Reactie Zeeuws Archief op algemene vragen Marktverkenning

Transcriptie

1 Reactie Zeeuws Archief op algemene vragen Marktverkenning Wat is de naam van uw organisatie? (verplicht) Het Zeeuws Archief Wat is de naam van uw e-depot oplossing? E-depot Zeeland Wat is uw naam? (verplicht) Hanneke van Aalst Wat is uw adres? (verplicht) contactpersoon Zeeuws Archief voor deze marktverkenning: algemene zaken: Wat is uw telefoonnummer? Specifieke vragen 1. Wat is volgens u de definitie van een e-depot? Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. Bron: (ED3) 2. Kunt u in het kort uw e-depot omschrijven?

2 Het product e-depot is gebaseerd op het Open Archival Information System Reference Model. Het e-depot is de digitale voorziening waarmee een afnemer in staat is zijn digitale archiefbescheiden te beheren en beschikbaar te stellen. Een tenant is de omgeving in het e- Depot voor een archiefinstelling. Elke tenant heeft zijn eigen workflows. Het e-depot is opgebouwd uit een aantal componenten: 1. Een omgeving met de metadata 2. Een omgeving met tenants waarin de RHC s en het Nationaal Archief hun archiefbescheiden of die van hun zorgdragers beheren 3. Een omgeving met de ingest workflows, preservation workflows, datamanagement workflows en access workflows per tenant. 4. Een toolbox met digitale tools die door het e-depot worden gebruikt bij het uitvoeren van bijvoorbeeld de ingest, preservation en access workflows. 5. De webinterface waarmee het e-depot benaderd kan worden 6. Een workflowmanager. De workflowmanager is een software module in het e-depot die de sturing tussen workflows, toolbox en website regelt. Daarnaast heeft het e-depot koppelvlakken voor verbindingen met de bedrijfs- en procesondersteunende systemen van zorgdragers en Collectie Beheer Systemen. Naast het product e-depot zijn er de diensten die met het e-depot worden aangeboden. Deze bestaan uit basisdiensten en optionele diensten. Product/dienst Afname e-depot e-depot, inclusief beheer- en bewaardiensten. Basis aansluitdiensten Basis aansluitbegeleiding Basis technische begeleiding Basis training Metadata diensten Uitvoering mapping metadataschema s Advisering completeren metadata Advisering en uitvoering beheren metadata Preservation diensten Advisering preservation Preservation uitvoering Optionele aansluitdiensten Aansluitbegeleiding plus Technische begeleiding plus Pré-ingest adviesdiensten Advisering pré-ingest Uitvoering pré-ingest Vernietigingsdiensten

3 Product/dienst Uitvoering vernietiging Overbrengingsdiensten Advisering overbrenging archieven 3. Kunt u een e-depot leveren aan overheidsinstellingen in Nederland? Ja Nee 4. Wie is intellectueel eigenaar van uw e-depot? We doelen daarbij op de technische voorzieningen en niet op de inhoud van het e-depot. Het intellectueel eigendom van de applicaties die het e-depot ondersteunen, ligt bij de leveranciers van die applicaties. Zo is bijvoorbeeld de e-depot applicatie eigendom van Preservica, onderdeel van Tessella. De hardware (werkstations, serverpark, verbindingen) is deels eigendom van het Zeeuws Archief en deels van het Nationaal Archief en wordt deels afgenomen van leveranciers. 5. Hoeveel en welke klanten maken gebruik van uw e-depot? Op dit moment maken van de huidige versie van het e-depot dat door het NA geleverd wordt het Nationaal Archief zelf en vier RHC s (Noord-Hollands Archief, Historisch centrum Overijssel, het Utrechts Archief en het Gelders Archief gebruik. Met ingang van december 2015 komt hier het Zeeuws Archief bij. Het aantal gebruikers gaat komend jaar sterk toenemen. Eind december worden twee departementen aangesloten (OCenW en BZK). Volgend jaar worden drie andere departementen aangesloten evenals alle andere RHC s. Internationaal maken archiefinstellingen, bibliotheken, musea, onderwijsinstellingen, (andere) overheidsorganisaties en bedrijven een brede groep organisaties gebruik van Preservica e-depot oplossingen. Ter voorbereiding op de aansluiting voert het Zeeuws archief een pilot met de Provincie Zeeland en is er een pilot met de gemeente Terneuzen in voorbereiding. 6. Mogen we uw klanten (in overleg met u) benaderen voor het delen van ervaringen? Ja Nee 7. Welke documentatie heeft u beschikbaar voor uw e-depot en eventuele aanvullende diensten? Handleidingen e-depot

