Digitale perfectie: van patiëntendossier tot boekhouding. Niels Rientjes

Transcriptie

1 Digitale perfectie: van patiëntendossier tot boekhouding Niels Rientjes

2 Inhoudsopgave Inspelen op veranderingen in de zorg 4 Geen moeizame koppelingen meer 5 Continu streven naar digitale perfectie 5 Reis naar de toekomst 6 Totaal gemak 6 Btw verwerking in medische sector 6 Over SpotOnMedics 7 SpotOnMedics Financieel 7 De Yuki way van online boekhouden en ondernemen 8 Voordelen van Yuki voor accountants 8 Kortom, moderne Yuki-accountants 10 2

3 Digitale perfectie: van patiëntendossier tot boekhouding SpotOnMedics levert software waarmee de zorgprofessional zijn volledige praktijk runt. Van afspraak tot patiëntendossier tot declaraties tot boekhouding. All-in-one ontzorging noemen ze dat. Al vanaf de dag van oprichting verzorgt Yuki in dit traject de online boekhouding. Samen bieden SpotOnMedics en Yuki de klanten hiermee digitale perfectie. Niels Rientjes vertelt hoe. SpotOnMedics begon als allround administratieve en financiële dienstverlener voor fysiotherapeuten, maar richt zich inmiddels op paramedici in de ruimste zin van het woord. Van manueel therapeut tot ergotherapeut tot diëtist. Samen met deze zorgverleners richt de serviceverlener vandaag al de praktijk van morgen in. Niels: Dit realiseren we met een digitale all-in-one oplossing. We verbinden in feite elke handeling in de zorgpraktijk: van patiëntafspraak tot belastingaangifte in één volledig geautomatiseerd pakket. De grote voordelen daarvan zijn dat alle systemen volledig geïntegreerd zijn, dat je met één druk op de knop inzicht hebt in al je processen en resultaten en dat je als zorgverlener dus veel meer tijd aan de behandeltafel kunt staan. Dit leidt weer tot kwalitatief betere zorg, meer tevreden patiënten en optimale resultaten, ook financieel. Inspelen op veranderingen in de zorg SpotOnMedics ontstond in De directe aanleiding voor de oprichting waren de grote veranderingen in de wereld van de fysiotherapie en de ontevredenheid over de vele, niet met elkaar samenwerkende informatiesystemen. Niels: In de praktijk werd proceskwaliteit steeds belangrijker en wilden zorgverzekeraars sturen op aantoonbare kwaliteit. Zij stemden hun contracteringsprogramma s daarop af en vertaalden die bovendien naar periodieke audits en certificering. De tarieven kwamen onder druk te staan en de kwaliteit werd leidend. De ICT oplossingen van toen speelden daar echter totaal niet op in. Er was simpelweg geen inzicht in de resultaten en kwaliteit 3

