Producten en Diensten Catalogus Archiefdiensten voor Regionaal Historische Centra

Transcriptie

1 Producten en Diensten Catalogus Archiefdiensten voor Regionaal Historische Centra Versie Status Definitief Auteur Con Sadée

2

3 1 INLEIDING TOT DE DIENSTVERLENING DE SERVICE ORGANISATIE DEZE PRODUCTEN EN DIENSTEN CATALOGUS DE PLAATS VAN DE PRODUCTEN EN DIENSTEN CATALOGUS DE DOELGROEP VAN DEZE PDC UITGEPLAATSTE EN OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN DE LEVENSCYCLUS VAN ARCHIEVEN UITGEPLAATSTE ARCHIEVEN OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN SAMENSTELLING EN UITGANGSPUNTEN DE SAMENSTELLING UITGANGSPUNTEN PRODUCTEN INLEIDING E-DEPOT HET METADATA MODEL E-DEPOT NA KENNISPLATFORM AANSLUITEN ZORGDRAGERS TOCO BEHEERDIENSTEN AANSLUITDIENSTEN INLEIDING DE AANSLUITKIT IMPLEMENTATIEBEGELEIDING TECHNISCHE BEGELEIDING ADVISEREN EN ONTWIKKELEN WORKFLOWS MAPPING VAN METADATA KENNISBANK OPLEIDING EN TRAINING PRÉ-INGEST ADVIESDIENSTEN BEWAREN METADATA ADVIESDIENSTEN ADVISEREN MAPPING VAN METADATASCHEMA S ADVISERING COMPLETEREN VAN METADATA ADVISEREN BEHEREN VAN METADATA PRESERVATION DIENSTEN INLEIDING ROLVERDELING TUSSEN RHC S EN SERVICE ORGANISATIE PRESERVATION DIENSTEN VOOR DE RHC S VERNIETIGINGSDIENSTEN WAT DOET U ZELF COMMUNICATIE EN AFSTEMMING DEELNEMERSRAAD GEBRUIKERSOVERLEG RAPPORTAGE OVER DE DIENSTVERLENING Pagina 3 van 39

4 14 VERREKENING VAN DE DIENSTEN OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN VAN RHC S UITGEPLAATSTE ARCHIEVEN BIJ RHC S HET E-DEPOT DE BASISDIENSTEN OPTIONELE DIENSTEN TEGEMOETKOMING IN DE KOSTEN WIJZE VAN BETALING CONTACTGEGEVENS BIJLAGE A PRIJZEN VAN DE PRODUCTEN EN DIENSTEN BIJLAGE B BEGRIPPEN Pagina 4 van 39

5 1 Inleiding tot de dienstverlening 1.1 De Service Organisatie De Service Organisatie van het Nationaal Archief levert diensten voor digitale archivering aan Regionaal Historische Centra (RHC s). Vanaf 2013 wordt gewerkt aan de landelijke infrastructuur die niet alleen het Nationaal Archief maar ook de RHC s in staat stelt om archiefbescheiden over te nemen, te beheren en beschikbaar te stellen. Het doel van de landelijke infrastructuur is: 1. dat de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden wordt gewaarborgd; 2. archiefbescheiden via het internet effectief aan een breed publiek te ontsluiten; 3. de overbrenging van archiefbescheiden van archiefvormers naar een depot efficiënt plaatsvindt. Onderdeel van deze landelijke infrastructuur is het digitale depot (e-depot) van het Nationaal Archief. De RHC s zijn de klanten van de Service Organisatie van het Nationaal Archief voor de dienstverlening die in deze PDC wordt beschreven. Service Organisatie Nationaal Archief RHC RHC Gemeente Waterschap Provincie RHC e.d. Figuur 1 De klanten van de Service Organisatie NA 1.2 Deze Producten en Diensten Catalogus Deze Producten en Dienstencatalogus presenteert de producten en diensten die onderdeel uitmaken van de dienstverlening rondom het e-depot van het NA voor overgebracht en uitgeplaatst archiefmateriaal. Het gaat daarbij zowel om Rijksmateriaal als niet-rijksmateriaal. De Producten en Diensten Catalogus behandelt de diensten van de Service Organisatie aan de RHC s. Aan deze catalogus is een kostprijsmodel verbonden. 1.3 De plaats van de Producten en Diensten Catalogus De Producten en Diensten Catalogus staat niet op zich, maar maakt onderdeel uit van een stelsel van afspraken over de dienstverlening van het Nationaal Archief aan de RHC s. Er zijn generieke afspraken, die voor de samenwerking tussen het Nationaal Archief en alle RHC s gelden. Deze staan in de Producten en Diensten Catalogus (PDC) en de Samenwerkingsafspraken. Er zijn daarnaast de specifieke afspraken voor de samenwerking tussen het Nationaal Archief en een individueel Pagina 5 van 39

6 RHC. Deze staan in een addendum bij de Samenwerkingsafspraken. Specifieke afspraken worden altijd binnen de generieke afspraken gemaakt. De Samenwerkingsafspraken bevatten de kwaliteit- en prestatieniveaus van de te leveren producten en diensten. Daarnaast worden in deze Samenwerkingsafspraken ook de voorwaarden beschreven waaraan de RHC s moeten voldoen om deze producten en diensten af te nemen. Deze Samenwerkingsafspraken hebben betrekking op de dienstverlening voor uitgeplaatste en overgebrachte archieven. De volgende figuur toont hun samenhang. Generiek Nationaal Archief Specifiek voor een RHC PDC Addendum bij Samenwerkingsafspraken Samenwerkingsafspraken Figuur 2 Het stelsel aan afspraken over dienstverlening 1.4 De doelgroep van deze PDC Deze PDC richt zich primair op het management en de medewerkers van de Regionaal Historische Centra en het management en de medewerkers van de Service Organisatie van het Nationaal Archief. Pagina 6 van 39

