Op naar een (nieuwe) centrale mappenstructuur! [naam lesgever] [plaats, datum]

Transcriptie

1 Op naar een (nieuwe) centrale mappenstructuur! [naam lesgever] [plaats, datum]

2 Overzicht Centrale mappenstructuur Waarom? Opstellen Uitrollen Richtlijnen, tips & tricks Tools

3 Ordening troef!

4 Hartenjagen

5 Presidenten

6 Zwartepieten

7 Aan de slag! Rollen en verantwoordelijkheden Technisch: IT-beheerder - hardware, software, netwerk Functioneel: informatiebeheerder - organisatie van informatie Inhoudelijk: gebruiker - gebruik van informatie Afspraken!

8 Aan de slag! Logistiek Gemeenschappelijke digitale werkruimte Gedeelde schijf (Shared drive) Fileserver SharePoint GoogleDrive (Dropbox) Centrale mappenstructuur

9 Centrale mappenstructuur Voordelen ALLE informatie op één centrale plaats Eenvoudiger beheer van informatie Veiliger beheer van informatie Makkelijk klasseren en terugvinden van informatie Continuïteit van de organisatie Informatie blijft waardevol en bruikbaar op lange termijn

10 Centrale mappenstructuur Ordening? Firma KMO Te klasseren documenten Contract Klant A Factuur Klant A Product M Factuur Leverancier B Product M Vacature Magazijnier (M/V/X) Inventaris Product M Eindrapport Project V Begroting Project X Klachtenbrief van Klant A over Project X

11 Centrale mappenstructuur Ordening? Firma KMO Secretariaat Financieel beheer Personeelsbeheer Klantenbeheer Magazijn Stockbeheer Projectafdeling Projectbeheer Te klasseren documenten Contract Klant A Factuur Klant A Product M Factuur Leverancier B Product M Vacature Magazijnier (M/V/X) Inventaris Product M Eindrapport Project V Begroting Project X Klachtenbrief van Klant A over Project X

12 Centrale mappenstructuur Ordening? Firma KMO Secretariaat Financieel beheer Personeelsbeheer Klantenbeheer Magazijn Stockbeheer Projectafdeling Projectbeheer Te klasseren documenten Contract Klant A Factuur Klant A Product M Factuur Leverancier B Product M Vacature Magazijnier (M/V/X) Inventaris Product M Eindrapport Project V Begroting Project X Klachtenbrief van Klant A over Project X

13 Centrale mappenstructuur Ordening! Thematisch volgens onderwerp Nadeel: wildgroei, overlapping Organisatorisch volgens organogram Nadeel: onstabiel Functioneel volgens taken Voordelen: Stabiel Weerspiegelt de werking Contextinformatie Dossiervorming

14 Ordening Serie/reeks

15 Ordening Dossier

16 Ordening Serie dossiers

17 Centrale mappenstructuur Opbouw Functioneel Generiek Taken die de werking van de organisatie ondersteunen. Deze zijn gelijkaardig bij iedere organisatie. Bv. beleid, overleg, personeelsbeheer, communicatie Specifiek Taken die de eigenlijke werking van de organisatie vormen. Deze zijn voor iedere organisatie verschillend.

18 Centrale mappenstructuur Generiek 11_Beleid 12_Overleg 13_Beheer 13_1_Organisatie 13_2_Financien 13_3_Personeel 13_4_Leden 13_5_Communicatie 13_6_Logistiek 13_7_ICT

19 Centrale mappenstructuur Specifiek Opdracht: 1. Omschrijf in 5 kernwoorden wat je organisatie doet 2. Haal hier de kerntaken van je organisatie uit 3. Zet deze in een logische volgorde: Van algemeen naar bijzonder Chronologisch

20 Centrale mappenstructuur Basisprincipes Hoofdmap submappen Submappen dossiers & documenten Dossiers zelfde structuur herhaling van mapnamen algemeen, allerlei of varia hoofdmappen op naam van medewerkers Digitaal = Papier

21 Centrale mappenstructuur Basisprincipes Technisch: Beperk het aantal mapniveaus tot 5 (max 8) Beperk het aantal tekens in de path tot 255

22 Centrale mappenstructuur Voorbeeld

23 Centrale mappenstructuur Generiek 11_Beleid 12_Overleg 13_Beheer 13_1_Organisatie 13_2_Financien 13_3_Personeel 13_4_Leden 13_5_Communicatie 13_6_Logistiek 13_7_ICT

