6. Wordt binnen het e-depot gebruik gemaakt van encryptie? Nee

Transcriptie

1 Generieke onderwerpen 1. Voor welke onderdelen/functionaliteiten vindt logging plaats? Voor opschoning, vernietigen, overbrenging en ingest. De laatste twee maken onderdeel uit van de informatiepakketjes, bij de metadata die in XML zijn geschreven. 2. Op welke wijze is vorm en inhoud gegeven aan informatiebeveiliging? In de tool is rollenbeheer vastgelegd. Bij het opzetten van de archiefserver is instellen van rechten een belangrijk aandachtspunt. Hier is een stappenplan voor ontwikkeld. 3. Op welke wijze is vorm en inhoud gegeven aan openbaarheid en vertrouwelijkheid vanuit de Wbp en Wob? Dit gebeurt met behulp van de metadata. De zorgdrager kan in metadata aanduiden of reeksen/dossiers openbaar zijn of niet en wanneer ze wel openbaar worden. Deze metadata worden bij overdracht naar 1 van de 3 verplichte beheermetadata geplaatst. Daarboven zijn ook auteursrechtbepalingen meegenomen. Het is mogelijk om afzonderlijke archievenoverzichten te publiceren die door een beperkt aantal personen worden ingezien. Hierdoor kan ook de archieftoegang worden afgeschermd zodat enkel de betrokkenen inzage in de toegang hebben. 4. Welke continuïteitsmaatregelen zijn getroffen rondom de e-depot voorzieningen (organisatie, mensen, processen en techniek)? Het e-depot is zelfvoorzienend, zelfs de RMTool is maar een variabele. Het enige waarmee een archiefbeheerder bekend moet zijn is het informatiemodel van OAIS, ISO 14721: Welke methodieken/controles/checksums worden toegepast om aan te tonen dat archiefobjecten en metadata authentiek (onveranderd) is? Bij opname worden automatisch technische metadata geregistreerd. Eén van die metadata is de fixity information in de vorm van een checksum. Met behulp van deze checksum kan geautomatiseerd worden nagegaan of digitale objecten na verloop van tijd nog steeds intact zijn. 6. Wordt binnen het e-depot gebruik gemaakt van encryptie? Nee 7. Op welke wijze is voorzien in continuïteit voor de zorgdrager bij continuïteitsproblemen bij de leverancier? Alle informatie zit in de pakketjes, de AIP s. Die AIP s zijn zonder externe kennis of software overzetbaar naar om het even welk ander systeem. De kennis omtrent de RMTool is ondergebracht bij drie bedrijven: Inzake, VHIC BV en ANT. Bij uitvallen van één van de drie partners zal een nieuwe derde partner

2 worden gezocht. 8. Welke voorwaarden zijn verbonden aan een beëindiging van de overeenkomst tussen zorgdrager en leverancier? Geen. 9. Welke audits vinden er plaats rondom de e-depotvoorzieningen en organisatie? Wat de organisatie wenst. Archiefinspectie kan zelfstandig audits uitvoeren, ook de eventuele aangewezen recordmanager. ISO is een audit op de beherende instelling, niet op de tooling. 10. Welke rapportages/inzagemogelijkheden zijn er voor de zorgdrager beschikbaar rondom het e-depot (onder meer met betrekking tot opname, opslag, beheer, data management, preservatie, toegang en vernietiging)? Overzichten inzake statistische omvang, aantal kopieën, de aangroei van aantallen bestanden is te meten, voor de vernietiging worden lijsten geproduceerd: er zijn meerdere rapportagemogelijkheden.

3 Opname van archiefobjecten 1. Welke (digitaal duurzame) bestandsformaten kunnen worden opgenomen? Alle. 2. Op welke wijze(n) moeten/kunnen archiefobjecten en metadata worden aangeleverd door zorgdragers? Op elke wenselijke wijze. Dit hoeft niet op een specifieke manier, maar kan op de netwerkschijf, via een usbstick, een CD, via een portal. Op elke manier die als fileshare of FTP te benaderen is. 3. Welke metadatasets kunnen worden gebruikt? Alle. 4. Op welke wijze vindt mapping plaats tussen aangeleverde en toegestane metadata? Door in de tool zelf de vaste metadata-elementen te mappen met de drie vaste: auteursrecht, openbaarheid en vernietigingsjaar. 5. Op welke wijze wordt gecontroleerd of aangeleverde archiefobjecten en metadata op de juiste wijze zijn opgenomen? De metadata zitten conform OAIS opgenomen in het archiefobject, het AIP. Als er een issue wordt gelogd tijdens opname, krijgt men een foutmelding te zien. XML wordt gebruikt als metadataformaat. Validatie van de XMLbestanden laat toe om geautomatiseerd te controleren of de metadata aanwezig zijn dan wel correct ingevuld zijn.