7 2 Uitgeplaatste en overgebrachte archieven 2.1 De levenscyclus van archieven In de levenscyclus van archieven kunnen drie fase onderscheiden worden. 1. Lopende fase: Een proces (bijvoorbeeld de behandeling van een zaak bij een gemeente) wordt gestart, archiefbescheiden in bedrijfs- en procesondersteunende systemen worden toegevoegd, gewijzigd, geraadpleegd en verwijderd. Voorwaarde creërende activiteiten voor overdracht van archieven na afronding van een zaak worden uitgevoerd. 2. Afgehandelde fase: Een proces is afgehandeld, er vinden geen wijzigingen meer op plaats, de dossiers zijn afgesloten. De archiefbescheiden worden nog regelmatig door ambtenaren in hun werkproces geraadpleegd en verduurzamen is nodig (door bedrijfs- en procesondersteunende systemen of in het e-depot). Inzage in de archiefbescheiden vindt plaats via de zorgdrager. 3. De fase van overdracht: Archiefbescheiden worden nog maar incidenteel geraadpleegd, verduurzaming vindt plaats in het e-depot. De juridische status wijzigt voor de permanent te bewaren archiefbescheiden en er vindt een formele overdracht plaats. Het Nationaal Archief biedt mogelijkheden om de archiefbescheiden te raadplegen. 2.2 Uitgeplaatste archieven Uitgeplaatste archieven zijn archieven van een zorgdrager die jonger zijn dan twintig jaar en nog niet hoeven te worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats, maar waarvan het beheer wel aan een andere partij wordt opgedragen zonder dat het zorgdragerschap en de verantwoordelijkheid voor het archief wijzigt. Uitgeplaatste archieven bestaan uit afgesloten dossiers waarvan de objecten zijn opgeslagen in het e-depot. In het geval van de zorgdragers in het werkingsgebied van een RHC betekent dit dat zorgdragers het beheer van hun archieven uitbesteden aan RHC s, maar zelf verantwoordelijk blijven van deze archieven. De RHC s gebruiken het e-depot en de eigen beheersystemen om deze archieven te beheren. Zij voeren de ingest, preservation en datamanagement activiteiten op de archieven uit 2.3 Overgebrachte archieven Archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen en die ouder zijn dan twintig jaar worden conform de Archiefwet overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Of archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen, volgt uit de selectielijst die door de Ministerie van OCW is vastgesteld. Overbrenging is een moment, waarop niet alleen een verplaatsing van archiefbescheiden kan plaatsvinden, maar ook wijziging van verantwoordelijkheden en uitbreiding van de openbaarheid. Bij provincies, gemeenten en waterschappen blijft de zorgdrager overigens ongewijzigd en wanneer geen archivaris is benoemd, blijft soms ook het beheer in dezelfde hand. Pagina 7 van 39

8 Inleiding dienstverlening Uitgangspunten bij de dienstverlening Rolverdeling Verrekening en betaling Definitief PDC Archiefdiensten voor RHC s Samenstelling en uitgangspunten 3.1 De samenstelling De volgende figuur geeft een beeld van de samenstelling van de Producten en Diensten Catalogus voor de RHC s en hun regionale zorgdragers. De PDC bestaat uit de volgende componenten: 1. Een inleiding in de dienstverlening van de Service Organisatie 2. Samenstellen en uitgangspunten bij de dienstverlening 3. Producten 4. Diensten, bestaande uit basisdiensten en optionele diensten 5. Rolverdeling bij de afname van producten en diensten 6. Manier van verrekening en betaling Producten De producten die de Service Organisatie beschikbaar stelt zijn de middelen die een RHC, en de zorgdragers die diensten van een RHC afnemen, kunnen inzetten voor digitale archivering van overgebrachte en uitgeplaatste archieven. Het bekendste voorbeeld is het e-depot van het NA, de digitale archiefvoorziening. In de PDC wordt van elk product een definitie gegeven en een beschrijving van wat dit product inhoudt. Afsluitend noemen we de prijzen voor de afname van de producten Basisdiensten en optionele diensten De kern van het portfolio bestaat uit basisdiensten die elke RHC afneemt. Bij optionele diensten kan de RHC kiezen deze niet in te vullen, deze zelf in te vullen of af te nemen van de Service Organisatie. Producten Definitie Beschrijving Varianten Prijzen Basisdiensten Overgebracht Definitie Beschrijving Uitgeplaatst Prijzen Optionele diensten Overgebracht Definitie Beschrijving Prijzen Uitgeplaatst Figuur 1 Raamwerk PDC Pagina 8 van 39

9 Alle diensten zijn beschreven. Bij elke dienst wordt aangegeven of deze van toepassing is op overgebrachte archieven, uitgeplaatste archieven of zowel overgebrachte als uitgeplaatste archieven. Daarbij wordt de volgende legenda gehanteerd. U O U: uitgeplaatst O: Overgebracht Een dienst heeft betrekking op een type archief (uitgeplaatst of overgedragen) als de cel onder de code gearceerd is. In de prijsbijlage staat de prijs en verrekeneenheid van de dienst. De basisdiensten die de Service Organisatie aanbiedt zijn 1. Beheer- en bewaardiensten; 2. Basis aansluitdiensten (implementatiebegeleiding, technische begeleiding en training); 3. Preservation advies en uitvoering voor het Rijksgedeelte van de archieven; De optionele diensten die de Service Organisatie aanbiedt zijn 4. Optionele aansluitdiensten (uitgebreide implementatiebegeleiding, technische begeleiding en opleiding, inrichten van workflows en mapping van metadata); 5. Pré-ingest adviesdiensten; 6. Preservation Advies voor niet- Rijksarchieven; 7. Metadata adviesdiensten; 8. Vernietiging adviesdiensten van niet-rijksarchieven. De volgende tabel laat zien welke diensten voor overgebrachte en welke voor uitgeplaatste archieven door de Service Organisatie van het NA worden aangeboden. Product/dienst Afname edepot edepot van het NA, inclusief TOC, beheer- en bewaardiensten Basis aansluitdiensten Overgebrachte Archieven Uitgeplaatste Archieven Basis implementatiebegeleiding Basis technische begeleiding Basis training Optionele aansluitdiensten Implementatiebegeleiding plus technische begeleiding plus 1 Advies inrichten workflow 1 Van een technische aansluiting op het e-depot van het NA Pagina 9 van 39

10 Product/dienst Overgebrachte Archieven Uitgeplaatste Archieven Ontwikkelen workflow Opleiding en training plus Pré-ingest adviesdiensten Advisering pré-ingest Metadata adviesdiensten Advisering mapping metadataschema s Advisering completeren metadata Adviseren beheren metadata Preservation diensten Advisering preservation Preservation uitvoering 2 Vernietiging adviesdiensten Advisering vernietiging Tabel 1 Producten en diensten voor overgebrachte en uitgeplaatste archieven 3.2 Uitgangspunten De Service Organisatie hanteert enkele uitgangspunten bij haar dienstverlening met de beschikbaarstelling van het e-depot van het NA voor de RHC s en haar zorgdragers. U vindt ze hieronder. 1. De dienstverlening van de Service Organisatie heeft op dit moment betrekking op overgebrachte en uitgeplaatste archieven. 2. De RHC s zijn het strategische, tactisch en operationeel aanspreekpunt voor de zorgdragers die archiefdiensten 3 van hen afnemen en aanspreekpunt voor de Service Organisatie. Er is geen direct contact tussen deze zorgdragers en de Service Organisatie. Medewerkers van een RHC bellen bijvoorbeeld met vragen met hun eigen servicedesk. De medewerkers van deze servicedesk zullen, als dat nodig is, contact opnemen met de servicedesk van de Service Organisatie. 3. Zorgdragers die archiefdiensten van RHC s afnemen conformeren zich aan het preservation beleid en de daarbij horende processen en middelen van het RHC waarvan zij de diensten afnemen. 4. RHC s en hun zorgdragers zijn zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van de activiteiten die nodig zijn om de archiefbescheiden in een dusdanige staat aan te leveren dat deze in het e-depot van het NA kunnen worden geplaatst. 5. De diensten van het Nationaal Archief worden aangeboden onder een overeenkomst tussen het Nationaal Archief en een RHC. Deze overeenkomst bestaat uit de Samenwerkingsafspraken en een addendum met specifieke afspraken tussen het Nationaal Archief en het betreffende RHC. 2 Alleen voor Rijksarchieven 3 Onder archiefdiensten van RHC s worden archiefdiensten in de context van deze PDC bedoeld. Pagina 10 van 39