4 Producten en Dienstencatalogus Archiefdiensten voor zorgdragers, Versie 0.6, Draaiboek aansluiting op het e-depot Overdrachtsprotocol Beschreven werkprocessen Communicatieuitingen (website, nieuwsbrieven) Handreiking digitaal archiveren Zeeuwse overheden 8. Biedt uw e-depot de mogelijkheid tot duurzame archivering tijdens en na het primaire proces? Ja Nee 9. Op welke standaarden is uw e-depot gebaseerd? Als met deze vraag bedoeld worden, standaarden voor architectuur en gegevensuitwisseling, baseren we ons op TMLO, TPR en NORA. 10. Aan welke NEN-ISO normering voldoen uw organisatie en uw e-depot? Het e-depot en de daarbij behorende processen en procedures zijn gebaseerd op de volgende normen: 1. ISO Space data and information transfer systems -- Open archival information system (OAIS) -- Reference model 2. ISO Space data and information transfer systems -- Audit and certification of trustworthy digital repositories :2102 Information and documentation -- Digital records conversion and migration process 4. NEN-ISO Standaard voor Metadata 5. NEN-ISO Informatie en documentatie - Informatie- en archiefmanagement 6. NEN-ISO Information technology Security techniques Information security management systems Requirements 7. ISO Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments 8. NEN 2082 Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur 9. Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie, versie 2.5, 15 juli 2009

5 10. PREMIS Data Dictionary for Preservation Metadata, version 2.2 A core set of implementable preservation metadata, broadly applicable across a wide range of digital preservation contexts and supported by guidelines and recommendations for creation, management, and use. 11. METS, Metadata Encoding and Transmission Standard 11. Welke koppelingen zijn er gerealiseerd tussen uw e-depot en applicaties / omgevingen van klanten? Zaaksystemen, Document Management Systemen en Record Management Systemen. Koppelingen zijn nu op basis van FTP. Koppelingen die in verdere mate zijn geautomatiseerd, worden voorzien. Collectie Beheer Systemen zijn in ontwikkeling. Het Zoek en Vind platform van SSC ICT (voor bevraging van het e-depot door departementen). Koppelvlakken voor ontsluiting naar het publiek zijn in ontwikkeling. 12. Ondersteunt uw e-depot het werken met een of meer standaarden binnen de overheid, zoals GEMMA, WILMA, PETRA, TMLO en de softwarecatalogus? Ja Nee 13. Welke aanvullende diensten rondom het e-depot biedt u aan? Bijvoorbeeld aansluiten / koppelen, scannen, bewaren, onderhoud, beheer, servicedesk, enzovoorts. Product/dienst Afname e-depot e-depot, inclusief beheer- en bewaardiensten. Zie nadere toelichting onder deze tabel Basis aansluitdiensten Basis aansluitbegeleiding Basis technische begeleiding Basis training Metadata diensten Uitvoering mapping metadataschema s

