e-depot Veel gestelde vragen en antwoorden voor aangesloten overheden

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "e-depot Veel gestelde vragen en antwoorden voor aangesloten overheden"

Transcriptie

1 e-depot Veel gestelde vragen en antwoorden voor aangesloten overheden

2 Voorwoord Steeds meer overheidsorganisaties werken digitaal. Daardoor neemt de productie van digitale informatie toe. Al deze informatie wordt in de toekomst alleen nog maar digitaal opgeslagen en beheerd. Het Noord-Hollands Archief ontwikkelt daarom een e-depot. Dit is een veilige en betrouwbare digitale bewaaromgeving, van waaruit informatie altijd en overal kan worden geraadpleegd. Wil je weten wat een e-depot precies is? Wat de voorwaarden zijn voor aansluiting of heb je vragen over digitale informatie? Lees dan deze veel gestelde vragen en antwoorden voor aangesloten overheden. Noord-Hollands Archief september 2014

3 Inhoud 1. e-depot algemeen Wat is het, hoe verloopt de ontwikkeling, en wat is de planning? 2 2. Volledig digitaal werken en archiveren Een voorwaarde voor aansluiting? 4 3. Aansluiting op het e-depot formeel regelen Welke afspraken moeten er gemaakt worden en welke service kan ik verwachten? 5 4. Van het ontstaan van informatie, naar de ontsluiting ervan via het e-depot Creëren Wat is belangrijk bij het aanmaken van digitale informatie? 6 Adviseren Wie kan ik waarvoor benaderen en hoeveel kost het mij? 10 Inspecteren Wie kan ik waarvoor benaderen en hoeveel kost het mij? 11 Opbergen Hoe verloopt de overdracht van mijn informatie naar het e-depot? 12 Beheren Hoe wordt de kwaliteit van mijn informatie gewaarborgd? 13 Raadplegen Wie kan informatie in het e-depot inzien en hoe gebeurt dat? 14

4 1. e-depot algemeen Wat is het, hoe verloopt de ontwikkeling en wat is de planning? Wat is een e-depot Depot? Het e-depot van het Noord-Hollands Archief is een digitale ruimte die wij beschikbaar stellen aan (aangesloten) overheidsorganisaties om hun digitaal archiefmateriaal in op te slaan. Daarbij horen bijvoorbeeld ook de technieken, processen en procedures die ervoor zorgen dat de kwaliteit en authenticiteit van digitaal archiefmateriaal voor een lange periode behouden blijven. Formeel is de definitie van e-depot: Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige harden software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. Met wie werkt het Noord-Hollands Archief samen bij de ontwikkeling keling van het e- e Depot? Het ontwikkelen van een e-depot doen wij niet alleen. Het is ondoenlijk en onwenselijk als overheidsorganisaties afzonderlijk van elkaar een complex en kostbaar e-depot ontwikkelen. Wij werken daarom nauw samen met andere Regionale Historische Centra en het Nationaal Archief. Zo maken wij bijvoorbeeld gebruik van de technische e- Depotvoorziening van het Nationaal Archief. Dat wil zeggen: zij beschikken over een virtuele archiefbewaarplaats (de technische voorziening) en wij huren daar een deel van. Het Nationaal Archief levert de hard- en software services, technology watch, de preservering 1 van de digitale bestanden en de technische helpdesk. De processen en procedures binnen ons e-depot geven wij zelf vorm. Zo werken wij bijvoorbeeld aan een overdrachtsprotocol en beschrijven hierin helder welke stappen gevolgd moeten worden bij overbrenging van digitaal archiefmateriaal. Waar bevindt het e-depote zich? Het e-depot bevindt zich op de servers van het Nationaal Archief. Dat wil niet zeggen dat een overheidsorganisatie het digitaal archiefmateriaal direct daar naartoe kan transporteren. Het Noord-Hollands Archief zal het materiaal eerst opvangen en hierop controles uitvoeren. Als de resultaten van de controles goed zijn, dan pas zetten wij het materiaal door naar het e-depot. Het Noord-Hollands Archief zorgt er dus voor dat, samen met jou, de informatie aan alle voorwaarden voldoet om opgenomen te kunnen worden in het e-depot.

5 Van welk elke software maakt het e-depot gebruik? Het Nationaal Archief maakt gebruik van de software Preservica5 van de Britse softwareontwikkelaar Tessella. Preservica5 wordt internationaal door nationale archiefdiensten gebruikt en is geschikt voor meerdere afnemers (multi-tenant structuur). Het is daarmee heel geschikt om de e-depots van de Regionale Historische Centra op aan te sluiten. Waar is het e-depot op gebaseerd? Om ervoor te zorgen dat het e-depot als opslagplaats betrouwbaar en toegankelijk is en blijft, moet het aan vele voorwaarden voldoen. Het e-depot is daarom gebaseerd op het internationale referentiemodel Open Archival Information System (OAIS). Dit model biedt een algemeen raamwerk voor duurzaam beheer en ontsluiting. Hoe waarborgt het Noord-Hollands ollands Archief de kwaliteit van het e-depot? e Het Noord-Hollands Archief gebruikt het ED3 toetsingskader om de kwaliteit van het e-depot te waarborgen. Er is al een audit geweest waarbij op alle aspecten van ED3 is gekeken hoe het Noord-Hollands Archief en het Nationaal Archief scoren. Periodiek wordt deze audit herhaald, maar dan door een externe partij. Op deze manier houden het Noord- Hollands Archief en het Nationaal Archief zicht op de knelpunten en kunnen zo nodig maatregelen treffen om de kwaliteit te behouden. Wanneer is het e-depot e beschikbaar? Volgens onze planning is het e-depot begin 2015 klaar. We willen de aansluitingen van overheden gereguleerd laten plaatsvinden. Onze adviseur neemt begin volgend jaar contact op met alle aangesloten overheidsorganisaties om af te stemmen wanneer ze kunnen aansluiten.

6 2. Volledig digitaal werken en archiveren Een voorwaarde voor aansluiting? Ik werk op dit moment met papieren en met digitale informatie in mijn werkprocessen. Waarom zou ik volledig digitaal werken? Op dit moment werken veel van de bij het Noord-Hollands Archief aangesloten overheidsorganisaties met een tussenvorm: een hybride situatie waarbij zowel digitale, als papieren documenten worden gebruikt in de werkprocessen. Deze tussenvorm is een stap in het groeipad dat een organisatie moet bewandelen voordat geheel digitaal kan worden gewerkt. Toch heeft een hybride situatie enkele nadelen. Zo is het voor medewerkers verwarrend als er zowel originele en niet-originele digitale documenten naast elkaar bestaan. Ook is het in deze situatie minder duidelijk wat de betrouwbaarheid van de dossiers is. Bovendien is het archiefbeheer in een hybride situatie gecompliceerd en kostbaar, en is het lastig om informatie toegankelijk te maken. Juist een volledige en betrouwbare informatievoorziening is van groot belang voor de organisatie. Daarom streeft het Noord-Hollands Archief ernaar om overheidsorganisaties te begeleiden in het proces naar volledig digitaal werken en archiveren. Ik wil volledig digitaal werken en archiveren. Hoe kan ik dat doen? Bij de overgang naar volledig digitaal werken en archiveren, is het belangrijk dat overheidsorganisaties aandacht besteden aan vervanging en aan een goede informatiebeheeromgeving. Vervanging, ook wel substitutie genoemd, wil zeggen dat papieren originelen worden vervangen door digitale originelen, zodat de informatie uit de werkprocessen (van vastleggen tot archiveren) geheel digitaal is. Concreet betekent dit dat papieren documenten gescand worden, de digitale versies de status van origineel krijgen en dat de papieren documenten vernietigd worden. Een goede informatiebeheeromgeving is belangrijk zodat een organisatie zelf in staat is om digitale informatie op een correcte manier op te slaan en te beheren vóórdat het wordt overgebracht naar het e-depot. Onze adviseur en onze inspecteurs kunnen aangesloten overheidsorganisaties informeren en ondersteunen bij vervanging en het realiseren van een goede informatiebeheeromgeving.

