REGISTREREN Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

Transcriptie

1 REGISTREREN Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

2 Table of Contents Introductie... 3 Wat is registreren?... 4 Algemene werking en afronding van registraties in Ons Administratie... 5 Registreren van tijd... 8 Registreren met Ons Administratie (bulk)... 9 Registreren met de io Smart...12 MSVT registreren met Ons Medewerkerportaal...13 Registreren van kilometers...14 Configuratie van kilometerregistratie...15 Configuratie van automatische kilometerregistratie...17 Kilometers registreren met Ons Administratie...21 Kilometers registreren met Ons Medewerkerportaal...25 Kilometers registreren met Ons Planning...32 Registraties corrigeren...33 Correcties uitvoeren in Ons Administratie...34 Correcties uitvoeren in het Medewerkerportaal...36 Fiatteren...37 Fiatteren Fiatteren bij medewerkers zonder weekkaartprofiel...44 FAQ...46 Hoe wordt de tijdsduur van een registratie verdeeld over de uursoorten van het arrangement? Afwijkende registraties Afwijkende registraties met de io Smart...53

3 Introductie Pagina 3 / 54

4 Wat is registreren? Registreren is het registreren van de tijd die de medewerker gewerkt heeft. Dit kan zowel cliëntentijd zijn (directe uren), maar kunnen ook indirecte uren zijn zoals kantoorwerk en overleg. De tijd wordt via zorgregels vastgelegd. Een zorgregel is een combinatie van medewerker, tijd, activiteit en in het geval van directe uren, ook een cliënt. In verband met verloning, declaratie, facturering en meer facetten moeten alle uren gecontroleerd en gefiatteerd worden door een daarvoor aangewezen persoon. Dit kunnen bijvoorbeeld teamleiders zijn. In ONS Administratie kunnen in menu Zorg, Zorgregels corrigeren de registratiegegevens van medewerkers worden opgevraagd en zonodig aangepast. Elke registratie, die geïmporteerd is, wordt voorafgegaan door een icoontje van de bron. Dit betekent dat bij afwezigheid van een icoontje, de registratie direct in ONS Administratie is gemaakt. Mutaties op deze registraties zijn alleen zichtbaar in het periode overzicht (onder mutaties), wanneer ze in ONS Administratie zijn gedaan. Bekijk het artikel "Wat betekenen de icoontjes bij de zorgregels?". Pagina 4 / 54

5 Algemene werking en afronding van registraties in Ons Administratie De opties van het menu Zorg geven verschillende mogelijkheden om zorgregistraties te raadplegen, in te voeren en te corrigeren. Daarnaast kunnen werkstaten worden geprint en weekkaarten benaderd. Als eerste scherm wordt het medewerkerzoekscherm getoond. Voor de desbetreffende managers is dit het menu waar de optie Fiatteren is ondergebracht. Via de Cockpit kan inzicht worden verkregen over de geleverde zorg aan cliënten en de productiviteit van medewerkers. Registratie bij de cliënt In principe worden de zorgregistraties gedaan door de medewerker, die met de io smart of de telefoon de cliënenpas scant bij aankomst en vertrek. Tijd met de io Smart registreren Tijd met de io TouchPro registreren Eindtijd na correctie De applicatie rond de registratie zo mogelijk af naar boven conform de Beleidsprofielen. Als de volgende registratie begint binnen de af te ronden tijd, wordt deze tijd als eindtijd aangehouden en wordt er niet verder naar boven afgerond. Bepalen reistijd Als de volgende registratie begint na de af te ronden tijd, berekent de applicatie de overblijvende tussenliggende tijd als reistijd. De regels m.b.t. het berekenen van de reistijd gelden voor alle registraties, ongeacht de aard (directe cq indirecte uursoorten). Alleen voor de eerste en na de laatste registratie op een dag (tussen 0.00 en uur), onafhankelijk van de dienst, wordt geen reistijd berekend. De instellingen voor de reistijd zijn te vinden via Beheer --> Instellingen --> Overige instellingen - -> Algemene instellingen. Pagina 5 / 54

6 Boven in beeld zijn de reistijdinstellingen zichtbaar. Er kan maximaal 1 reistijdinstelling op enig moment actief zijn. Als er behoefte is aan meerdere reistijdinstellingen (vanaf verschillende datums), is dit te configureren. In bovenstaand voorbeeld geldt dat t/m 30 juni 2014 reistijd werd berekend en vanaf 1 juli niet. Zora geklikt wordt op een bestaande instelling, of op "voeg nieuwe reistijd instellingen toe", worden de volgende instellingen zichtbaar: 1. Startdatum: dit is de datum waarop de nieuwe reistijdinstelling actief wordt. Hierbij wordt bij de laatste reistijdinstelling automatisch een einddatum ingevoerd (1 dag voor de startdatum van de nieuwe instelling). 2. Geen berekening: in geen enkel geval wordt reistijd berekend. 3. Vast reistijd: ongeacht de begin-en eindtijd van de bezoeken, wordt reistijd berekend. 4. Bereken reistijd: deze berekent de reistijd aan de hand van het verschil tussen de eindtijd van het eerste bezoek en de begintijd van het daaropvolgende bezoek. Hierbij zijn aanvullende waardes in te voeren: Maximale reistijd: Dit is de maximale reistijd. Dus als de eindtijd van bezoek 1, 10:30 is en de begintijd van bezoek 2 10:55 is, wordt bij een instelling van maximale reistijd van 15 minuten, 15 minuten berekend. Als de daadwerkelijk reistijd tussen twee bezoeken bijvoorbeeld 9 minuten is, wordt de reistijd van 9 minuten gebruikt. Bij overschrijding gezet op: Indien de maximale reistijd is overschreden, wordt deze waarde gebruikt. Vaak zal het voorkomen dat deze evenveel is als de maximale reistijd. Hier kan echter van afgeweken worden. Sla tot slot de wijzigingen op (onderaan de pagina). Pagina 6 / 54