6 Product/dienst Advisering completeren metadata Advisering en uitvoering beheren metadata Preservation diensten Advisering preservation Preservation uitvoering Optionele aansluitdiensten Aansluitbegeleiding plus Technische begeleiding plus Pré-ingest adviesdiensten Advisering pré-ingest Uitvoering pré-ingest Vernietigingsdiensten Uitvoering vernietiging Overbrengingsdiensten Advisering overbrenging archieven Nadere toelichting beheerdiensten: Wij bieden een servicedesk aan waar de zorgdragers vragen en meldingen van incidenten, die optreden in het gebruik van het e-depot en zij zelf niet kunnen oplossen, aan kunnen doorgeven. Wij zorgen voor een beantwoording van de vragen en een oplossing van de incidenten. Wij werken hierin nauw samen met de tweedelijns servicedesk van de Service Organisatie van het Nationaal Archief. Vragen en incidentmeldingen kunnen per mail of telefonisch doorgegeven worden aan onze servicedesk. Het scannen zien wij niet als een e-depot dienst, uiteraard zijn hierover desgewenst aparte afspraken te maken. 14. Is uw e-depot geschikt voor installatie on premise en/of in de cloud? On premise Cloud Beide 15. Welke maatregelen heeft u getroffen om de continuïteit van het e-depot en bijbehorende dienstverlening te waarborgen? Beheer: Voor de continuïteit van de dienstverlening aan onze afnemers stellen wij een servicedesk beschikbaar. Onze afnemers kunnen daar incidenten melden en vragen stellen. Wij werken nauw samen met de tweede lijns Service Desk van de Service Organisatie van het NA.

7 Incidenten en vragen die betrekking hebben op het e-depot en die niet door onze eerstelijns servicedesk kunnen worden afgehandeld, worden doorgegeven aan de tweedelijns servicedesk bij de Service Organisatie van het NA. Afspraken over de routering en de afhandeling inclusief performance indicatoren zijn vastgelegd in de samenwerkingsafspraken tussen onze organisatie en de Service Organisatie van het Nationaal Archief. De beheerprocessen zijn gebaseerd op BISL en Itil. Er is een escalatieprocedure en een calamiteitenplan. Opslag: Bewaarde archiefbescheiden zijn dusdanig beveiligd dat alleen geautoriseerde medewerkers er toegang tot hebben.de relatie tussen de archiefbescheiden en de metadata wordt technisch in stand gehouden. Alle oorspronkelijk opgenomen objecten worden altijd bewaard. Dit is ook het geval als er later, na de plaatsing in het e-depot, een workflow wordt uitgevoerd en er een tweede versie naast het oorspronkelijke opgenomen bestand in een ander bestandsformaat is gecreëerd. Van metadata en bestanden wordt de complete wijzigingsgeschiedenis vastgehouden. De opzet kent verder een roll-back faciliteit, waarmee doorgevoerde wijzigingen ongedaan gemaakt kunnen worden. Als ten onrechte archiefbescheiden verwijderd zijn, kan daarvoor herstel vanaf een back-up aangevraagd worden. Hierbij kan sprake zijn van: 1. Het van back-up terughalen van data en op een gespecificeerde plaats terugzetten (restore); 2. Zodra de data klaar moet worden gemaakt voor gebruik is er sprake van herstel (recovery). Infrastructuur De infrastructuuropzet voorziet in zijn architectuur in diverse ICT-veiligheidsvoorzieningen, zoals redundante schijfopslag, dagelijkse, integrale back-upcycli, leidend tot tweevoudige kopieën, elders weggezette back-ups. Volgend jaar gaat het Nationaal Archief gebruik maken van het Overheids Data Centrum (ODC) Noord. Daar zullen in eerste instantie de uitwijk en de backup voorzieningen geplaatst worden. 16. Op welke wijze ondersteunt u als leverancier de preservatiestrategie, -beleid en - planning van uw klanten? Wij hanteren als dienstverlener een eigen preservatiestrategie, - beleid en planning die gebaseerd is op de kennis en ervaring die wij als Regionaal Historisch Centrum in ons netwerk met andere Regionaal Historische Centra, Nationaal Archief en andere Archiefinstellingen hebben opgebouwd, onderhouden en uitbreiden. Daarnaast zijn er verbindingen (onder andere via het Nationaal Archief) met de internationale netwerken op dit gebied. Afnemers maken dus gebruik van onze eigen preservatiestrategie, -beleid en - planning. Wij adviseren daarnaast afnemers over preservation en voeren de strategie, beleid en planning uit. Onder preservering wordt verstaan: Het geheel van activiteiten gericht op de zorg voor het technische en intellectuele behoud van archiefdocumenten. Preservering omvat activiteiten zoals opslag, bewaring, conservering, restauratie, conversie en migratie.