4 Opslag van archiefobjecten 1. Op welke wijze worden metadata en archiefobjecten opgeslagen? Gezamenlijk of afzonderlijk? Eenmalig of redundant? Gezamenlijk. Redundantie hangt af van storage. Bij goldopstelling wordt redundant opgeslagen. 2. Welke opslagformaten worden ondersteund (audio, video, mail, databases, websites, enzovoorts)? Alle. 3. Op welke wijze wordt informatie opgeslagen die in meerdere zaken/dossiers voorkomt? Redundant. 4. Kan worden voorzien in behoud van functionaliteit van bronsystemen en formaten? Bijvoorbeeld MS Excel? Ja indien wordt opgeslagen in het oorspronkelijke formaat. Dit is een keuze van de organisatie. 5. Is er een oplossing voor duurzame bewaring van GIS-objecten (inclusief functionaliteit)? Ja: het samenstellen van zelfvoorzienende bestanden. Bijv. PMF ipv MXD. Dit moet gebeuren in de pre-ingestfase en is een zaak van afspraken maken. Het beste is om GIS als PMF-files op te slaan. Dat heeft weinig met techniek te maken, maar met organisatie. 6. Welke (database) maatregelen zijn getroffen om performance te waarborgen bij toename van het archief? Geen, we hebben geen database nodig. Alles kan worden opgeslagen op een fileserver. 7.Waar en bij wie vindt opslag plaats? Onder welke wetgeving? In de eigen organisatie. Wetgeving is zelf te kiezen, maar zal de Nederlandse zijn. 8.Vindt opslag plaats op meerdere fysieke locaties? Zo ja, waar? Dit kunt u zelf kiezen. Hangt af van de inrichting van de storage omgeving.

5 Metadatabeheer 1. Welke processen zijn er voor metadata management binnen het e-depot en in uw organisatie? U bepaalt zelf het model, wij kunnen daarin ondersteunen. 2. Welke zijn geautomatiseerd en welke handmatig? Mapping is handmatig. Zodra de metadata zijn toegekend, worden zij overgeërfd op zaak/subniveau. Beschrijvende en technische metadata wordt volledig automatisch geregistreerd. 3. Wat moet/kan de zorgdrager uitvoeren? Vaststellen openbaarheidsniveau, vernietigingsdatum, auteursrechtelijke beperking. 4. Welke mogelijkheden zijn er voor aanpassing van het metadatamodel? Alle door de organisatie wenselijke.

6 Beheer 1. Welke beheerprocessen worden door de leverancier uitgevoerd? Geen. Het beheer wordt door een recordmanager/archivaris zelf gedaan. Beheerwerkzaamheden zijn wel in te huren. Zo hebben wij bij enkele organisaties dit beheer op ons genomen. 2. Hoe vindt functioneel-, technisch- en applicatiebeheer plaats? Dit verzorgt de organisatie zelf. Er worden wel halfjaarlijkse bijeenkomsten georganiseerd om gebruikers bij te scholen. Er zijn opleidingen beschikbaar. Daarnaast is er een helpdesk van 8.00 tot uur op werkdagen. 3. Welke methodieken worden gevolgd ITIL / ASL / BISL / COBIT? Geen van deze. 4. Welke beheertaken kan/moet de zorgdrager uitvoeren? Wanneer in de toekomst files worden vernietigd, moet de daarvoor bedoelde procedure worden gevolgd. 5. Worden afspraken vastgelegd in SLA s/dvo s? Er is een SLA tussen de leverancier en de gebruiker, waarin service levels (responsetijden) worden geregeld. De dagelijkse zorg wordt door de organisatie zelf ingericht. 6. Welke afspraken zijn er over monitoring, rapportages en te leveren prestaties? Deze moet de organisatie zelf maken. Wij kunnen daarin uiteraard helpen, we volgen daarin het model zoals dat in Antwerpen is opgezet en gepubliceerd op 7. Hebben zorgdragers invloed op verdere ontwikkelingen van het e- depot? Jazeker. Tot op heden zijn er nieuwe features toegevoegd in samenspraak met gebruikers; de Archiefdienst Amsterdam heeft hier o.a. een belangrijke rol in gespeeld. 8. Staat de leverancier open voor cocreatie? Zijn daar voorbeelden van? Ja, Wooncorporatie Woonpunt in Maastricht en de gemeente Breda, waar het e-depot specifiek voor bestuursdocumenten wordt ingericht, met SharePoint als schil. Ook Amsterdam gaf veel input voor doorontwikkeling. 9. Is er een gebruikersvereniging? Nee. Wel zijn er halfjaarlijkse bijeenkomsten van de gebruikers.

