Archivering by Design,

Transcriptie

1 Archivering by Design, een andere kijk op digitaal archiveren Erik Saaman Gastcollege Archiefwetenschap UvA 8 april 2019

2 Wat doet het Nationaal Archief? Beheer en presentatie nationale collectie overheidsinformatie. Ondersteuning overheden en archiefinstellingen bij het archiveren van hun eigen collectie informatie.

3 Kwis: missie van het Nationaal Archief? Het is onze missie om informatie te organiseren en universeel toegankelijk en bruikbaar te maken. Wij dienen ieders recht op informatie.

4 Is archivering van gegevens nodig? Antwoord: ja, maar niet noodzakelijk als losstaande activiteit Gegevensmanagement omvat archivering van gegevens: Gegevensmanagement is het integraal en beheerst verwerken van gegevens in een organisatie zowel op strategisch tactisch als operationeel niveau met als doel de gewenste kwaliteit en beschikbaarheid te realiseren. NORA GM-AP7: We archiveren gegevens daar waar dat vereist is. Maar waarom dan, en wat betekent het?

5 Waarom archiveren?

6

7

8 Informatie is van waarde

9 Uitvoering taken

10 Informatie over veiligheid vloeren lastig te vinden Er is geen wettelijke afspraak hoelang bouwtekeningen bewaard moeten blijven. [..] Een bouwtekening alleen is bovendien niet genoeg om de veiligheid van een parkeergarage vast te stellen. Bron: nos.nl/artikel/ informatie-over-veiligheid-betonnen-vloeren-lastig-te-vinden.html

11 Verantwoording

12 Nieuw bewijs 'Teevendeal' gevonden In het strafdossier over een ontsnappingspoging van Cees H. blijkt een afdruk te zitten van de vroegere boekhouding van het Openbaar Ministerie. Bron: nos.nl/nieuwsuur/video/

13 Informatie voor burgers en bedrijven

14 Voorlopig geen vergunningen voor rondvaartboten A dam Ook is reders gevraagd informatie toe te zenden via WeTransfer, [..]. Maar omdat WeTransfer de gegevens na een paar dagen verwijdert, kon de juistheid en volledigheid ervan niet meer worden vastgesteld. Bron:

15 Onderzoek

16 Amsterdam CS in oude glorie hersteld Dankzij het feit dat Cuypers heel veel archiefmateriaal heeft achtergelaten Bron: nos.nl/artikel/ oude-wachtkamer-amsterdam-cs-open-alsof-er-nooit-iets-is-veranderd.html

17 Wettelijke grondslag

18 Informatie in alle vormen

19 Archiefbescheiden Alle informatie die een overheidsorganisatie ontvangt of maakt bij het uitvoeren van haar taken (procesgebonden informatie) Ongeacht vorm, apparaat, plaats, beheerder, etc. Verantwoordelijkheid voor archivering per organisatie: Bestuurlijk: bestuurder(s) verantwoordelijk voor de taken Uitvoerend: aan te wijzen door (of namens) de bestuurder Bij uitwisseling tussen overheidsorganisaties zijn beiden verantwoordelijk, elk vanuit eigen taken

20 Keuzes maken

21 Wat is archiveren?

22 Bewaren van afgehandelde informatie, voor gebruik later

23 Bewaren van afgehandelde informatie, voor gebruik later

24 Duurzaam toegankelijk bewaren van alle informatie, voor gebruik nu en later

25 Vindbaar

26 Beschikbaar

27 Leesbaar

28 Interpreteerbaar

29 Betrouwbaar

30 Bestand tegen veranderingen

31 Hoe archiveren?

32 Uit de papieren tijd: life cycle model creatie of ontvangst opname in dossier afsluiten dossier overbrengen of vernietigen werk omgeving dynamisch archief semi-statisch archief statisch archief werksystemen archiveringssysteem focus nog vaak op inrichten en overdracht naar archiveringssystemen

33 Life cycle model onder druk Oplossingen zoeken creatie of ontvangst opname in dossier in de werksystemen afsluiten dossier overbrengen of vernietigen werksysteem werksystemen langer bewaren Wanneer overzetten? Verplaatsing: kwetsbaar, bewerkelijk, duur, ten koste van kwaliteit en functionaliteit, vaak niet nodig eerder opnemen archiveringssysteem

34 Of ontkoppelde gegevenslaag creatie of ontvangst opname in dossier afsluiten dossier overbrengen of vernietigen werksystemen ontkoppelde gegevenslaag archiveringssysteem

35 Archiveren kan overal, mits Vindbaar Beschikbaar Leesbaar Interpreteerbaar Betrouwbaar Bestand tegen veranderingen

36 Archivering by design Maak keuzes in de ontwerpfase Denk vanuit de toekomstige gebruikers Kijk naar de toekomst

37 Ontwerpkeuzes maken op het moment van Opstellen architectuur en standaarden Inkoop Nieuwbouw Aanpassingen Migratie en uitfaseren (!!!)

38 Gebruikers centraal Voorbeelden secundair gebruik WOB-verzoek behandelen; Kamervraag beantwoorden; managementrapportage; personeelsconflict; accountantscontrole; inspectie; parlementair onderzoek; heropenen dossier; bezwaar en beroep; onderhoud gebouwen en systemen; persbericht opstellen; historisch onderzoek

39 Voorbeelden archivering by design Renovatie tunnel Gemeente Amsterdam Digitaal Stelsel Omgevingswet Digitale rechtspraak Consulaire dienstverlening Buitenlandse zaken

40 Voorbeelden gebruikerswensen Zoeken, zoeken, zoeken!!! Specifieke metagegevens Overal, snel en voor alle betrokken beschikbaar Niet alleen documenten Leesbaarheid bijzondere formaten Informatie onweerlegbaar

41 Voorbeelden ontwerpkeuzes Duurzame formaten, zorg voor viewers Persistent identifiers Verwijzing naar gerelateerde entiteiten in metagegevens Overkoepelend informatiemodel Richt centrale toegang in Scheiding gegevenslaag van werk- en archiveringssystemen