7 Corrigeren en aanvullen zorgregistraties Daar waar noodzakelijk of gewenst kunnen zorgregistraties worden gewijzigd en aangevuld (Zorgregels corrigeren). Als er registraties ontbreken, is het raadzaam eerst te verifiëren of de io smart is uitgelezen of de registraties die wellicht nog offline op de TouchPro aanwezig zijn, zijn overgedragen. Het is niet mogelijk om handmatig registraties in te voeren op een tijdstip dat er al een registratie in het systeem aanwezig is, maar een zorgregel die van een io of TouchPro afkomstig is, wordt wel naast een eerdere registratie geplaatst! Dit kan dubbele registraties veroorzaken, waarvan de consequenties van te voren niet zijn aan te geven. Zie ook Afwijkende zorgregistraties. Fiatteren Door de zorgregistraties (per team) te fiatteren worden deze definitief goedgekeurd en zijn ze niet meer te wijzigen. Pagina 7 / 54

8 Registreren van tijd Pagina 8 / 54

9 Registreren met Ons Administratie (bulk) Navigeren Er kan voor worden gekozen om registraties standaard handmatig in ONS Administratie vast te leggen. Ga naar Zorg --> zorgregels invoeren. Medewerker zoeken Zoek de medewerker op en klik op de naam van de medewerker. Pagina 9 / 54

10 Gegevens invullen De uren kunnen alleen per zorgregel per uursoort ingevoerd worden. 1. Selecteer of het een directe of indirecte uursoort betreft. N.B. Indirecte uren zonder begin- en eindtijd worden in de weekkaart ingevuld. 2. Vul het weeknummer in. 3. Vul het dagnummer in (de eerste 2 letters, of het nummer, beginnend vanaf maandag. Het getal 5 zal bijvoorbeeld worden vertaald naar vr (vrijdag)). 4. Vul het cliëntnummer in of zoek de cliënt met behulp van de functietoets F2. 5. Vul de verkorte weergave van de uursoort in. De naam van de uursoort is terug te vinden in Beheer --> Instellingen --> Uursoorten. Dit kan ook worden overgeslagen, in dat geval zal de applicatie de duur automatisch verdelen over de uursoorten die in het zorgarrangement staan. 6. Voer de begintijd in. Dit kan zonder scheidingsteken tussen uren en minuten. 7. Voer de duur van de uursoort in (minuten). 8. Klik tot slot op Ok of op de functietoets F12 om de regel in te voeren. Deze menuoptie is ontwikkeld met het oog op het gebruik van het numerieke gedeelte van het toetsenbord. Van het ene veld naar het volgende navigeren kan op de standaard manier met de Tab-toets of met de Enter-toets van het numerieke gedeelte. Voltooid De zorgregel is ingevoerd en de volgende kan worden gemaakt. Voor het invullen en corrigeren van een enkele zorgregistratie, zie Correcties uitvoeren in Ons Administratie. Pagina 10 / 54

11 Pagina 11 / 54

12 Registreren met de io Smart Uitleg Het automatisch registreren van cliëntbezoeken gebeurt met de io Smart in combinatie met cliëntenpassen. De cliënt heeft een persoonlijke pas in de woning. De medewerker heeft een io Smart die de cliëntenpassen kan lezen. Bij aankomst Druk de grote knop op de iosmart in en laat deze weer los De meest linker lamp knippert rood. Houdt de io bij de cliëntenpas De io Smart piept en toont de groene lamp (je bent binnen). Bij vertrek Druk de grote knop op de io smart in en laat deze weer los De tweede lamp knippert groen. Houdt de io smart bij de cliëntenpas De io piept en toont de rode lamp (je bent buiten) Op kantoor uitlezen Stop de io in het uitleesstation. De lichten op het uitleesstation bewegen heen en weer. Op de computer verschijnt een groen scherm: - controleer de hoeveelheid registraties - controleer de batterij spanning De werkstaat De werkstaat is de bevestiging van het succesvol verwerken van de registraties. Deze werkstaat wordt automatisch geprint, meteen nadat de io is uitgelezen. Controleer en corrigeer de werkstaat en lever deze in bij de verantwoordelijke persoon binnen jouw organisatie. Pagina 12 / 54

13 MSVT registreren met Ons Medewerkerportaal Klik in het medewerkerportaal op 'invullen en corrigeren' Invoeren van de registratie 1. Selecteer de cliënt 2. Kies voor MSVT 3. Vul vervolgends de begin en eindtijd in 4. Klik op opslaan Pagina 13 / 54

14 Registreren van kilometers Pagina 14 / 54

15 Configuratie van kilometerregistratie Deze handleiding beschrijft de inrichting voor het handmatig invoeren van kilometers in de applicatie. Medewerkers geven daarbij het aantal kilometers per dag op in de weekkaart of in het medewerkerportaal. In Ons Administratie is daarnaast aanvullende functionaliteit beschikbaar waarmee de applicatie gemaakte kilometers automatisch berekent. Deze functionaliteit wordt nader omschreven in de handleiding automatische kilometerregistratie. Inrichting Om kilometers op te kunnen geven in de applicatie, is het nodig dat hier een declaratiesoort voor aangemaakt wordt. De stappen hiervoor staan hieronder beschreven. Declaratiesoort aanmaken Om een declaratiesoort aan te maken, ga je naar Beheer -> Instellingen -> Declaratiesoorten. Klik hier op 'Toevoegen nieuwe declaratiesoort'. Pagina 15 / 54

16 Voer de diverse invoervelden naar keuze in. 1. Selecteer of de declaratiesoort als kilometers, of als dag geldt. 2. Exportcode voor kilometers t/m 10 kilometer, of (indien voor dagen is gekozen) per dag. 3. Exportcode voor kilometers voor meer dan 10 kilometer. 4. Bedrag voor een kilometer t/m 10 kilometer, of (indien voor dagen is gekozen) per dag, in eurocent. 5. Bedrag voor een kilometer voor meer dan 10 kilometer in eurocent. Kilometerregistratie beschikbaar stellen in de weekkaart. Om de kilometers in te kunnen voeren, moet hiervoor een instelling in de weekkaart gedaan worden. Bekijk daarvoor deze handleiding. Pagina 16 / 54

