Nota Digitale Duurzaamheid Duurzaam toegankelijke overheidsinformatie

Transcriptie

1 Provincie Noord-Brabant Nota Digitale Duurzaamheid Duurzaam toegankelijke overheidsinformatie Auteur Provincie Noord-Brabant Datum 11 december 2015 Versie 1.0

2

3 Inhoud 1 Inleiding Aanleiding Voor wie is deze Nota Digitale Duurzaamheid? 2 2 Visie op digitale duurzaamheid Wat is digitale duurzaamheid? Waarom is digitale duurzaamheid belangrijk? Uitgangspunten voor digitale duurzaamheid 4 3 Kaderstelling digitale duurzaamheid Governance Normenkader voor digitale duurzaamheid 6 4 Maatregelen digitale duurzaamheid Organisatie en processen Informatiesystemen Gegevens en techniek Informatiearchitectuur 10 Bijlage A: Normenkader DUTO 11 Bijlage B: Bewaarstrategieën 13 Bijlage C: Begrippen 15 Bijlage D: Bronnen 16 Nota Digitale duurzaamheid 1/16

4 1 Inleiding Voor u ligt de Nota Digitale Duurzaamheid van de provincie Noord-Brabant. De nota legt op concernniveau vast hoe de provincie Noord-Brabant omgaat met duurzaam toegankelijke overheidsinformatie. Op deze manier maakt de provincie van informatie een strategisch bedrijfsmiddel dat bijdraagt aan de realisatie van de kerntaken en haar ambities hierin. 1.1 Aanleiding Op 18 december 2014 heeft de Zuidelijke Rekenkamer (ZRK) het bestuurlijk rapport Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie provincie Noord-Brabant opgeleverd. De ZRK heeft de provincie aanbevolen om een overkoepelende provinciale visie op informatiebeleid te formuleren. Zij stelde dat door het ontbreken hiervan de provincie bij de invoering van volledig digitaal werken het risico loopt dat informatie onvoldoende duurzaam toegankelijk is. In hoofdstuk 5, Beantwoording hoofdvraag, conclusies en aanbevelingen, worden de geconstateerde bevindingen beschreven met daarbij de conclusies en de aanbevelingen van de onderzoekers. Dit hoofdstuk heeft mede de basis gevormd voor deze nota. Voorafgaand aan deze nota is een Informatievisie, Samen, Slim en Innovatief, opgesteld. De Informatievisie beschrijft een toekomstbeeld dat bestaat uit vier pijlers, namelijk: Samen realiseren De overheid, dat zijn wij Kijk op Brabant Modern en Flexibel Elke pijler kent een aantal aandachtsgebieden. Digitale duurzaamheid is als aandachtsgebied ondergebracht bij de pijler De overheid, dat zijn wij. In deze Nota Digitale Duurzaamheid verdiepen we dit onderwerp. Het zal duidelijk zijn dat digitale duurzaamheid zich niet beperkt tot één onderdeel, maar betrekking heeft op alle zaken binnen de informatievoorziening: van de context en interpretatie van digitale objecten, tot procesinrichting, softwarekeuze, beheersregimes en overdrachtsprotocollen. De Nota Digitale Duurzaamheid vormt het kader voor een uitvoeringsplan waarin concrete acties voor de komende jaren zijn uitgewerkt. 1.2 Voor wie is deze Nota Digitale Duurzaamheid? Deze Nota Digitale Duurzaamheid is bedoeld voor iedereen die een rol speelt in het beheren van informatie en het faciliteren van de informatievoorziening bij de provincie Noord-Brabant. Dit zijn in het bijzonder: proceseigenaren, beheerders, informatieadviseurs, architecten, CIO, portefeuillehouder en managers. De nota is te gebruiken als: kader: op welke wijze digitale duurzaamheid binnen de informatievoorziening van de provincie zal worden toegepast; basis voor het identificeren van de knelpunten en projecten om tot een niveau te komen waarbij de informatie voldoende duurzaam is; communicatiemiddel voor het delen van de beelden over wat digitale duurzaamheid is en wat je als organisatie moet doen om digitaal duurzaam te zijn; leidraad en toetsingskader bij het implementeren van duurzaamheidsoplossingen. 2/16 Nota Digitale Duurzaamheid

