Microsoft Dynamics NAV + SPHINXcarparts

Transcriptie

1 CASE GALLE NV CARPARTS Microsoft Dynamics NAV + SPHINXcarparts Software op maat van de verdeler van auto-onderdelen SPHINX-IT Rijksweg 95A 9870 Machelen t f Av. Léon Champagne Saintes t f info@sphinx-it.be

2 Galle Carparts In 1987 ontstaat de firma Galle, wanneer Werner Galle in Waregem twee bedrijven overneemt die beiden auto-onderdelen verkopen. In 1997 stapt Chris Mauroo, de schoonzoon van Werner Galle in de zaak, een tweetal jaren later gevolgd door Stijn Lavaert, de andere schoonzoon. Sedert 2005 zijn Chris Mauroo en Stijn Lavaert samen met hun echtgenotes zaakvoerders van het bedrijf, maar de naam Galle blijft omwille van commerciële redenen behouden. Naast de verkoop van auto-onderdelen kan men bij de firma Galle ook nog terecht voor specifieke onderhoudstaken: tachografen worden geijkt en nagekeken, airco installaties hersteld en alternatoren en starters getest. Deze werken worden meestal in onderaanneming uitgevoerd. Als ik eerlijk moet zijn, dan kan ik niet anders zeggen dan dat we heel tevreden zijn over SPHINXcarparts. We kunnen sneller werken, en ik weet zeker dat mijn werknemers niet meer terug zouden willen! Chris Mauroo, zaakvoerder Galle NV 2

3 Service is belangrijk Voor Chris Mauroo en Stijn Lavaert is service de manier om zich te onderscheiden. Er wordt onder andere gestreefd naar een minimale wachttijd voor klanten die onderdelen nodig hebben. Het klantenbestand bestaat voornamelijk uit onafhankelijke garages en herstelplaatsen, die gelegen zijn in een straal van een 20-tal km rond het bedrijf. Een klant kan dus bellen, navragen of een bepaald onderdeel in stock is, het laten reserveren en het binnen een zeer korte tijdspanne komen ophalen. Een klant kan bellen, navragen of een bepaald onderdeel op stock is, het laten reserveren en binnen een zeer korte tijdspanne komen ophalen. Van UNIX naar spitstechnologie Om de goederenstroom te kunnen volgen en de administratie te verlichten gebruikte de firma Galle al jarenlang een UNIX-gebaseerd softwarepakket. Ook dat pakket werd via SPHINX-IT ondersteund, maar botste na 25 jaar trouwe dienst op zijn limieten. De manier van werken was te omslachtig. Zo konden er bijvoorbeeld vanuit het programma geen documenten naar klanten g d worden. De reden daarvoor is niet ver te zoeken: 25 jaar geleden gebruikte quasi niemand al , en was de fax nog een zeer ingeburgerd toestel. Het resultaat? Het UNIX-pakket werkte nog naar behoren, maar was totaal niet meer aangepast aan de noden van deze tijd. Bovendien raakte ook de continuïteit in het gedrang: UNIX is qua technologie niet langer moderne spitstechnologie. SPHINX-IT had al langer gekozen om radicaal de weg van de vernieuwing te volgen en zou op termijn niet langer de volledige ondersteuning van het pakket kunnen garanderen. Vanuit deze optiek startte SPHINX-IT reeds in 2010 verkennende gesprekken op met de klanten die actief waren als (groot)handelaar en op hetzelfde platform werkten als de firma Galle. 3

4 Input van de sector SPHINX-IT bouwde op basis van haar eigen ervaring en met de input van de sector in het achterhoofd het pakket SPHINXcarparts. Deze software steunt op Microsoft technologie, waarmee men dus zeker is van de beste technologie en een langdurige professionele ondersteuning. Maar wat maakt SPHINXcarparts voor de firma Galle nu zo n goed pakket? Toegegeven, we hadden wel wat schrik voor de overschakeling van het ene naar het andere programma, maar we werden door SPHINX-IT heel goed begeleid. Overschakeling Om te beginnen, vertelt Chris Mauroo, was er natuurlijk de vertrouwensrelatie die we gedurende al die jaren opgebouwd hadden met onze accountmanager bij SPHINX-IT. We waren er heel zeker van dat jullie de branche door en door kenden en dat de service die jullie bieden optimaal is. Toegegeven, we hadden wel wat schrik voor de overschakeling van het ene naar het andere programma, maar we werden eigenlijk zeer goed begeleid door jullie. Er waren testversies, waardoor we als zaakvoerder al een aantal modules op voorhand konden uittesten. En hoe verliep de omschakeling van het oude naar het nieuwe platform? Chris Mauroo: Wel, dat verliep eigenlijk zeer vlot. Omdat ook de boekhouding moest overgeschakeld worden, hebben we gewacht tot we het boekjaar hadden afgesloten. Op een zaterdagmorgen werd dan begonnen met de omschakeling en een paar uur later slechts was alles al overgezet naar SPHINXcarparts. Er is eigenlijk op geen enkel moment oponthoud geweest in de winkel of de werkplaats, dus het begon alvast positief! Het was ook bijzonder comfortabel dat er de maandag na de omschakeling hier permanent programmeurs waren van SPHINX-IT om ervoor te zorgen dat onze mensen op weg gezet werden met het programma. 4

