DUTO Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie

Transcriptie

1 DUTO Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie Koplopers Archief april 2015 Linkedin: DUTO

2 Duurzaam toegankelijke overheidsinformatie Doel: Overheidsinformatie is vindbaar en bruikbaar voor iedereen die daar recht op heeft, vanaf het moment van ontstaan en voor zolang als noodzakelijk. Van belang voor iedereen: Burgers en bedrijven (transparante overheid, participatie) Medeoverheden (ketensamenwerking) Eigen medewerkers (goede dienstverlening) In principes alles: Alle informatie, ongeacht inhoud, vorm en beheersysteem Alle fases, vanaf ontstaan tot vernietiging Maar business case verschilt per geval

3 Normenkader DUTO Instrument voor ontwerpen van processen en applicaties Doel: DUurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie Doelgroep: Bestuurder: als opdrachtgever Informatieprofessional: als ontwerper en toetser 10 principes 50 functionele kwaliteitseisen [vergelijkbaar met BIR, Webrichtlijnen, etc.] Instructies voor implementatie, Getoetst in de praktijk Vaststelling: Nationaal Beraad Digitale Overheid ( )

4 Relatie tot archiefwetgeving Artikel 16 Archiefbesluit: Zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Artikel 14 Archiefregeling: De zorgdragers [..] stellen ten aanzien van hun archiefbescheiden beheersregels vast. Maar groter werkingsgebied: Voor alle zorgdragers Ook tijdelijk te bewaren informatie. Deel van DUTO-eisen staan al in wetgeving

5 Van beheereisen naar beheerregels Gezaghebbende bronnen Generieke DUTO-eisen Organisatiespecifieke DUTO-profielen Prioritering (risicomanagement) Eisen aan processen en applicaties Ontwerpkeuzes (beheerregels)

6 Wat niet in DUTO Beheerregels (wel voorbeelden) Eisen aan management (governance) Eisen aan specifieke applicaties (DMS, RMA, e-depot, ) Samenhang van applicaties (architectuur) Rolverdeling wie wat gaat doen (NA, RHC s, )

7 Keuzemenu Ontwikkeling Scope en doelgroep Inhoud Implementatie Verzoeknummers

8 Ontwikkeling DUTO

9 Aanleiding opstellen DUTO Toegankelijkheid best belangrijk, maar nu even niet Veel initiatieven, te weinig effect Vele onderzoeken (Rekenkamer, EGI, PBLQ, Elias, ) Gebrek aan duidelijke en concrete eisen mede oorzaak Toezegging duurzaamheidseisen door minister OCW (2013) Reactie op Elias (2015) Rol OCW t.a.v. Archiefwet

10 Opdracht Normenkader ( duurzaamheidseisen ) Praktijktoetsen Kennisuitwisseling Implementatieafspraken Voorschrift (Archiefregeling of vergelijkbaar) Voorstel voor beheer

11 Waarom niet bestaand kader gebruiken? Zoals: Baseline Informatiehuishouding NEN/ISO MoReq 2010 Combinatie van factoren: niet specifiek voor digitale informatie niet concreet geen duidelijke checklist met eisen te gedetailleerd, te veel algemene eisen Wel veel hergebruikt van bestaande kaders

12 Bètaversie Concept, bedoeld om in de praktijk te toetsen Op basis van gedetailleerde analyse +/- 100 bronnen Nog zonder brede discussie met gebruikers en experts Doel béta: maximaal aansluiten bij praktijk Nieuwe bètaversies n.a.v. reviews en praktijktoetsen Eind 2015 definitieve versie 20 april sluiting eerste review

13 Sturing en afstemming Projectsturing: Stuurgroep (ARA voorzitter) Afstemming doelgroep: Tactisch Beraad: CIO/DIV-adviseurs Experts Vaststelling als beleid: Nationaal Beraad Digitale Overheid Regieraad Gegevens als voorportaal Implementatieafspraken: koepels (ICCIO, VNG, etc) Voorschrift: n.t.b. wetgevingstraject Leveranciers: leveranciersbijeenkomst