17 Configuratie van automatische kilometerregistratie Ons biedt de mogelijkheid om kilometers automatisch te berekenen op basis van de geregistreerde cliëntbezoeken, indirecte uren en het adres van de medewerker. Dit artikel beschrijft de functionaliteit en de benodigde inrichting. Aanvullende functionaliteit Voor deze functionaliteit geldt een aanvullend tarief. Als u deze mogelijkheid overweegt, verken dan de mogelijkheden met uw accountmanager. Zodra afspraken over het gebruik zijn gemaakt, kan de functionaliteit in gebruik genomen worden. Uitgangspunten en korte beschrijving van de werking Uitgangspunten: Woon-werkverkeer moet worden meegenomen in de afgelegde afstand op een dag, Bij een gebroken of dubbele dienst moet ervan uitgegaan worden dat de medewerker tussendoor naar huis gaat, Indirecte tijd kan op een adres geregistreerd worden. Implementatie in Ons: Kilometers worden berekend vanaf het adres van de medewerker naar het adres van de eerste cliënt, vanaf het adres van de eerste cliënt naar het adres van de tweede cliënt, enzovoort, en van de laatste cliënt naar het adres van de medewerker, Er is sprake van een gebroken of dubbele dienst zodra er tussen een clientbezoek en het volgende cliëntbezoek meer dan twee uur tijd zit. In dat geval wordt het adres van de medewerker tussengevoegd, Er kan indirecte tijd tussengevoegd worden waarbij aan de indirecte tijd door de medewerker via het medewerkerportaal een adres kan worden toegekend. Zo kan bijvoorbeeld tussentijdse scholing of kantoortijd op het juiste adres gezet worden en meegenomen worden in de berekening, De berekende kilometers worden automatisch per dag naar boven afgerond. Inrichting Om kilometers te kunnen laten berekenen door de applicatie, is het nodig dat hier een declaratiesoort voor aangemaakt wordt. De stappen hiervoor staan hieronder beschreven. Pagina 17 / 54

18 Declaratiesoort aanmaken Om een declaratiesoort aan te maken, ga naar Beheer -> Instellingen -> Declaratiesoorten. Klik hier op 'Toevoegen nieuwe declaratiesoort'. Voer de diverse invoervelden naar keuze in. Activeer de automatische berekening door een vinkje te zetten achter "Bereken kilometers automatisch". Pagina 18 / 54

19 Kilometerregistratie beschikbaar stellen in de weekkaart. Om de kilometers automatisch te kunnen laten berekenen, moet hiervoor een instelling in de weekkaart gedaan worden. Bekijk daarvoor deze handleiding. Configuratie signalering op handmatige correctie bij automatische kilometerregistraties Het is mogelijk om een signalering te configureren waarbij een marge gesteld wordt op het aantal uren dat een medewerker handmatig mag corrigeren. Deze marge is in te stellen via Beheer -> Instellingen -> Overige instellingen -> Fiatteerscherm-instellingen. Je komt in het bovenstaande scherm terecht. Het aantal dat hier ingevuld wordt, is de toegestane wekelijkse declaratie-afwijking ten opzichte van het automatisch berekende kilometertotaal. Bijvoorbeeld: automatisch is 20 kilometer berekend als kilometerdeclaratie. De medewerker maakt hier een handmatige correctie op door hier 10 kilometer bij op te tellen. Dit is meer dan de toegestane marge van 2 kilometer. Dit zal resulteren in een signalering op het fiatteerscherm. Koppelen van declaratiesoort aan vervoersmiddel in Ons Planning Bij het gebruik van het principe Planning = Realisatie dient de declaratiesoort te worden gekoppeld aan het vervoersmiddel dat gebruikt wordt voor de dienst. Pas als dat is gedaan kunnen de kilomers op basis daarvan worden berekend. Dit is in te stellen in Ons Planning via Beheer -> Vervoersmiddelen -> Declaratiesoort (selecteer: Dienstkilometers). Pagina 19 / 54

20 Pagina 20 / 54

21 Kilometers registreren met Ons Administratie Navigeren Ga naar Zorg, en klik op weekkaart. Medewerker zoeken Zoek de medewerker op, of klik op 'eigen weekkaart inzien'. Gegevens invoeren bij handmatige kilometerregistratie Pagina 21 / 54

22 De weekkaart is te zien. Onder in beeld kunnen kilometerdeclaraties ingevoerd worden. Voer het aantal KM per dag in en sla de wijzigingen op. Kilometerinvoer bij automatische kilometerregistratie Als de (betaalde) licentie voor automatische kilometerregistratie aanstaat, hoeft de medewerker zelf geen kilometers meer in te voeren, maar worden in de weekkaart op grond van de zorgregels automatisch kilometers berekend. Dit is te zien aan de beschrijving 'automatisch' en de blauw-omrande invoervelden bij 'kilometerdeclaraties'. Door op het blauw-omrande veld te klikken, is te zien welke kilometers er tussen de diverse bezochte adressen berekend zijn (zie visual in de volgende stap in de handleiding). Aanpassen kilometers bij automatische kilometerregistratie De berekende kilometers kunnen indien gewenst, handmatig aangepast worden. Klik daarvoor op het blauw-omrande veld met het aantal kilometers erin. Een nieuw scherm verschijnt. Hier zijn de berekende kilometers te zien. Onder Werkelijk Totaal (1) dient het daadwerkelijke totaal ingevoerd te worden; deze vervangt de oorspronkelijke waarde. Daarbij is het altijd verplicht om een Reden (2) in te voeren. Klik vervolgens op 'Opslaan (3)'. Vervolgens zal bij de aangepaste afstand naast het blauw-omrande veld een handje te zien zijn, als teken dat hier een handmatige aanpassing op de berekening is gedaan. Pagina 22 / 54

23 De automatisch berekende kilometers kunnen verwijderd worden via de knop 'Verwijderen' (4). Deze knop verwijdert alleen de totaalberekening die in de weekkaart zichtbaar is. De route blijft bestaan en kan weer opnieuw berekend worden door op het lege blauwe vlak in de weekkaart te klikken. De gecorrigeerde kilometers kunnen verwijderd worden via het verwijdericoon (5). Deze knop verwijdert alleen de ingevoerde correctie die handmatig is ingevoerd. Om de route op een kaart te kunnen bekijken, is er een routekaart beschikbaar. Klik hiervoor op 'Toon routekaart'(6). De routekaart zal de bezochte adressen tonen en de route weergeven die bij de automatische kilometerberekening gebruikt is. Versturen Wanneer de invoer opgeslagen is, klik dan boven in beeld op Klaar met invullen en verstuur. Pagina 23 / 54