11 4 Producten 4.1 Inleiding Zorgdragers en RHC s brengen hun afgesloten dossiers als archiefbescheiden onder in het e-depot van het NA. Deze archiefbescheiden kunnen nog onder de verantwoordelijkheid van de zorgdragers zelf vallen (uitgeplaatst) of onder de verantwoordelijkheid van de RHC s of het NA. Verantwoordelijkheid bepaalt hier het onderscheid. Naast de archiefbescheiden van zorgdragers bevat het e-depot eveneens particuliere archieven met archiefbescheiden die door particulieren aan RHC s of het NA zijn overgedragen. De infrastructuur die dit mogelijk maakt bestaat op hoofdlijnen uit de bedrijfs- en procesondersteunende systemen van zorgdragers die aangesloten zijn op het e- Depot om archiefbescheiden in het e-depot te kunnen plaatsen. Daarnaast zijn er de koppelingen van de beheersystemen van elk RHC waarmee de archiefbescheiden in het e-depot (al of niet onder verantwoordelijkheid van de zorgdragers) kunnen worden beheerd en waarlangs ontsluiting van deze archiefbescheiden naar de zorgdragers plaatsvindt. Mogelijke andere gekoppelde applicaties en kanalen voor ontsluiting blijven hier buiten beschouwing. De RHC s voeren het beheer uit op de archiefbescheiden die onder hun verantwoordelijkheid vallen óf zij doen dit in opdracht van de zorgdragers die nog verantwoordelijk zijn voor hun eigen archiefbescheiden. Voor de rijkscollectie ligt deze verantwoordelijkheid bij het NA. Zorgdragers die het beheer van hun archiefbescheiden aan RHC s hebben uitbesteed, kunnen deze archiefbescheiden op twee manieren naar het e-depot overbrengen: 1. Rechtstreeks via een digitale koppeling tussen de eigen bedrijfs- en procesondersteunende systemen en het e-depot 2. Door off-line overdracht aan de RHC in de regio. Deze RHC zorgt op zijn beurt voor overdracht van de archiefbescheiden naar het e-depot Ook RHC s kunnen via een digitale koppeling of een off-line overdracht hun archiefbescheiden in het e-depot plaatsen. De RHC s voeren preservation diensten uit op de archiefbescheiden, zijn aanspreekpunt, contractpartij en adviseur voor de zorgdragers waarvoor zij archiefbescheiden beheren en eerstelijns helpdesk bij issues met het plaatsen van archiefbescheiden in het e-depot. De Service Organisatie van het NA is het kenniscentrum op het gebied van preservation, metadatamapping en beheert de best practices op dat gebied. Daarnaast voert zijn preservation uit op de Rijksarchieven. Zij voert het applicatief en technisch beheer op het e-depot uit en is tweedelijns helpdesk bij issues. De digitale voorzieningen bestaan uit ICT- systemen, tools en andere digitale hulpmiddelen. Het e-depot van het NA is de kern van deze digitale voorzieningen. Het e-depot is een onderdeel in een infrastructuur die bestaat uit een aantal componenten: 1. De bedrijfs- en procesondersteunende systemen van de zorgdragers. Hierin creëren, wijzigen, raadplegen en verwijderen zorgdragers archiefbescheiden. Bij bijvoorbeeld de afronding van de zaak worden de archiefbescheiden geclassificeerd, geselecteerd en eventueel overdragen aan het e-depot. Pagina 11 van 39

12 4.2 e-depot 2. De Collectie Beheer Systemen (CBS en). Hiermee beheren archiefbeheerders de archieven. In de CBS en worden collectie, soort, type, plaats en vele andere kenmerken van een archiefstuk geregistreerd. 3. Het e-depot is het depot voor digitale objecten. Het e-depot wordt in de volgende paragraaf nader uitgewerkt. Het product e-depot is gebaseerd op het internationaal geaccepteerde Open Archival Information System Reference Model. Het e-depot is de digitale voorziening waarmee een RHC of een zorgdrager die archiefdiensten van een RHC afneemt in staat is zijn digitale archiefbescheiden te beheren en beschikbaar te stellen Een tenant is de omgeving in het e-depot voor een archiefinstelling. Elke tenant heeft zijn eigen workflows. Een afnemer van een tenant (Nationaal Archief of RHC) kan voor een tenant eigen workflows inrichten of profiteren van de al beschikbare workflows van het e-depot. Het e-depot van het NA is opgebouwd uit een aantal componenten: 1. Een omgeving met de metadata 2. Een omgeving met tenants waarin de RHC s en het Nationaal Archief hun archiefbescheiden of dat van hun zorgdragers beheren 3. Een omgeving met de ingest workflows, preservation workflows, datamanagement workflows en access workflows per tenant. 4. Een toolbox met digitale tools die door het e-depot worden gebruikt bij het uitvoeren van bijvoorbeeld de ingest, preservation en access workflows. 5. De webinterface waarmee het e-depot benaderd kan worden 6. Een workflowmanager. De workflowmanager is een software module in het e- Depot die de sturing tussen workflows, toolbox en website regelt. Daarnaast heeft het e-depot koppelvlakken voor verbindingen met de bedrijfs- en procesondersteunende systemen van zorgdragers en Collectie Beheer Systemen van de RHC s en het NA zelf. Een koppeling met een website van een zorgdrager met mogelijk daarbij specifieke viewers om opgeslagen archiefbescheiden te presenteren is nog niet voorhanden. Op dit moment biedt het e-depot van het NA een standaard viewer aan. De Service Organisatie breidt de komende tijd het aanbod aan tools (bijvoorbeeld karakterisatie, validatie en registry tools) uit en gaat viewers ter beschikking stellen Functionaliteit Het e-depot van het NA heeft de volgende functies: 1. Ingest 2. Opslag 3. Datamanagement 4. Toegang 5. Preservation planning en uitvoering 6. Administratie Ingest De Ingest functionaliteit zorgt ervoor om, op een zoveel mogelijk geautomatiseerde manier, archiefbescheiden te verzamelen en deze samen te brengen op een centrale locatie zodat deze beheerd kunnen worden. Deze functionaliteit is flexibel en Pagina 12 van 39