7 3. Aansluiting op het e-depot formeel regelen Welke afspraken moeten er gemaakt worden en welke service kan ik verwachten? Ben ik verplicht om mijn digitale informatie over te brengen naar het Noord-Hollands Archief? De betekenis van digitale informatie is dezelfde als die van informatie die in papieren vorm is opgeslagen. Dezelfde wettelijke verplichtingen die voor informatie op papier gelden, zijn dus ook op digitale informatie van toepassing. Ik heb een DVO (dienstverleningsovereenkomst) met het Noord-Hollands Archief. Wijzigt deze als ik digitaal materiaal overbreng? De bedoeling is om de bestaande DVO intact te houden. Afspraken over digitale opslag in het e-depot worden straks in een apart DVO opgenomen. Dit is een aanvulling op de reguliere DVO. Kan digitale informatie na afronding van een zaak, direct in het e-depot e worden ondergebracht in plaats van v in een eigen digitale archiefbeheeromgeving mgeving? Het inrichten van een eigen duurzame digitale archiefbeheeromgeving is tijdrovend en kostbaar. Het Noord-Hollands Archief onderzoekt daarom ook de mogelijkheid van uitplaatsing. Uitplaatsing is het plaatsen van informatie in het e-depot, zonder dat er sprake is van formele overbrenging. De overheidsorganisatie blijft in dit geval verantwoordelijk voor de informatie. Uitplaatsing vereist een koppeling met het DMS van een overheidsorganisatie. Kan ik alleen documenten overbrengen naar het digitale archief of ook data uit databases? Op dit moment wordt de focus gelegd op documentoverdracht, net zoals dat bij het papieren archief gebeurt. We laten ons wel informeren over opslag van data uit databases, omdat wij inzien dat dit in de toekomst steeds belangrijker wordt als onderdeel van het archief. Echter, bij de realisatie van het e-depot wordt dataopslag vooralsnog buiten beschouwing gelaten. Tot wanneer kan ik papieren archieven overdragen aan het Noord-Hollands Archief? Papieren archiefmateriaal kan altijd aan ons overdragen worden. Maar wij adviseren een overheidsorganisatie met een hybride situatie, zo snel mogelijk te werken naar een situatie waarbij het digitale archief leidend is. Eén vorm van archiefmateriaal maakt het namelijk makkelijker om het archiefmateriaal bij elkaar te houden, te beheren en toegankelijk te maken.

8 4. Van het ontstaan van informatie naar de ontsluiting ervan via het e-depot Creëren, adviseren, inspecteren, opbergen, beheren, raadplegen Creëren Wat is belangrijk bij het aanmaken van digitale informatie? Metadata Wat zijn metadata? Denk eens aan een foto die je maakt met een camera. Terwijl je de foto maakt registreert een camera vaak automatisch op welke datum je de foto hebt gemaakt, op welk tijdstip, en soms zelfs op welke locatie. Dat soort gegevens, die meer vertellen over het document of de informatie, heten metadata. Ook bij overheidsdocumenten worden metagegevens bijgehouden, zoals de opsteller van een document, wanneer het is aangemaakt, of er wijzigingen zijn doorgevoerd etc. Sommige metadata worden automatisch bijgehouden, andere moeten handmatig worden toegevoegd. Waarom zijn metadata zo belangrijk? Het vastleggen van metadata is essentieel voor de betrouwbaarheid van informatie en maakt het vinden, uitwisselen, interpreteren en duurzaam beheren van informatie mogelijk. Zo kun je dankzij metadata een document makkelijker vinden door te zoeken op bijvoorbeeld naam of datum. Ook wordt de uitwisseling van informatie makkelijker, omdat je aan de metadata kunt zien welk bestandsformaat een document heeft en of dat wel wordt ondersteund door een ander systeem. Als iedereen dezelfde metadataset hanteert, dan kunnen we er gezamenlijk dezelfde interpretatie aan geven. Een simpel voorbeeld is een titel van een document. Bij de een heet het titel, bij de ander onderwerp. Om ervoor te zorgen dat we allemaal hetzelfde bedoelen, is het handig om hierover afspraken te maken. Tot slot zijn metadata heel belangrijk bij het beheer van de informatie. Denk eens aan een Word-document. Misschien kunnen we dat over een aantal jaren niet meer openen. Door in de metadata te zoeken op alle documenten die een Word-formaat hebben, kunnen we deze bestanden allemaal selecteren en in één keer omzetten naar een formaat dat wel wordt ondersteund. Wat is het Toepassingsprofiel Metadatering voor Lokale Overheden precies? In het voorgaande antwoord werd al duidelijk dat het belangrijk is dat gemeenten afspraken maken over welke metadata worden vastgelegd. Dit zorgt voor eenduidigheid. Op 1 mei 2014 is er door KING (VNG) een standaard voor metadata vastgesteld: Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO).

9 In dit TMLO is een set van metadata beschreven die lokale overheden ten minste aan hun informatieobjecten moeten meegeven. Daarnaast kun je als organisatie zelf ook nog aanvullende metadata bijhouden. Hoe pas ik het TMLO toe? De eerste stap om het TMLO toe te passen binnen jouw organisatie, is het analyseren van de metagegevens die al binnen de organisatie worden bijgehouden. Dit zijn zowel de metagegevens die handmatig worden bijgehouden, als de metagegevens die automatisch door het systeem worden geregistreerd. Aan de hand van dit overzicht kun je vervolgens kijken in hoeverre de metadata overeenkomen met het TMLO. Dit heet mapping. Het kan zijn dat er gegevens, die wel verplicht zijn in het TMLO, ontbreken. Dan volgt de vraag hoe deze informatie kan worden toegevoegd. Voor advies kun je bij ons terecht. Wat is de relatie e van het TMLO met het e-depot? e Het e-depot van het Noord-Hollands Archief sluit aan bij landelijke standaarden. Om deze reden is ook aangesloten bij het TMLO. Dat betekent dat de archiefbescheiden van aangesloten overheidsorganisaties aan de verplichte metadata uit het TMLO moeten voldoen. Op deze manier zorgen we er gezamenlijk voor dat de informatie die uiteindelijk in het e-depot staat, goed te beheren en te vinden is. Hoe zorg ik ervoor dat mijn medewerkers de metadata altijd en nauwkeurig invoeren? Bij het aanmaken van informatie worden bepaalde gegevens vaak automatisch opgeslagen. Daarnaast moeten medewerkers in veel gevallen bepaalde informatie zelf, handmatig, toevoegen. Zo moeten zij bijvoorbeeld bij een document aangeven hoe lang het bewaard moet worden, voor wie het toegankelijk is of aanduiden aan welke zaak het gekoppeld moet worden. Het meegeven van dit soort data is een belangrijke en nauwkeurige taak. Het is belangrijk dat medewerkers weten waarom ze deze data meegeven. Als het belang ervan niet helder is, kan het meegeven van deze data als vervelende extra handeling worden gezien. Het is ook belangrijk om de kwaliteit van de metadata te controleren. Worden bijvoorbeeld de juiste metadata meegeven? En worden de velden allemaal ingevuld? Als de kwaliteit minder is dan gewenst, dan adviseren wij hierop te sturen. Wil je hierbij advies of hulp, neem dan contact op met onze adviseur. Digitale handtekening Wat is een digitale handtekening? Een digitale of elektronische handtekening is een digitale variant van een handgeschreven handtekening. In dit tijdperk waarin veel digitaal wordt gewerkt, is een digitale handtekening steeds belangrijker. Bij een digitale handtekening is het van belang om aan te tonen dat de ondertekenaar is wie hij zegt te zijn (door middel van identificatie en authenticatie) en om aan te tonen dat een ondertekend document authentiek is.