5 2 Visie op digitale duurzaamheid 2.1 Wat is digitale duurzaamheid? Digitale duurzaamheid is het aandachtsgebied dat zich richt op in de tijd gezien toegankelijk en bruikbaar houden van digitale overheidsinformatie. Het gaat hierbij dan niet alleen om traditionele documenten, zoals brieven, besluiten en rapporten, maar ook over de gegevens in databases, en over allerlei nieuwe vormen van (samengestelde) informatie, zoals webpagina s, mailberichten, digitale ruimtelijke plannen en social mediaberichten. De kernvraag bij digitale duurzaamheid is: hoe kunnen overheidsorganisaties eenmaal opgeslagen overheidsinformatie zo bewaren en beheren dat deze informatie in de tijd gezien, zowel voor de eigen organisatie als voor burgers, ondernemers, journalisten en onderzoekers beschikbaar, toegankelijk, leesbaar, interpreteerbaar en bruikbaar blijft? Dit terwijl de apparatuur, de programmatuur, de bestandsformaten en de opslagmedia die worden gebruikt bij het opslaan en lezen van digitale informatie, in de loop van de tijd veranderen of zelfs verdwijnen. Duurzame toegankelijkheid maakt onderdeel uit van het begrip digitale duurzaamheid en wil zeggen dat informatie vanaf het moment van ontstaan vindbaar en bruikbaar is voor iedereen die daar recht op heeft en voor zolang noodzakelijk is. Om duurzame toegankelijkheid mogelijk te maken, is een set van afspraken en maatregelen nodig over aspecten als governance, inrichtingsvoorzieningen (o.a. metadata, bewaartermijnen) en binnen de provincie toe te passen bewaarstrategieën op informatie en data van zowel actieve als reeds gearchiveerde dossiers. 2.2 Waarom is digitale duurzaamheid belangrijk? We bewaren overheidsinformatie om te kunnen (her-)gebruiken in werkprocessen. Daarnaast speelt het een belangrijke rol bij het reconstrueren van het handelen van overheidsorganisaties en (actieve) openbaarmaking van overheidsinformatie. Een ander doel is het zorgen dat de informatie kan worden geraadpleegd vanuit het oogpunt van cultuurhistorie. Sinds de introductie van bij bedrijven, zo midden jaren negentig, wordt er geworsteld met het beheren en bewaren van digitale informatie. Daar waar informatie in papieren vorm tot dat moment beheersbaar was en volgens vaste routes werd behandeld en uiteindelijk gearchiveerd, bood digitaal de toekomst als het om snelheid, transparantie en beschikbaarheid ging. Maar er ontstonden meteen ook nieuwe problemen, waaronder het ontwikkelen van goede beheeromgevingen waarbij het duurzaam bewaren van relevante informatie afkomstig uit verschillende kanalen, één van de pijlers is. Het rapport Een dementerende overheid van de Rijksarchiefinspectie schetste in 2005 al de risico s van het niet-realiseren van digitale duurzaamheidstrategieën in de informatiehuishouding van het Rijk. De voornaamste conclusie was dat als er niet snel maatregelen getroffen zouden worden, een deel van de overheidsinformatie voorgoed verloren zou raken. Er zou in dat geval in sneltreinvaart een gat in het collectieve geheugen ontstaan. In 2012 is dit onderzoek herhaald en verscheen het rapport Beperkt houdbaar? Duurzame toegankelijkheid in een digitale omgeving bij de Rijksoverheid. Eén van de conclusies van dit rapport was dat bijna alle bevindingen uit het onderzoek van 2005 nog geldig waren. Wel had de mindset van overheidsorganisaties een verandering ondergaan: digitaal werken was inmiddels de norm. Binnen alle overheden liepen op dat moment dan ook digitaliseringstrajecten om de omschakeling naar volledig digitaal werken en digitale dienstverlening mogelijk te maken. Een extra drive om niet te treuzelen, is de Kabinetsvisie digitale overheid 2017, die stelt dat in Nota Digitale duurzaamheid 3/16

6 2017 alle overheidsdiensten door bedrijven en burgers digitaal afgenomen kunnen worden. De redenen om als overheidsinstantie digitaal duurzaam te willen en te moeten zijn, zijn in wezen niet anders dan bij de papieren informatiehuishouding het geval was. Het grote verschil is dat er andere beheermethoden en procedures nodig zijn om relevante informatie ten behoeve van de bedrijfsvoering, het publiek en het nageslacht te laten behouden, terwijl alles eromheen, apparatuur, programmatuur, bestandsformaten en opslagmedia steeds aan veranderingen onderhevig zijn. 2.3 Uitgangspunten voor digitale duurzaamheid Onderstaande principes vormen het gemeenschappelijke vertrekpunt voor het realiseren van digitale duurzaamheid bij de provincie Noord-Brabant. De provincie Noord-Brabant werkt opgavegestuurd, zaakgericht en digitaal De bedrijfsprocessen waarmee wij invulling geven aan de opgaven van de provincie Noord- Brabant worden door middel van zaakgericht werken volledig digitaal uitgevoerd. De fysieke post wordt gescand ten behoeve van de digitale behandeling in het bedrijfsproces. Uitgaande documenten waarbij een handgeschreven handtekening wordt vereist dan wel gewenst, worden eveneens gescand en in het betreffende zaakdossier gevoegd. Digitale duurzaamheid vanaf het begin Vanaf het moment van creatie of ontvangst van informatie die voor kortere of langere tijd bewaard moet worden, worden zoveel mogelijk zaken geregeld die voor de hele levensduur van de informatie van belang zijn. Uitgangspunt is de beschrijving van de bedrijfsprocessen, waarin is aangegeven welke informatie in dat proces wordt ontvangen en gecreëerd. Daardoor is bekend hoelang de informatie gearchiveerd moet worden en welke regimes er gelden ten aanzien van openbaarheid, beveiliging, bewaring en vernietiging. Bedrijfsprocessen zijn leidend De waarde van de procesgebonden informatie met bijbehorend risicoprofiel op de gevolgen van voortijdig informatieverlies, is leidend voor de toepassing van duurzaamheidsmaatregelen. Informatie wordt immers in samenhang gearchiveerd omdat ze enerzijds de weerslag vormt van de uitvoering en anderzijds omdat de informatie nog lang actief wordt gebruikt binnen de bedrijfsprocessen. Dit betekent dat de afweging om informatie te bewaren en de manier waarop dat gebeurt, wordt gemaakt vanuit het belang van het bedrijfsproces. In interprovinciaal verband is dit verder uitgewerkt in bewaartermijnen die zijn opgenomen in een vastgestelde provinciale selectielijst, Provisa. 4/16 Nota Digitale Duurzaamheid

