Zelflerende boekhouding geeft ruimte voor slimme groei.

Transcriptie

1 Zelflerende boekhouding geeft ruimte voor slimme groei. Pieter Kuenen Pieter Kuenen

2 Inhoudsopgave Jonge ondernemers 4 Voordelen voor accountants 5 Voorloper 5 Tijdbesparing 5 Slim programma 5 Voordelen voor ondernemers 6 De Koppelingen 6 Geen onverwachte kosten 6 Yuki: de voordelen op een rij 7 De Yuki way van online boekhouden en ondernemen 8 Moderne Yuki ondernemers 8 De voordelen van Yuki voor ondernemers 8 Voordelen van Yuki voor accountants 9 Kortom, moderne Yuki-accountants 10 2

3 Zelflerende boekhouding geeft accountant én ondernemer ruimte voor slimme groei De accountant die zijn boekhouding voor minimaal 70% digitaliseert, heeft écht tijd voor strategische klantenbinding. Naast continu vernieuwen en coachen van klanten zijn 24/7 inzicht en proactief advies de succesformules voor de accountant van de toekomst. Wie dat als geen ander aanvoelde en nu al toepast, is snelgroeiend OAMKB-accountant Pieter Kuenen. Pieter vertelt waarom hij vol overtuiging voor de slimme, zelflerende boekhoudsoftware van Yuki koos. Twee jaar geleden besloot ik voor mezelf te beginnen. Na jarenlang traditioneel te hebben gewerkt, wilde ik alles radicaal anders doen. Ik wilde definitief af van de papieren rompslomp en het tijdrovende inkloppen van cijfers. Ik wilde niet alleen boekhouder zijn, maar proactief en gewaardeerd adviseur van mijn klanten. Dat betekende: alles digitaal en webbased gaan doen. Vanaf het allereerste begin heb ik daar mijn strategie op gebaseerd. En dat werkt. Dankzij deze volledig digitale benadering is de grootste uitdaging voor Pieter allang niet meer om nieuwe klanten te werven maar het managen van zijn groei. We zijn de afgelopen twee jaar met 52% per jaar gegroeid. Met slechts 5 medewerkers! Cijfers die zonder digitaliseringslag ondenkbaar zouden zijn. Jonge ondernemers Dat digitalisering zo succesvol is, komt mede omdat een digitale, online werkwijze zo perfect aansluit bij het online leven van zijn klanten. Pieter: Mijn klanten zijn ook jong en vernieuwend. De jongste is 18, de oudste nog maar 36. Het zijn zzp ers en mkb ers met maximaal 35 medewerkers. Veel zijn werkzaam in de horeca, zorg of entertainment. Bij geen van hen heb ik ooit een discussie hoeven voeren over digitaal werken. Ze zijn meteen net zo enthousiast als ik dat ze geen schoenendozen, ordners en losse bonnen meer aan hoeven te leveren en ook nog eens geen omkijken meer hebben naar hun boekhouding. 3