10 Is een digitale handtekening echt nodig? Voordat je een geschreven handtekening vervangt door een digitale, adviseren wij je om eerst vast te stellen of het wettelijk verplicht is dat het document ondertekend wordt. Vaak blijkt dat veel handtekeningen overbodig zijn. Is een handtekening wel vereist, dan kun je een digitale variant kiezen. Welke digitale handtekeningen en bestaan er? Er bestaan twee soorten digitale handtekeningen; een gewone en een gekwalificeerde. Een gewone digitale handtekening is direct gekoppeld aan een document of . Denk bijvoorbeeld aan een ingevoegde afbeelding (scan) van een handgeschreven handtekening. Een gekwalificeerde elektronische handtekening is een digitaal, gecertificeerd bestand dat aan een document is toegevoegd. Er zijn speciale instanties die certificaten uitgeven. De Nederlandse overheid maakt gebruik van een certificaat dat wordt uitgegeven door Public Key Infrastructure (PKI)-overheid. Deze handtekeningen zijn altijd rechtsgeldig en zijn juridisch gelijk aan een handgeschreven handtekening. Je kunt hierbij denken aan je DigiD die je gebruikt bij belastingaangifte. Van de gekwalificeerde digitale handtekeningen bestaan verschillende betrouwbaarheidsniveaus. Hoe bepaal ik welk betrouwbaarheidsniveau voor mijn overheidsdienst dienst geschikt is? Op de website van het Forum Standaardisatie is een Handreiking Betrouwbaarheidsniveau s (versie 2) over authentificatiemogelijkheden voor elektronische overheidsdiensten gepubliceerd. In dit document vind je een stappenplan om te bepalen welk betrouwbaarheidsniveau nodig is voor bepaalde documenten. Om het makkelijk te maken heeft het Forum Standaardisatie deze analyse al voor een aantal documentsoorten gemaakt en de resultaten hiervan samengevat in een tabel. Bestandsformaten Wat zijn open bestandsformaten? Om informatie duurzaam te bewaren, verplicht de overheid om zoveel mogelijk te werken met bestandsformaten die voldoen aan een open standaard. Open standaard wil zeggen dat de techniek achter een document transparant is zodat dat elke software dit type bestand kan ondersteunen. Er kan van open standaarden worden afgeweken, mits daarr een geldige reden voor is, bijvoorbeeld omdat bepaalde functionaliteiten niet in een open standaard aanwezig zijn. Open standaarden verbeteren de digitale communicatie tussen overheden onderling en ook tussen overheid, bedrijven en burgers, omdat deze formaten overal geopend en daardoor gemakkelijk uitgewisseld kunnen worden. Daarnaast zorgen open standaarden ervoor dat een gebruiker niet afhankelijk is van een specifieke producent. Denk bijvoorbeeld aan een Word-document. Je hebt een Microsoft softwarepakket nodig om dit document te kunnen

11 lezen. Hier moet je licenties voor betalen. Voor de overheid is het beter om zoveel mogelijk commercieel onafhankelijk te zijn. Welke open bestandsformaten zijn er? Op de website van het Forum Standaardisatie kun je een actuele lijst van open standaarden bekijken. Opslagplaats van digitale informatie Aan welke eisen moet mijn opslagplaats voor digitale informatie voldoen? Het opslagsysteem moet voldoen aan de NEN2082. Deze norm is opgesteld voor de functionaliteit van software voor recordmanagement en richt zich op bijvoorbeeld opname, classificatie, beheer en volgen, ter beschikking stelling, selectie en verwijdering (waaronder overbrenging en export) en audit-trail. De norm schrijft ook eisen voor met betrekking tot workflow, rapportages en bewaring van digitaal ondertekende stukken. Voor de informatiebeheeromgeving is het toetsingsinstrument RODIN ontwikkeld. Met de uitkomsten van de meting kunnen organisaties zien in welke mate hun digitale beheeromgeving aan de standaarden voldoet. RODIN richt zich op drie deelgebieden: beleid en organisatie, informatiebeheer en ICT-beheer en -beveiliging.

12 Adviseren Wie kan ik waarvoor benaderen en hoeveel kost het mij? Wie is de adviseur digitale informatie van het Noord-Hollands Archief? Onze adviseur digitale informatie is Mirjam Bakker, Kan ik bij het Noord-Hollands Archief terecht voor advies? Als je tot onze aangesloten overheidsorganisaties behoort, dan kun je onze adviseur kosteloos raadplegen. Waar kan het Noord-Hollands Archief mij over adviseren? Onze adviseur digitale informatie is beschikbaar voor advies over alle onderwerpen die te maken hebben met een digitaliseringstraject en aansluiting op ons e-depot. Voorbeelden zijn vervanging, digitale handtekening, metagegevens, open standaarden, techniek, wet- en regelgeving.

13 Inspecteren Wie kan ik waarvoor benaderen en hoeveel kost het mij? Wie zijn de inspecteurs van het Noord-Hollands Archief? Onze inspecteurs zijn Roland Bisscheroux, en Stinie Francke, Waarom is inspectie voor mijn organisatie belangrijk? Inspectie houdt de organisatie een spiegel voor. Onze inspecteurs geven inzicht in het archiefbeheer binnen de organisatie: voldoet het aan de eisen of zijn er verbeterpunten? Inspectie kun je zien als een instrument voor bewaking van de kwaliteit van de informatievoorziening. Wat kosten inspecties? Inspecties kosten niets voor de aangesloten overheidsorganisaties. Wat is het t takenpakket van de inspecteur? Eén of tweejaarlijks verslag op basis van KPI s Beoordelen vernietigingslijsten Beoordelen handboeken vervanging Beoordelen plannen wijziging ordeningssysteem of invoering nieuw archiveringssysteem RODIN-audit ter beoordeling van de digitale beheeromgeving Bij grote gemeenten periodiek overleg over de stand van zaken Beoordeling bouw of aanpassing van een archiefruimte Periodiek integrale inspectie Initiëren van het werkproces overbrenging binnen het Noord-Hollands Archief Toetsing goede, geordende en toegankelijke staat van een archief (fysiek en digitaal) Aangeven kaders voor de informatievoorziening bij samenwerkingsverbanden tussen overheden

14 Opbergen Hoe verloopt de overdracht van mijn informatie naar het e-depot? Hoe verloopt de overdracht van mijn informatie naar het e-depot? e Het Noord-Hollands Archief test op dit moment de opname van digitaal archiefmateriaal in een testomgeving van het e-depot. Op basis hiervan wordt onderzocht welke handelingen er moeten worden verricht door een archiefvormer en door het Noord-Hollands Archief om archiefmateriaal soepel te kunnen overbrengen naar het e-depot. Dit wordt gevat in een zogenaamd overdrachtsprotocol. Het protocol is op dit moment nog in ontwikkeling. Onze adviseur kan je informeren over de status van het protocol en de actuele inhoud.