24 Centrale mappenstructuur Generiek 11_Beleid 12_Overleg 13_Beheer 13_1_Organisatie 13_2_Financien 13_3_Personeel 13_4_Leden 13_5_Communicatie 13_6_Logistiek 13_7_ICT

25 Centrale mappenstructuur Generiek 11_Beleid 12_Overleg 13_1_Organisatie 13_2_Financien 13_3_Personeel 13_4_Leden 13_5_Communicatie 13_6_Logistiek 13_7_ICT

26 Pauze

27 Centrale mappenstructuur Rollen en verantwoordelijkheden Gemeenschappelijke ruimte Voordelen Functionele ordening volgens taken Generiek Specifiek Basisprincipes Implementatie: uitrollen van een centrale mappenstructuur

28 Centrale mappenstructuur Uitrollen Back-up Opschonen bestaande mappenstructuur Plaatsen nieuwe mappenstructuur Overzetten mappen en bestanden Controleren mappenstructuur Vernietigen oude mappenstructuur

29 Back-up Kopie van bestaande mappenstructuur Gemeenschappelijke ruimte/platform Externe harde schijf Bij fout: mogelijkheid tot herstellen!!

30 Opschonen bestaande mappenstructuur Opsporen en verwijderen van lege mappen Remove Empty Directories

31 Plaatsen nieuwe mappenstructuur Folder Structure Creator

32 Overzetten mappen en bestanden ALLE dossiers en documenten Oude mappenstructuur Andere dragers Pc s, laptops, devices Externe harde schijven USB-sticks

33 Overzetten mappen en bestanden Afspraken werkverdeling Iedere medewerker is verantwoordelijk voor zijn/haar eigen dossiers Praktisch Print van de nieuwe mappenstructuur Overzicht Print van de oude mappenstructuur Aanduiden van de werkverdeling Aanduiden van probleem- en/of twijfelgevallen

34 Overzetten mappen en bestanden Werkwijze Rechtermuisknop Knippen/plakken NIET kopiëren/plakken Map vs. dossier Aanmaak nieuwe (hoofd)map overleg

35 Overzetten mappen en bestanden Tevens: Opschonen: Verouderde werkversies Verouderde documentatie Afspraken naamgeving Mapnamen Bestandsnamen

36 Afspraken naamgeving Gebruik enkel: Letters a-z Hoofdletters A-Z Cijfers 0-9 Underscore _ Gebruik geen: spatie!:?,() ; éèàùç /\*%@ #$ &-=<> Technische beperkingen Duurzaamheid

37 Afspraken bestandsnamen Elementen Soort document (brief, contract, factuur, verslag, enz.) Onderwerp (titel document, naam vergadering, enz.) Datum (JJJJMMDD) Extensie (.docx,.xlsx,.pdf) Structuur Draaiboek_Infodag_ docx _RVB_Verslag.pdf OpleidingMappenstructuur_ pptx

38 Afspraken bestandsnamen Versiebeheer Versienummer Concept Versie 0.1 V0_1 Aangepast concept Versie 0.2 V0_2 Finaal document Versie 1.0 V1_0 Aangepast document Versie 1.1 V1_1 Finaal document Versie 2.0 V2_0 Voorbeeld Jaarverslag_2016_V0_1.pdf

39 Overgangsperiode Timing stel een deadline Bestaande dossiers en documenten zo snel mogelijk overzetten Nieuwe dossiers en documenten in de nieuwe mappenstructuur conform afspraken naamgeving

40 Controleren mappenstructuur Oplossen probleemgevallen Opsporen van te lange path (Pathscanner) Verwijderen van te lange path Werkwijze: 1. Verminder het aantal mapniveaus 2. Wijzig mapnamen 3. Wijzig documentnamen

41 Vernietigen oude mappenstructuur Na het overzetten Verwijderen van de resterende mappenstructuur Simultaan met het overzetten Systematisch verwijderen van lege mappen

42 Planning Actie Back-up Opschonen bestaande mappenstructuur Plaatsen nieuwe mappenstructuur Overzetten mappen en bestanden Controleren mappenstructuur Vernietigen oude mappenstructuur Deadline [datum] [datum] [datum] [datum] [datum] [datum] Maak afspraken rond werkverdeling! Voorzie terugkoppelmomenten!

43 Toolkit Deze presentatie Folder Structure Creator Incl. generieke mappenstructuur voor vzw s Toelichting generieke mappenstructuur voor vzw s Remove Empty Directories PathScanner Contactgegevens partners

44 Vragen en/of opmerkingen?

45 Partners