4 Deze groep leeft immers online, wil 24/7 zaken kunnen doen. Ook hun boekhouding. Vrijwel onze hele samenwerking verloopt dus digitaal: van factureren en aangiftes opstellen tot bedrijfsgegevens koppelen aan bankgegevens zodat er zelfs geen papieren bankafschriften meer nodig zijn. Slim programma Vanaf het allereerste begin koos ik voor OAMKB en daarmee voor Yuki. Ik werk zelfs exclusief met hun software, vertelt Pieter. Ik ken heel veel boekhoudsoftwarepakketten, heb met talloze gewerkt, maar geen één dat zo slim is als Yuki. Dit programma leert namelijk steeds meer, helemaal automatisch, waardoor sec boekhouden minder en minder tijd kost en je vrijwel al je uren kunt besteden aan advies en klantcontact. Voor mij geen ander programma meer! Voordelen voor accountants Een digitaal boekhoudsysteem biedt accountants sowieso grote voordelen. Omdat hun klanten zelf hun cijfers aanleveren, er automatische koppelingen plaatsvinden met andere programma s en de aangiftes (bijna) helemaal vanzelf uit het systeem rollen, heeft de accountant tijd over om op te treden als strategisch adviseur voor zijn klanten. Extra voordeel voor de OAMKB-kantoren is dat ze allemaal werken met hetzelfde systeem en zodoende allemaal toegang kunnen krijgen tot gegevens. Heb je tijdelijk extra handjes nodig of een second opinion over een moeilijk probleem, dan is het razend eenvoudig een OAMKB-collega in te schakelen. Deze kan direct meekijken in je systeem. Ook onze softwareleverancier Yuki kan ons te allen tijde bijstaan met hun boekhoud- en systeemexpertise. Voorloper Met zijn digitale werkwijze is Pieter wel een voorloper. Hij merkt op dat hier nog een flinke inhaalslag te maken valt voor accountants en adviseurs. In de Randstad zie je wel dat er steeds meer digitaal gewerkt wordt, in mijn regio nog niet. Hier moet de denkwijze nog helemaal om. Toch zal digitaal boekhouden de toekomst zijn, is zijn stellige overtuiging. Over 10 jaar verwerken accountants geen cijfers meer, maar zijn ze 100% strategisch partner voor hun klanten, voorspelt hij. Tijdens ons maand- of kwartaaloverleg gaat het nu al niet meer dan 10 minuten over de cijfers. De rest van de tijd bespreken we de bedrijfsvoering en het oplossen van knelpunten. Nu is dat nog onderscheidend, maar over 10 jaar werkt elk kantoor zo of zelf nog digitaler. Accountants moeten wel, gezien de eisen die de ondernemers van nu en straks stellen. En waarom zou je er niet in meegaan? Het maakt je werk als accountant stukken uitdagender én de software maakt het super eenvoudig. In de toekomst zie je geen papieren boekhouding meer. Let maar op. Tijdbesparing De groei- en knelpunten die Pieter tijdens het regelmatige overleg bespreekt met zijn klanten, zijn razendsnel zichtbaar in een digitale boekhouding. Als de klant zijn gegevens up-to-date houdt zien wij en hijzelf ook! direct waar eventuele problemen en verbeterpunten ontstaan. Denk aan wanbetalers, een plotselinge daling van de inkomsten, te hoge terugkerende uitgaven, potentieel goede nieuwe 4

5 klanten, enzovoort. Omdat de boekhouding 24/7 in te zien is, zien we deze punten meteen en kunnen we direct actie ondernemen. In het begin kost zo n digitaliseringsslag de nodige tijd, geeft Pieter meteen toe. Je moet je boekhouding volledig opnieuw inrichten. Je moet het systeem leren kennen en het systeem moet jouw kengetallen leren herkennen. Ook de medewerkers moeten een behoorlijke omschakeling maken, helemaal als ze van een traditioneel kantoor komen en gewend zijn met ordners en uurtje factuurtje te werken. In plaats van cijferbewerker worden ze ineens regisseur van een boekhouding. In plaats van cijfers inkloppen, controleren ze die en gaan hun taken meer richting advies geven. Dat is best even wennen en kost even oefenen. Maar na die eerste onwennige periode en zodra de boekhouding daadwerkelijk voor minimaal 70% digitaal verloopt, willen ze niet anders meer. Het is die extra tijdsinvestering in het begin absoluut waard. Voordelen voor ondernemers De ondernemers die automatisch gaan boekhouden zijn in ieder geval razendsnel overtuigd van de voordelen. Digitaal boekhouden werkt immers enorm tijdbesparend. Komt bij dat de ondernemer helemaal geen verstand van boekhouden hoeft te hebben en zich dus helemaal kan focussen op zijn zaak en zijn expertisegebieden, vertelt Pieter. Hij hoeft alleen zijn facturen maar te uploaden of in te scannen en het programma verwerkt bedrag, leverancier en datum automatisch. Hetzelfde geldt voor de inkoopbonnen. Op basis van al deze gegevens stelt de software automatisch de btw-aangifte samen en aan het eind van het jaar de jaarstukken. Inclusief correcties en met een snelle verwerking van privé-stukken. Zonder dat de boekhouding nog een (papieren) zootje is dat je helemaal overhoop moet halen om dat ene bonnetje terug te vinden. Ondernemers hebben altijd en overal inzicht in hun cijfers en zien meteen waar dingen goed gaan en waar ze nog beter kunnen. Via een online portal kunnen ze bovendien 24/7 vragen stellen en wij direct antwoord geven. De Koppelingen Daarnaast zijn er via digitale boekhoudprogramma s koppelingen mogelijk met onder andere webshopsoftware en UBL. De meeste klanten van Pieter werken, net als hij, in Yuki en daarmee kunnen ze zelfs hun digitale facturen en overige administratie personaliseren en inrichten in hun eigen huisstijl. Last but not least: deze ondernemers kunnen volledig afzien van een fysiek archief. Pieter: We hebben inmiddels de eerste controles gehad van Yuki-administraties en deze zijn volledig goedgekeurd. Een papieren archief is niet meer nodig als je in Yuki werkt. Fijn voor de accountant, fijn voor de ondernemer en fijn voor de belastingmedewerkers. Die zijn niet alleen blij met de accuratesse maar ook met de tijdbesparing die een digitaal archief oplevert. Ze hoeven immers zelf ook geen papieren meer door te nemen en op te sporen. Geen onverwachte kosten Nog een groot voordeel van de meeste online boekhoudsoftware is dat de ondernemer niet te maken krijgt met onverwachte kosten. Bij OAMKB bekijken we samen hoeveel transacties een ondernemer per jaar verwerkt, en baseren daar een vaste maandprijs op. Die is inclusief alle aangiftes, inclusief onbeperkt vragen stellen, inclusief alle softwarelicenties, inclusief maandelijks of driemaandelijks overleg en inclusief 5