7 3 Kaderstelling digitale duurzaamheid 3.1 Governance Binnen de provinciale organisatie heeft iedereen een rol in goed en verantwoord informatiebeheer. Denk hierbij aan de medewerker die de informatie creëert en de proceseigenaar die verantwoordelijk is voor het proces waarin de informatie gebruikt wordt. Als zij/hij belangrijke informatie niet op de juiste wijze verwerkt, is het onmogelijk om die informatie terug te vinden en te gebruiken. Om invulling te geven aan een duurzaam (digitaal) informatiebeheer zijn taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de provinciale organisatie vastgelegd. Hiervoor gelden de volgende kaders: 1. Gedeputeerde Staten zijn verantwoordelijk voor de duurzame toegankelijkheid van de informatie die verband houdt met de taken van provinciale organen. De Commissaris van de Koning is verantwoordelijk voor de informatie die verband houdt met zijn rijkstaken. Deze rol wordt binnen de Archiefwet aangeduid als de zorgdrager. 2. (Digitale) informatie is van wezenlijk belang voor een goed functionerende overheidsinstelling. Informatie moet dan ook gezien worden als een bedrijfsmiddel en als zodanig worden beheerd. Dat wil zeggen dat de waarde, de ermee samenhangende risico s, de maatschappelijke verwachtingen en de juridische voorschriften ten aanzien van de verschillende soorten informatie dienen te worden vastgesteld, zodat passend beheer, inclusief risicoreductie op voortijdig verlies, mogelijk wordt gemaakt. 3. De verschillende verantwoordelijkheden rondom het zorgdragerschap, het informatie- en archiefbeheer van overgebrachte en niet-overgebrachte archiefbescheiden en gedelegeerd uitvoering geven aan dit beheer liggen respectievelijk vast in de Archiefverordening van de provincie Noord-Brabant 1996, laatst gewijzigd 8 november 2013, de Regeling Archiefbeheer Noord-Brabant, geldend vanaf 11 december 2014 en de Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant, geldig sinds 1 januari De individuele verantwoordelijkheid van de ambtenaar in de zorgvuldige omgang met s, waaronder het registreren en archiveren van formele wordt geregeld in het reglement Provincie Noord-Brabant van 11 december Met de invoering van zaakgericht werken per 4 mei 2015 ligt de verantwoordelijkheid voor de inhoudelijke kwaliteit van de zaakdossiers bij de proceseigenaar c.q. de behandelend ambtenaar. Bij opgavegestuurd werken worden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer afspraken gemaakt over digitaal duurzaam informatiebeheer. 6. Bij organisatieveranderingen, te denken valt aan opheffing, samenvoeging, splitsing of tijdelijke instelling, dient vooraf beschreven te zijn wie het zorgdragerschap heeft. 7. Bij mandatering van provinciale taken aan andere organisaties gelden dezelfde kwaliteitseisen voor duurzaam informatiebeheer als bij de provincie Noord-Brabant. 8. De organisatie heeft een proces ingericht om de kwaliteit van het duurzaam informatiebeheer te monitoren en te verbeteren. Nota Digitale duurzaamheid 5/16

