SAP Customer Success Story Beschutte werkplaats Werminval. Werminval: SAP Business All-in-One voor drie bedrijven in één

Transcriptie

1 Werminval: SAP Business All-in-One voor drie bedrijven in één

2 Werminval VZW Industry Beschutte werkplaats Products and Services Logistiek, productie en dienstverlening Web Site SAP s SAP Business All-in-One Partner Ctac ( Only an example please use specified illustration. Werminval bewijst dat beschutte werkplaatsen vooruitstrevende ondernemingen zijn. Het biedt een breed spectrum van diensten en koppelt deze aan een uitzonderlijke technologische knowhow. Toen Werminval op zoek ging naar een verdere professionalisering, drong de keuze voor een nieuw ERP-pakket zich op. Werminval was niet alleen gebonden aan een strikt budget, het had ook nood aan een flexibel en toekomstgericht pakket. SAP Business All-in-One bood hen de nodige garanties op continuïteit. 2

3 De kracht van socioeconomische flexibiliteit Werminval is een begrip in het Antwerpse. Al meer dan vijftig jaar lang geeft deze beschutte werkplaats personen met een handicap volwaardige kansen in het arbeidsproces. Werminval zorgt hierbij steeds voor een evenwicht tussen de sociale invalshoek en nieuwe economische uitdagingen. Ruim driehonderd werknemers staan in voor zowel eenvoudige als zeer complexe opdrachten. Ze nemen dure, arbeidsintensieve taken probleemloos over van opdrachtgevers en doen dit bovendien aan een scherpe prijs. Werminval combineert logistiek, productie en dienstverlening in één onderneming. Naast enkele grote multinationals uit de voedingssector, rekenen ook heel wat openbare besturen, kmo s en zelfs particulieren op hun kwaliteitsvolle service. De site van Werminval in Merksem huisvest een verpakkings-, poederafvul, textiel- en montageafdeling. Een groendienst staat in voor het onderhoud van perken en tuinen, terwijl daarnaast ook een aantal ploegen op locatie bij klanten aan de slag is. Deze zeer diverse activiteiten worden in goede banen geleid door een gemotiveerd team van ploegbazen en administratieve werkkrachten. Samen zorgen ze voor een socio-economische flexibiliteit en staan ze garant voor een absolute meerwaarde Het oprichtingsjaar van de vzw Werminval (Werkverschaffing aan mindervaliden). 3

4 Werminval professionaliseert via standaardisering Beschutte werkplaatsen zijn uiterst concurrentiële ondernemingen. Ze staan model voor doordacht management, met oog voor de veranderende economische realiteit. Op zoek naar verdere professionalisering stelt Werminval eigen processen voortdurend in vraag. In 2012 leidde dit tot het besluit om een nieuw ERP-pakket in huis te halen. Jorn Mazet, SAP Project Manager bij Wermival, legt uit hoe de bestaande software op zijn grenzen botste: We gebruikten een combinatie van afzonderlijke programma s. Ons boekhoudsysteem stond los van het productiesysteem, dat op zich al verouderd was. Van een echt ERP-systeem kon je moeilijk spreken. Er bestond geen link tussen de verschillende toepassingen. van Werminval, is onderworpen aan strikte reglementeringen. De functionaliteit die SAP aanbiedt op het vlak van tracking en traceability was daarom een belangrijke troef. Ten slotte speelde ook het budget een rol. Jorn Mazet: We waren erg verrast dat SAP een oplossing kon bieden op maat van ons relatief kleine bedrijf. We zochten een standaardpakket, waar we snel mee aan de slag konden. Tegelijk moest het in de toekomst makkelijk uitgebreid kunnen worden zonder de continuïteit in het gedrang te brengen. Werminval speurde de markt af en kwam al snel uit bij SAP. Jorn Mazet: De multinationals onder onze klanten werken quasi uitsluitend met SAP. Aanbestedingen beginnen steevast met de vraag welk ERP-pakket je gebruikt. Werk je ook met SAP, dan heb je sowieso een streepje voor. De voedingsindustrie, een belangrijke doelgroep Werk je ook met SAP, dan heb je sowieso een streepje voor bij multinationals. Jorn Mazet, SAP Project Manager, Werminval 4

5 De Fit/Gap-analyse als leidraad voor een succesvol project Werminval vond in Ctac de gedroomde partner om SAP Business All-in-One efficiënt te implementeren. De dienstverlener stond Werminval met raad en daad bij, van kick-off tot go-live. In zeven maanden tijd beschikte de beschutte werkplaats over een compleet ERP-pakket, op maat van de bedrijfsvoering. Met Fit4BW stelde Ctac een pakket voor gebaseerd op SAP Business All-in-One, aangevuld met een specifieke template voor beschutte werkplaatsen. Aan de hand van een gedetailleerde Fit/Gapanalyse spiegelde Ctac onze interne processen aan de SAP-standaarden. Uit deze analyse bleek dat onze manier van werken voor 95 procent een fit was met de standaardoplossing van SAP. Enkel voor de overige 5 procent de gaps was bijkomende parametrisering nodig, legt Jorn Mazet uit. De Fit/Gap-analyse gaf Werminval vanaf dag één een duidelijk beeld van de totale kost. Naast een basisprijs voor het standaardpakket, wist de onderneming ook wat de overbrugging van de afzonderlijke gaps zou kosten. Werminval kreeg voortdurende budgetupdates en kon bij eventuele extra ingrepen steeds evalueren of deze de bijkomende kosten ook waard waren. Jorn Mazet trok uit de implementatie enkele lessen die hij graag meegeeft aan andere ondernemingen: Je project staat of valt met de keuze van een goede partner. Ook je eigen mensen moeten voldoende stressbestendig zijn en de nodige tijd vrij kunnen maken voor het proces. Maar het allerbelangrijkste is ongetwijfeld een goede voorbereiding. Zorg er bijvoorbeeld voor dat je ruim op voorhand alle data klanten- en leveranciersfiches, productinfo, artikelcodes en logistieke data op orde hebt. Zo bespaar je jezelf heel wat tijd en kopzorgen. Uit de Fit/Gap-analyse bleek dat onze manier van werken voor 95 procent een fit was met de standaardoplossing van SAP. Jorn Mazet, SAP Project Manager, Werminval 5