13 makkelijk uit te breiden en kan omgaan met verschillende bronlocaties en metadata schema s. De ingest workflows stellen de beheerder (RHC of Nationaal Archief) in staat om archiefbescheiden van zorgdragers en RHC s in het archief te plaatsen. De beheerder kan daarbij gebruik maken van de standaard ingest workflow van het Nationaal Archief of kan zelf, met behulp van standaard stappen, een workflow samenstellen. De beheerder kan ook de Service Organisatie vragen dit te doen (zie hiervoor hoofdstuk 6.5 Adviseren en ontwikkelen workflow) Opslag Het e-depot van het NA biedt mogelijkheden om archiefbescheiden duurzaam op te slaan. Het opslag beheer systeem levert daarom een aantal tools dat continu de integriteit van de data controleert. Daarmee wordt ervoor gezorgd dat er geen data verloren is gegaan of gewijzigd is sinds de opname in het systeem. Er wordt daarvoor op bestandsniveau checksum technologie toegepast. Daarmee wordt de integriteit van de archiefbescheiden duurzaam gegarandeerd. Bestanden worden dubbel opgeslagen. Daarnaast wordt er voorzien in een uitwijk locatie Data management Het gaat hier om de functionaliteit voor het beheren van de inhoud van het archief. In het e-depot van het NA worden tools en workflows aangeboden voor het beheer van de data. Daarmee is het mogelijk metadata te wijzigen, archiefbescheiden in de hiërarchie van de collectie te verschuiven en archiefbescheiden tijdelijk of permanent te verwijderen. Met behulp van workflows kunnen archiefbescheiden aangemerkt worden voor verwijdering. Met behulp van audit trails worden alle wijzigingen bijgehouden evenals de beheerder die de wijzigingen heeft uitgevoerd Toegang Via een webbased interface is het mogelijk om de opgenomen collecties te doorzoeken, de metadata te bekijken en de inhoud van het archief (data en metadata) te downloaden. Met de API 4 die met het e-depot van het NA wordt meegeleverd is het mogelijk een koppeling te maken met een toegangsportaal. De beheerder kan met de access workflows de toegang tot de opgenomen collecties regelen. De beheerder kan ook hier gebruik maken van de standaard access workflows van het Nationaal Archief of kan zelf, met behulp van standaard stappen, een workflow samenstellen. De beheerder kan ook de Service Organisatie vragen dit voor u te doen (zie hiervoor hoofdstuk 6.5 Adviseren en ontwikkelen workflow) Preservation planning en uitvoering We onderscheiden passieve en actieve preservation. De passieve preservation houdt in dat in het e-depot van het NA permanent op de achtergrond integriteitcontroles worden uitgevoerd waarbij gezocht wordt naar ontbrekende bestanden en corrupte bestanden. Dit maakt onderdeel uit van de preservation watch in het e-depot 5. Voor actieve preservation beschikt het e-depot van het NA al over enkele standaard tools die nodig zijn voor uit uitvoeren van preservation maatregelen 6. Hieronder vallen enkele standaard migratie en karakterisatie tools en een register met 4 Een API (Application Programming Interface) is een set aan definities die ervoor zorgt dat applicaties met elkaar kunnen communiceren 5 Zie ook de toelichting op de preservation watch in Bijlage B Preservation 6 Zie ook de toelichting bij de fasering van preservation in Bijlage B Preservation Pagina 13 van 39

14 technische informatie over bestandsformaten en de hard- en software die nodig is om ze te lezen. De beheerder kan voor preservation activiteiten gebruik maken van de standaard preservation workflow van het Nationaal Archief of een eigen workflow samenstellen. De beheerder kan ook de Service Organisatie vragen dit te doen (zie hiervoor hoofdstuk 6.5 Adviseren en ontwikkelen workflow) Administratie. Deze functionaliteit bevat alle tools die nodig zijn om het e-depot van het NA succesvol te kunnen besturen. Binnen de administratie functie worden de xmlschema s, xml transformaties, xml-templates, transferagreements en workflows beheerd. Ook kunnen hier de gebruikersrechten worden ingesteld en worden rapportages samengesteld. Er kan gebruik gemaakt worden van standaard rapportages. Rapportages op maat kunnen buiten het e-depot ontwikkeld worden. De beheerder kan daarbij gebruik maken van de templates van het Nationaal Archief of zelf rapportages ontwikkelen. 4.3 Het metadata model e-depot NA Het metadatamodel en het bijbehorende XML formaat zijn nodig voor het verwerken van de SIP s van de zorgdragers door het NA als onderdeel van het (pre)ingest proces. Het metadata model e-depot van het NA is gebaseerd op TMLO (Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden) en Toepassingsprofiel Rijksoverheid. 4.4 Kennisplatform aansluiten zorgdragers De Service Organisatie NA zal een kennisplatform beschikbaar stellen waarop RHC s producten kunnen plaatsen die ontwikkeld zijn bij de aansluiting van zorgdragers op het e-depot. Deze producten zijn daarmee beschikbaar voor alle RHC s en zorgdragers die overwegen aan te sluiten op het e-depot. Zorgdragers die willen aansluiten op het e-depot kunnen zo gebruik maken van de ervaringen van zorgdragers die hen zijn voorafgegaan 4.5 TOCO TOCO staat voor 'Taken en Organisatie Centrale Overheid'. In de TOCO database van het Nationaal Archief wordt institutionele informatie over de centrale overheid vastgelegd. Deze kan eveneens voor decentrale overheden worden gebruikt 7. 7 De TOCO zal in de loop van 2015 onder de naam Actorenregister ook voor decentrale overheden beschikbaar komen. Pagina 14 van 39

15 5 Beheerdiensten U O De Service Organisatie van het NA zorgt ervoor dat het e-depot beschikbaar is en blijft voor de RHC s, en de zorgdragers die archiefdiensten van de RHC s afnemen, volgens de afgesproken normen. 8 De Service Organisatie biedt een servicedesk aan waar RHC s vragen en meldingen van incidenten die optreden in het gebruik van het e-depot en zij zelf niet kunnen oplossen aan kunnen doorgeven. De Service Organisatie zorgt voor een beantwoording van de vragen en een oplossing van de incidenten en zal hierover via de helpdesk de RHC s informeren. Vragen en incidentmeldingen kunnen per mail of telefonisch doorgegeven worden aan de servicedesk van de Service Organisatie. Elke RHC stelt zelf een helpdesk ter beschikking voor de eigen medewerkers die het e-depot gebruiken en voor de zorgdragers die archiefdiensten van de RHC s afnemen en archiefbescheiden naar het e-depot hebben uitgeplaatst. Medewerkers van deze organisaties hebben dus nooit direct contact met de servicedesk van de Service Organisatie maar altijd via de helpdesk van het betreffende RHC. Om ervoor te zorgen dat het e-depot van het NA altijd werkt volgens de gemaakte afspraken is er bij tijd en wijle onderhoud aan het e-depot van het NA nodig. Voorafgaand aan gepland onderhoud controleert de Service Organisatie dat er geen ingest proces loopt tijdens de beoogde onderhoudsperiode. Gepland onderhoud wordt ruim van te voren doorgegeven aan RHC s. 8 In de Samenwerkingsafspraken zijn de dienstenniveaus en de daarbij horende normen opgenomen Pagina 15 van 39