15 Beheren Hoe wordt de kwaliteit van mijn informatie gewaarborgd? Hoe zorgt het e-depot e voor de kwaliteit van mijn informatie? Informatie die voor de lange termijn wordt bewaard, moet altijd toegankelijk blijven. Dat is niet zo makkelijk als het lijkt. De technologische ontwikkelingen staan namelijk niet stil. Vernieuwingen op het gebied van bijvoorbeeld bestandsformaten en hardware volgen elkaar in rap tempo op. Denk maar eens aan de opslagmedia van de afgelopen decennia: floppy, diskette, DVD en USB-stick. Hardware en software van nu, is over een aantal jaar niet meer leesbaar. Daarmee gaat de informatie die het bevat verloren. In het e-depot is daar een oplossing voor bedacht. De duurzaamheid en raadpleegbaarheid van informatie worden gewaarborgd middels preservering. Dat wil zeggen dat er tijdig aandacht is voor het omzetten naar een actueel bestandsformaat, zodat de authentieke informatie gewaarborgd én toegankelijk blijft. We onderscheiden passieve en actieve preservering. Passieve preservering betekent dat in het e-depot continu automatische integriteitcontroles worden uitgevoerd waarbij gezocht wordt naar ontbrekende en corrupte bestanden. Er is een signaalfunctie waardoor er maatregelen kunnen worden getroffen ter verbetering. Actieve preservering betekent dat wij zelf tools inzetten om te kijken of er correctiemaatregelen nodig zijn. Voorbeelden van tools zijn PRONOM (een register met technische informatie over bestandsformaten) en de hard- en software die nodig zijn om de verschillende bestandsformaten te lezen) en enkele standaard migratie- en karakterisatietools. Uiteraard wordt je geïnformeerd over acties die het Noord-Hollands Archief uitvoert met jouw informatie. Om er zeker van te zijn dat informatie niet verloren gaat, bewaart het Noord-Hollands Archief in het e-depot ook het oorspronkelijk opgenomen informatiebestand. Zo kan altijd worden teruggegrepen op het origineel. Wordt de kwaliteit van de e-depot e omgeving zelf ook periodiek getoetst? De inrichting van het e-depot is gebaseerd op het model ED3. Na livegang wordt het e- Depot periodiek door een externe partij getoetst op de onderdelen van dit model. Waar nodig worden er correctiemaatregelen getroffen.

16 Raadplegen Wie kan informatie in het e-depot inzien en hoe gebeurt dat? Is mijn archiefmateriaal door iedereen in te zien als het in het e-depot is geplaatst? De archiefvormer bepaalt zelf de toegankelijkheid van de archiefinformatie. In het overdrachtsprotocol is opgenomen dat de archiefvormer de openbaarheid met onze inspecteurs bespreekt en eventueel aanpast voordat het wordt opgenomen in het e-depot. De mate van openbaarheid wordt in de metadata vastgelegd. De techniek van het e-depot zorgt, aan de hand van de metadata, automatisch voor de naleving van de (beperkte) mate van openbaarheid. Hoe kan iemand informatie uit het e-depote raadplegen? Een burger kan via de website van het Noord-Hollands Archief informatie zoeken. Als de informatie zich in het e-depot bevindt, dan wordt dit aangegeven. Deze informatie kan nog niet direct online worden geraadpleegd. Wij werken aan online presentatiemogelijkheden. Op dit moment wordt ook onderzocht hoe ambtenaren vanaf hun werkplek informatie uit het e-depot kunnen raadplegen. Onze adviseur kan hierover meer vertellen.

17 Aantekeningen

18 Aantekeningen

19 Meer informatie? adviseur digitale informatie Mirjam Bakker, inspecteurs Roland Bisscheroux, Stinie Francke,

Algemene vragen. Specifieke vragen. Wat is de naam van uw organisatie? (verplicht) DiVault. Wat is de naam van uw e-depot oplossing?

Algemene vragen. Specifieke vragen. Wat is de naam van uw organisatie? (verplicht) DiVault. Wat is de naam van uw e-depot oplossing? Algemene vragen Wat is de naam van uw organisatie? (verplicht) DiVault Wat is de naam van uw e-depot oplossing? DiVault Wat is uw naam? (verplicht) Hans Mannaert Wat is uw e-mailadres? (verplicht) hans@divault.nl

Nadere informatie

Samenvatting bijeenkomst Pilot Uitplaatsing digitaal archief gemeente Haarlem

Samenvatting bijeenkomst Pilot Uitplaatsing digitaal archief gemeente Haarlem Samenvatting bijeenkomst Pilot Uitplaatsing digitaal archief gemeente Haarlem Noord-Hollands Archief, 17 november 2014 In 2014 hebben de gemeente Haarlem en het Noord-Hollands Archief samen gewerkt aan

Nadere informatie

nemen van een e-depot

nemen van een e-depot Stappenplan bij het in gebruik nemen van een e-depot CONCEPT VOOR FEEDBACK Bijlage bij Handreiking voor het in gebruik nemen van een e-depot door decentrale overheden 23 juli 2015 Inleiding Dit stappenplan

Nadere informatie

Verslag van de bijeenkomst. Informatie duurzaam digitaal toegankelijk

Verslag van de bijeenkomst. Informatie duurzaam digitaal toegankelijk Verslag van de bijeenkomst Informatie duurzaam digitaal toegankelijk 10 oktober 2011 Informatie duurzaam digitaal toegankelijk Verslag van de bijeenkomst voor de verantwoordelijken voor de informatievoorziening

Nadere informatie

Ieder document direct beschikbaar

Ieder document direct beschikbaar Slide 1 Ieder document direct beschikbaar 4 februari 2016 1 Slide 2 Over Expansion Implementatiespecialist op gebied van digitale documentverwerking en archivering Verantwoordelijk voor volledig implementatietraject

Nadere informatie

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet.