8 3.2 Normenkader voor digitale duurzaamheid Een overzicht van wettelijke kaders, richtinggevende documenten, normen en standaarden is opgenomen in de Nederlandse OverheidsReferentie Architectuur (NORA), thema Digitale Duurzaamheid. In maart 2015 is door het Nationaal Archief in concept verschenen Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (DUTO). Ondanks dat het normenkader zich nog in de fase van review- en praktijkevaluatie bevindt, is deze na een analyse van de aanbevelingen van de ZRK met de Verdiepingsnota, samen met de richtlijnen van NORA als uitgangspunt voor deze nota gekozen. Het Normenkader DUTO ziet zichzelf als het instrument dat overheidsorganisaties helpt om hun oplossingen en plannen voor nieuwe en bestaande informatiesystemen te toetsen op duurzame toegankelijkheid. Het DUTO heeft tien basisprincipes geformuleerd die enerzijds over de informatie zelf gaan en anderzijds over de processen en de software die gebruikt worden dan wel nodig zijn voor de creatie, het beheer en het gebruik van de aanwezige informatie. Denk hierbij aan zaken als inventarisatie, vastleggen contextinformatie, beschikbaarheid, bewaring en overbrenging. Deze basisprincipes moeten na implementatie van toepassing worden op alle relevante informatie die voortvloeit uit de uitoefening van de provinciale taken. De provincie Noord-Brabant adopteert de basisprincipes zoals het Normenkader DUTO die beschrijft en voegt daar nog twee principes aan toe. Zie voor een samenvatting van de principes van het normenkader, inclusief toevoeging, bijlage A. Om het DUTO-normenkader te kunnen toepassen moet invulling worden gegeven aan de volgende twee randvoorwaarden: 1. De organisatie heeft een DUTO-profiel vastgesteld met de kwaliteitseisen voor duurzame toegankelijkheid van de bedrijfsinformatie. Het profiel is gebaseerd op de afgeleide principes van DUTO, maar kan voor specifieke situaties beperkter of uitgebreider zijn. Zolang er geen DUTO-profiel is vastgesteld, geldt de hele lijst van afgeleide principes als het profiel. 2. Bij elke geplande verandering in de zin van een nieuw of verbeterd informatiesysteem, wordt een DUTO-toets met risicoanalyse uitgevoerd op de mate van duurzame toegankelijkheid. 6/16 Nota Digitale Duurzaamheid

9 4 Maatregelen digitale duurzaamheid Waar bestaat een duurzaam digitale informatiehuishouding uit? En een nog belangrijkere vraag: hoe krijg je dat voor elkaar als grote overheidsinstelling waarbij vele kanalen open staan in de communicatie met de buitenwereld? Hoe bepaal je de waarde van overheidsinformatie? Is dat over één kam te scheren of heb je daar verschillende zwaartecategorieën in? En wat zijn de gevolgen als overheidsinformatie vroegtijdig verloren gaat? Welke maatregelen, of beter gezegd: welke duurzaamheidstrategieën, zijn er en wanneer gebruik je de één of de ander? Kortom: wat doet de provincie Noord-Brabant om digitaal duurzaam te zijn? We kijken hiervoor niet alleen naar technologische maatregelen maar ook naar organisatie en processen. Onderstaande maatregelen worden de komende jaren uitgevoerd. Met het vaststellen van de in deze nota opgenomen kaders en maatregelen wordt de basis gelegd voor het opstellen van een operationeel plan. 4.1 Organisatie en processen Houdt bij de productie van digitale bestanden rekening met duurzaamheidseisen De zwaarte van de maatregelen tot duurzaamheid is van een aantal factoren afhankelijk, waaronder de duur van de betekeniswaarde van de informatie, de mogelijkheden in opslag en duurzame archivering binnen het (nieuwe) informatiesysteem, de (latere) doelgroepen die interesse hebben in de informatie, de gevolgen indien informatie voortijdig verloren gaat et cetera. Een DUTO-profiel zal bepalen welke kwaliteitseisen voor de provincie van toepassing zijn. Risicoanalyse is nodig voor het beoordelen van de informatiewaarde en de risicoklasse die daarmee samenhangt. De mate van te nemen maatregelen om het voortijdige verlies te beperken, wordt bepaald op basis van de risicoklasse, die geautomatiseerd wordt berekend aan de hand van een doorlichting van het proces. Risicoanalyse en -waardering is onderdeel van het (her)inrichten van een proces. Selecteer bij de vorming van een (zaak)dossier al bewust wat langdurig en blijvend bewaard moet worden Binnen de provincie is de belangrijkste bron hiervoor Provisa, het provinciale selectieinstrument dat op basis van werkprocessen aangeeft hoelang de dossiers bewaard dienen te blijven en daarmee toegankelijk moeten zijn. Dit proces begint al bij het aanmaken van een zaakdossier op basis van een gekozen zaaktype. Het Nationaal Archief heeft recentelijk de hotspot-monitor ontwikkeld. Dit is een methode waarbij periodiek wordt bezien of zich in een periode gebeurtenissen hebben voor gedaan die veel maatschappelijke beroering veroorzaken. Doel is om relevante informatie over deze gebeurtenissen, zgn. hotspots, uit te zonderen van de geldende vernietigingstermijn en ze voor blijvende bewaring in aanmerking te laten komen. Monitor de kwaliteit van de toegankelijkheid van informatie Door periodiek de kwaliteit van vastlegging van informatie te controleren is er zicht op de wijze waarop medewerkers hieraan uitvoering geven. Het goed omgaan met digitale informatie, met inachtneming van de afgesproken kwaliteitsnormen, is randvoorwaarde voor het kunnen vernietigen van papieren documenten. Nota Digitale duurzaamheid 7/16