16 6 Aansluitdiensten 6.1 Inleiding De Service Organisatie biedt ondersteuning aan RHC s bij de aansluiting van een RHC en zorgdragers op het e-depot van het NA. Wij bieden daarbij de volgende diensten 1. De begeleiding van de organisatorische aansluiting van een RHC op het e-depot van het NA; 2. De ondersteuning van de technische aansluiting van het collectiebeheersysteem van een RHC op het e-depot van het NA 9 ; 3. Onder verantwoordelijkheid van een RHC de ondersteuning van de technische aansluiting van de bedrijfs- en procesondersteunende systemen van zorgdragers op het e-depot van het NA; 4. De inrichting van workflows voor het e-depot van het NA; 5. De mapping van metadata aan het metadataprofiel van het e-depot van het NA; 6. Opleiding en training. 6.2 De aansluitkit De Aansluitkit bevat alle informatie die het mogelijk maakt om zelf de aansluiting op het e-depot van het NA te organiseren. De aansluitkit bestaat uit: 1. Het draaiboek om aan te sluiten op het e-depot van het NA 2. De Samenwerkingsafspraken 3. De specificaties van het koppelvlak voor de technische aansluiting op het e- Depot van het NA 4. Testsets om de aansluiting te testen. Elke RHC krijgt de aansluitkit toegestuurd op het moment dat deze aangeeft een aansluiting op het e-depot van het NA te willen. 6.3 Implementatiebegeleiding U O De implementatiebegeleiding is een basis onderdeel van het aansluiten van een RHC op het e-depot van het NA. Het gaat hier om de organisatorische aansluiting. Bij de implementatiebegeleiding maakt de Service Organisatie afspraken met het RHC over de producten en de diensten die de organisatie van de Service Organisatie wil afnemen. Daarnaast bieden wij aan RHC s optionele implementatiebegeleiding aan (implementatiebegeleiding plus). Elk RHC is de front-office voor eigen medewerkers en voor de zorgdragers die archiefdiensten van de RHC afnemen. Wij kunnen adviseren over de manier waarop een RHC die rol kunt inrichten. Het gaat dan om: 1. Het bieden van een eerstelijns helpdesk voor de eigen gebruikers en gebruikers van zorgdragers 9 Dit is alleen relevant als u een technische koppeling van uw databronnen aan het e-depot van het NA wilt realiseren. Pagina 16 van 39

17 2. De autorisatie van nieuwe gebruikers 3. Het verzamelen van wensen van de eigen gebruikers en van zorgdragers 4. Het organiseren van de archivering met het e-depot van het NA bij de RHC en zorgdragers. 6.4 Technische begeleiding U O De technische begeleiding die de Service Organisatie biedt bestaat eveneens uit basis begeleiding en optioneel aanvullende ondersteuning. De technische begeleiding wordt aangeboden 1. Voor elke RHC die het eigen Collectie Beheer Systeem met een digitale koppeling voor de uitwisseling van archiefbescheiden technisch wil verbinden met het e-depot van het NA. U bent zelf verantwoordelijk voor de aansluiting van uw Collectie Beheer Systeem op het e-depot van het NA. Wij kunnen u wel helpen bij deze aansluiting. 2. Onder verantwoordelijkheid van een RHC voor zorgdragers die archiefdiensten van de RHC s afnemen en die hun bedrijfs- en procesondersteunende systemen willen aansluiten op het e-depot om hun uit te plaatsen archieven in het e-depot te kunnen plaatsen. Een deel van de activiteiten die wij daarbij uitvoeren doen wij standaard. Wij bieden daarnaast optioneel aanvullende ondersteuning om u te helpen in het aansluiten. De basis begeleiding bestaat uit: 1. Het beantwoorden van vragen over het koppelvlak 2. Het beoordelen van de acceptatietesten 3. Technische vrijgave. De optionele technische begeleiding (technische begeleiding plus) bestaat uit: 1. Advisering over het ontwerp en de bouw van het koppelvlak; 2. Het begeleiden van het testtraject. 6.5 Adviseren en ontwikkelen workflows U O Het e-depot van het NA maakt gebruik van workflows bij de ondersteuning van bijvoorbeeld ingest, toegang, datamanagement en preservation processen. Zorgdragers die archiefdiensten van de RHC s afnemen, conformeren zich aan de workflows die het RHC of het NA, waar ze de diensten van afnemen, hanteert. RHC s hebben als beheerder van de archieven van hun afnemers de keuze om: 1. Gebruik te maken van de standaard workflows die het Nationaal Archief daarvoor heeft ingericht 2. Eigen workflows in te richten. De Service Organisatie kan u adviseren bij de afweging of u al of niet zelf workflows ontwikkelt en de inrichting van deze workflows. Pagina 17 van 39

18 Indien u kiest voor het inrichten van eigen workflows biedt de Service Organisatie aan dit uit te voeren. Wij kunnen dit doen voor de ingest workflows, de access workflows en de preservation workflows. Medewerkers van de Service Organisatie zullen de workflow samen met u ontwerpen en vervolgens voor u in het e-depot van het NA inrichten Mapping van metadata Zie hiervoor hoofdstuk Kennisbank U O De Service Organisatie NA stelt een kennisbank ter beschikking aan RHC s waarin de best practices op het gebied van het aansluiten van verschillende merken bedrijfsen procesondersteunende systemen en Collectie Beheer Systemen op het e-depot worden opgenomen. RHC s kunnen daarmee bij het aansluiten van hun eigen organisatie op het e-depot, maar ook van zorgdragers voor wie zij archiefbescheiden beheren, gebruik maken van ervaringen en producten van collega RHC s. 6.8 Opleiding en training U O De Service Organisatie van het NA biedt standaard bij elk aansluittraject een basis training gebruik e-depot van het NA aan. Deze training wordt in huis bij het RHC gegeven. De training behandelt de functionaliteiten van het e-depot van het NA, de diensten van de Service Organisatie, en een demonstratie van het e-depot van het NA. De training is bedoeld voor de RHC medewerkers die gebruik gaan maken van het e-depot van het NA en de beheerders en service medewerkers van het RHC die het gebruik van het e-depot van het NA en de aansluiting van de eigen databronnen op het e-depot van het NA beheren en ondersteunen. 11 U kunt, als u daar behoefte aan heeft, aanvullende trainingen bij de Service Organisatie aanvragen. Deze trainingen kunnen zijn: 1. Terugkomdagen. Tijdens terugkomdagen krijgen de RHC medewerkers die het e-depot van het NA gebruiken de gelegenheid vragen over het gebruik van het e-depot van het NA en de dienstverlening van de Service Organisatie te stellen, eerste ervaringen te bespreken en issues aan bod te brengen. 2. Verdiepingworkshops Tijdens verdiepingsworkshops gaan de trainers van de Service Organisatie nader in op onderwerpen die het gebruik van het e-depot van het NA aangaan. Het RHC dat de verdiepingsworkshop aanvraagt kan zelf de onderwerpen voor de verdiepingsworkshop in afstemming met de Service Organisatie aandragen. 10 Deze dienst is bij de publicatie van dit PDC nog niet beschikbaar maar zal zo snel mogelijk door de Service Organisatie geleverd worden 11 De aanname is dat deze trainingen niet relevant zijn voor regionale zorgdragers omdat het edepot niet zichtbaar is, want functionerend achter een bedrijfs- of procesondersteunend systeem Pagina 18 van 39