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet. Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij samenwerkingsverbanden, ofwel Verbonden Partijen Welke afspraken te maken tussen de Verbonden Partij en de deelnemers? Werkgroep LOPAI / sectie

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2015 GR Ferm Werk Vastgesteld door het dagelijks bestuur van Ferm Werk op 9 juni 2016 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording

Nadere informatie

Rapportage Eindevaluatie, observaties en leerpunten

Rapportage Eindevaluatie, observaties en leerpunten Rapportage Eindevaluatie, observaties en leerpunten Pilot Uitplaatsing digitaal archief gemeente Haarlem Auteurs: Noord-Hollands Archief: Jan Kuipers, Fieke Krikhaar Vormgeving: Ilse Kaldenbach 17 november

Nadere informatie

Termen en begrippen Eisen Duurzaam Digitaal Depot

Termen en begrippen Eisen Duurzaam Digitaal Depot Afgedrukt : 722011 Pagina 1 van 12 R.S. Jonker Aangeboden digitaal archiefstuk A Digitaal archiefstuk (DA), zoals de archiefvormer het aanbiedt aan het depot. Hiertoe wordt het door de zorgdrager verwijderd

Nadere informatie

Digitaal archiveren. Timo van Houdt werkgroep Archieven

Digitaal archiveren. Timo van Houdt werkgroep Archieven Digitaal archiveren Timo van Houdt werkgroep Archieven Digitale dementie Digitaal Analoog Virtueel Fysiek Bestand Document Digitaal werken = normaal Digitaal archiveren = problematisch Vandaag Gisteren

Nadere informatie

Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces

Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces Anje van der Lek Wat gaan we doen? Vanuit mijn perspectief: (overheid, archiefwet) Het e-depot Tenant architectuur Vanuit jullie perspectief: (particuliere

Nadere informatie

Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal

Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal werken Jan Beens (Regionaal Archief Nijmegen) Geert-Jan van Bussel (Van Bussel Document Services) Introductie De elementen zijn afkomstig

Nadere informatie

TMLO: PRAKTISCHE TOEPASSING

TMLO: PRAKTISCHE TOEPASSING TMLO: PRAKTISCHE TOEPASSING IPO themadag Digitale Duurzaamheid 8 maart 2016 Joost van Koutrik, Het Utrechts Archief Marielle Jansen ten Berge, Provincie Utrecht VOORDAT WE BEGINNEN... Er zijn twee soorten

Nadere informatie

Het digitaal samenstellen en uniformeren van projectdocumentatie.

Het digitaal samenstellen en uniformeren van projectdocumentatie. Het digitaal samenstellen en uniformeren van projectdocumentatie. As-Built Documentatie digitaal op orde Als uw bedrijf actief is in de Marine, Off-Shore, energie of chemische industrie, dan heeft u voor

Nadere informatie

Best practise e-depot. Streekarchieven zoeken de samenwerking op

Best practise e-depot. Streekarchieven zoeken de samenwerking op Best practise e-depot Streekarchieven zoeken de samenwerking op Opwarmen met stellingen Een e-depot is de verantwoordelijkheid van de markt Een e-depot is de verantwoordelijkheid van de archiefdienst Een

Nadere informatie

Archiefinnovatie Decentrale Overheden

Archiefinnovatie Decentrale Overheden Archiefinnovatie Decentrale Overheden 9 maart 2015 / Nationaal Archief / Het Utrechts Archief Digitale Taken Rijksarchieven / Landelijke e-depot infrastructuur Pilot e-depot gemeente Utrecht en Het Utrechts

Nadere informatie

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 De voorzitter van het College van de Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit besluit vast te stellen het volgende: Besluit voor het beheer

Nadere informatie

Het E-depot. Orville Mac Donald, medewerker standaarden en richtlijnen. Afd. Archief en collectiebeheer, Sectie Digitaal beheer. Informatiekundige.

Het E-depot. Orville Mac Donald, medewerker standaarden en richtlijnen. Afd. Archief en collectiebeheer, Sectie Digitaal beheer. Informatiekundige. Stadsarchief Amsterdam Het E-depot Standaardiseren voor een betere dienstverlening 24-06-2014 Orville Mac Donald, medewerker standaarden en richtlijnen. Afd. Archief en collectiebeheer, Sectie Digitaal

Nadere informatie

De elektronische handtekening en de Dienstenrichtlijn De elektronische handtekening Wat zegt een elektronische handtekening?

De elektronische handtekening en de Dienstenrichtlijn De elektronische handtekening Wat zegt een elektronische handtekening? De en de Dienstenrichtlijn Deze factsheet behandelt de Dit is een middel om te kunnen vertrouwen op berichten en transacties. Op 28 december 2009 moet in alle EU-lidstaten de Dienstenrichtlijn zijn ingevoerd.

Nadere informatie

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Versie april 2013 Inhoudsopgave 1. Aanleiding... 3 2. Leeswijzer... 4 3. Matrix Archiefwet... 5 Auteur: Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING)

Nadere informatie

DIGITAL FOREVER. Digital Assets at risk

DIGITAL FOREVER. Digital Assets at risk DIGITAL FOREVER Digital Assets at risk 1 DR G.J. VAN BUSSEL Archivaris, Bedrijfskundige, Bestuurlijk Informatiekundige Lector Digital Archiving & Compliance (HvA) Strategisch Beleidsadviseur College van

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond: Gelezen het voorstel van de secretaris; Gelet op artikel 4 van de Arehiefverordening gemeenschappelijke regeling DCMR

Nadere informatie

Digitaal Depot Nationaal Archief

Digitaal Depot Nationaal Archief Wat is een e-depot? Jacqueline Slats Nationaal Archief of the Netherlands Studiedag Digitale Depots, 15 oktober 2008 Felixarchief Antwerpen 1 De Digitale Overheid De samenleving werkt meer en meer met

Nadere informatie

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. komt ook tekst 22-1-2014. Utrecht.nl

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. komt ook tekst 22-1-2014. Utrecht.nl Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht Hier komt tekst Digitaal erfgoed Metagegevens & Hier 22-1-2015 Architectuur komt ook tekst 22-1-2014 Bert van Kooten Kennis- en Kwaliteitscentrum Documentaire informatie

Nadere informatie

Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen

Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Vlaardingen. Nr. 9264 2 februari 2015 Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen 1. Algemeen / inleiding: De gemeente

Nadere informatie

Archiefzorg en beheer 2013/2014

Archiefzorg en beheer 2013/2014 T Archiefzorg en beheer 2013/2014 Verslag aan de raad ten behoeve van de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van (analoge en digitale) archieven conform de Archiefwet 1995 Inhoudsopgave

Nadere informatie

Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619

Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619 COLLEGE VAN DIJKGRAAF EN HOOGHEEMRADEN COMMISSIE BMZ ALGEMEEN BESTUUR Agendapunt 5.2.C BIJLAGE 2 Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619 In D&H: 16-09-2014 Steller: drs.

Nadere informatie

Informatie duurzaam digitaal toegankelijk mr M. J. Martin Berendse Algemeen Rijksarchivaris

Informatie duurzaam digitaal toegankelijk mr M. J. Martin Berendse Algemeen Rijksarchivaris Informatie duurzaam digitaal toegankelijk mr M. J. Martin Berendse Algemeen Rijksarchivaris Informatie duurzaam digitaal toegankelijk 10-10- 2011 Content management: Alle relevante informatie, altijd,

Nadere informatie

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. Hier komt ook tekst. Utrecht.nl

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. Hier komt ook tekst. Utrecht.nl Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht Hier komt tekst Metagegevens Metagegevens & & Architectuur Architectuur Hier komt ook tekst 22-1-2015 22-1-2014 Ben de Jong Kennis- en Kwaliteitscentrum Documentaire

Nadere informatie

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 (Volgens de systematiek van kritische prestatie indicatoren voor achief-

Nadere informatie

Fundamenten voor pilot: theoretische modellen, juridisch kader, functioneel ontwerp en architectuur

Fundamenten voor pilot: theoretische modellen, juridisch kader, functioneel ontwerp en architectuur Fundamenten voor pilot: theoretische modellen, juridisch kader, functioneel ontwerp en architectuur Pilot Uitplaatsing digitaal archief gemeente Haarlem Modellen, juri uridisch kader,, FO en architectuur

Nadere informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie Documentair StructuurPlan Een handleiding naar informatie over informatie Handleiding en model Documentair StructuurPlan Inhoudsopgave Inleiding...3 De onderdelen van een Documentair StructuurPlan...5

Nadere informatie

Archiveren digitale bestemmingsplannen. Workshop

Archiveren digitale bestemmingsplannen. Workshop Workshop Tijdens deze sessie Aanleiding Vervolgens in de praktijk: Hans Dekker van de gemeente Houten Karola Czuj van de gemeente Almere Ysbrand Tromp van de provincie Overijssel Discussie Ambitie en doel

Nadere informatie

Artikel 4 De directeur van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.