24 Voltooid Degene die de uren moet fiatteren weet nu dat je klaar bent met het invullen van je weekkaart. Wanneer je toch nog iets wilt wijzigen, klik dan op wijzigen. Vervolgens worden de invoervelden weer actief en moet je de wijzigingen opslaan en wederom versturen. Pagina 24 / 54

25 Kilometers registreren met Ons Medewerkerportaal Het is mogelijk om kilometers in het medewerkerportaal te registreren en aan te passen als in Ons Administratie bij de weekkaart van de medewerker onder 'Declaratiesoorten' een declaratiesoort ingesteld staat dat, waarbij de medewerker kilometers mag declareren. In Ons Medewerkerportaal geldt hiervoor de onderstaande werkwijze. Navigeren Ga naar de Werkstaat en klik op 'Invullen, corrigeren of ondertekenen. Declaratiesoort Pagina 25 / 54

26 Ga naar de weekkaart van de medewerker (1). Bij het onderdeel 'Kilometerdeclaratie' (2) kunnen de kilometers bij de declaratiesoort ingevuld worden. Kilometerregistratie bij 'Automatische kilometerregistratie' Indien de functionaliteit 'Automatische kilometerregistratie ' ingesteld is, zal bij het onderdeel 'Kilometerdeclaratie' op basis van de route die gereden is, automatisch het aantal kilometers verschijnen. Dat gebeurt op twee manieren: 1. Komen de kilometers door vanuit een registratie via Planning = Realisatie? In dat geval zal het totaal aantal kilometers direct te zien zijn. Door op het getal te klikken, verschijnt het scherm uit de alinea 'Bekijken route en aanpassen kilometers als 'Automatische kilometerregistratie' ingesteld is'. Het is ook mogelijk om direct op 'Opslaan' te klikken. 2. Worden de kilometers, berekend op grond van registraties, aangemaakt in het Medewerkerportaal? In dat geval zal er in het blauw een getal staan (zie de volgende stap). Kilometerberekening activeren bij automatische kilometerberekening op grond van registraties aangemaakt in het Medewerkerportaal De berekening kan geactiveerd worden door het getal (in dit geval 0) aan te klikken. Vervolgens verschijnt het onderstaande scherm. Pagina 26 / 54

27 Hier kan de berekening opgestart worden via de knop 'Bereken kilometers automatisch'. Vervolgens kunnen de details van de berekening bekeken worden (zie de volgende stap) en kan indien gewenst een correctie doorgevoerd worden. Ook kan in dit scherm een aantal kilometers ingevoerd worden als er wel kilometers gemaakt zijn, maar geen cliënten bezocht (bijvoorbeeld bij indirecte uren). Voer hiertoe een aantal kilometers in, geef er een beschrijving bij (verplicht) en klik op 'Versturen'. Pagina 27 / 54

28 Bekijken route en aanpassen kilometers als 'Automatische kilometerregistratie' ingesteld is Hier is de gereden route te zien. Per locatie staat het aantal kilometers vermeld. Wil je iets veranderen, dan kan dat in het groene veld aan de rechterkant. Geef hier het daadwerkelijk totaal aantal gereden kilometers voor deze dag aan (1). Ook is het verplicht om hierbij een reden op te geven. Klik vervolgens op 'Versturen' (3). De wijziging is vervolgens te zien in het routescherm met kilometers aan de linkerzijde. Bij 'Daadwerkelijk totaal' is het totaal aantal ingevulde kilometers te vinden (4). Onder 'Correctie' (5) is het verschil met de oorspronkelijk ingegeven afstand te vinden. Pagina 28 / 54

29 Adres toevoegen aan of wijzigen van een specifieke regel Bij de volgende regels kunnen adressen toegekend danwel aangepast worden zodat daarvoor de kilometers berekend, danwel gecorrigeerd kunnen worden. Huisadres van de medewerker. Adres van de cliënt. Indirecte uursoort. Om een adres toe te voegen of te wijzigen, klik op de indirecte registratie (1). Pagina 29 / 54

30 Vul het adres in (2) en sla op (3). Het adres moet bestaan uit straatnaam, nummer en woonplaats. De kilometers zijn nu berekend vanaf het voorgaande adres (in dit voorbeeld het huisadres van de medewerker) naar het ingevoerde adres (in dit voorbeeld daar waar de scholing heeft plaatsgevonden), en terug naar het huisadres van de medewerker. Pagina 30 / 54

31 NB: Indien het totaal aantal kilometers is aangepast (aan de rechterzijde in het groen), dan zal dat aantal altijd het aantal aan de linkerzijde overschrijven. Dit wordt ook op het scherm getoond. Ondertekenen Ga naar het tabblad 'Ondertekenen'. Voer eventuele correcties uit en onderteken je weekkaart. Pagina 31 / 54

32 Kilometers registreren met Ons Planning Als de licentie voor automatische kilometerberekening aanstaat, is het ook mogelijk om de kilometers automatisch te laten berekenen vanuit de routes via Planning is Realisatie. De gemaakte declarabele kilometers zullen dan samen met de zorgregels automatisch in Ons Administratie geïmporteerd worden. Dit is in de weekkaart van de medewerker te zien: daar zullen onder het kopje 'Kilometerdeclaraties' de gemaakte kilometers te vinden zijn in de blauwomrande velden. Door op dit vakje te klikken, zijn vervolgens de specificaties van de gemaakte kilometers tussen de bezochte adressen te vinden (zie de visual hieronder). Voor deze instelling is het noodzakelijk om in Ons Planning de juiste declaratie-instellingen aan te zetten. Bekijk daarvoor deze handleiding. Voor de bepaling van de kilometers wordt een locatie gebruikt van cliënten en medewerker. Dit wordt gedaan op basis van postcode en huisnumer. Indien echter in Ons Planning een andere locatie van de cliënt is geselecteerd, wordt die locatie gebruikt voor de routeberekening. Pagina 32 / 54

33 Registraties corrigeren Pagina 33 / 54

34 Correcties uitvoeren in Ons Administratie Navigeren Ga naar zorg --> zorgregels corrigeren Medewerker zoeken Zoek de medewerker op of klik op 'eigen zorgregels corrigeren' Overzicht zorgregels Een overzicht van de zorgregels is zichtbaar. Selecteer een dag. Dit is op verschillende manieren te doen. Pagina 34 / 54