14 Planning detail : Tactisch Beraad : Einde eerste reviewronde : Tactisch Beraad : Regieraad Gegevens (discussie) : Definitief concept : Regieraad Gegevens (advies) : Nationaal Beraad Digitale Overheid : Ministeriële Commissie XX-03-16: Implementatieafspraken met koepels XX-XX-16: Voorschrift

15 Scope en doelgroep

16 Scope Alle procesgebonden informatie (= archiefbescheiden): Ongeacht inhoud Alle technische formaten (bestanden, databases, websites, tweets, video, etc.) Alle informatiesystemen (niet alleen DMS/RMA/e-Depot) Blijvend en tijdelijk te bewaren Alle fases (van creatie t/m vernietiging, voor/na overbrenging) Alleen nieuwe en digitale informatie Vooral de voorkant (= systeem- en archiefvorming)

17 Doelgroep Informatieproducenten (archiefvormers) Organisaties: alle overheidstaken Primair: rijksoverheid (rechtstreeks) Secundair: decentrale overheid (via de koepels) Personen: Direct: ontwerpers en toetsers van processen en applicaties Indirect: bestuurders/managers als opdrachtgever

18

19 Inhoud

20 Inhoud DUTO doel 10 basis principes 50 afgeleide principes regels (standaarden) (nog niet in deze versie) handleiding, definities, bronnen naast DUTO: handreikingen en casussen

21 Voorbeeld Doel Overheidsinformatie is vindbaar en bruikbaar voor iedereen die daar recht op heeft, vanaf het moment van ontstaan en voor zolang als noodzakelijk. Basisprincipe Overheidsinformatie is leesbaar. Afgeleid principe Er is een vastgestelde lijst met toegestane standaard bestandsformaten. Regel Tekstbestanden zijn in PDF\A-formaat beschikbaar

22 Basisprincipes: overheidsinformatie 1. is geïnventariseerd 2. wordt geautomatiseerd beheerd 3. is voorzien van contextinformatie 4. is geclassificeerd 5. wordt maximaal gedeeld 6. is vindbaar 7. is beschikbaar 8. is leesbaar 9. is betrouwbaar 10. heeft een bewaartermijn

23 Informatieobject Fysiek concept document voldoet niet Abstract concept informatieobject : vastgelegde gegevensverzameling met een zelfstandige betekenis Niet noodzakelijk als eenheid vastgelegd, b.v.: bewaard op meerdere plaatsen berekend op moment van inzage Meerdere aggregatieniveaus mogelijk, b.v.: dossier bevat tekstdocumenten website bevat webpagina s basisregistratie personen bevat persoonsgegevens Afbakening tussen informatieobjecten subjectief

24 Waarom niet archiefbescheiden? Archiefbescheiden = procesgebonden informatieobjecten Er bestaan meerdere definities van archiefbescheiden Wettelijke definitie geeft veel vragen en misverstanden Archief meestal geassocieerd met alleen (semi)statisch Bescheiden meestal geassocieerd met papier en bestanden Bescheiden kent geen goed enkelvoud

25 Weergave en representatie Digitaal informatieobject: niet direct waarneembaar vaak niet als object vastgelegd en uitwisselbaar Digitale weergave = weergave van een informatieobject via een gebruikersinterface van een computer Digitale representatie = vertaling van een informatieobject naar één of meerdere op zichzelf staande digitale bestanden Eisen: informatieobject heeft aangewezen weergave en representatie eisen aan weergaves en representaties

26 gegevens informatieobject uitwisselen representatie waarneming weergave

27 Continu beheer Papier: gefaseerd beheer (afspraken over faseovergangen) creatie dynamisch archief semi-statisch archief statisch archief Digitaal: continu beheer (afspraken over alle stadia) bronsysteem archiefsysteem (e-depot, RMA, )