Artikel 4 De directeur van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers. 4C. BESLUIT INFORMATIEBEHEER REGIO TWENTE - besluit dagelijks bestuur van 20 maart 1998 Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Dit besluit verstaat onder: a. documenten de in de wet in artikel 1, onder

Nadere informatie

NOTITIE. Algemeen. Projectdefinitie

NOTITIE. Algemeen. Projectdefinitie NOTITIE Van : Joost Salverda, Ellie Schetters Kopie aan : Fred van Kan, Dirk Jan Dolfing, Karin Schoonderwoerd, Marc van den Hoogen Datum : 13-7-2015 Onderwerp : Pilot e-depot provincie Gelderland en Gelders

Nadere informatie

*13.077867* 13.077867

*13.077867* 13.077867 *13.077867* 13.077867 Onderwerp Advies Dossiercode kwaliteitsplan digitaal archief Corsakwaliteitsplan digitaal archief Corsa MEMO INTERN Van : Jean-Luc Rouvroye Aan : zaakgericht werken Datum : 20 november

Nadere informatie

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers?

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? RUD-werkgroep LOPAI, 10 september 2012 Wat gaat er veranderen? Met ingang

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Heerhugowaard,

Nadere informatie

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen.

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen. HANDREIKING Onderwerp Archiveren digitale ruimtelijke plannen Aan Gebruikers RO Standaarden Van Geonovum, Monique van Scherpenzeel Datum 3 februari 2010 Status publiek In deze handreiking is aangegeven

Nadere informatie

portefeuillehouder a k.,klid> -\ k-- paraaf,'

portefeuillehouder a k.,klid> -\ k-- paraaf,' Gemeente Zandvoort B&W-ADVIES Verordening Nadere regels Beleidsnota Overig Na besluit (B&W/Raad): Uitgaande brief verzenden Stukken retour Publicatie Afdeling / werkeenheid: PD/FZ Auteur : E. de Dreu Datum

Nadere informatie

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân;

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014 De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, en Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Provincie

Nadere informatie

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998)

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998) Het college van burgemeester en wethouders van Coevorden; gelet op artikel 8 van de Archiefverordening besluit vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van

Nadere informatie

Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers

Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers Algemeen De omgevingsdiensten voeren taken uit op het gebied van Wabo namens de provincie en de gemeenten in hun werkgebied. Welke taken dat zijn, is per

Nadere informatie

Interne Memo nr. INT14-1518

Interne Memo nr. INT14-1518 Interne Memo nr. INT14-1518 Aan: college van B&W van Heerhugowaard Van: Johan Hoogewerf Datum: 30 juni 2014 Onderwerp: Verslag archief-kpi s gemeente Heerhugowaard 2014 Afschrift aan: 1. LOKALE REGELGEVING

Nadere informatie

Digitale duurzaamheid 101. Wat het is, wat het niet is en wat u er mee moet.

Digitale duurzaamheid 101. Wat het is, wat het niet is en wat u er mee moet. Digitale duurzaamheid 101 Wat het is, wat het niet is en wat u er mee moet. Wie zijn wij? Vader van Amber (5) en Stijn (3) Getrouwd met Pamela O.a.Vader.man.vriend.eigenzinnig. dichter.gouda.zelfstandig

Nadere informatie

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010;

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010; BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WAALWIJK 2014 Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1. 1. Dit besluit bedoelt met: a. wet de Archiefwet 1995; b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen (NH),

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 368 13 november 2015 Besluit informatiebeheer RUD Zeeland 2015 Het Dagelijks

Nadere informatie

Een generiek toetsingskader voor de archiefinspectie van de gemeente Almere

Een generiek toetsingskader voor de archiefinspectie van de gemeente Almere Een generiek toetsingskader voor de archiefinspectie van de gemeente Almere Auteur : drs. F.P. Smit, archiefinspecteur Versie : 0.9 Datum : 30 juni 2010 Status : Ter vaststelling Stadsarchivaris INHOUD

Nadere informatie

Monitor Erfgoedinspectie

Monitor Erfgoedinspectie Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Monitor Erfgoedinspectie Staat van de naleving 2011-2012 Bijlage: Integrale vragenlijst met antwoorden, toezichtveld archieven A2 Hoeveel

Nadere informatie

ManageWare Pro Postbus 568 3700AN Zeist Tel.: 030-692 5701 Fax: 084-718 8468. Documentenbeheer

ManageWare Pro Postbus 568 3700AN Zeist Tel.: 030-692 5701 Fax: 084-718 8468. Documentenbeheer Documentenbeheer Inleiding ConsultManager heeft nu een professionele module om documenten te archiveren, te koppelen aan cliënten, artsen, etc., en te beheren. Het was al mogelijk om externe documenten

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard

Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard Het dagelijks bestuur van het Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening en

Nadere informatie

Inleiding. Record. Specificatie ToPX 2.1

Inleiding. Record. Specificatie ToPX 2.1 Prins Willem-Alexanderhof 20 2595 BE Den Haag T +31-70-331 5400 www.nationaalarchief.nl Contact W. van der Reijden Recordkeeping adviseur T +31 6 55 26 79 52 wout.van.der.reijden@nationaal archief.nl Specificatie

Nadere informatie

Archiveren ruimtelijke plannen

Archiveren ruimtelijke plannen Plicht of noodzaak? 6 juni 2013 Monique van Scherpenzeel Tijdens deze sessie Kader: Wet- en regelgeving Andere kaders Vereisten Aan de slag: Wat ga ik morgen doen 1 Welke Gemeenten Provincies Rijk Beheersverordening

Nadere informatie

Hybride archivering. Omslagproces van analoog naar digitaal. En wat doen we in de tussentijd? Organisatie, gedrag en cultuur (MO3?

Hybride archivering. Omslagproces van analoog naar digitaal. En wat doen we in de tussentijd? Organisatie, gedrag en cultuur (MO3? Hybride archivering Omslagproces van analoog naar digitaal Organisatie, gedrag en cultuur (MO3?) En wat doen we in de tussentijd? Statusbepaling leidende drager Omgang met ordening en borging: - gebruiksdrager

Nadere informatie

Presentatie e-depot: het archief van de toekomst. Chantal Keijsper 22 januari 2015

Presentatie e-depot: het archief van de toekomst. Chantal Keijsper 22 januari 2015 Presentatie e-depot: het archief van de toekomst Chantal Keijsper 22 januari 2015 Context van de pilot: landelijke ontwikkelingen Een veranderende samenleving Samenwerking in de archiefsector en breder

Nadere informatie

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant Startnotitie informatie bij de provincie Noord-Brabant 1. Inleiding Duurzame toegankelijkheid van informatie hangt af van de manier waarop informatiedragers, zoals nota s, brieven en emailberichten worden

Nadere informatie

De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en DWR Archief

De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en DWR Archief Erfgoedinspectie Pagina 2 van 18 Inhoud Inhoud Inleiding... 4 1 Algemeen beeld... 5 2 Het in bewaring geven van digitaal archief bij het e-depot... 7 3 Het e-depot van het Nationaal Archief als voorziening...