35 Wijzigingen aanbrengen 1 & 2: Klik op het driehoekje om voor of na de betreffende zorgregel,een nieuwe zorgregel toe te voegen. (in dit voorbeeld is 1 een regel ervoor, en 2 een regel er na). 3: Klik op de uursoort om deze te wijzigen. Wanneer de algemene term 'cliententijd' vermeld staat, betekent dit dat de uren automatisch verdeeld zijn aan de hand van de verdeling in het zorgarrangement. 4: De tijd is te wijzigen door op de begintijd te klikken. 5: De gehele zorgregel is te verwijderen door op het kruisje te klikken. Wanneer de wijzigingen gereed zijn, klik dan op terug. Pagina 35 / 54

36 Correcties uitvoeren in het Medewerkerportaal Navigeren Klik op invullen en corrigeren. Selecteer zorgregel Zoek de zorgregel op en beweeg de muis op deze zorgregel. 1. Zorregels zijn toe te voegen door op het plusje aan de linkerkant te klikken. 2. De zorgregel is te wijzigen door op de zorgregel zelf te klikken. 3. De zorgregel is te verwijderen door rechts in beeld op het rode minteken te klikken. Pagina 36 / 54

37 Fiatteren Pagina 37 / 54

38 Fiatteren Alleen zorgregels die gefiatteerd zijn, worden meegenomen in declaratie, facturatie en verloning. De regels zijn vanuit het oogpunt van de medewerkers (teams) te fiatteren. Een leidinggevend persoon (bijvoorbeeld de teamleider) controleert de zorgregels van de medewerkers. Alle voorgaande periodes/weken van het team moeten ook gefiatteerd zijn, voordat gefiatteerd kan worden voor de huidige periode/week. Omdat er veel afhankelijkheden zijn, is het niet mogelijk om reeds gedane fiattering ongedaan te maken. Navigeren Ga naar Zorg --> Zorgregels fiatteren Team Selecteer het betreffende team. Pagina 38 / 54

39 Overzicht van het fiatteerscherm Het fiatteerscherm is grofweg in 4 delen op te splitsen: 1. Een overzicht met de totale tijd, ingedeeld in verschillende categoriëen en vervoerdeclaraties. Ook het fiatteren van het gehele team over de betreffende week (of periode, afhankelijk van de ingestelde voorkeur) is mogelijk middels de groene knop. 2. Een cirkeldiagram met een schematische verdeling van de tijd, verdeeld in de categorieen 'Tijd voor zorg' (dit is de clienttijd), 'Indirecte tijd', 'Vakantie' en 'Ziekte'. De waardes hiervan worden berekend op basis van de geregistreerde werktijd. 3. Elke medewerker is zichtbaar. Zodra bepaalde medewerkers niet gefiatteerd zijn, worden de namen blauw en bijbehorende gegevens felgekleurd weergegeven. Namen van reeds gefiatteerde medewerkers worden grijs en de bijbehorende gegevens minder fel. 4. Op medewerkerniveau worden diverse gegevens zichtbaar. Door op de titels van deze gegevens te klikken, wordt de lijst op basis van deze gegevens gesorteerd. Door met de muis stil te staan op deze titels, verschijnt meer informatie. Ook verschijnt meer informatie over de betreffende gegevens zodra hierop stilgestaan wordt. Pagina 39 / 54

40 Selecteer de juiste periode / week. Standaard wordt de week voorafgaand aan de huidige week geselecteerd, omdat de huidige week niet te fiatteren is. Controleer de gegevens en klik wanneer alles gecontroleerd is, op de groene button 'Fiatteren Week [ ]' om de betreffende week te fiatteren. Ondanks het feit dat er waarschuwingen kunnen staan op het fiatteerscherm, kan er gewoon gefiatteerd worden. Bij fouten of waarschuwingen neemt degene die fiatteert dus een bewuste beslissing om deze fouten te negeren. Eventuele waarschuwingen Het fiatteerscherm genereert diverse waarschuwingen en meldingen als registraties niet kloppen, niet volledig zijn of mogelijk problemen kunnen gaan opleveren. De volgende meldingen kunnen voorkomen: Waarschuwing: de weekkaart is niet ingevuld. Wanneer de weekkaart nog niet goed gevuld is, verschijnt er een oranje waarschuwingsdriehoek bij de medewerker. Als je hierop hovert, verschijnt de onderstaande waarschuwing: 'De weekkaart is ingevuld t/m... Er moeten nog... dagen geaccordeerd worden'. Spreek deze medewerkers er op aan of corrigeer de weekkaart. Pagina 40 / 54

41 Waarschuwing: de uren zijn niet goedgekeurd in het Medewerkerportaal. Wanneer de medewerker de registraties in het Medewerkerportaal nog niet goedgekeurd heeft, verschijnt er een oranje waarschuwingsdriehoek bij de medewerker. Als je hierop hovert, verschijnt de onderstaande waarschuwing: 'Uren zijn geaccordeerd t/m..... dagen moeten nog worden geaccordeerd in het Medewerkerportaal. Waarschuwingen en aandachtspunten indien bij de weekkaart van de medewerker 'Splitsing cliënttijd/werktijd' staat ingeschakeld. Bij een medewerker waar bij de weekkaart 'Splitsing cliënttijd/werktijd' staat ingeschakeld, geldt dat dit op een specifieke manier doorwerkt in de verhouding 'Tijd voor zorg' versus 'Indirecte tijd'. De geregistreerde clienttijd wordt meegenomen onder 'Tijd voor zorg'. Deze clienttijd wordt afgetrokken van de geregistreerde werktijd. Het restant aan werktijd wordt meegenomen onder 'Indirecte tijd'. Bij de registratie van deze werktijden kunnen bepaalde registraties tot waarschuwingen leiden, omdat deze mogelijk tot problemen kunnen leiden. Waarschuwing: de geregistreerde werktijd is minder dan de geregistreerde cliënttijd Indien een medewerker met de 'Splitsing cliënttijd/werktijd' meer cliënttijd heeft geregistreerd dan werktijd, is dit op twee manieren zichtbaar: 1. Er verschijnt er een rood uitroepteken (1) bij deze medewerker. Door te hoveren op het uitroepteken wordt de specifieke uitleg zichtbaar: 'De geregistreerde werktijd is minder dan de geregistreerde cliënttijd'. 2. Het staafdiagram onder 'Tijdsverdeling' is helemaal groen. In de groene balk is het percentage clienttijd en de absolute tijd van de 'overschrijding' terug te vinden. In het onderstaande voorbeeld is er dus 2x zoveel clienttijd geregistreerd (200%) als werktijd. De totale overschrijding bedraagt 2:30 uur. Omdat alleen de geregistreerde werktijd doorwerkt in de verloning, loopt de medewerker met deze registratie het risico dat zijn gewerkte uren die alleen opgegeven zijn als cliënttijd, niet meekomen in de verloning. Pagina 41 / 54

