Presentatie pilot 2 door Annette Allaart (Data Matters) en Marc Holtman (Stadsarchief Amsterdam): Digitalisering in de praktijk

Transcriptie

1 Presentatie pilot 2 door Annette Allaart (Data Matters) en Marc Holtman (Stadsarchief Amsterdam): Digitalisering in de praktijk 1

2 Kwaliteitswaarborging In digitaliseringstrajecten Marc Holtman Stadarchief Amsterdam

3 Digitaliseren = meer dan produceren van scans

4 Digitaliseren = meer dan produceren van scans

5 Digitaliseringstrajecten Projectinrichting Logistiek Scannen Verwerken Distribueren Controleren Herstellen Technische infrastructuur

6 De doelstelling Hoe weten we in hoeverre die is gehaald? En wat was de norm? Maw, wanneer is het goed?

7 Marc zegt: Projecten digitalisering zijn vaak een succes omdat er niet gecontroleerd is

8 Kunnen we er op vertrouwen dat het vanzelf wel goed gaat? nee

9 Moeten we aandacht besteden aan kwaliteitswaarborging ook al werken we kleinschalig / in eigen beheer ja

10 Belangrijk Beter meteen goed dan herstel achteraf (herstel is meest complexe onderdeel)

11 Goed nieuws! Ook eenvoudige oplossingen kunnen grote impact hebben

12 Minder goed nieuws Er is geen de methode

13 De basisdoelstelling Scan als Kopie of Vervanging van het origineel In een open dossier? Of een gesloten dossier?

14 Ook wanneer de scan een kopie is Zal dit waarschijnlijk hetgeen zijn dat in de praktijk gebruikt wordt als raadpleegmedium En dan kan het maar beter goed zijn Dan dat het niet klopt En de gebruiker het niet in de gaten heeft.

15 Wat bepaalt kwaliteit? Volledigheid Beeldkwaliteit A00213.jpg Koppeling met metadata A00215.jpg Is het bestand te openen? En wanneer is het goed? Toogdag 2014, Marc Holtman

16 Meest kwetsbaar Volledigheid Koppeling met metadata Beeldkwaliteit

17 Procesinrichting Meest effectieve manier van kwaliteitswaarborging Gedegen proces Met zo weinig mogelijk overdrachtsmomenten En waar mogelijk geautomatiseerd

18 Praat met je softwareleverancier! Toogdag 2014, Marc Holtman

19 Volledigheid Beste methode is 1:1 controle na scannen Anders steekproef Op basis van AQL principes

20 Koppeling met metadata Een scan zonder (juist) gekoppelde metadata Is zo goed als betekenisloos Ervaring SAA: creëren, corrigeren en / of standaardiseren van metadata kan 80% van de totale tijd in beslag nemen

21 Koppeling met metadata Twee mogelijke situaties: Er zijn al metadata Er zijn nog geen metadata Geen gouden recept Maar wezenlijk onderdeel waar vooraf over nagedacht moet zijn

22 Koppeling met metadata Centraal aspect Bestandsnaamgeving

23 Beeldkwaliteit Controleren kan van moeilijk tot makkelijk Moeilijk:

24 Beeldkwaliteit Controleren kan van moeilijk tot makkelijk

25

26 Ervaringen uit de praktijk Presentatie Toogdag Utrecht, 20 september 2014 Annette Allaart Data Matters

27 Logistiek - Fysiek archief - Digitaliseerder - Collectief - Zorg voor zo min mogelijk overdachtsmomenten. - Weet wie er verantwoordelijk zijn op welk moment.

28 Scannen Afhankelijk van het doel, opstellen van kwaliteitseisen. Bespreek met de leverancier wat de mogelijkheden zijn. Materiaal kan erg divers zijn, bijvoorbeeld bros, doorschijnend en/of gescheurd. Kan al het materiaal door een doorvoerscanner of is het hier niet geschikt voor? Moeten er extra handelingen vooraf worden gedaan om het materiaal scanklaar te maken. Maak afspraken over de verantwoordelijkheid bij bijvoorbeeld schade aan het archiefstuk. Keuze maken voor het bestandsformaat. Per archiefstuk scannen of per dossier? Welke metadata wordt meegenomen in de scans? Belangrijk: van te voren overleggen met de leverancier wat er mogelijk is.

29 Verwerken Teruggave fysiek archief & scans. Fysiek archief opbergen in het depot. Iedereen op de hoogte brengen van de teruggave. Scans ordenen en opslaan in een e-depot.

30 Distribueren Opslaan, e-depot ja/nee? Presentatie Archief Beheer Systeem

31 Controleren Steekproefsgewijs. Vergelijking origineel met de scan. Denk hierbij aan het doel van het digitaliseren. Fouten die hier aan het licht komen kunnen nu nog kenbaar worden gemaakt aan de digitaliseerder en kan eventueel opnieuw worden gescand.

32 Herstellen Is het aantal fouten meer dan toegestaan volgens de steekproef, terug naar de digitaliseerder. Maak hier afspraken over! Blijven samenwerken.

33 Vragen? Toogdag 2014, Marc Holtman