Nadere informatie

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek.

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. I. Algemeen De Archiefinspectie Rijckheyt houdt, conform artikel 32 van de Archiefwet 1995, toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte archiefbescheiden

Nadere informatie

Stappenplan digitaal archiefbeheer

Stappenplan digitaal archiefbeheer Stappenplan digitaal archiefbeheer Vooraf Dit stappenplan behandelt een deelprobleem voor het archiefbeheer. Het gaat alleen om een inventarisatie van de digitale archieven die uw instelling beheert. Voor

Nadere informatie

Eindverslag Werkpakket Digitaal overbrengen

Eindverslag Werkpakket Digitaal overbrengen Eindverslag Werkpakket Digitaal overbrengen Pilot e-depot gemeente Utrecht & Het Utrechts Archief 2014 1 2 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING... 4 2 OPDRACHT... 5 3 RESULTATEN EN PRODUCTEN... 5 4 DIGITAAL OVERBRENGEN...

Nadere informatie

Eerste uitwerking strategisch thema 'Betrouwbare digitale informatie is de basis'

Eerste uitwerking strategisch thema 'Betrouwbare digitale informatie is de basis' Eerste uitwerking strategisch thema 'Betrouwbare digitale informatie is de basis' versie 30 augustus 2013 De beschikbaarheid van betrouwbare digitale overheidsinformatie is de basis voor het goed kunnen

Nadere informatie

Procedure, voorwaarden en richtlijnen (Handleiding) bij het opnemen van particuliere archieven door het

Procedure, voorwaarden en richtlijnen (Handleiding) bij het opnemen van particuliere archieven door het Bijlage bij het Plan voor de acquisitie van particuliere archieven, 2014-2018 Procedure, voorwaarden en richtlijnen (Handleiding) bij het opnemen van particuliere archieven door het RHC Zuidoost Utrecht

Nadere informatie

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van Statenmededeling Onderwerp Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014 Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant Kennisnemen van Jaarverslag Zorgplicht archieven 2013-2014 Aanleiding In november 2013 is

Nadere informatie

Baseline Informatiehuishouding Gemeenten. Managementsamenvatting

Baseline Informatiehuishouding Gemeenten. Managementsamenvatting Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Managementsamenvatting Bijdragen De hieronder genoemde personen hebben in samenwerking met KING bijgedragen aan de totstandkoming van de Baseline Informatiehuishouding

Nadere informatie

NAAR EEN GEMEENSCHAPPELIJKE E-DEPOTVOORZIENING IN OVERIJSSEL deel 1. algemene conclusies en aanbevelingen

NAAR EEN GEMEENSCHAPPELIJKE E-DEPOTVOORZIENING IN OVERIJSSEL deel 1. algemene conclusies en aanbevelingen NAAR EEN GEMEENSCHAPPELIJKE E-DEPOTVOORZIENING IN OVERIJSSEL deel 1 algemene conclusies en aanbevelingen 1 APRIL 2015 COLOFON AUTEUR Vincent Sleebe (Historisch Centrum Overijssel) VORMGEVING Peter Dees

Nadere informatie

Vertrouwende Partij Voorwaarden UZI-register

Vertrouwende Partij Voorwaarden UZI-register Vertrouwende Partij Voorwaarden UZI-register Het UZI-register koppelt op unieke wijze de fysieke identiteit aan een elektronische identiteit en legt deze vast in een certificaat. Hierbij maakt het UZI-register

Nadere informatie

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst. Het Rotterdamse E-depot

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst. Het Rotterdamse E-depot Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst Het Rotterdamse E-depot Stand van zaken Het Stadsarchief Rotterdam heeft twee opdrachten: Als informatiebeheerder van Rotterdam, klaarstaan voor de digitale

Nadere informatie

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten Gemeenteblad van de gemeente Tubbergen Jaargang: 2014 Nummer: 67 Uitgifte: 30 oktober 2014 Bekendmaking van het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d. 30 oktober 2014, tot vaststelling

Nadere informatie

Eindverslag Werkpakket Toetsing Utrechtse Referentiearchitectuur

Eindverslag Werkpakket Toetsing Utrechtse Referentiearchitectuur Eindverslag Werkpakket Toetsing Utrechtse Referentiearchitectuur Pilot e-depot gemeente Utrecht & Het Utrechts Archief 2014 1 2 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING... 3 2 OPDRACHT... 5 3 RESULTATEN EN PRODUCTEN...

Nadere informatie

rhc 1 6MRT 2016 Of m UKJ regionaal tiistorisch centrum eindhoven

rhc 1 6MRT 2016 Of m UKJ regionaal tiistorisch centrum eindhoven rhc regionaal tiistorisch centrum eindhoven 1510936 1 6MRT 2016 Of m UKJ Raiffeisenstraat 18, 5611 CH Eindhoven Postbus 191 5600 AD Eindhoven 040-264 99 40 040-264 99 77 info@rhc-eindhoven.nl wwv/.rhc-eindhoven.nl

Nadere informatie

Acquisitiebeleidsplan Noord-Hollands Archief 2015-2020

Acquisitiebeleidsplan Noord-Hollands Archief 2015-2020 Acquisitiebeleidsplan Noord-Hollands Archief 2015-2020 Maart 2015 Het Noord-Hollands Archief wil fungeren als het geheugen van de provincie Noord-Holland en de aangesloten gemeenten in Kennemerland en

Nadere informatie

Draaiboek Invoering Basisregistratie Personen l Afnemers

Draaiboek Invoering Basisregistratie Personen l Afnemers Draaiboek Invoering Basisregistratie Personen l Afnemers Hoofdstap 3 Voorbereiden Publicatiedatum: oktober 2014 Inleiding U heeft een vastgesteld plan van aanpak, u weet welke voorbereidende werkzaamheden

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 162 8 juli 2015 Informatieverordening RUD Zeeland 2015 Het Algemeen Bestuur van

Nadere informatie

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014. (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT)

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014. (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT) VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014 (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT) Samenstelling i.o.v. de streekarchivaris A.A. van der Houwen, archiefinspecteur

Nadere informatie

DE IDENTITEITSKAART EN MICROSOFT OFFICE

DE IDENTITEITSKAART EN MICROSOFT OFFICE DE IDENTITEITSKAART EN MICROSOFT OFFICE Deze handleiding is bedoeld voor iedereen die met een elektronische identiteitskaart documenten van Microsoft Office wil ondertekenen. In deze handleiding leggen

Nadere informatie

Producten en Diensten Catalogus voor het Nationaal Archief/Service Organisatie Digitale Infrastructuur en Advies

Producten en Diensten Catalogus voor het Nationaal Archief/Service Organisatie Digitale Infrastructuur en Advies Producten en Diensten Catalogus voor het Nationaal Archief/Service Organisatie Digitale Infrastructuur en Advies Versie 1.1 Datum Mei 2014 Status Definitief Auteur Con Sadée 1 INLEIDING TOT DE DIENSTVERLENING...

