ONLINE SAMENWERKEN IN HET DNA VAN ACCOUNTANTSKANTOOR JOINSON & SPICE

Transcriptie

1 Exact Online CASE STUDY ONLINE SAMENWERKEN IN HET DNA VAN ACCOUNTANTSKANTOOR JOINSON & SPICE

2 2 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY INZICHT DELEN OM TE GROEIEN JOINSON & SPICE is druk. Anderhalf jaar na de start heeft dit kantoor, dat gespecialiseerd is in TMT (Technologie, Media en Telecom) behoorlijk wat klantenaanwas. Daarbij zijn ze als bedrijf flink in ontwikkeling, vertelt Louis van Garderen: Elke keer als wij een product of dienst uitbreiden, willen we dat meteen goed geregeld hebben zodat klanten meteen goed geïnformeerd worden. Dat is een groot goed. Want ze willen wél bekend staan als een kantoor dat zijn zaken goed regelt.

3 3 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY Verstand van zaken Hun reputatie hebben ze eigenlijk al bewezen met het winnen van de Exact Cloud Accountant Award 2014, een niet geringe prestatie voor een kantoor dat pas in de tweede helft van 2013 is gestart. Ze werken vanaf het begin al met Exact Online. Dat komt mede door Louis ondernemende zoon Louren (22). Hij houdt zich (naast zijn studie) binnen JOINSON & SPICE bezig met automatisering. Hij ging voor JOINSON & SPICE op zoek naar het juiste online boekhoudpakket, en testte het meteen uit binnen zijn eigen bedrijf, dat hij al sinds zijn 18 e bestiert: Uw Computerstudent. Wat doet het voor ondernemers? Zijn bedrijf was rap aan het groeien. Inmiddels zijn er zelfs 30 medewerkers die mensen en bedrijven helpen bij het oplossen van allerhande computerproblemen. Het was volgens Louren dan ook hoog tijd dat hij zelf ook met een online pakket ging werken. En hij kwam uit bij Exact Online, waar hij makkelijk mee kon werken: Ik heb een sterke focus op automatisering met een ondernemende kijk naar dingen. Een regeltje code interesseert me eigenlijk niet: wat me interesseert is welke waarde die regel code voor een onderneming heeft. En dat is ook voor JOINSON & SPICE ook interessant.

4 4 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY Terug naar lol in zaken Dat is inderdaad interessant voor het kantoor. Gevraagd wat hun grootste zakelijke uitdaging is, antwoordt Louis namelijk het volgende: Om de klant zoveel mogelijk van zijn administratieve pijn te verlossen en te zorgen dat hij het weer kan inzetten als een middel. Dus van een red tape achtige situatie (met veel regeltjes en gedoe) naar een situatie waar hij er weer lol in heeft. En dat is precies het resultaat dat Exact Online hun klanten heeft helpen bereiken, mede door de plezierige user interface, zegt hij: Ze raken er niet volslagen lost in en kunnen er snel mee aan de slag. Dat geldt niet voor alle pakketten in de markt. Goed te combineren Beide Van Garderens noemen als tweede reden voor het kiezen van Exact Online dat het een open pakket met goede api s is (waardoor het programma goed kan communiceren met andere programma s). Louis: Daardoor kun je heel veel deel dingen regelen voor klanten. Er is bijvoorbeeld een cliënt waarbij we de volledige facturatie hebben geautomatiseerd. Dat gebeurt in dit geval vanuit een ander systeem, en dat vraagt wel iets van een pakket. Dat kan niet met alle pakketten.

5 5 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY Basis om bedrijf te leiden Het feit dat ze met hun klanten in de cloud werken is voor Louis ook erg belangrijk. Zo raak je je documenten nooit kwijt. Daarbij zijn de dashboards volgens hem van belang: Als je de dashboards zoals ze in EOL worden verstrekt gebruikt, heb je de basisinformatie die je nodig hebt om dagelijks een bedrijf te leiden heel aardig op orde. Andere manier van werken De dashboards zetten ze bijvoorbeeld zó in zodat een klant goed ziet waar z n werkkapitaal zit, hoe de cashflowprognoses zich ontwikkelen, wat de omzetgegevens zijn, hoe het met de budgetten zit. Dat soort basis- hygiënefactoren heb je heel snel op orde, en dan kom je sneller toe aan adviseren en blijf je een beetje weg uit het gedoe is de administratie nu wel of niet bijgewerkt. Je krijgt een heel andere manier van werken daardoor.