5 Overdracht van gegevens Een ander probleem was natuurlijk dat we in de loop der jaren zeer veel gegevens hadden opgeslagen in ons UNIX-pakket. Het was voor ons van cruciaal belang dat we die data niet zouden verliezen, en bij SPHINX-IT verzekerde men ons dat dit geen enkel probleem was. We moesten dus +/ referenties van het oude systeem naar SPHINXcarparts kunnen overpompen. Dat is dan ook allemaal zonder de minste strubbeling gebeurd. Maar het gaat nog verder, vervolgt Chris Mauroo. Stel, een klant belt met de vraag of een bepaalde referentie op voorraad is. Dit gaat dan bijvoorbeeld over een bepaald type remschijven van een bepaalde fabrikant voor een bepaald merk en type auto. Als we die referentie niet op stock hebben, dan kunnen wij onmiddellijk zien welke referenties van andere leveranciers ook bruikbaar is. Dat betekent dat we onze klanten optimaal kunnen bedienen, maar dat wij tegelijkertijd ook geen artikels in voorraad moeten hebben, want dat is natuurlijk onmogelijk. Het overbrengen van +/ referenties van het oude systeem naar SPHINXcarparts gebeurde zonder de minste strubbelingen. Beheren van schroot Chris Mauroo: Een andere kopzorg in onze sector is het schrootbeheer. Dat is een variabele toeslag, een beetje vergelijkbaar met recupel. Er worden bij ons nogal wat artikelen geleverd en verkocht waarop dit van toepassing is, en gelukkig kunnen we de administratie ervan allemaal bijhouden met SPHINXcarparts. We weten dus langs de leverancierskant perfect wat we betaald hebben aan schroottoeslag en aan wie we welk artikel kunnen retourneren. En ook langs de kant van de klant is gekend welke klant welk artikel bij ons met schroottoeslag heeft afgenomen. Dat maakt het voor ons wel makkelijker om de administratie bij te houden, want we zien direct of een klant wel of niet een bepaald stuk kan terugbrengen. 5

6 Bestellen via Van Heck/Mijn grossier Het feit dat er in SPHINXcarparts een link zit met de bestelsite van Van Heck/ Mijn grossier, is ook enorm makkelijk, zegt Chris Mauroo. Vroeger moesten we eerst onze bestelling apart voorbereiden en dan inloggen op hun systeem en nog eens alles ingeven. Nu kunnen we vanuit SPHINXcarparts gewoon met een druk op de knop alles doorgeven zodat we geen dubbel werk meer moeten doen. We zien ook direct wat er allemaal in voorraad is en waar we nog op zullen moeten wachten. Levert dat dan geen problemen op voor de prijzen in het systeem? Neen, antwoordt Chris. De prijzen in SPHINXcarparts kunnen we rechtstreeks updaten door ze te importeren van uit Excel bijvoorbeeld. Als een leverancier vroeger prijsverandering aankondigde, dan moesten we eerst lijsten afprinten, controleren en nakijken en de prijzen daarna manueel en één voor één aanpassen. De kans op fouten maken was groot, terwijl we nu eigenlijk in 1 beweging zeker zijn van juiste prijzen. We waren vóór de implementatie van SPHINXcarparts aan het twijfelen om een extra bediende in dient te nemen. Dit hebben we uiteindelijk niet moeten doen. Tijdswinst Als ik vraag naar de tijdswinst die gerealiseerd wordt en hoe de ROI (return on investment) kan berekend worden zegt Chris Mauroo: Het is natuurlijk moeilijk om exact te berekenen hoeveel tijd je uitspaart en wat je werkelijke winst is. Maar ik weet wel dat we voor de implementatie van SPHINXcarparts aan het twijfelen waren om een extra bediende in dienst te nemen. Maar dat hebben we uiteindelijk niet moeten doen, omdat we nu toch wel veel tijd uitsparen. We moeten geen prijzen meer manueel aanpassen, we moeten geen opzoekwerk meer doen voor de schroottoeslag, er is nu een automatische mailfunctie zodat we snel kunnen communiceren met onze leveranciers en onze klanten. 6

7 Tevreden gebruikers Als ik eerlijk moet zijn, dan kan ik niet anders zeggen dan dat we heel tevreden zijn over SPHINXcarparts. We kunnen sneller werken, en ik weet zeker dat mijn werknemers niet meer terug zouden willen! Bedrijf: GALLE NV, groothandel in auto-onderdelen. Uitdaging: controleren administratie - correct leveren - vlot communiceren met klanten. Oplossing: Microsoft Dynamics NAV + SPHINXcarparts Meer weten? U wil graag een demo van Microsoft Dynamics NAV + SPHINXcarparts? Mail naar info@sphinx-it.be of bel naar 09/ voor een afspraak! 7