Nadere informatie

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011 Regeling van 17 oktober 2011, nr. DGB/2011-6422, Staatscourant 26 oktober 2011 nr. 19115 De directeur-generaal voor de Belastingdienst, Gelet op artikel 7, vierde

Nadere informatie

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage.

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage. Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl

Nadere informatie

Selectie en vernietiging

Selectie en vernietiging Selectie en vernietiging Het wettelijk kader De ophef in 1998 over het vernietigen van dossiers van de Militaire Inlichtingen Dienst (MID), in de pers en in de Tweede Kamer, laat zien dat van overheidsorganisaties

Nadere informatie

Archiefreglement provincie Fryslân 2005

Archiefreglement provincie Fryslân 2005 Provinciaal Blad no. 30 Uitgegeven: 27 maart 2009 Archiefreglement provincie Fryslân 2005 De commissaris van de Koningin in de provincie Fryslân, provinciale staten van Fryslân en gelet op artikel 7 van

Nadere informatie

ARCHIVERING IN SAMENWERKINGSVERBANDEN

ARCHIVERING IN SAMENWERKINGSVERBANDEN ARCHIVERING IN SAMENWERKINGSVERBANDEN PROGRAMMA Voorstellen Inleiding Verschillende vormen van samenwerking Gevolgen voor archiefzorg en archiefbeheer Aan de slag: wat te regelen? VOORSTELLEN Jeanine Nolen

Nadere informatie

Beveiliging en bescherming privacy

Beveiliging en bescherming privacy Beveiliging en bescherming privacy Beveiliging en bescherming privacy Duobus B.V. Nieuwe Boteringestraat 82a 9712PR Groningen E info@duobus.nl I www.duobus.nl September 2014 2 Voorwoord Als organisatie

Nadere informatie

Eindverslag Werkpakket Metadata

Eindverslag Werkpakket Metadata Eindverslag Werkpakket Metadata Pilot e-depot gemeente Utrecht & Het Utrechts Archief 2014 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING... 4 2 DE OPDRACHT... 6 3 RESULTATEN EN PRODUCTEN... 7 3.1 ANALYSE OP VERPLICHT INDIEN

Nadere informatie

Hyarchis.Net MKB. Hyarchis.Net MKB voor efficiënte ondernemers. Stroomlijn al uw digitale- en papierstromen

Hyarchis.Net MKB. Hyarchis.Net MKB voor efficiënte ondernemers. Stroomlijn al uw digitale- en papierstromen Hyarchis.Net MKB Hyarchis.Net MKB voor efficiënte ondernemers Stroomlijn al uw digitale- en papierstromen Heeft uw bedrijf door alle uitpuilende archiefkasten soms meer weg van een papieropslag? Kunt u

Nadere informatie

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding?

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding? Bijlage 1. Beantwoording van de KPI-vragen Hieronder volgen de relevante antwoorden op de KPI-vragen. Het schematische overzicht van de archief-kpi s met beantwoording in het kort is als bijlage 2 aan

Nadere informatie

Metadata mogelijkheden, ambities en praktijk

Metadata mogelijkheden, ambities en praktijk Metadata mogelijkheden, ambities en praktijk Symposium Een DIM-visie voor de toekomst Vincent Teerling i.s.m. Het Papieren Tijger Netwerk Metadata voor meerdere doeleinden Metadata worden gebruikt om:

Nadere informatie

Substitutie, de eerste stap naar een E-depot. Miriam Weeda

Substitutie, de eerste stap naar een E-depot. Miriam Weeda Substitutie, de eerste stap naar een E-depot Miriam Weeda Inhoud De weg naar een Machtiging voor vervanging Een E-depot opbouwen Structuur van je E-depot? En dan Even voorstellen 2003 in DIV-wereld terechtgekomen

Nadere informatie

Kwaliteitssysteem Documentaire informatie 2.0

Kwaliteitssysteem Documentaire informatie 2.0 Kwaliteitssysteem Documentaire informatie 2.0 voor een kwalitatief goede Utrechtse informatiehuishouding versie 0.96 Leidraad Metagegevens Metagegevens worden gebruikt om andere gegevens te beschrijven

Nadere informatie

Digitaal werken en digitaal archiveren

Digitaal werken en digitaal archiveren Digitaal werken en digitaal archiveren DRM en substitutie bij DNB Bert Kooi en Ines van Dijk 15 maart 2016 Programma Substitutie Van digitale hulpmiddelen naar digitaal werken Fysiek hybride digitaal archief

Nadere informatie

Versie 26april 2016 (EvA/BC/2016/FAQ-list)

Versie 26april 2016 (EvA/BC/2016/FAQ-list) Veelgestelde vragen Jeugdgezondheidszorg In deze lijst met veelgestelde vragen vindt u antwoorden op vragen rondom privacy, inzage van dossiers, etc. Staat uw vraag er niet tussen of zijn de antwoorden

Nadere informatie

Functionele beschrijving: scannen naar van Brug software.

Functionele beschrijving: scannen naar van Brug software. Functionele beschrijving: scannen naar van Brug software. Algemeen Met de KYOCERA scannen naar van Brug Software beschikt u over een efficiënte oplossing om uw documenten te scannen naar het Notarieel

Nadere informatie

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Verslag betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats Samenstelling

Nadere informatie

Registratie Data Verslaglegging

Registratie Data Verslaglegging Registratie Data Verslaglegging Registratie Controleren en corrigeren Carerix helpt organisaties in het proces van recruitment en detachering. De applicatie voorziet op een eenvoudige wijze in de registratie

Nadere informatie

CONCEPT VOOR FEEDBACK

CONCEPT VOOR FEEDBACK voor het in gebruik HANDREIKING nemen van een e-depot door decentrale overheden CONCEPT VOOR FEEDBACK 23 Juli 2015 inhoudsopgave 1. Een woord vooraf 2. Wat is een e-depot 3. Welke overwegingen maak je

Nadere informatie

HNW010 en Alfresco. Een onderzoek naar informatiebeheer en collaboratietools bij Het Nieuwe Werken in Rotterdam

HNW010 en Alfresco. Een onderzoek naar informatiebeheer en collaboratietools bij Het Nieuwe Werken in Rotterdam HNW010 en Alfresco Een onderzoek naar informatiebeheer en collaboratietools bij Het Nieuwe Werken in Rotterdam stafafdeling inspectie Stadsarchief Rotterdam oktober 2012 HNW010 doc.loods 965177 1/8 Inleiding

Nadere informatie

Rapport metadata. Pilot Uitplaatsing digitaal archief gemeente Haarlem

Rapport metadata. Pilot Uitplaatsing digitaal archief gemeente Haarlem Rapport metadata Pilot Uitplaatsing digitaal archief gemeente Haarlem Auteurs: Laatste wijziging: 22 oktober 2014 Versie: 1.0 Noord-Hollands Archief: Stinie Francke, Jan Kuipers, Jan van der Male Gemeente

Nadere informatie

DUTO Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie

DUTO Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie DUTO Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie Erik Saaman (projectleider DUTO) NORA Gebruikersraad, 9 juni 2015 normenkader@nationaalarchief.nl Duurzaam toegankelijke overheidsinformatie

Nadere informatie