6 een jaarlijks overleg om de wensen en verwachtingen opnieuw te bespreken en eventueel nieuwe afspraken te maken. Dit schept duidelijkheid en de ruimte om in alle rust te ondernemen. Daarnaast heb je als accountant ook niet te maken met hoge consultancy of implementatiekosten. Yuki is in één dag operationeel en vereist geen complexe set-up. Na een dag training kun je al aan de slag. Yuki: de voordelen op een rij Digitaal boekhouden heeft grote voordelen, werken met Yuki vermenigvuldigt die nog eens. Pieter zet de (aanvullende) voordelen van Yuki software nog even op een rij: De portal bevat real time managementinformatie met digitaal vastgelegde afspraken zodat ondernemer en accountant altijd inzicht hebben in actuele gegevens en cijfers en razendsnel bij kunnen sturen. Als enige boekhoudprogramma is Yuki in staat (grote hoeveelheden) betalingen automatisch te verrichten. Yuki speurt continu de markt af voor mogelijke koppelingen met externe programma s (zoals webshopsoftware) zodat ze nog efficiënter kan werken. Het programma is zelflerend. Het leert al doende kostenposten herkennen en boekt ze vervolgens automatisch. De Belastingdienst accepteert een volledig digitale Yuki-boekhouding. Een papieren archief is niet meer nodig. 6

7 De Yuki way van online boekhouden en ondernemen Yuki is het eerste boekhoudprogramma dat zelflerend is en de accountant en ondernemer daarmee op slimme wijze steeds meer werk uit handen neemt. De missie van Yuki is de samenwerking tussen ondernemer en accountant te versterken, door ze met elkaar te verbinden via één online boekhoudplatform waar ze samen werken aan de online boekhouding. Een ondernemer zit niet te wachten op het zelf doen van de boekhouding, maar wil wel zijn business financieel gezond sturen. Dit kan alleen als de boekhouding volledig en op tijd is bijgewerkt. Moderne Yuki ondernemers besteden de boekhouding uit; houden zich liever bezig met hun kernactiviteiten en besteden de boekhouding online uit; zitten niet te wachten op een jaarrekening maar willen dagelijks een actuele online boekhouding waarmee ze hun onderneming kunnen runnen; hebben hun bedrijf op smartphone; waar ze ook zijn hebben ze hun bedrijf altijd bij zich op de smartphone of tablet. De voordelen van Yuki voor ondernemers Alles binnen 24 uur geboekt Al je financiële stukken binnen 24 uur in je boekhouding verwerkt. Door slimme software en een team net zo slimme Yuki boekhouders en partners. Nooit meer zelf boekhouden Yuki doet de boekhouding. Je hoeft zelf slechts alleen alle documenten digitaal aan te leveren. Persoonlijke hulp bij overstappen Werk je momenteel met een ander boekhoudpakket? Geen probleem! We sluiten deze boekhouding gewoon aan met Yuki. Innovatief online boekhoudpakket Een compleet boekhoudpakket, inclusief digitaal archief, online facturatie, projectadministratie en urenregistratie. 7