42 Waarschuwing: er is geen indirecte tijd geregistreerd waarmee de geregistreerde clienttijd vergeleken kan worden Als er bij een medewerker met de 'Splitsing cliënttijd/werktijd' helemaal geen werktijd heeft ingevuld, alleen cliënttijd, is dit te zien aan een vraagteken in de groene balk onder 'Tijdsverdeling'. Daarnaast zijn hier de waarschuwingen zichtbaar zoals hierboven genoemd onder 'de geregistreerde werktijd is minder dan de geregistreerde cliënttijd. Waarschuwing bij kilometerdeclaraties: de maximale declaratie-afwijking is voor deze periode overschreden. In het geval kilometers automatisch geregistreerd worden (aanvullende functionaliteit), kan in de applicatie een marge ingegeven worden hoeveel kilometer de medewerker per week handmatig mag corrigeren, zonder dat hierop een signalering komt. Indien de medewerker meer kilometers handmatig toevoegt dan de marge toelaat,wordt dit als signalering in het fiatteerscherm weergegeven. De signalering kenmerkt zich door een rood getal in combinatie met een rode +. Ook verschijnt een mouse-over met meer informatie. Pagina 42 / 54

43 Waarschuwing bij kilometerdeclaraties: Indien een medewerker kilometers geregistreerd heeft op een dag waar geen directe uren (cliententijd) geregistreerd is, verschijnt een signalering. De signalering kenmerkt zich door een rood getal. Pagina 43 / 54

44 Fiatteren bij medewerkers zonder weekkaartprofiel Een melding die soms weergegeven wordt is dat het fiatteren niet mogelijk is omdat een weekkaartprofiel niet is gevuld, terwijl de medewerker helemaal geen weekkaart profiel heeft. Deze melding kan door twee redenen worden veroorzaakt: 1. Doordat de io Smart van een medewerker niet recentelijk is uitgelezen. Zorg er dus voor dat deze is uitgelezen. 2. Doordat een medewerker uren mag corrigeren en aanvullen in het Medewerkerportaal, maar deze nog niet heeft geaccordeerd. Zorg er voor dat de medewerker de weekkaart heeft geaccordeerd. In andere gevallen kan het handig zijn om uren te kunnen fiatteren bij medewerkers die geen weekkaartprofiel hebben. Volg hiervoor onderstaande instelling. Instelling activeren Onder Beheer --> Instellingen --> Overige Instellingen --> Algemene instellingen staat een instelling onder het kopje Fiatteren: Weekkaart uren alleen fiatteren als: 'Klaar met invullen en versturen'. Wanneer deze aan staat kunnen alleen uren gefiatteerd worden van medewerkers met een weekkaartprofiel. Wanneer deze uit staat kunnen uren gefiatteerd worden van medewerkers, ongeacht of ze een weekkaartprofiel hebben of niet. Pagina 44 / 54

45 Als een medewerker in het verleden een io Smart heeft gehad en is overgegaan op registreren met de TouchKey kan de melding bij het actief zijn van deze instelling aangepast op de bovenstaande manier. Oplossing is hier ook het vinkje uitzetten bij de hierboven genoemde instellingen. Pagina 45 / 54

46 FAQ Pagina 46 / 54

47 Hoe wordt de tijdsduur van een registratie verdeeld over de uursoorten van het arrangement? In het arrangement is vastgelegd hoeveel zorg (tijd per dagdeel) de cliënt dient te ontvangen en welke zorg dit is (d.m.v. uursoorten). De tijd die door een medewerker geregistreerd wordt zal in veel gevallen niet exact overeenkomen met de totaaltijd van de afspraak (als het goed is zal dit gemiddeld gezien wel kloppen). Bij het registreren hoeft daarnaast niet aangegeven te worden om welke uursoort het gaat (dit kan wel, mits ingesteld). Hoe de tijd van de registratie over de uursoorten verdeeld wordt staat in dit artikel uitgelegd. De productieregistratie (verdeling van tijd over de uursoorten) van een bezoek in Ons Administratie wordt bepaald door de uursoorten en tijden daarvan uit het zorgarrangement (cliënt). Hierbij geldt wel de voorwaarde dat dit alleen wordt gedaan voor de uursoorten waarvoor de medewerker die de tijd registreert bevoegd is; dit is vastgelegd in het deskundigheidsprofiel van de medewerker. Deze verdeling wordt verhoudingsgewijs gedaan (met een verdeelsleutel / op procentuele basis). Voorbeeld 1 Een cliënt heeft op een dag in het arrangement staan: PV - Douchen en wassen: 0:40 PV - Hulp bij eten en drinken: 0:30 VP - Medicatie toedienen: 0:20 Medewerker Jansen heeft een deskundigheidsprofiel met daarin PV Douchen en wassen, PV - Hulp bij eten en drinken en VP - Medicatie toedienen. Medewerker De Jong heeft een deskundigheidsprofiel met daarin PV Douchen en wassen en PV - Hulp bij eten en drinken (dus geen medicatie toedienen). Medewerker Jansen registreert 90 minuten. Omdat dit evenveel is als het totaal in het arrangement én de medewerker alle uursoorten mag leveren, is de registratie van de uursoorten exact gelijk met het arrangement (dus 0:40 & 0:30 & 0:20). Als echter (bijvoorbeeld een week later) de cliënt zorg krijgt van medewerker De Jong, die ook 90 minuten geregistreerd heeft, wordt de tijd anders verdeeld. Weliswaar is de totaaltijd gelijk aan het totaal in het arrangement, maar omdat de medewerker geen medicatie mag toedienen telt deze uursoort uit het arrangement niet mee in de verdeling. Alleen Douchen en wassen en Hulp bij eten en drinken tellen mee. In dit geval wordt een verdeelsleutel toegepast. De totaaltijd van de registratie is 90 minuten. De totaaltijd van de relevante uursoorten in het arrangement is 70 minuten. Door dit te delen (90/70) geldt een verdeelsleutel van 1, Wanneer dat wordt vermenigvuldigd met de uren uit het arrangement geldt: Pagina 47 / 54