7 Preservatie planning 1. Welke ervaringen heeft de leverancier op het gebied van preservatieplanning? 15 jaar ervaring met edavid, waar dit concept is ontworpen. Ervaringen van Stadsarchief Amsterdam gedurende vier jaar. Preservatieplanning is, evenals technology watch, een kwestie van organiseren. 2. Welke (organisatorische en technische) maatregelen zijn opgenomen in het e-depot om duurzame toegang tot archiefobjecten en metadata te garanderen? Metadatagebruik: het gebruik van semantische XML. Het XML-schema is openbaar en staat op maar wordt bepaald door het eigen metadatamodel. 3. Wordt er geregeld/real time gecontroleerd of archiefobjecten en metadata nog authentiek, integer en toegankelijk zijn? Ja. Er is een systematische controle in het e-depot. De RMTool is echter een ingest-software. In deze ingestfase is er een bestandscontrole waarbij je volledig of op delen van het archief kunt controleren aan de hand van de checksums. 4. Wat wordt er van de zorgdrager verwacht op het gebied van preservatieplanning? Welke kennis en kunde is noodzakelijk? De zorgdrager moet van met name de complexe bestandstypes/formaten aangeven hoe ze in gebruik zijn geweest. Deze documentatie is een belangrijk aspect in de hele preservering.

8 Toegang 1. Ondersteunt het e-depot toegang voor verschillende doelgroepen? Door het rechtenbeheer wordt dit gerealiseerd. 2. Kan er onderscheid gemaakt worden voor toegang op basis van de Archiefwet en de Wet openbaarheid bestuur? Is dit nodig? 3. Wie verzorgt het toegangsbeheer? Wat wordt van de zorgdrager verwacht? De archiefbeheerder, samen met ICT. 4. Kan toegang worden verleend aan ketenpartners? Jazeker, via rechtenbeheer. 5. Welke kanalen/middelen (kunnen) worden ingezet voor toegang? Het is zelfs mogelijk om de bestanden online te ontsluiten. 6. Welke zoekmogelijkheden zijn er beschikbaar? Archiefoverzicht, nadere toegangen: zoals in de papieren situatie zijn inventaris en bestanden gescheiden van elkaar, en worden deze verbonden door het inventarisnummer waaronder de bestanden worden opgeslagen. Het maakt dan al niet meer uit wat voor bestand het is (formaat en inhoud): alles wat digitaal is, is plaatsbaar. 7. Welke mogelijkheden zijn er om te zoeken op context / samenhang (bijvoorbeeld zaakdossiers)? Beiden: in het archiefoverzicht en in nadere toegangen. 8. Welke mogelijkheden zijn er voor de gebruiker om te controleren of de aangeboden informatie volledig en intact is? Elke AIP is voorzien van ingekapselde metadata in een XML-schema, dat gemakkelijk af te lezen is. In dit schema is de inhoud van het AIP vastgelegd. Deze is altijd af te lezen door de gebruiker, zodat de inhoud kan worden geverifieerd. 9. Wat wordt aan de gebruikers getoond (kopie/origineel)? Het authentieke exemplaar. In de digitale wereld is er geen sprake meer van een kopie of origineel. In wezen wordt voor de gebruiker een kopie gemaakt van het AIP, die op de PC wordt geplaatst.

9 Vernietigen 1. Op welke wijze is voorzien dat de zorgdrager de regie houdt over vernietiging? De zorgdrager moet toestemming geven voor vernietiging. Uit het systeem kunnen gesorteerde vernietigingslijsten worden gemaakt. De archiefbeheerder bezorgt de vernietigingslijst volgens de daarvoor geldende procedure. Deze kan eventueel nog worden aangepast, waardoor bewaartermijnen worden verlengd en/of een dossier op te bewaren wordt gezet. 2. Wat gebeurt er technisch bij vernietigen? Is weg ook echt weg? Dit hangt af van het back-upregime van de organisatie. Het is wel de bedoeling dat weg ook echt weg is. 3. Op welke wijze is te zien dat informatie vernietigd is? Op vernietigingslijsten, zoals dit door de wet wordt vereist. 4. Hoe wordt omgegaan met te vernietigen informatie die in meerdere zaken/dossiers voorkomt? Er wordt per zaak vernietigd, dus is een zaak vernietigd en er is een kopie opgeborgen in een andere map, dan is die nog steeds aanwezig. Binnen de RMT-systematiek wordt redundant opgeslagen. Maar dit is eigenlijk een storagekwestie.