8 Voordelen van Yuki voor accountants De voordelen voor ondernemers, zijn uiteraard ook voordelen voor accountants. Daarnaast biedt Yuki jou als accountant nog meer tijdbesparende voordelen: Altijd inzicht in marge op dossiers Je kunt met het Yuki boekhoudplatform je volledige interne kantoorprocessen meten en zien hoeveel tijd je waar spendeert, zodat je de marge per klant kunt bewaken. Documentherkenning Profiteer van de centrale herkenningsregels. Dit zijn regels die jij, Yuki of een andere partner aanmaakt in de software. De aangemaakte regels zijn er gelijk voor iedereen en werken anoniem over alle administraties die aanwezig zijn in de software. Nog efficiënter werken Er kunnen meer klanten met minder personeelsleden bediend worden, waardoor de organisatie leaner kan opereren. Uit ervaring weten we dat een gemiddelde medewerker met Yuki tot 180 administraties alleen kan bedienen. Het gaat dan om het verwerken van de administratie en het beantwoorden van klantvragen. Digitaal document als basis! Al je (financiële) documenten worden direct opgeslagen in overzichtelijke Yuki ordners. Het digitale archief is het hart van de boekhouding. Het brondocument van een boeking hebben ondernemer en accountant met enkele klikken inzichtelijk. Eventuele correcties pas je ook aan bij dit brondocument. Correcties worden hiermee direct automatisch meegenomen in de gehele boekhouding en, indien van toepassing, ook automatisch meegenomen in een suppletie voor een volgende btw aangifte. Scannen, mailen, klaar! De Yuki software leest alle aangeleverde gegevens van jouw klanten in. Jij boekt en controleert alles en bent degene die communiceert met de klant. Ook beschik je over alle controlegereedschappen van Yuki en jouw klanten hebben de beschikking over alle handigheden van de Yuki boekhoudsoftware. Minder pieken in werkdruk Piekmomenten worden vermeden door dagelijkse aanlevering van data door klanten. Hiernaast heb je toegang tot rapportages waarmee je deze pieken kunt analyseren. Hier kun je zelfs de bezetting van personeel op indelen. Meer ruimte voor advies Met Yuki kunnen ondernemers dagelijks aanleveren en hiermee is inzicht in actuele klantgegevens direct mogelijk. Veel Yuki-partners verwerken de aangeleverde stukken binnen 24 uur en hebben hiermee direct ruimte om zich te onderscheiden op proactief advies. 8

9 Geïntegreerd platform De unieke combinatie van documentherkenning, medewerkers georganiseerd in een workflow, software, integratie van journaalpost en document leidt tot snelheid, inzicht en gemak. Alles binnen 1 geïntegreerd platform! Automatische kwaliteitsbewaking Steekproefsgewijs pakt de Yuki software documenten (die al zijn afgehandeld) op en zet deze in een workflow voor de verantwoordelijke backoffice manager. Deze manager kan dagelijks de Yuki steekproeven bekijken en beoordelen op juistheid. Zo kun je dus perfect aansturen op kwaliteit binnen het team! Lage investering Starten met Yuki vergt bijna geen investering. De software is namelijk al ontwikkeld door Yuki. Je betaalt enkel voor de software die je gebruikt. Yuki is een Software as a Service platform, je plukt de software zo uit de cloud. De enige investering is de investering in het eigen personeel. Wanneer je start met Yuki krijgen je medewerkers jaarlijks een training. Weg met consultancykosten en installatie! Bij Yuki krijg je jaarlijks een training voor alle medewerkers die gaan werken met het Yuki platform. Hiernaast heeft Yuki een innovatief online supportsysteem waar via ons team dagelijks vragen beantwoorden van alle partners. Met Yuki hoef je hiernaast ook niets lokaal te installeren of te updaten. Weg met die enorme consultancykosten! Binnen 1 dag operationeel Overstappen naar Yuki is heel gemakkelijk. Er is geen installatie nodig, want Yuki draait in de cloud. Je hoeft dus geen hardware aan te schaffen. Wanneer je besluit over te stappen, zorgt Yuki ervoor dat je binnen een dag operationeel bent. Kortom, moderne Yuki-accountants zijn CFO van ondernemers: laten ondernemers niet maanden wachten op cijfers, maar werken met realtime gegevens; werken online samen: werken niet met plastic tassen of ordners, maar werken volledig online samen met ondernemers; reageren en verwerken binnen 24 uur op vragen van ondernemers en de online boekhouding is dagelijks bij. Allemaal via 1 platform. 9

10 Wilhelminakade AR Rotterdam De Hork NS Cuijk T Bezoek ook onze website: Bezoek ook de website van OAMKB Cuijk:

11 voor meer info, bezoek