledig online samen met ondernemers; reageren en verwerken binnen 24 uur op vragen van ondernemers en de online boekhoudingdagelijks bij, allemaal via 1 platform. Meer weten? Wil je net als BOFIDI optimaal klantadvies kunnen geven op basis van het digitale, interactieve Yukiplatform? Een voorloper zijn in je vakgebied? Klik hier en ontdek de voordelen die Yuki ook jou en jouw klanten te bieden heeft. 9

10 Entrepotkaai 12, bus Antwerpen T. +32 (0) Bezoek ook onze website: Brussel Tervurenlaan Brussel T. +32 (0) E. Antwerpen Prins Boudewijnlaan Kontich T. +32 (0) E. antwerpen@bofidi.com Gent Kortrijksesteenweg 1126A 9051 St-Denijs-Westrem T. +32 (0) E. gent@bofidi.com Bezoek ook de website van Bofidi

11 voor meer info, bezoek