19 3. Individuele begeleiding Trainers van de Service Organisatie kunnen, indien gewenst, RHC medewerkers individueel begeleiden in het gebruik van het e-depot van het NA. Hiervoor stelt de Service Organisatie een zogenaamde strippenkaart ter beschikking die de gebruiker de mogelijkheid geeft een afgebakende hoeveelheid begeleiding af te xnemen. Pagina 19 van 39

20 7 Pré-ingest adviesdiensten U O De pre-ingest adviesdiensten zijn de diensten die de Service Organisatie van het Nationaal Archief levert aan zorgdragers die hun archiefbescheiden in de vorm van afgesloten dossiers als uitgeplaatste archieven in het e-depot van het Nationaal Archief willen opslaan. Zorgdragers die hun afgesloten dossiers als uitgeplaatste archieven in het e-depot willen opslaan moeten ervoor zorgen dat de archiefbescheiden in deze dossiers schoon en eenduidig zijn en juist zijn geclassificeerd vóórdat ze door een ingest opgenomen worden in het e-depot. Deze opschonings-, kwaliteitsverbeterings- en classificatieslag kan de zorgdrager zelf doen of uitbesteden aan de RHC als deze die ondersteuning biedt. De Service Organisatie kan advies geven bij het uitvoeren van deze maatregelen. De dienst bestaat uit de volgende onderdelen. 1. Advies over het analyseren van de afgesloten dossiers die overgezet worden als uitgeplaatste archieven naar het e-depot en het bepalen van de schonings-en kwaliteitsverbeteringsancties. Onderwerpen van analyse zijn bijvoorbeeld: Compleetheid van de vulling van de metadata bij de archiefbescheiden aan de hand van het metadataschema De bestanden zijn beschikbaar in één van de voor vastgestelde standaard bestandsformaten; 2. Adviseren bij het schonen van de bestanden (waarbij archiefbescheiden die niet voor uitplaatsing in aanmerking komen worden verwijderd); 3. Adviseren bij het classificeren van de archiefbescheiden op toegankelijkheid (wie mag waar bij); 4. Adviseren over het klaarzetten van de archiefbescheiden voor ingest. Pagina 20 van 39

21 8 Bewaren U O De Service Organisatie van het NA biedt met het e-depot RHC s, en in het verlengde daarvan zorgdragers die archiefdiensten afnemen van de RHC s, de mogelijkheid om archiefbescheiden in de vorm van uitgeplaatste of overgebrachte archieven op te slaan in het e-depot. Deze mogelijkheid wordt geboden voor archiefbescheiden die door een ingest in het e-depot zijn geplaatst. De archiefbescheiden zijn na de ingest continu beschikbaar. De bewaarde archiefbescheiden zijn dusdanig beveiligd dat alleen geautoriseerde medewerkers er toegang tot hebben. Archiefbescheiden en de bijbehorende metadata blijven ongewijzigd in stand. De relatie tussen de archiefbescheiden en de metadata wordt technisch in stand gehouden. Voor de RHC s worden tenants ingericht waar de uitgeplaatste en overgebrachte archieven, die in beheer zijn van RHC s, worden bewaard. Deze tenants zijn van elkaar gescheiden. Een RHC is zelf verantwoordelijk voor het uitvoeren van beheeractiviteiten in zijn tenant met behulp van ingest-, preservation, datamanagement- en access workflows en kan zijn eigen omgeving zelf configureren. De Service Organisatie NA zorgt ervoor dat er steeds voldoende opschaalbare opslagcapaciteit in de tenants aanwezig is. De logische afbakening van een tenant vind plaats door de identificatie van een tenant vast te leggen in de metadata van de informatie-objecten die tot die tenant behoren. De tenant is het hoogste niveau in afbakening van groepen informatieobjecten in het e-depot. Medewerkers die in naam van een RHC archieven beheren voeren hun beheer activiteiten uit binnen de tenant die voor een RHC is ingericht. Alle oorspronkelijk opgenomen objecten worden altijd bewaard 12. Dit is ook het geval als er later, na de plaatsing in het e-depot van het NA, een workflow wordt uitgevoerd en er een tweede versie naast het oorspronkelijke opgenomen bestand in een ander bestandsformaat is gecreëerd. Van metadata en bestanden wordt de complete wijzigingsgeschiedenis vastgehouden. De opzet kent verder een roll-back faciliteit, waarmee doorgevoerde wijzigingen ongedaan gemaakt kunnen worden. 12 Met uitzondering van archiefbescheiden in uitgeplaatste archieven die voor vernietiging in aanmerking komen. Pagina 21 van 39