10 Maak afspraken over digitaal duurzaam archiefbeheer bij opgavegestuurd werken Binnen de provinciale organisatie worden, in het kader van opgavegestuurd werken, zo nodig afspraken gemaakt tussen opdrachtgever en opdrachtnemer omtrent de wijze waarop invulling wordt gegeven aan digitaal informatiebeheer. Bij de formulering van de opdracht kan opdrachtgever hiervoor eisen opnemen. Neem digitaal informatiebeheer op bij overdracht van taken Wanneer taken van de provincie in mandaat door een andere organisatie worden uitgevoerd, worden kwaliteitseisen afgesproken waaraan het beheer van informatie moet voldoen. Hierbij worden in de opdrachtverlening afspraken gemaakt over de wijze waarop invulling wordt gegeven aan digitaal informatiebeheer. Begeleid medewerkers in het uitvoering geven aan informatiebeheer Medewerkers worden begeleid in de wijze waarop zij uitvoering geven aan het digitaal informatiebeheer. Denk hierbij aan het aanbieden van handreikingen, het geven van instructie en training en het opnemen van hulpmiddelen binnen applicaties. Daarnaast is er aandacht voor het bewust maken van medewerkers van de verantwoordelijk die men zélf heeft voor informatiebeheer. Breng voorzieningen in de ICT-beheeromgeving aan Indien het niet vooraf is gebeurd zal, bij het niet meer gebruiken van een informatiesysteem/database, de proceseigenaar met deskundigen op het gebied van ICT én archiefbeheer om tafel moeten om op basis van de informatiewaarde te onderzoeken wat er met de data en de informatie uit dat systeem dient te gebeuren. Overbrenging en uitplaatsing naar een e-depot Overbrenging naar een archiefbewaarplaats, waarbij het e-depot gezien kan worden als de digitale archiefbewaarplaats, is conform artikel 28 van de Archiefwet een verplichting voor de blijvend te bewaren archiefbescheiden. Gedeputeerde Staten hebben voor de provincie Noord-Brabant als bewaarplaats voor papieren bescheiden het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) aangewezen. Ook voor digitale bescheiden moeten wij een archiefbewaarplaats aanwijzen. Het Nationaal Archief (NA) heeft voor het Rijk een e-depot ontwikkeld. Dit e-depot stelt het NA nu ook ter beschikking aan de Regionaal Historische Centra en de provincies. De provincie Noord-Brabant sluit volgens planning in december 2016 aan op een e-depot. Op dit moment worden met adviserende, instrumentele en later ook geldelijke ondersteuning van Archief2020 voorbereidingen getroffen om een pilot hiervoor te starten. Deze is voorzien in het eerste halfjaar van Informatiesystemen Zorg voor duurzame bewaring van alle relevante informatie in systemen en databases Er zijn binnen de provincie volgens een ruwe inventarisatie 120 informatiesystemen in gebruik waarin zich archiefbescheiden bevinden. Sommige van deze systemen beschikken over functionaliteit waarbij de duurzaamheid van de opgeslagen informatie voor langere tijd is gegarandeerd, andere hebben deze functionaliteit niet. Overeenkomstig het eerste DUTOprincipe wordt de informatie in deze systemen gewaardeerd. Per systeem wordt in de komende jaren een archiveringsbeleid opgesteld, geïmplementeerd en beheerd. 8/16 Nota Digitale Duurzaamheid