4 van de dienstverlening. Dat wilden wij resoluut veranderen. En dat is gelukt. Begin 2011 startten de eerste praktijken al met het gebruik van het kwaliteitssysteem van SpotOnMedics. De modules Agenda, Declaratie en Patiëntdossier volgden in de jaren daarna. De diensten Financieel & Personeel, Telefoonservice en Advies zijn in deze periode ook voor SpotOnMedics uitgerold. Al deze ontwikkelingen leidden in 2014 tot 120% groei en in 2015 nogmaals tot 80% groei. Momenteel verwerken we transacties per maand op ons Yuki-platform, oftewel elke vijftien seconde een boeking, dit verwachten we dit jaar nogmaals te verdubbelen. Geen moeizame koppelingen meer Voor alle financiële processen maakt SpotOnMedics al sinds de oprichting gebruik van Yuki. We zijn tegelijkertijd gestart met Yuki, waren één van hun eerste partners, en zijn samen met hen gegroeid, vertelt Niels. Al vanaf het begin is onze visie dezelfde als die van Yuki: optimale digitalisering, optimaal gebruiksgemak, optimaal inzicht. De basis hiervoor is de beste software die momenteel beschikbaar is, in één totaalpakket. Bij de traditionele kantoren zie je ook wel een digitaliseringsslag, maar zij maken vaak gebruik van meerdere pakketten die moeizaam gekoppeld zijn. Gaat er iets mis, dan wijzen alle leveranciers naar elkaar en is de klant de dupe. Dat wilden wij anders doen. Vandaar dat we van begin af aan gefocust hebben op één pakket voor alle administratieve handelingen, dat bovendien efficiënt gekoppeld is aan alle andere pakketten waar onze klanten gebruik van maken. De klant kan helemaal zelf bepalen welke koppelingen en uitbreidingen hij wel of niet wil. Zo kan hij via Yuki bijvoorbeeld wel of geen gebruik maken van een automatisch betalingssysteem, een automatische herinneringsservice en een incassopakket. Dankzij dergelijke koppelingen maken we ons hard voor minder administratieve handelingen, een beter behandelresultaat en dagelijks inzicht in de cijfers. Continu streven naar digitale perfectie Dit klinkt allemaal heel digitaal, maar juist die verregaande digitalisering maakt een menselijke insteek mogelijk, vertelt Niels. Succes zal komen door de digitale perfectie. Door moderne, klantgerichte en efficiënte operational excellence te koppelen aan menselijke emotie. Hoe sterker immers de emotionele relatie die je hebt met je klant, hoe groter het gezamenlijke succes. Doordat de processen zelf bijna helemaal automatisch gaan, hebben wij de tijd en ruimte voor bijvoorbeeld een persoonlijke helpdesk die de klant altijd doorverbindt met zijn vaste contactpersoon. Daarnaast kunnen we door de digitalisering juist meer persoonlijke contactmomenten inlassen met onze klanten. Dit intensieve contact begint al bij de overstap naar SpotOnMedics. We volgen een uitgebreid implementatietraject waarbij onze adviseurs een aantal keren langsgaan op de praktijk van onze klanten om ze alle ins en outs van het systeem te leren en hun medewerkers on the spot te trainen. Elke maand organiseren we vervolgens een webinar over een bepaald thema (bijvoorbeeld een nieuwe functionaliteit in Yuki) om onze klanten te binden en te informeren. Uiteraard komen we eens per kwartaal of per jaar langs om alle cijfers te bespreken en de klant te bedienen van individueel advies. Omdat we de processen van een paar honderd zorgpraktijken beheren, beschikken we over een schat aan online data die we heel expliciet kunnen vertalen naar benchmarks en van daaruit naar markten groeikansen voor onze klanten. 4

5 Reis naar de toekomst Die sterke focus op advies is meteen de toekomst van financiële kantoren in het algemeen, voorspelt Niels. Het accountantskantoor zoals we dat nu kennen bestaat straks niet meer. Het fabrieksmatige cijfers invoeren gaat straks volledig automatisch, waardoor je als accountant met name bezig zult en kunt zijn met advies. Wij nemen onze klanten nu al mee op deze reis naar de toekomst. We laten ze kennismaken met digitale producten en diensten en helpen hen die nu al in te zetten voor meer kwaliteit en betere resultaten. Yuki is daarbij van onschatbare waarde. Het is voor zover mij bekend het enige systeem dat echt volledig in de cloud werkt en dat volledige, werkende koppelingen garandeert met alle processen binnen een onderneming. Elke zorgondernemer krijgt via Yuki bovendien de beschikking over zijn eigen, gepersonaliseerde dashboard waarmee hij altijd en overal inzicht heeft in zijn actuele cijfers en direct vergelijkingen kan maken. Je hoeft niet meer te wachten op je jaaropgave, je hoeft niet meer te wachten tot je bij een pc bent. Het enige dat je nodig hebt is een smartphone. Je scant, mailt, klikt, klaar. Bovendien hoef je alle gegevens maar één keer in te voeren, waarna ze in alle relevante documenten beschikbaar zijn. En wil je iets terugzoeken? Met een paar klikken tover je alle gewenste gegevens tevoorschijn. Zo ben je razendsnel terug bij het brondocument en kun je bijvoorbeeld nagaan waarom je huisvestingskosten relatief hoog zijn. En hier actie op ondernemen. 24/7, overal ter wereld. Totaal gemak Niels ziet een groot aantal voordelen van een digitale administratie. Voordelen die even goed gelden voor accountants en boekhouders als onze klanten, benadrukt hij. Totaaloplossing voor je zorgpraktijk Eenvoudig in gebruik Altijd kunnen werken, onafhankelijk van waar je bent Minder tijd kwijt aan je administratie Sturing en financiële rapportages Toekomstgericht in de dynamische zorgwereld Online archief (geen papieren dossiers en grote archiefkasten meer nodig) Vaste prijs voor licenties en dienstenpakket Btw verwerking in medische sector Verbeterpunten zijn er natuurlijk altijd. Zo is de financiële administratie, waaronder de btw-verwerking, in de medische wereld heel anders dan die in andere sectoren. Gelukkig denkt Yuki graag met ons mee. Denk aan de vragen die wij en onze klanten hadden omtrent de nieuwe WKR-regeling vorig jaar. We stelden ze aan Yuki en inmiddels zijn deze nieuwe regelingen verwerkt in de boekhoudsoftware. Zijn 5