22 9 Metadata adviesdiensten Metadata zijn nodig om de toegankelijkheid van archiefbescheiden te kunnen waarborgen. Ze kunnen verschillende functies hebben: zorgen voor vindbaarheid, authenticiteit, betrouwbaarheid, zorgvuldige omgang, leesbaarheid en uitwisselbaarheid. Ze maken het mogelijk archiefbescheiden te kunnen vinden en te interpreteren. Ze leggen ook de afspraken vast over bijvoorbeeld openbaarheid, eigendom en vernietiging van de stukken. Het metadatamodel, waarin de definities en specificaties van de metadata zijn vastgelegd, en het bijbehorende XML formaat zijn nodig voor het verwerken van de SIP s van de zorgdragers als onderdeel van het (pre)ingest proces. De Service Organisatie biedt aan RHC s drie diensten aan in het beheer van metadata 1. Advisering over de mapping van metadataschema s 2. Advisering over het completeren van metadata 3. Advisering over het beheren van metadata 9.1 Adviseren mapping van metadataschema s U O RHC s en hun zorgdragers dienen ervoor te zorgen dat er mapping plaatsvindt van het metadata XML schema van de eigen archiefbescheiden naar het metadata XML schema dat in het e-depot van het NA wordt gehanteerd, zodat de archiefbescheiden teruggevonden kunnen worden. Deze mapping vindt plaats als onderdeel van de aansluiting van RHC s en zorgdragers op het e-depot. De Service Organisatie kan op aanvraag van de RHC s ondersteunen bij de mapping van de metadata XML schema s van de RHC s naar het metadata XML schema van het e-depot van het NA 4. Daarnaast kan zij RHC s adviseren in de mapping van metadata XML schema s van hun zorgdragers naar de het metadata XML schema van het e-depot van het NA. 9.2 Advisering completeren van metadata U O De Service Organisatie biedt als onderdeel van de pré-ingest diensten (zie hoofdstuk 7 Pré-ingest adviesdiensten) de mogelijkheid om RHC s (ten behoeve van hun zorgdragers) te adviseren bij het completeren van de metadata van archiefbescheiden vóórdat deze als uitgeplaatste archieven bij het e-depot worden geplaatst. Uitgangspunt is daarbij dat er pas een ingest plaatsvindt als de uit te plaatsen archiefbescheiden beschikken over complete en juiste metadata beschikken. Pagina 22 van 39

23 9.3 Adviseren beheren van metadata U O Als onderdeel van het beheren van uitgeplaatste en overgebrachte archieven kan het nodig zijn metadata van archiefbescheiden te wijzigen. Bijvoorbeeld als resultaat van herwaardering van uitgeplaatste archieven en veranderingen in bewaartermijnen. De Service Organisatie kan RHC s adviseren in het beheer van de metadata van hun uitgeplaatste archieven. Voor de RHC s is dat voor de uitgeplaatste archieven van de zorgdragers die archiefdiensten van RHC s afnemen. De Service Organisatie biedt deze dienst eveneens aan voor de overgebrachte archieven van de RHC s. Pagina 23 van 39

24 10 Preservation diensten U O 10.1 Inleiding Het voornaamste doel van preservation is ervoor te zorgen dat we de toegang tot archiefbescheiden nu én in de toekomst kunnen garanderen. Zowel de authenticiteit als de integriteit van het archiefstuk blijven daarbij gehandhaafd. Het Nationaal Archief hanteert daarbij de kwaliteitscriteria voor informatie uit nationale en internationale standaards voor informatiebeheer en records management. Het Nationaal Archief speelt een belangrijke rol in het delen van kennis op het gebied van digital preservation. Door haar deelname aan (internationale) netwerken zoals onder andere de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD), het Document Lifecycle Management (DLM) forum en de Open Preservation Foundation (OPF) werkt zij mee aan de ontwikkeling van kennis over duurzame, toegankelijke en authentieke archiefbescheiden. Activiteiten voor de preservation van rijksarchieven maken standaard onderdeel uit van de dienstverlening van de Service Organisatie. Zij zijn een basisdienst. Het preservation beleid voor rijksarchieven is hierin leidend. De diensten die de Service Organisatie optioneel aanbiedt voor preservation hebben betrekking op uitgeplaatste archieven en overgebrachte niet-rijksarchieven. Deze diensten presenteren wij in dit hoofdstuk Rolverdeling tussen RHC s en Service Organisatie Er is de volgende rolverdeling tussen de RHC s en de Service Organisatie als het gaat om de preservation van uitgeplaatste archieven en overgedragen nietrijksarchieven. 1. De RHC s formuleren het beleid, de strategie en de plannen voor de preservation van hun archiefbescheiden en maken de keuzen en nemen de beslissingen in de uitvoering van de preservation van hun archiefbescheiden en die van hun zorgdragers in het e-depot van het NA. Zorgdragers conformeren zich aan het preservation beleid van de RHC waarvan zij de archiefdiensten afnemen. 2. De Service Organisatie kan de RHC s faciliteren, zowel bij het formuleren van het beleid, strategie en plannen (door de inzet van onze preservation experts) als bij het maken van keuzes en nemen van beslissingen bij de preservation van de archiefbescheiden die in het e-depot van het NA zijn opgeslagen. De Service Organisatie monitort met de preservation watch de ontwikkelingen op het gebied van het duurzaam toegankelijk maken van archiefbescheiden. De RHC s volgen de ontwikkelingen bij de zorgdragers die hun archiefdiensten afnemen en bij hun eindgebruikers en de risico s op het gebied van informatiebeheer en delen deze informatie met de Service Organisatie Afspraken over de manier waarop de Service Organisatie en u deze informatie uitwisselen worden bij de inrichting van de Service Organisatie gemaakt Pagina 24 van 39

25 Regionaal Historische Centra Keuzes maken en beslissen Preservation beleid Preservation strategie Preservation plannen Preservation uitvoering Service organisatie Faciliteren Figuur 3 Rolverdeling tussen RHC s en Service Organisatie bij preservation van niet- Rijksarchieven 10.3 Preservation diensten voor de RHC s De Service Organisatie biedt RHC s de volgende diensten op het gebied van preservation. Deze hebben, zoals eerder vermeld, betrekking op de uitgeplaatste archieven van zorgdragers en overgebrachte niet-rijksarchieven. Wij baseren ons daarbij op de hiervoor genoemde rolverdeling met de RHC s. 1. Adviseren bij het formuleren van het preservation beleid van een RHC; 2. Adviseren bij het opstellen van de preservation strategie van een RHC; 3. Adviseren bij het maken van de preservation plannen van een RHC; 4. Adviseren over de inzet van digitale tools bij het uitvoeren van de preservation activiteiten van een RHC in het e-depot van het NA. Onze preservation experts kunnen RHC s adviseren over beleid, strategie en plannen. Zij maken gebruik van generieke aanpakken en templates die hiervoor zijn ontwikkeld of in ontwikkeling zijn. Daarnaast zetten zij ook de kennis in die ontwikkeld wordt in de (internationale) netwerken en de informatie uit de preservation watch. RHC s kunnen hiervoor bij ons een advies aanvragen. Afhankelijk van de vraag kunnen wij ons advies geven in de vorm van een adviesgesprek, workshop of schriftelijk advies. Een adviesgesprek duurt één uur en wordt op basis van een uurtarief afgerekend. Aan een workshop of schriftelijk advies ligt een offerte ten grondslag. Advisering over de inzet van digitale tools bij het uitvoeren van preservation activiteiten in het e-depot van het NA vindt plaats in het gebruikersoverleg van het e-depot van het NA. Het maakt deel uit van het wijzigingenbeheer en wordt daarom niet apart in rekening gebracht. Pagina 25 van 39