11 Bij de aanschaf van nieuwe informatiesystemen zal tijdens het opstellen van het Programma van Eisen, aan de hand van het proces, al nagegaan worden of het archiefbescheiden gaat bevatten. Zo ja, dan wordt een afweging gemaakt of de betreffende informatie in een centraal archiefsysteem wordt opgenomen of dat het nieuwe informatiesysteem archieffunctionaliteit behoort te bezitten. Ook de informatie op de website, social mediaberichten, berichten, digitale agenda s en de transacties die voortkomen uit de digitale balie (e-dienstverlening) komen voor duurzame bewaring in aanmerking. Maak gebruik van landelijke standaarden voor metadata Metagegevens spelen een cruciale rol in digitale duurzaamheid, namelijk in het beschrijven van de context, inhoud en structuur van archiefbescheiden en hun beheer door de tijd heen. De metagegevens vertellen waar de documenten en gegevens vandaan komen en wanneer, waarom en door wie ze gemaakt, bewerkt en geraadpleegd zijn (contextuele metagegevens). Ook zijn ze nodig om van inhoud (content) betekenisvolle inhoud (informatie) te maken: voor de gebruiker vindbaar, interpreteerbaar en te vertrouwen. Metagegevens zijn eveneens essentieel voor het zorgvuldig omgaan met gevoelige informatie, voor het tijdig vernietigen of juist het blijvend bewaren van informatie. Technische metagegevens zorgen ervoor dat bestanden later leesbaar gemaakt kunnen worden. Metagegevens spelen verder een belangrijke rol bij de automatische verwerking van archiefbescheiden op basis van het dossier waar het toe behoort. TMLO 1 is de nieuwe standaard voor metadatering van overheidsinformatie, waarbij uitwisselbaarheid het verschil zal maken. Toepassing van TMLO is een voorwaarde om te kunnen aansluiten op een e-depot. 4.3 Gegevens en techniek Maak gebruik van standaard opslagformaten Het gebruik van gestandaardiseerde opslagformaten heeft als doel te bevorderen dat de werkprocessen en bijhorende informatiesystemen beter interoperabel worden. Dat betekent dat ze veilig over en weer gegevens kunnen uitwisselen en betekenisvol opnieuw kunnen gebruiken. Kies de geschikte bewaarstrategieën (preservering) Er zijn verschillende manieren om digitale informatie voor langere tijd toegankelijk te houden en de authenticiteit van de archiefbescheiden te waarborgen. Het digitaal duurzaam bewaren houdt hierbij het voorkomen en tegengaan van de veroudering en achteruitgang van opslagmedia, bestandsformaten, soft- en hardware in. De tijdsduur waarin gearchiveerd materiaal in authentieke staat behouden dient te blijven, varieert van de vastgestelde vernietigingstermijn van enkele maanden tot permanent. Dit laatste is echter alleen van toepassing voor de archiefbewaarplaatsen. Afhankelijk van bijvoorbeeld het type informatie en het opslagmedium kan een bewaarstrategie worden bepaald. De voor de provinciale informatie meest bruikbare methoden zijn conversie en migratie waarbij omzetting of overzetting van gegevens naar een ander bestandsformaat, programmatuur of platform plaatsvindt. Een uitleg van de verschillende strategieën is opgenomen in bijlage B. 1 TMLO is de afkorting van Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden. Nota Digitale duurzaamheid 9/16

12 4.4 Informatiearchitectuur Veel van de in het vorige hoofdstuk genoemde maatregelen worden geborgd door het vastleggen van hiermee samenhangende kaders en richtlijnen in de provinciale informatie-architectuur. Het applicatielandschap van de provincie is continue in beweging. Daarom worden richtlijnen vastgelegd voor het selecteren, implementeren, beheren en uitfaseren van een applicatie. Ook wordt voor verschillende typen informatie beschreven welke formaten voor het opslaan, uitwisselen en bewaren van informatie worden gebruikt, evenals de te gebruiken opslagmedia. 10/16 Nota Digitale Duurzaamheid

13 Bijlage A: Normenkader DUTO Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie, incl. aanvulling door provincie Noord-Brabant (punt 11 en 12) 1. Informatie is geïnventariseerd De provincie Noord-Brabant weet op basis van haar werkprocessen en informatiesystemen welke soorten informatie zij ontvangt, creëert en beheert bij het uitvoeren van haar taken. 2. Informatie wordt geautomatiseerd beheerd Dit is mogelijk indien de informatiesystemen hierop zijn ingericht, bijv. in het toevoegen van contextinformatie. Als er nog handmatige handelingen nodig zijn, dient dit te geschieden door medewerkers die hiertoe goed zijn uitgerust met een passende opleiding en heldere werkinstructies. Zowel bij digitale als bij handmatige handelingen is het van belang dat deze direct bij de creatie worden uitgevoerd. 3. Informatie is voorzien van contextinformatie Contextinformatie is met name van belang voor een juiste interpretatie en om de betrouwbaarheid van de overheidsinformatie vast te kunnen stellen. Daarnaast wordt het ook gebruikt om de inhoud te kunnen duiden en de informatie te kunnen vinden. 4. Informatie is geclassificeerd Classificeren heeft in dit principe de betekenis van logisch indelen, waardoor het bijdraagt aan de vindbaarheid van de informatie. Er zijn meerdere indelingsprincipes te bedenken, zoals het werkproces, via metadata, classificatieschema s, zaaktypen etc. 5. Informatie wordt maximaal gedeeld De mate van openbaarheid bepaalt de beschikbaarheid van de overheidsinformatie. Indien informatie (nog) niet voor iedereen toegankelijk is, moet de beschikbaarheid zo min mogelijk worden ingeperkt. 6. Informatie is vindbaar Informatie is binnen acceptabele normen en inspanningen te vinden, mits de autorisaties dat toelaten. Onvindbare of heel lastig vindbare informatie wekt frustratie op en is niet van nut voor gebruikers. 7. Informatie is beschikbaar Overheidsinformatie is gegarandeerd op elk moment binnen een acceptabele tijd opvraagbaar voor iedereen die daar recht op heeft. De hiervoor benodigde beschikbaarheid van applicaties en netwerken zijn gegarandeerd. 8. Informatie is leesbaar De gebruiker moet in staat worden gesteld om beschikbare informatie te kunnen zien en te interpreteren. Dit betekent dat alle randvoorwaarden die hiervoor nodig zijn, bijtijds moeten meegroeien met nieuwe ontwikkelingen. 9. Informatie is betrouwbaar De informatie mag na ontvangst of creatie niet beschadigd of ongeautoriseerd gewijzigd zijn. De gebruiker moet erop kunnen vertrouwen dat de getoonde informatie is zoals die bedoeld Nota Digitale duurzaamheid 11/16