6 tips voor andere financiële kantoren die naar nog meer succes in de toekomst streven? Specialiseer je zodat je werkelijk alles van de bedrijfsvoering van je klant weet, digitaliseer en doe nu al je voordeel met online data en de analyses die je daaruit kunt halen. Over SpotOnMedics SpotOnMedics heeft een breed producten- en dienstenpakket ontwikkeld waarmee zorgpraktijken hun informatieverwerking stroomlijnen en efficiënter maken. Een groot aantal praktijken maakt al gebruik van het SpotOnMedics kwaliteitmanagement, FysioOne Agenda en FysioOne PatiëntDossier. Alle SpotOnMedics modules zijn onderling gekoppeld en volledig nieuw ontwikkeld met het oog op een zo hoog mogelijke procesefficiency waarbij de praktijk een totaalsysteem en management dashboard krijgt. Alle systemen zijn bovendien gekoppeld aan de moderne online Yuki praktijkboekhouding, personeelsadministratie en salarissystemen van NMBRS. Hiernaast en op basis van al die digitale, gekoppelde informatie biedt SpotOnMedics praktijken ook advies op maat. De missie van SpotOnMedics is om alle paramedische zorgpraktijken te transformeren van traditioneel naar digitaal met meer inzicht in hun praktijkpositie in termen van kwaliteit, agendavoering, patiëntdossiers, praktijkmanagement en financieel resultaat. SpotOnMedics Financieel SpotOnMedics Financieel is een uniek concept voor het verwerken van je financiële administratie. De online software is altijd en overal toegankelijk. Bovendien betaal je altijd een vaste lage prijs zonder verrassingen achteraf. Je financiële administratie voeren via SpotOnMedics en Yuki behelst voortaan niet meer dan: scannen, mailen, klaar! De gescande facturen worden automatisch herkend, verwerkt en opgeslagen in je online archief. Dit archief kun je zelf beheren, en met één druk op de knop kun je alle gewenste documenten vinden, raadplegen en aanpassen. 6

7 De Yuki way van online boekhouden en ondernemen Yuki is het eerste boekhoudprogramma dat zelflerend is en de accountant en ondernemer daarmee op superslimme wijze steeds meer werk uit handen neemt. De missie van Yuki is de samenwerking tussen ondernemer en accountant te versterken, door ze met elkaar te verbinden via één online boekhoudplatform waar ze samen werken aan de online boekhouding. Een ondernemer zit niet te wachten op het zelf doen van de boekhouding, maar wil wel zijn business financieel gezond sturen. Dit kan alleen als de boekhouding volledig en op tijd is bijgewerkt. Voordelen van Yuki voor accountants De voordelen voor ondernemers, zijn uiteraard ook voordelen voor accountants. Daarnaast biedt Yuki jou als accountant nog meer tijdbesparende voordelen: Altijd inzicht in marge op dossiers Je kunt met het Yuki boekhoudplatform je volledige interne kantoorprocessen meten en zien hoeveel tijd je waar spendeert, zodat je de marge per klant kunt bewaken. Documentherkenning Profiteer van de centrale herkenningsregels. Dit zijn regels die jij, Yuki of een andere partner aanmaakt in de software. De aangemaakte regels zijn er gelijk voor iedereen en werken anoniem over alle administraties die aanwezig zijn in de software. Nog efficiënter werken Er kunnen meer klanten met minder personeelsleden bediend worden, waardoor de organisatie leaner kan opereren. Uit ervaring weten we dat een gemiddelde medewerker met Yuki tot 180 administraties alleen kan bedienen. Het gaat dan om het verwerken van de administratie en het beantwoorden van klantvragen. Digitaal document als basis! Al je (financiële) documenten worden direct opgeslagen in overzichtelijke Yuki ordners. Het digitale archief is het hart van de boekhouding. Het brondocument van een boeking hebben ondernemer en accountant met enkele klikken inzichtelijk. Eventuele correcties pas je ook aan bij dit brondocument. Correcties worden hiermee direct automatisch meegenomen in de gehele boekhouding en, indien van toepassing, ook automatisch meegenomen in een suppletie voor een volgende btw aangifte. Volledig online boekhoudplatform De Yuki software leest alle aangeleverde gegevens van jouw klanten in. Jij boekt en controleert alles en bent degene die communiceert met de klant. Ook beschik je over alle controlegereedschappen van Yuki en jouw klanten hebben de beschikking over alle handigheden van de Yuki boekhoudsoftware. 7