48 - Douchen en wassen: 30 x 1, = 51,42857 = afgerond 51 minuten. - Hulp bij eten en drinken: 40 x 30 = 38,57143 = afgerond 39 minuten. De totaaltijd van de registratie van medewerker De Jong is alsnog 90 minuten, maar over twee uursoorten verdeeld. Voorbeeld 2 In dit voorbeeld wordt van dezelfde beginwaardes uitgegaan. Dus dezelfde cliënt met hetzelfde arrangement. Ook hierbij zijn medewerker Jansen en medewerker De Jong betrokken, waarbij medewerker De Jong geen medicatie mag toedienen. Medewerker Jansen registreert dit keer echter geen 90 minuten, maar 80 minuten. De verdeling wordt als volgt: Verdeelsleutel: 80/90 = 0, Douchen en wassen: 0:40 x 0, = 35,55556 = afgerond 35 minuten. - Hulp bij eten en drinken: 0:30 x 0, = 26,66667 = afgerond 27 minuten. - Medicatie toedienen: 0:20 x 0, = 17, = afgerond 18 minuten. De totaaltijd van de registratie is 80 minuten, waarbij het verdeeld is over 3 uursoorten. Omdat de totale bezoektijd korter was dan in het arrangement staat, geldt dat bij iedere uursoort een evenredig deel minder is geregistreerd. Voor medewerker De Jong geldt: Verdeelsleutel: 80/70 = 1, Douchen en wassen: 0:40 x 1, = 45,71429 = afgerond 46 minuten. - Hulp bij eten en drinken: 0:30 x 1, = 34,28571 = afgerond 34 minuten. De totaaltijd van de registratie is 80 minuten, waarbij het verdeeld is over 2 uursoorten. Omdat de totale bezoektijd langer was dan in het arrangement staat, geldt dat bij de twee relevante uursoorten een evenredig deel meer is geregistreerd. Verdeling over dagen of over weken De zorg voor de cliënten kent een repeterend karakter: meestal wordt elke week (vrijwel) dezelfde soort en hoeveelheid zorg geleverd. Soms wordt er ook geschoven in dagen: de cliënt kan eenmalig niet op dinsdag worden gedouched, maar wel op woensdag. Of er wordt nog snel aanvullende zorg geleverd van eenzelfde uursoort terwijl dit niet in het arrangement op de betreffende dag was opgenomen. Om deze reden kan de applicatie ingesteld worden. Moet voor de verdeling alleen naar een dag gekeken worden (zoals in de bovenstaande voorbeelden is toegelicht), of dient dit verdeelt te worden over een volledige week? Hoe dit werkt staat uitgelegd in het artikel "Instelling urenverdeling zorgarrangement". Pagina 48 / 54

49 Afwijkende registraties De normale wijze van afronden van zorgregistraties wordt hier beschreven. Soms is de situatie echter anders door aansluitende of overlappende registraties van dezelfde medewerker bij dezelfde cliënt. Deze kunnen op een aantal verschillende manieren ontstaan, zowel met de io Smart als met de TouchPro. Aansluitende registraties - niet gefiatteerd Voor de medewerker worden handmatig zorgregels ingevoerd: Deze actie was eigenlijk voorbarig, want de registraties waren nog op de io aanwezig. Na het uitlezen van de io is het dagoverzicht als volgt: In dit geval overlappen per cliënt de beide registraties. io herkent dit en ziet de registratie als 1 (een zgn deurknopgesprek) en past de volgende regels toe: Mw S. A. H. Gecorrigeerde begintijd = werkelijke begintijd eerste registratie (in dit geval 8.30 uur). Gecorrigeerde eindtijd = werkelijke eindtijd tweede registratie (in dit geval uur). Echter, de volgende registratie bij een andere cliënt begint al om uur. Daardoor wordt de gecorrigeerde eindtijd ook uur. Totale duur van de zorg is 180 minuten. Beide registraties zijn even lang (180 cq 181 minuten), daardoor wordt aan beide regels 50% van de totale duur is 90 minuten toegewezen. Mw A. G. P. Gecorrigeerde begintijd = werkelijke begintijd eerste registratie (in dit geval uur). Pagina 49 / 54

50 Gecorrigeerde eindtijd = werkelijke eindtijd tweede registratie (in dit geval uur), de duur wordt afgerond naar eerste veelvoud van 5 en het resultaat is uur. Totale duur van de zorg is 145 minuten. Beide registraties zijn even lang (120 cq 119 minuten), daardoor wordt aan beide regels 50% van de totale duur is 73 cq 72 minuten toegewezen. N.B. De feitelijke registratie was 120 minuten. Doordat de begin- en eindtijden van beide registraties nogal afwijken, wordt de zorg in dit geval met 25 minuten verlengd. De cliënt krijgt onterecht een hogere rekening en de medewerker krijgt onterecht meer werktijd uitbetaald. Aansluitende registraties - deels gefiatteerd Wordt de io uitgelezen als de handmatig ingevoerde registraties al zijn gefiatteerd, is de situatie nog anders, want eenmaal gefiatteerde regels worden niet zonder meer aangepast. De hierboven beschreven berekening wordt weliswaar precies zo uitgevoerd als hierboven beschreven, maar alleen de niet gefiatteerde registraties worden aangepast. Dit betekent het volgende: Mw S. A. H. De eerder gefiatteerde registratie van 180 minuten blijft ongecorrigeerd. De nieuwe registratie wordt aangepast (181 minuten wordt 90 minuten) en 90 minuten zorg worden toegevoegd. De totale duur van officieel 180 minuten wordt dus met 90 minuten verhoogd naar 270 minuten. Mw A. G. P. De eerder gefiatteerde registratie van 120 minuten blijft ongecorrigeerd. De nieuwe registratie wordt aangepast (119 minuten wordt 72 minuten) en 72 minuten zorg worden toegevoegd. De totale duur van officieel 120 minuten wordt dus met 47 minuten verhoogd (in het bovenstaande voorbeeld was er al een onterechte verhoging met 25 minuten) naar 192 minuten. De reële werktijd van deze medewerker is 5 uur. In het laatste geval wordt de gefiatteerde werktijd opgehoogd naar 7 uur en 42 minuten. Pagina 50 / 54