14 is te zijn. De informatie mag dus ook niet gemanipuleerd zijn of verloren zijn gegaan, bijvoorbeeld door slecht uitgevoerde conversies. Ook volledigheid hoort tot de categorie betrouwbaarheid: alle informatie die beschikbaar moet zijn volgens de inventarisatie van een werkproces, dossier of zaak, is aanwezig. 10. Informatie heeft een formele bewaartermijn De provincie Noord-Brabant past de zogenoemde provinciale selectielijst, Provisa, toe waarin staat welke procesgebonden informatie blijvend te bewaren is, danwel volgens vastgestelde termijnen moet worden vernietigd. Het vernietigen gebeurt gecontroleerd volgens de daarvoor geldende procedures. 11. (Digitale) informatiebeheer is integraal onderdeel van bedrijfsvoering Elk (bestuurlijk) besluit, elke rapportage, elke planning, elke vorm van communicatie en publicatie, elke vorm van uitvoering, onderhoud en beheer leunt op een goede informatievoorziening. Het informatiebeheer is dan ook van wezenlijk belang en dient van gelijkwaardig niveau te zijn als de andere bedrijfs- en procesvoeringelementen. De provinciale controlmechanismen zijn derhalve eveneens van toepassing op informatieplanning en beheer. 12. Blijvend te bewaren informatie wordt op vooraf te bepalen momenten overgebracht Informatie die voor blijvende bewaring in aanmerking komt, wordt zo snel mogelijk en met toepassing van de criteria die bij een overbrenging gelden, overgebracht naar een archiefinstelling met een e-depot. Dit kan eerder zijn dan de verplichte termijn van twintig jaar. Overbrenging houdt in dat het beheer overgaat naar de archiefinstelling en dat de informatie, behoudens beperkende bepalingen, openbaar wordt. 12/16 Nota Digitale Duurzaamheid

15 Bijlage B: Bewaarstrategieën Technologiebehoud Technologiebehoud leidt zonder andere maatregelen te nemen tot wat een computermuseum wordt genoemd: het zo lang mogelijk operationeel houden van oude soft- en hardware. Voor de langere tijd is deze bewaarstrategie geen optie en wordt derhalve niet bij de provincie gehanteerd. Een optie is nog het standaard in recordsmanagementsoftware laten opnemen van een viewercollectie, waarbij het mogelijk is om verschillende bestandsformaten leesbaar te houden. Media-onderhoud Zodra het gevaar dreigt dat informatie onbenaderbaar wordt op verouderde informatiedragers moeten archiefbescheiden worden gemigreerd naar een moderne, toekomstvaste drager. De leesbaarheid van opgeslagen gegevens dient periodiek getest te worden op achteruitgang. Het moment van een media-migratie is afhankelijk van de mate van veroudering, de kwaliteit van de drager, de bewaarcondities, de verpakking en het dreigende in onbruik raken van de apparatuur en programmatuur. De provincie beschikt over een media-archief waarbij het inbedden van deze bewaarstrategie zeer relevant gaat worden. Conversie Conversie is de omzetting of overzetting van gegevens naar een ander bestandsformaat binnen dezelfde toepassingsprogrammatuur. Uiterlijk bij overbrenging dienen digitale archiefbescheiden te worden opgeslagen in een stabiel, valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan de open standaard en daarmee niet afhankelijk is van één leverancier. De levensverwachting van dergelijke bestandsformaten wordt op die manier verlengd en dit vermindert het aantal formaatconversies (migratie), en daarmee het risico van informatieverlies. Informatie of bestanden worden bijvoorbeeld geconverteerd naar XML of PDF/A. Migratie Migratie is het overzetten van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform. In dat geval komen de archiefbescheiden in een nieuwe omgeving terecht, die de functionaliteit (vorm en structuur) kan beïnvloeden. Migratie is dan een verhuizing van apparatuur en besturingsprogrammatuur. Er wordt ook over migratie gesproken indien een nieuwe applicatie de oude gaat vervangen, meestal met inbegrip van een nieuw platform. Migratie is de meest gebruikte preserveringstechniek, maar er kleven ook risico s aan omdat de kans op gegevensverlies groot is als de voorbereiding niet zorgvuldig en gecontroleerd wordt uitgedacht. Enig informatieverlies is acceptabel, maar het hangt er heel erg vanaf om welke informatie het dan gaat. Acceptabel is verlies dat de authenticiteit en de integriteit niet aantast. Het vastleggen van wat de kenmerken van authenticiteit zijn (in vorm, inhoud, structuur en gedrag), de zogenaamde essential characteristics, is een zaak van de archiefvormende instantie. Emulatie Kan het best worden omschreven als het nabootsen van een bepaald computerplatform of computerprogramma op een ander platform of programma. Hierdoor kunnen documenten worden geopend of programma s worden gedraaid op een computer die hier eigenlijk niet voor bedoeld is. Dit gebeurt door een emulator, een programma dat als het ware een extra laag creëert tussen een bestaand platform (host platform) en het te emuleren platform (target platform). De provincie past emulatie als bewaarstrategie niet toe. Nota Digitale duurzaamheid 13/16