28 Voorbeelden afgeleide principes Er is een classificatieschema voor het indelen van werkprocessen naar de aard van de taak Er is een metagegevensschema voor informatieobjecten Er is een beschrijving van alle actoren binnen de organisatie De metagegevens van een informatieobject bevatten beschrijvingen van de relevante entiteiten in de context Er is een lijst van wettelijke gronden voor het beperken van openbaarheid Een informatieobject heeft een uniek en onveranderlijk identificatiekenmerk Er is een integrale zoekfunctie voor alle informatieobjecten van de organisatie

29 Implementatie

30 Van beheereisen naar beheerregels Gezaghebbende bronnen Generieke DUTO-eisen Organisatiespecifieke DUTO-profielen Prioritering (risicomanagement) Eisen aan processen en applicaties Ontwerpkeuzes (beheerregels)

31 PDCA-cyclus sturing aan verandering Plan eisen aan resultaat Act pas zo nodig eisen aan Do ontwerpen en implementeren Check toets keuzes aan eisen

32 Randvoorwaarden Kwaliteitsmanagement (eisen stellen en handhaven) Risicomanagement (keuzes maken) DUTO stelt hier geen eisen aan Niet aan randvoorwaarden voldaan effect DUTO beperkt

33 afzonderlijke benadering aandacht voor relatie geïsoleerde positie DIV/archief

34 Kader zelf inkleuren

35 Richting waar nodig, ruimte waar mogelijk DUTO is allesomvattend Maar geen enkele situatie is hetzelfde Daarom eisen per geval operationaliseren: Prioriteren op basis van risicoanalyse Aansluiten bij bestaande veranderingen Eisen leggen alleen wat vast, zelf hoe invullen Op basis van pas toe of leg uit (= afwijkingen motiveren)

36 Wat is beheerwaardig? Praktisch onhaalbaar om alles conform DUTO te beheren Aanbeveling EGI: selectievere werking van de definitie archiefbescheiden in de regelgeving Veel gehoorde term: archiefwaardig Beheerwaardig is beter: Archiefbescheiden = procesgebonden informatie Beheerwaardig = gecontroleerd beheerde archiefbescheinen Beheerwaardig < archiefbescheiden?!

37 Vragen Zijn alle archiefbescheiden beheerwaardig? Voorbeelden van niet beheerwaardige informatie? Hoe te bepalen wat niet beheerwaardig is? Hoe vast te leggen wat niet beheerwaardig is? Zijn er minimale beheereisen voor niet-beheerwaardig? Moet wet- en regelgeving aangepast worden?

38 DUTO-scan? Hoe bepalen of DUTO bruikbaar en effectief is Idee: toets DUTO-principes bij een aantal werkprocessen: Quickscan: 10 basisprincipes op basis van interviews Detailscan: 50 afgeleide principes op basis van onderzoek Doelen (win-win!!!): Aanbevelingen verbeteren informatiebeheer werkproces Wijzigingsvoorstellen voor DUTO Eerste leerpunt: niet applicaties toetsen maar processen Voorbeelden: IT-audit te zwaar, EGI-inspectie te globaal

39 Vragen Voorbeelden van te scannen werkprocessen? Wie is opdrachtgever/opdrachtnemer DUTO-scan? Wie moeten er betrokken zijn bij uitvoering scan? Hoeveel tijd kost uitvoeren scan? Hoe ziet rapportage er uit? Waar vinden we mensen om scans uit te voeren?

40 DUTO-scan Toetsobject: informatie uit werkproces(sen) Bestaande of nieuwe situatie Opdrachtgevers: SIO (CIO + archivaris) Drie vormen: Quickscan: interviews a.d.h.v. basisprincipes Detailscan: concrete maatregelen a.d.h.v afgeleide principes Combinatie: quickscan + gedeeltelijke detailscan Resultaat: concrete aanbevelingen voor verbeteringen Doorlooptijd: +/- vier weken Doel bètafase: verbeteren bruikbaarheid DUTO

41 Detailscan: voor elk afgeleid principe Invulling in bestaande/nieuwe situatie Onderbouwing als bewust afgeweken wordt ( leg uit ) Oordeel of invulling/onderbouwing voldoende is Verbeterpunten Terugkoppeling: vragen/wijzigingsvoorstellen