8 Minder pieken in werkdruk Piekmomenten worden vermeden door dagelijkse aanlevering van data door klanten. Hiernaast heb je toegang tot rapportages waarmee je deze pieken kunt analyseren. Hier kun je zelfs de bezetting van personeel op indelen. Meer ruimte voor advies Met Yuki kunnen ondernemers dagelijks aanleveren en hiermee is inzicht in actuele klantgegevens direct mogelijk. Veel Yuki-partners verwerken de aangeleverde stukken binnen 24 uur en hebben hiermee direct ruimte om zich te onderscheiden op proactief advies. Snelheid, inzicht en gemak De unieke combinatie van documentherkenning, medewerkers georganiseerd in een workflow, software, integratie van journaalpost en document leidt tot snelheid, inzicht en gemak. Alles binnen 1 geïntegreerd platform! Automatische kwaliteitsbewaking Steekproefsgewijs pakt de Yuki software documenten (die al zijn afgehandeld) op en zet deze in een workflow voor de verantwoordelijke backoffice manager. Deze manager kan dagelijks de Yuki steekproeven bekijken en beoordelen op juistheid. Zo kun je dus perfect aansturen op kwaliteit binnen het team! Lage investering Starten met Yuki vergt bijna geen investering. De software is namelijk al ontwikkeld door Yuki. Je betaalt enkel voor de software die je gebruikt. Yuki is een Software as a Service platform, je plukt de software zo uit de cloud. De enige investering is de investering in het eigen personeel. Wanneer je start met Yuki krijgen je medewerkers jaarlijks een training. Weg met consultancykosten en installatie! Bij Yuki krijg je jaarlijks een training voor alle medewerkers die gaan werken met het Yuki platform. Hiernaast heeft Yuki een innovatief online supportsysteem waar via ons team dagelijks vragen beantwoorden van alle partners. Met Yuki hoef je hiernaast ook niets lokaal te installeren of te updaten. Weg met die enorme consultancykosten! Binnen 1 dag operationeel Overstappen naar Yuki is heel gemakkelijk. Er is geen installatie nodig, want Yuki draait in de cloud. Je hoeft dus geen hardware aan te schaffen. Wanneer je besluit over te stappen, zorgt Yuki ervoor dat je binnen een dag operationeel bent. 8

9 Kortom, moderne Yuki-accountants zijn CFO van ondernemers: laten ondernemers niet maanden wachten op cijfers, maar werken met realtime gegevens; werken online samen: werken niet met plastic tassen of ordners, maar werken volledig online samen met ondernemers; reageren en verwerken binnen 24 uur op vragen van ondernemers en de online boekhouding is dagelijks bij. Allemaal via 1 platform. Meer weten? Wil je net als Niels profiteren van het all-in-one platform van Yuki en zo je klanten optimaal bijstaan? Surf dan naar en ontdek de voordelen die een volledig digitale administratie ook jouw klanten te bieden heeft. 9

10 Wilhelminakade AR Rotterdam Kruisweg AG Hoofddorp T Bezoek ook onze website: Bezoek ook de website van SpotOnMedics:

11 voor meer info, bezoek