SAP Customer Success Story Productie BTL Plastics. SAP in combinatie met PPS One bleek het meest geschikte ERPpakket

Transcriptie

1 SAP in combinatie met PPS One bleek het meest geschikte ERPpakket

2 Bedrijf BTL Plastics Sector Productie Producten en diensten Kunststofonderdelen voor industriële voertuigen en machines Website SAP oplossingen SAP Business One Partner Vigor BTL Plastics uit Wielsbeke maakt kunststofonderdelen voor industriële voertuigen en machines. Denk aan het dashboard van een graafmachine, de behuizing van een ventilatiesysteem of de spatborden van een bulldozer. Om zijn groei te ondersteunen, zette de kmo onlangs de stap naar SAP Business One en PPS. Vigor zorgde voor de implementatie. Het resultaat? Betere dienstverlening - en nog meer tevreden klanten -, minder fouten en een indrukwekkende tijdwinst! 2

3 Klaar voor de toekomst De klanten van BTL Plastics zijn multinationals, vooral uit Europa, Amerika of Azië. Hun eisen liggen hoog. Om als leverancier gecertificeerd te zijn bij onze belangrijkste klant mogen wij slechts één stuk afkeur hebben op een totaal van tweeduizend geleverde onderdelen. Geen enkel ander Europees bedrijf in onze technologie haalt deze norm. Wij slagen daar al vijf jaar op rij in, aldus zaakvoerder Benoit Braet. Dankzij de focus op kwaliteit en dienstverlening gaat het BTL Plastics voor de wind. Benoit Braet: Recent bouwden we een extra magazijn, om klaar te zijn voor de toekomst. En ook ons ERP-systeem was aan uitbreiding toe. Het eenvoudige boekhoudpakket en de databases die we zelf hadden ontwikkeld voor specifieke opvolgingen, hadden hun grenzen bereikt. BTL Plastics wilde een transparant, online, gebruiksvriendelijk, geautomatiseerd en efficiënt ERP-systeem. De zoektocht naar een juist pakket en partner gebeurde zorgvuldig en kritisch. Vigor en SAP sprongen eruit, aldus Braet: Sommige pakketten zien er vertrouwd uit maar falen wanneer je dieper graaft. SAP was nieuw voor ons en leek aanvankelijk complex. Na de test was het echter duidelijk dat de combinatie van SAP Business One en PPS One, een add-on voor productiebedrijven, voor ons de meest geschikte oplossing was. De resultaten van Vigor waren niet alleen correct en snel gemodelleerd maar het was ook duidelijk dat het pakket nog niet aan de grenzen van zijn mogelijkheden zat. Na de test was het voor ons duidelijk dat SAP in combinatie met PPS het meest geschikte ERP-pakket was. 3

4 Het geheim? Een goede voorbereiding Niet alleen het pakket is belangrijk maar ook de partner met wie je het implementeert. Handig is dat Vigor voor elk domein van SAP een specialist heeft. Neem bijvoorbeeld boekhouding. De specialist van Vigor werkte prima samen met onze boekhouder: ze spreken dezelfde taal, gaat Benoit Braet verder. Developer Gerrit Liviau leidde samen met de mensen van Vigor de omschakeling in goede banen: Op aanraden van Vigor namen we alle bedrijfsprocessen in detail onder de loep. We hebben van de gelegenheid gebruik gemaakt om onze interne coderingen te verbeteren. In totaal hebben we een jaar voorbereid. Dat is lang maar door die gedegen voorbereiding konden we probleemloos live gaan. Medewerkers die met het systeem aan de slag zouden gaan, kregen ook ruim de tijd om samen te oefenen. Zo begreep iedereen dat hij deel uitmaakt van een ketting en dat zijn werk het werk van de andere beïnvloedt. Ik was gezond wantrouwig voor de omschakeling, vertelt Benoit Braet. In veel bedrijven verloopt de introductie van een ERP-systeem moeizaam. Slechte voorbereiding of een gebrek aan kennis zorgen voor problemen. Wij hebben nergens problemen ondervonden. Integendeel, onze klanten zeggen dat ze sinds dag één sneller geholpen én beter geïnformeerd worden. Onze commerciële binnendienst kan nu heel gericht antwoorden op vragen van klanten over bijvoorbeeld de beschikbaarheid van een product of wanneer het geproduceerd zal worden. Op aanraden van Vigor namen we in detail alle bedrijfsprocessen onder de loep. In totaal hebben we liefst een jaar voorbereid. Dat is lang maar door die gedegen voorbereiding konden we probleemloos live gaan. 4

5 Minder fouten, meer tijd Vandaag werken we met één systeem zodat we ook maar één systeem moeten onderhouden. De software is zo gedetailleerd en bevat alles wat we nodig hebben: productietijden, volledige werkinstructies, zelfs de uurtarieven van de machines. Wij kunnen onze capaciteit heel precies plannen. We weten nu op elk moment in het productieproces hoe het met onze voorraad is gesteld, gaat de zaakvoerder verder. Het volledige productieproces is gelinkt en dat ziet Benoit Braet als groot voordeel. Een klant plaatst een bestelling. Wij kopen de grondstoffen aan. De grondstoffen worden geleverd. De factuur van de grondstof komt toe. De factuur wordt automatisch gelinkt aan de levering. Wij produceren en versturen het product. De factuur van het product vertrekt. Alles hangt aan elkaar vast. Het is één transparant geheel. En doordat we minder gegevens moeten invoeren, daalt de foutenmarge. Vooral de tijdwinst is een grote plus. Benoit Braet: Ik kan met een query het antwoord op een boekhoudkundige vraag uit het systeem laten rollen terwijl ik er vroeger misschien twee uur aan zat te rekenen. Het berekenen van de waarde van de stock kostte meerdere dagen, nu is het een kwestie van seconden. Als de prijs van grondstoffen wijzigt, hoeven we onze rekenmachine er niet meer bij te nemen. De aanpassing gebeurt automatisch. Door deze tijdswinst kunnen we met hetzelfde team meer omzet draaien en onze klanten beter bedienen. We zijn er enorm op vooruitgegaan. En je voelt dat we bijlange nog niet aan de limieten van het systeem zitten. Er zijn honderden opties in SAP die wij nog niet nodig hebben maar die in de toekomst hun nut kunnen bewijzen. Door de tijdswinst kunnen we met hetzelfde team meer omzet draaien en onze klanten beter bedienen. We zijn er enorm op vooruitgegaan. En je voelt dat we nog niet aan de limieten zitten. 5