26 11 Vernietigingsdiensten U O Archiefbescheiden in uitgeplaatste archieven kunnen vernietigd worden op het moment dat bewaartermijnen verstrijken, bij herwaardering etc. De RHC s voeren vernietiging uit op de afgesloten dossiers die onder hun verantwoordelijkheid vallen óf zij doen dit in opdracht van de zorgdragers die hun archiefdiensten afnemen en die nog verantwoordelijk zijn voor hun eigen archiefbescheiden. De Service Organisatie kan u adviseren over het inrichten van een vernietigingsregime. U kunt met het e-depot 1. Automatisch te vernietigen archiefbescheiden op basis van metadata selecteren; 2. U laten informeren bij het verstrijken van de bewaartermijnen van archiefbescheiden in uitgeplaatste archieven naar RHC s (in de rol van beheerder van de uitgeplaatste archieven van zorgdragers); 3. Archiefbescheiden vernietigen; 4. De vernietigde archiefbescheiden laten loggen (specificatie vernietigde archiefbescheiden, grond waarop vernietiging heeft plaatsgevonden, op welke wijze de vernietiging heeft plaatsgevonden). Vernietiging wordt alleen uitgevoerd in uitgeplaatste archieven. In overgebrachte archieven vindt dus in principe geen vernietiging plaats. De dienstverlening van de Service Organisatie bestaat uit advisering over de inrichting van het vernietigingsregime dat u wilt gebruiken: 1. Protocol vernietiging 2. proces vernietiging 3. rapportage vernietiging. Pagina 26 van 39

27 12 Wat doet u zelf U zult zelf een aantal maatregelen moeten nemen om het e-depot van het NA zelf te kunnen gebruiken en beschikbaar te stellen aan de zorgdragers in uw regio. Deze maatregelen hebben bij de afname van diensten voor overgebrachte archieven te maken met 1. Het aansluiten van uw Collectie Beheer Systeem en eventueel Document Management Systemen op het e-depot van het NA. 2. Het voorbereiden van uw organisatie op het gebruik van het e-depot van het NA. 3. Het inrichten van een helpdesk waar uw eigen gebruikers met vragen en problemen terecht kunnen. 4. Het autoriseren van uw medewerkers voor het gebruik en het beheer van het e- Depot. 5. Het beheren van uw tenant(s) met overgebrachte archieven in het e-depot van het NA. 6. Het zicht houden op wensen van uw medewerkers in verband met de diensten van de Service Organisatie van het NA en deze afstemmen met de Service Organisatie. 7. Het jaarlijks inschatten van de groei in de hoeveelheid en omvang van uw archiefbescheiden in het e-depot van het NA. Als u ook de diensten voor uitgeplaatste archieven van de Service Organisatie afneemt zult u nog een aantal aanvullende maatregelen moeten nemen. 1. U zorgt voor het aansluiten van de bedrijfs- en procesondersteunende systemen van uw zorgdragers als er sprake is van het on line aanleveren van archieven door zorgdragers voor opname als uitgeplaatste archieven in het e-depot 2. U richt uw rol als opdrachtnemer en contractmanager in voor uw zorgdragers die hun archieven als uitgeplaatste archieven in het e-depot willen opnemen 3. U richt uw rol als beheerder van de uitgeplaatste archieven voor uw zorgdragers in en stelt uw helpdesk ook ter beschikking aan uw zorgdragers 4. U maakt afspraken met uw zorgdragers over de compleetheid en kwaliteit van aan te leveren archiefbescheiden en de daarbij horende metadata. 5. U houdt ook zicht op de wensen van uw zorgdragers en de groei in hoeveelheid en omvang van archiefbescheiden die als uitgeplaatste archieven in het e-depot opgenomen gaan worden. 6. U zorgt ervoor dat u off line aangeleverde archieven van uw zorgdragers als uitgeplaatste archieven in het e-depot kunt plaatsen. 7. U kunt de uitgeplaatste archieven van uw zorgdragers in uw tenant beheren. De Service Organisatie van het NA stelt een implementatiedraaiboek ter beschikking aan alle RHC s die aan willen sluiten op het e-depot van het NA en de diensten van de Service Organisatie willen afnemen. Het draaiboek beschrijft stap voor stap hoe de hierboven genoemde maatregelen genomen kunnen worden Het implementatiedraaiboek is momenteel beschikbaar voor het aansluiten van RHC s die overgebrachte archieven in het e-depot willen plaatsen. De situatie waarbij de Service Organisatie RHC s diensten aanbiedt voor uitgeplaatste archieven wordt in een volgende versie opgenomen. Pagina 27 van 39

28 13 Communicatie en afstemming 13.1 Deelnemersraad Twee keer per jaar vindt in de deelnemersraad het evaluatieoverleg plaats. Aan de deelnemersraad nemen vertegenwoordigers van RHC s op strategisch niveau deel. De relatiemanager van de Service Organisatie zal dit overleg voorzitten. De onderwerpen die in dit overleg ter sprake komen zijn: 1. Ontwikkelingen bij de RHC s en regionale zorgdragers die gevolgen hebben voor de dienstverlening; 2. Ontwikkelingen op beleidsniveau op nationaal, regionaal en lokaal niveau die gevolgen kunnen hebben voor de dienstverlening (denk aan bijvoorbeeld Archief2020, DTR); 3. Aanpassingen die gemaakt moeten worden in de contracten Gebruikersoverleg Tevredenheid over de dienstverlening van de Service Organisatie is van het grootste belang. De Service Organisatie stemt daarom met een zekere regelmaat af met de RHC s over de dienstverlening en de waardering daarvan. De Service Organisatie organiseert één keer per kwartaal een gebruikersoverleg. Tijdens het gebruikersoverleg worden de wensen doorgenomen en geprioriteerd. Afgesproken wordt in welke nieuwe versie van componenten van het e-depot van het NA wijzigingen worden doorgevoerd. Voorafgaand aan het gebruikersoverleg heeft de Service Organisatie de wensen voor wijzigingen in het e-depot van het NA of andere producten geïnventariseerd en geanalyseerd op impact en consequenties. Daarnaast worden tijdens het gebruikersoverleg escalaties, calamiteiten, structurele afwijkingen in de dienstverlening en verbeteringen van de dienstverlening besproken. De Service Organisatie van het NA zal namens de RHC s en het Nationaal Archief participeren in het gebruikersoverleg van leveranciers die standaard software leveren voor het e-depot van het NA. De Service Organisatie zal daar de wensen voor het e-depot in het gebruikersoverleg inbrengen. Op deze manier kunnen de RHC s en het NA invloed uitoefenen op de doorontwikkeling van het e-depot van het NA Rapportage over de dienstverlening De Service Organisatie levert periodiek een service management rapportage over de geleverde dienstverlening aan elk van de RHC s. De servicemanager bespreekt aan de hand van deze rapportage de dienstverlening met de RHC s. De rapportages vormen gezamenlijk ook de basis voor het jaarlijkse evaluatieoverleg in de klantenraad. Pagina 28 van 39