51 Niet aansluitende registraties In het geval dat de handmatig ingevoerde registraties afwijken van de met de io geregistreerde regels wordt het overzicht nog ingewikkelder en de afwijkingen nog groter in het geval dat de handmatige regels al zijn gefiatteerd. Vergelijk met de situatie als er nog niet is gefiatteerd. In dit geval wordt de geregistreerde werktijd van deze medewerker zelfs 7 uur en 23 minuten in plaats van de werkelijke 4 uur en 43 minuten! Zorgregels corrigeren Uiteraard is voorkomen beter dan genezen en daartoe hoort een instructie dat er geen registraties handmatig worden ingevoerd en dat er niet wordt gefiatteerd, alvorens te controleren of de io Smart c.q. TouchPro telefoon al is uitgelezen (ook de TouchPro kan registraties in het geheugen hebben, die nog niet naar de server zijn gezonden). Zijn dit soort registraties wel aanwezig in de applicatie, dan is correctie voor de hand liggend. Hierbij is het aantal minuten dat onder Duur wordt getoond mede een indicatie voor de juiste begin- en tijdtijden. In het algemeen kan van het volgende worden uitgegaan: Regels zijn niet gefiatteerd: de registraties met de io/touchpro gemaakt, zijn over het algemeen de juiste. Het ligt dan voor de hand om de handmatig ingevoerde regels weer te verwijderen. Pagina 51 / 54

52 Let op Regels zijn (deels) gefiatteerd: de handmatig ingevoerde regels zijn als eerste gefiatteerd en hebben waarschijnlijk de juiste duur. De later ingelezen regels zijn door de extra berekeningen verkeerd aangepast en kunnen in dit geval beter worden verwijderd. N.B. Door het weghalen van een registratie wordt de voorgaande registratie NIET aangepast (tbv afronden)! Om dat te realiseren moet die registratie opnieuw worden geactiveerd en opgeslagen. Dit geldt voor zowel gefiatteerde als niet-gefiatteerde registraties. Overige afwijkingen Het kan voorkomen dat er afwijkende registraties bij de io smart zijn. Bekijk hiervoor de uitleg Afwijkende registraties met de io Smart. Wanneer het probleem zich voor blijft doen is het aan te raden de io Smart te vervangen (zie Informatie in geval van defecten). Pagina 52 / 54

53 Afwijkende registraties met de io Smart Onderstaand een uitleg over de werking van de io Smarts en mogelijke verklaringen voor afwijkende registraties, waarmee de algemene oorzaak achterhaald kan worden. Werking io Smart Er zijn een aantal situaties mogelijk waarin de uitgelezen datum/tijd niet overeenkomt met de werkelijke registraties. Om dit beter te begrijpen is het van belang te begrijpen hoe een io Smart werkt. De io Smart heeft geen interne klok en houdt dus niet de huidige datum en tijd bij. In plaats daarvan gebruikt de io Smart een tikkenteller. Deze tikkenteller wordt bij elke uitlees-actie op 0 gezet en begint dan weer te lopen. Wanneer er geregistreerd wordt, registreert de io Smart de stand van de teller op dat moment. De werkelijk geregistreerde tijd wordt vervolgens teruggerekend aan de hand van de datum/tijd van de uitleescomputer. De tikkenteller kan ruim 4 weken aan registraties vasthouden, en moet dus uiterlijk elke 4 weken uitgelezen worden. De io Smart wordt gevoed door een batterij, wanneer de io valt of stoot, kan de batterij het contact kortstondig verliezen waardoor de teller op 0 wordt gezet. Er zijn dus enkele variabelen die tot gevolg kunnen hebben dat de uitgelezen datum/tijd niet overeenkomt met de werkelijkheid: Tips Reparatie 1. De io Smart is gevallen of gestoten waardoor de teller op 0 is gezet. -> De teller klopt niet meer, dus de daadwerkelijke tijd kan niet correct teruggerekend worden. 2. De datum/tijd op de uitleescomputer was niet correct ingesteld. -> De daadwerkelijke tijd wordt teruggerekend aan de hand van een incorrecte tijd en zal dus te vroeg of te laat zijn. 3. De io Smart is langer dan 4 weken niet uitgelezen. -> De teller is gestopt met verder tellen en de daadwerkelijke tijd kan niet correct teruggerekend worden. 1. Controleer de datum en tijd op de uitleescomputer (computer waar het dockingstation is aangesloten), stel deze indien mogelijk zo in dat de tijd automatisch wordt bijgewerkt. 2. Lees de io Smart regelmatig uit, met tussenpozen van uiterlijk 4 weken. 3. Laat de io Smart niet vallen of hard stoten. Wanneer het probleem zich voor blijft doen is het aan te raden de io Smart te vervangen (zie Informatie in geval van defecten). Pagina 53 / 54

54 Effect Instelling "Automatisch lege eindtijd corrigeren" Onderhavige instelling (menu Beheer, Instellingen, Overige instellingen, Algemene instellingen 2e optie) luidt: Ons kan automatisch de eindtijd invullen indien de medewerker dit is vergeten te doen. Het corrigeren vindt plaats op het moment dat de io wordt uitgelezen in de io docking. (Deze tekst is niet helemaal correct, de actie wordt uitgevoerd na de verwerking van de registraties in ONS.) Het aangegeven voorbeeld (3e registratie) is het effect van deze instelling, wanneer de medewerker is vergeten in te loggen i.p.v. uit te loggen. De eindtijd wordt dan starttijd en de starttijd van de volgende registratie (dezelfde startijd wordt over het hoofd gezien) wordt de eindtijd. Daarmee wordt de correcte registratie met in dit geval starttijd 22:34 afgekapt en op 0 minuten gezet. Oplossing: 3e registratie aanpassen met nieuwe starttijd en eindtijd 22:34. Indien de registraties al zijn gefiatteerd, wordt de 2e registratie niet automatisch aangepast maar moet handmatig worden geactiveerd en opgeslagen. Pagina 54 / 54