Het benoemen van digitale mappen en bestanden

Transcriptie

1 Het benoemen van digitale mappen en bestanden Een essentieel onderdeel van een goed klassement is duidelijkheid. Een weloverwogen keuze inzake de benaming van mappen en dossiers is daarbij een belangrijke voorwaarde. Hoe veelzeggender en concreter de benaming van een bepaalde map of een specifiek dossier, hoe gemakkelijker en sneller de gebruiker die map of dat dossier terug zal kunnen vinden. Gebruik enkel de toegelaten karakters Om een map of een bestand te benoemen, gebruik je best niet alle karakters die op je toetsenbord voorhanden zijn. Beperk je tot een aantal toegelaten karakters. Geef het bestand of de map een korte, unieke en betekenisvolle naam In principe zou de naam van een map of een bestand zo gekozen moeten zijn, dat je enkel en alleen al uit de naam kan afleiden wat er in de map terug te vinden is of welke informatie het bestand bevat. Hiervoor bestaan een aantal eenvoudige vuistregels: Zorg ervoor dat de inhoud van de map of het bestand overeenstemt met de naam van de map of het bestand. Dossiers betreffende het onderhoud van waterlopen onderhoud_waterlopen Dossiers betreffende het onderhoud van de voetwegen onderhoud_voetwegen

2 Beleidsplan van de dienst cultuur voor de periode Agenda college van burgemeester en schepenen 10 maart 2014 beleidsplan_cultuur_ doc _agenda_CBS.doc Zorg ervoor dat iedere map binnen eenzelfde hoofdmap en ieder bestand binnen eenzelfde map een unieke naam krijgt. Zo voorkom je dat bepaalde bestanden overschreven worden. Gebruik enkel afkortingen in de map- of bestandsnaam als die afkortingen ingeburgerd en door iedereen (binnen de dienst of cel) gekend zijn. CBS college van burgemeester en schepenen GR gemeenteraad GECORO gemeentelijke commissie ruimtelijke ordening RUP ruimtelijke uitvoeringsplan Zorg er daarbij steeds voor dat de gebruikte afkortingen voldoende duidelijk zijn. Gebruik standaard benamingen Neem een korte beschrijving en/of typering van het document (verslag, rekening, brief, Brief van Jan Peeters van 10 maart 2014 Verslag van het dienstoverleg van 7 februari _brief_JanPeeters.doc _verslag_dienstoverleg.doc bestandsnaam vervat moeten zitten. Typering van het document Onderwerp Datering omschrijving (in 1 à 2 woorden) waarover het document handelt datumindicatie (exacte datum of periode)

3 In sommige gevallen kunnen bijkomende elementen nuttig en/of handig zijn, zoals Kenmerk letter- en/of cijfercombinatie die een dossier identificeert klad- of definitieve versie ie van een document, Maak afspraken rond de volgorde van de verschillende elementen binnen de bestandnaam. Zeker wat betreft de overzichtelijkheid kan dit belangrijk zijn: digitale bestanden worden automatisch eerst numeriek en daarna alfabetisch geordend. Neem de datum van een document enkel in de bestandsnaam op als die relevant is. De datum wordt waargegeven als JJJJMMDD. Zo blijft bij alfabetische ordening de chronologische Volgorde van de bestanden bewaard. Maak afspraken rond standaardbenamingen Verslag_vergadering_ of vergaderverslag_ of iets anders? Behoud de originele extensies van de bestandsformaten Vermijd overbodige herhalingen Vermijd bij voorkeur zoveel mogelijk herhalingen. De naam van een map waartoe een bestand behoort, hoeft niet hernomen te worden in de bestandsnaam. De padnaam geeft vaak de nodige context mee. Hou de lengte van de padnaam in het oog. De volledige padnaam mag max 256 karakters tellen. Is de padnaam langer, dan kunnen er problemen optreden (bv. Bij het maken van een back-up) en kan de bewaring op langere termijn niet verzekerd worden. Verhoog de overzichtelijkheid van het klassement Een klassement moet erop gericht zijn de gebruiker toe te laten op een zeer eenvoudige manier dossiers en bestanden terug te vinden. De manier waarop je het klassement opbouwt, zal mee worden bepaald door de manier waarop jouw cel, dienst of directie georganiseerd is en de toebedeelde taken uitvoert.

4 o Bouw het klassement verder op, rekening houdend met de eigen manier van werken.

5 o Behoud het overzicht. Iedereen kan naar eigen believen de digitale mappenstructuur verder uitdiepen en binnen iedere map steeds opnieuw bijkomende submappen creëren. Bij een te diepe mappenstructuur moet de gebruiker eerst heel wat mappen openen vooraleer zicht te krijgen op de bestanden. En soms zijn submappen zelfs helemaal niet nodig. o Bewaar de (logische) orde. Het feit dat digitale mappen automatisch alfabetisch worden geordend,kan tot eigenaardige situaties leiden. Je kan dit omzeilen door een numerieke code op te nemen in de map- of bestandsnaam (zie modelindeling van een digitaal klassement). Die numerieke code laat je toe te ordenen zonder rekening te moeten houden met het alfabet.

6 TIP: Door uitsluitend gebruik te maken van de toegelaten karakters, wordt het doorsturen van bestanden een stuk eenvoudiger. Verwijs in het tekstveld van een interne naar een bestand op de doorgeef-map in plaats van dat bestand als bijlage rond te sturen. Je klikt de link aan en het document opent zich automatisch.