6 6 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY Directies gaan back to basics Klanten zijn op die manier als ze willen elke dag volledig op de hoogte van wat er (financieel) in hun bedrijf gebeurt. Louis bemerkt zelfs een verandering in betrokkenheid: Je ziet ook dat directies weer zelf in Exact Online gaan kijken waar ze in het verleden dachten nou die administratie ik weet eigenlijk niet waar ik naar kijk, dat moet m n administrateur dan maar oplossen. Je ziet dus dat daar een soort back-to-basics gedrag ontstaat van directieleden die gewoon weer kijken naar hun cijfers. Samen met ondernemer vooruit kijken En dat is ook te merken in de manier waarop accountant en ondernemer gaan samenwerken: Je ziet dat je van een situatie waarin je contact hebt over de jaarrekening en alleen in de achteruitkijkspiegel kijkt, gaat naar een situatie waarin ik wel eens de telefoon oppak en zeg ik zie dat je hier behoorlijk uitloopt op je budget, wat gebeurt daar nu? Leg me dat eens uit, gaat het wel goed, heb je je budget wel goed opgebouwd, valt het tegen in de praktijk? Dat type gesprek kan eigenlijk alleen maar als je een faciliteit als Exact Online hebt, zodat je er ook gezamenlijk in kan en naar kan kijken en er zo vanuit je eigen rol iets mee kan doen. Dat werkt echt anders dan in het verleden.

7 7 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY Meer inhoud door meer interactie Omdat de accountant zo mee-monitort met de ondernemer, is er veel meer dagelijkse interactie dan vroeger het geval was. Dat is een type interactie die door de klant heel erg op prijs wordt gesteld. Want hij heeft het gevoel dat je een soort van, weer het financiële geweten wordt. Dat heeft ook tot gevolg dat de aandacht kan worden verlegd naar andere dingen: Het gaat echt over iets als we elkaar spreken, zoals omzetontwikkeling of nieuwe huisvesting, strategische gesprekken. Dat vind ik een enorme plus van deze manier van werken. Mits de professionele rollen van cliënt en accountant goed blijven bewaakt, is dat een flinke stap voorwaarts. Vraag, antwoord en verder De kern daarvan zit volgens Louis in actualiteit en inzichtelijkheid. Iets wat Louren beaamt: Ik heb wat Exact Online betreft vooral de ervaringen van een ondernemer: ik ben nu eenmaal geen boekhouder of accountant. Dan is het dus heel makkelijk dat je tegelijk in de administratie kunt. Ik stel vaak korte vragen, waar zo een snel antwoord op kan worden gegeven en daarna kan iedereen door met zijn werk. Het werkt dus heel efficiënt.

8 8 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY Tijd voor ondernemen Hij zegt dan ook dat het gebruik van Exact Online tijd wint: Mijn onderneming groeit waanzinnig hard de afgelopen maanden en dat was absoluut onmogelijk geweest met een boekhouding in Excel, maar ook met een boekhoudpakket waarin ik zelf alle boekingen moest doen was dat echt niet mogelijk geweest. Je moet als ondernemer echt de tijd hebben om bezig te zijn met ondernemen: om te kunnen nadenken, beslissingen te nemen, investeringsbeslissingen, en zo min mogelijk tijd kwijt zijn het maken van betalingsherinneringen of memoriaalboekingen of andere dingen waar ik niet zoveel kaas van gegeten heb. Voor bedrijven in ontwikkeling Louis van Garderen beaamt dat efficiëntie en inzicht essentieel zijn voor bedrijven die zich snel ontwikkelen: Want die staan voor veel snel te maken beslissingen en hebben inzicht nodig in hun administratieve systemen. En Exact Online kan hen precies dat bieden.

9 9 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY Louis van Garderen accountant Joinson & Spice 5 medewerkers Sterke focus op TMT bedrijven Werken met Exact Online: sinds 2013

10 Daadkrachtige business software, dat is wat Exact maakt. Voor meer dan organisaties wereldwijd. Voor ondernemende doeners die hun dromen nog dezelfde dag in daden willen vertalen. Exact heeft diezelfde mentaliteit. Dertig jaar geleden startten we als zes studenten een bedrijf, nu zijn we een internationale onderneming met 1550 collega s in 15 landen. Daarom zijn we gek op snelgroeiende bedrijven. En weten we als geen ander hoe innovatie voelt. Onze business software zorgt ervoor dat je je voluit kunt richten op het volgende doel, de volgende uitdaging. Zodat je niet hoeft te wachten op wat de toekomst je brengt, maar je deze zelf kunt bepalen. Analyseer, test en verbeter je product, je organisatie en je business model. Continu. Met de daadkrachtige business software van Exact. Exact. Focus on what s next. Exact Molengraaffsingel JD Delft Nederland Tel: Site: Exact Group B.V., Alle rechten voorbehouden. Alle hierin vermelde merken handelsnamen behoren toe aan de respectievelijke eigenaren.