Deventer boekenmarkt. Henk Sligman Deventer

Transcriptie

1 Deventer boekenmarkt

2 Samenwerken & Samen Werken

3

4 Historische stad, Hanzestad Aantal Inwoners: Aantal medewerkers: 900 Sallcon Werktalent 1500 medewerkers Digiwerkt 30 medewerkers

5 Nieuwbouw stadskantoor 2010/2011 Activiteit gerelateerd werken Papierarm kantoor; informatie altijd en overal beschikbaar en toegankelijk

6

7 Samenhang in ontwikkelingen PD Externe ontwikkelingen Interactieve dienstverlening & transacties Fysieke ontkoppeling front- back office & loketten Processen gemeente brede IDM functie Huisvesting ICT, Proces digitalisering & Workflow Organisatie ontwikkeling Activiteit gerelateerde werkplekken Interne ontwikkelingen

8 D Deventer Lokale Overheid D Doet Digitaal, Ordenen, Enkelvoudig, Transparant D Digi Analoog naar Digitaal W Werkt Samen Werken

9 het bijhouden van massaal veel rekenbladen, tabellen, lijstjes, met allerlei informatie die ook in andere ITsystemen opgeslagen worden; het veelvuldig kopiëren en bewaren van documenten; het wachten om te kunnen kopiëren (omdat het aantal kopieertoestellen verminderd werd in het kader van een besparingsoperatie); het bijhouden van een pak uitpuilende berichten in de in-box ; een uitgebreid intern transport van documenten (dossiers, formulieren, ); een tergend lange doorlooptijd om een dossier (vergunning, offerte, order, ) af te werken; de veelvuldige checks (controles, toetsing, verificaties, ) om onbeheerste situaties toch enigszins onder controle te houden;

10 het zoeken naar dossiers, informatie of het herwerken van informatie bij het vaststellen van fouten; het plaatsen van verschillende handtekeningen op een document; het wachten op de start van een vergadering omdat de voorzitter op zich laat wachten; problemen met en vertragingen van het informaticasysteem; het verspreiden van onnodige s naar alle personeelsleden; onnodige verplaatsingen tussen afdelingen.

11 moeilijkheden bij het halen van afgesproken levertermijnen; moeilijkheden bij het voldoen aan de wensen van de klant; kwaliteitsproblemen; lange doorlooptijd; gebrek aan voldoende ruimte; demotivatie bij het personeel door het voortdurend moeten vechten tegen de eigen werking en regels.

12

13

14 Document is ter lering en bewijs Vindbaar Leesbaar Authentiek Plaatsonafhankelijk Tijdsonafhankelijk Gelijktijdig gebruik

15

16 kostenreductie via eliminatie van (tijd)verspilling. niet harder werken, maar slimmer positieve effecten op kwaliteit en doorlooptijd zijn mooi meegenomen.

17 Politiek/bestuur Directie, management DIV Gemeentearchivaris ICT Proceseigenaren/medewerkers

18 Organisatie en beheer op orde Een perfect werkend RMA NUP/BEA en machtiging substitutie Periode dagelijkse gebruikers/800 leesrechten 1,1 TB met doorgroei naar 2 TB

19 4 archief bestanden (schaalbaarheid) 70 soorten digitale vergunningen zaken digitale WMO cliëntdossiers digitale facturen 8000 digitale WOZ bezwaren Beheer digitale bestemmingsplannen Digitale projectarchivering

20 Autonomy/meridio (DMS/RMA) Getronics systemintegrator Doxis (advies; audit en substitutie) Provinciale archiefinspectie (machtiging) Sallcon Digiwerkt (backscannen) Digital groep; Doxis; Provincie Overijssel; Gem. Deventer (Yes, we scan!!)

21 Digiwerkt producten Backscannen (vigerende) Vergunningen Persoonsdossiers (P&O) Persoonskaarten (Burgerzaken) Clientdossiers

22 Digiwerkt mensenwerk Visuele kwaliteitscontroles Proces kwaliteitscontroles Klein formaat scans Grootformaat scans Metadata invoer en controle

23 Verhoog de waarde Productiviteit Doorloopsnelheid Papier beheer Kosten voorkomen Mensen Fysieke opslag Verplaatsen Antwoordtijd Efficiency Tijdbesparing Beheer Risico Aansprakelijkheid Rechtmatigheid Rechtzekerheid Financiële boetes

24 Kosten: investeringsbudget Harde baten bv.: 400M2 a 200 gemiddeld ( ) Geen aanschaf extra kasten/dossiers (PM) Geen fysieke sanering SSA (PM) Loonsomreductie in het IDM domein (PM) 28 medew. doorstroom naar reguliere arbeid

25 Zachte baten: Digitale documenten niet zoek (geen zoektijd) FO en BO gelijktijdig zelfde informatie Geen transporttijd Procestijden verkort Productie verhogend Geen problemen bij organisatiewijzigingen Waarborg rechtmatigheid rechtszekerheid

26

27

28 Zoeken en vinden Beveiliging en autorisatie Presentatie mogelijkheden (veranderen)

29 Gemeentelijke begroting / DIV begroting Zoek en betrek de juiste mensen (team) Jip en Janneke taal??

30 Innovatieve Maatschappelijk Verantwoorde Onderneming