8 We onderscheiden passieve en actieve preservering. De passieve preservering houdt in dat in het e-depot permanent op de achtergrond integriteitcontroles worden uitgevoerd, waarbij gezocht wordt naar ontbrekende bestanden en corrupte bestanden. Dit maakt onderdeel uit van de preservering watch in het e-depot. Voor actieve preservering beschikt het e-depot over enkele standaard tools die nodig zijn voor uit uitvoeren van preservering maatregelen. Hieronder vallen standaard migratie en karakterisatie tools en een register met technische informatie over bestandsformaten en de hard- en software die nodig is om ze te lezen. Het voornaamste doel van preservering is ervoor te zorgen dat we de toegang tot archiefbescheiden nu én in de toekomst kunnen garanderen. Zowel de authenticiteit als de integriteit van het archiefstuk blijven daarbij gehandhaafd. Het RHC hanteert daarbij de kwaliteitscriteria voor informatie uit nationale en internationale standaards voor informatiebeheer en records management. Activiteiten voor de preservering van overgebrachte en uitgeplaatste archieven maken standaard onderdeel uit van de dienstverlening van het RHC. Zij zijn een basisdienst. De RHC s monitoren met de preservation watch gemeenschappelijk de ontwikkelingen op het gebied van het duurzaam toegankelijk maken van archiefbescheiden. 17. Welke informatie heeft u beschikbaar over de prijsstelling van uw e-depot en aanvullende diensten? We maken een onderscheid tussen het beheer van overgebrachte archieven en niet overgebrachte archieven. De prijsstelling en verrekening van niet overgebrachte archieven is momenteel in ontwikkeling. Voor overgebrachte archieven maken we een onderscheid naar de status van de archieven: 1. De rijksarchieven die door een RHC in het e-depot zijn opgeslagen; 2. De archieven van de zorgdragers in het e-depot die vallen onder de gemeenschappelijke regeling; 3. De archieven in het e-depot van de zorgdragers die met ons een dienstverleningsovereenkomst (DVO). De status van het archief bepaalt in hoeverre de kosten van de opslag van archieven en de diensten in het e-depot worden doorbelast aan een afnemer. De volgende tabel vat de verrekening van de producten en de diensten van het RHC samen. Rijksarchieven Archieven onder gemeenschappelijke regeling Archieven op basis van DVO

9 e-depot, inclusief basisdiensten Geen verrekening Verrekening indien kosten boven 5% van de exploitatiekosten 100% verrekening van de kosten Optionele diensten 100% verrekening van de kosten 100% verrekening van de kosten 100% verrekening van de kosten Tabel 1 Overzicht verrekening producten en diensten overgebrachte archieven We baseren ons voor de prijsstelling op het kostprijsmodel van de Service Organisatie van het Nationaal Archief. Dit model is beschikbaar. Voorlopig wordt uitgegaan van een tarief van 1600 per terabyte per jaar. Omdat de e-depot diensten nog volop in ontwikkeling zijn, is in het model uitgegaan van enkele onbekende variabelen. Naarmate er meer mee gewerkt wordt, kan met meer concrete gegevens worden gewerkt en wordt dit tarief mogelijk bijgesteld. Optionele diensten hebben een tarief per uur. Optionele diensten worden uitgevoerd op basis van een offerte. Een strippenkaart behoort tot de mogelijkheden. 18. Heeft u nog aanvullende opmerkingen? Wilt u een of meer bijlagen toevoegen? -