6 Een veelzijdig pakket voor een veelzijdig bedrijf Werminval s unieke combinatie van bedrijfsactiviteiten vroeg om een krachtig ERPpakket. De planning van een groendienst verschilt bijvoorbeeld sterk van die van een montage-afdeling. Een veelheid aan activiteiten stelt daarnaast hoge eisen aan magazijnbeheer, logistiek en boekhouding. Fit4BW bundelt best practices van bedrijven uit de logistieke sector, van productie- en van dienstverlenende bedrijven. Voortaan kan Werminval op één en dezelfde oplossing vertrouwen voor zijn financieel beheer, voorraad- en productiebeheer, klantenbeheer (CRM) en rapportage. Het standaardpakket van SAP Business All-in-One dekte 95 procent van de processen bij Werminval. Voor de overige vijf procent ging partner Ctac op zoek naar een passende oplossing. De regels omtrent de jaarrekening van vzw s wijken bijvoorbeeld af van de standaard SAP-omgeving. Ctac paste hier een mouw aan door dit onderdeel afzonderlijk te parametriseren. Voor Jorn Mazet vormt deze flexibiliteit een pluspunt: Deze aanpassing bracht slechts een beperkte extra kost met zich mee, terwijl de ontwikkeling van een applicatie op maat zeker een veelvoud hiervan had gekost. De introductie van mobiele RF-scanning een tweede gap geeft Werminval een extra troef voor de tracking en traceability van voedingsproducten. De vervaldag van het product of de productielotcode wordt nu via een scanner geregistreerd. Dit betekent niet alleen een aanzienlijke tijdsbesparing, maar verkleint ook de kans op fouten. Fit4BW bundelt best practices uit de logistieke sector, van productiebedrijven en van dienstverlenende bedrijven. 6

7 Sneller werken en minder kans op fouten Werminval werkt ondertussen een half jaar in de nieuwe SAP-omgeving. Toch ondervinden medewerkers en klanten dagelijks de verbeteringen. De automatisering van processen verlichtte de werkdruk, beschikbare tijd en middelen worden nu efficiënter besteed en de kans op onnauwkeurigheden is een stuk kleiner. Jorn Mazet: Vooral de administratie verloopt veel vlotter. Gegevens over orders hoeven nu maar één keer in het systeem ingevoerd worden. Vroeger moest een verkoper een offerte opmaken. Na goedkeuring gaf de productieplanner diezelfde gegevens een tweede keer in in zijn systeem en ook de boekhoudafdeling moest voor de facturatie de data nog eens overnemen. Voor inkomende facturatie boekten we makkelijk 30 procent efficiëntiewinst. Bij uitgaande facturatie zal dit vermoedelijk in de buurt van 50 procent liggen. Sinds de lancering van SAP Business All-in-One staat het systeem van tracking en traceability volledig op punt bij Werminval. Mobiele RF-scanning zorgt voor tijdswinst en verkleint de kans op fouten. Ook de klantenservice voer hier wel bij. Jorn Mazet: Vroeger hadden wij al snel een halve dag nodig om een vraag over een specifiek lot te beantwoorden. Nu kunnen wij klanten binnen de tien minuten een volledig en gedetailleerd overzicht geven van het traject van hun product. 30 tot 50 procent efficiëntiewinst voor inkomende en uitgaande facturatie. 7

8 Werminval Ambitieuze toekomstplannen Bij Werminval weten ze als geen ander dat je eerst moet leren stappen voor je aan lopen kan denken. Binnenkort neemt het projectteam de dagelijkse gebruikservaring met SAP onder de loep. Daarnaast staat een kleiner project rond managementrapportage op de agenda. Ondertussen ging na de site in Merksem ook een tweede team, in-house bij een klant in Tisselt, live met het nieuwe ERP-pakket. Toch heeft Jorn Mazet nog enkele ambitieuze toekomstplannen: Op termijn willen we via interfacing een directe link te leggen naar de SAP-omgevingen van onze klanten. Dit zou deuren openen naar gezamenlijk stockbeheer, consignatie of zelfs self-billing. Een andere toekomstdroom is om teams van de groendienst uit te rusten met een mobiele applicatie die rechtstreeks communiceert met ons ERP-systeem. Copyright/Trademark Privacy Impressum 8