16 De provincie past niet elke bestaande bewaarstrategie toe. Welke bewaarstrategie het meest geschikt is, hangt ondermeer af van de informatiewaarde, de informatievorm, de bewaarduur en de bijbehorende kosten. Bij de bewaring van een zijn immers andere eisen van toepassing dan bij een tekstbestand of een database waarin meetgegevens zijn opgeslagen. En informatie die voor onbepaalde tijd behouden moet blijven, wordt anders behandeld dan informatie die slechts 3 of 7 jaar bewaard hoeft te blijven. 14/16 Nota Digitale Duurzaamheid

17 Bijlage C: Begrippen Begrip Definitie Bron Archiefbescheiden Bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten Archiefwet 1995 Archiefdienst of -instelling Archiefvormer Authenticiteit Bronsysteem Document Informatiebeheer Informatiesysteem Integriteit Metadata Informatieobjecten, d.w.z. gegevensverzameling met een zelfstandige betekenis. Als in deze nota over archiefbescheiden wordt gesproken dan wordt daarmee bedoeld dat het gaat over digitaal vastgelegde informatie die voorkomt uit de uitvoering van overheidstaken. De organisatie die in opdracht van een zorgdrager het archiefbeheer uitvoert. Vormen die voorkomen zijn: gemeentelijke archiefdienst, regionaal archiefdienst, Regionaal Historisch Centrum of Nationaal Archief. Instelling of programma verantwoordelijk voor de selectie, verwerving en bewaring van archieven, voor hun beschikbaarstelling en voor de vernietiging van andere archiefbescheiden. Een archiefvormer is een organisatie of persoon die een archief vormt. Gaat over de ongewijzigde inhoud, vorm en structuur t.o.v. het moment van ontstaan; is een kwaliteitsaspect van betrouwbaarheid. Het informatiesysteem waar informatie ontstaat en wordt ingezet in werkprocessen. Vastgelegde informatie of vastgelegd object dat als een eenheid kan worden behandeld. Het systematisch verzamelen, verwerken, toegankelijk maken, gebruiken, onderhouden en verwijderen van informatie, opdat deze duurzaam toegankelijk en betrouwbaar is. De informatiebeheerder ondersteunt de gebruiker, die informatie creëert en raadpleegt. [BIHR2009] Een verzameling van informatieobjecten plus alles wat er nodig is om die informatieobjecten te beheren. De mate waarin de gegevens in overeenstemming zijn met het afgebeelde deel van de realiteit, waarbij niets ten onrechte is toegevoegd, verdwenen of achtergehouden. Noodzakelijk kwaliteitsattribuut van archiefdocumenten dat de authenticiteit en betrouwbaarheid waarborgt. Beschrijvende gegevens over informatie DUTO edepot NEN15489/1 ISO 15489: Records management. Part 1 General edepot DUTO NEN-ISO DUTO Nota Digitale duurzaamheid 15/16

18 Bijlage D: Bronnen Afkorting NORA DUTO EAR TMLO edepot NA Berentsen Titel Nederlandse Overheid Referentie Architectuur NORA Thema Digitale Duurzaamheid Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie Versie maart 2015 Bèta Doelarchitectuur Digitale Duurzaamheid Finale Versie 06 juli 2012 Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) (KING; Nationaal Archief, 2014) Onderzoek Functionaliteit e-depot Decentrale Overheden Archief Innovatie Decentrale Overheden AIDO, Februari Nationaal Archief Informatiebeheer en archiefvorming Beheer procesinformatie op maat: model voor risicowaardering bij procesinrichting sicomodel_informatiebeheer.pdf De archivaris en digitaal documentbeheer Filip Boudrez, Expertisecentrum DAVID vzw Digitale duurzaamheid van archieven in het CDD+ R.H. Berentsen, , Versie 2 16/16 Nota Digitale Duurzaamheid