i-wasstraat Samen Digitaal

Transcriptie

1 i-wasstraat Samen Digitaal

2 Wat is het? Standaard dienst voor alle directies binnen het BD. Herkenbaar en (jaarlijks) terugkerend service window waarbinnen een directie de gelegenheid krijgt Samen Digitaal te doen. Informatiekundige foto van de directie (top-5 verbeterpunten). Uitvoering van 3 verbeteracties (geselecteerde interventies uit ons dienstenaanbod). Niet vrijblijvend, gericht op een korte doorlooptijd. 2

3 Programma Samen Digitaal Doel Verbeteren informatiehuishouding directies Bestuursdepartement DMS DigiJust BIHR Quickscan Samen Digitaal Veilig Vindbaar Duurzaam toegankelijk i-bewustzijn i-vaardigheid i-discipline

4 Waarom i-wasstraat? Samen Digitaal gestart als vrijblijvend aanbod voor directies Behoefte directies: Hoe hoort het dan? Integraal beeld Plan, Do, Check, Act ~ continu verbeteren 4

5 Wat is de i-wasstraat? Methode om (periodiek) het volwassenheidsniveau van de informatiehuishouding te toetsen en verbeteren i-scan van een directie en uitvoering van 3 verbeteracties Niet vrijblijvend, gericht op een korte doorlooptijd Integrale rapportage aan directie en BR 5

6 Waar richt de i-wasstraat zich op? Toetsen van een aantal normen op het gebied van: Veilig, Vindbaar en Duurzaam toegankelijk Door (in een aantal werkprocessen) te kijken naar: i-bewustzijn i-vaardigheden i-discipline 6

7 Wat zijn de i-thema s? i-bewustzijn gaat over bewust omgaan met informatie en op de hoogte zijn van informatiekaders en richtlijnen. i-vaardigheden gaat over het juiste en effectief gebruik maken van de systemen waarmee informatie gecreëerd en opgeslagen wordt. i-discipline gaat over de vraag: In hoeverre DOEN de medewerkers hun werk volgens de afspraken? De drie i-thema s zijn de draaiknoppen om te zorgen dat de normen voor Veilig, Vindbaar en Duurzaam toegankelijk behaald worden. 7

8 Proces Doorlooptijd 4 weken Doorlooptijd variabel Draagvlak en opdrachtgesprek Voorbereiding en startbijeenkomst Uitvoering i-scan Offerte Foto Veilig Vindbaar Duurzaam toegankelijk i-bewustzijn i-vaardigheid i-discipline Risicoanalyse Advies top-5 verbeterpunten Plan van aanpak: 3 verbeteracties Capaciteit Doorlooptijd besluit uitvoering Relevante diensten DC evaluatie 8

9 i-scan - onderzoeksmethode Lichte toetsing op normen door middel van een (online) enquête, gericht op alle medewerkers in de geselecteerde processen. Verdiepingsinterviews met drie medewerkers per proces of dossier (operationeel, tactisch, strategisch). Analyse van relevante informatieverzameling(en) op netwerkschijven, samenwerkingsruimtes en in DigiJust 9

10 Normen - Veilig Er is nagedacht over de vraag voor welke groepen de informatie bedoeld is en er is ingeregeld dat alleen deze groepen erbij kunnen. Informatie die afgeschermd moet worden, is dat ook. Medewerkers zijn zich bij het verwerken en bewaren van informatie voldoende bewust van het belang van gebruik van veilige apparatuur en voorzieningen en handelen hier ook naar. (Proces)informatie wordt niet opgeslagen of gedeeld op onveilige externe diensten als Dropbox, Google Docs en WhatsApp. Bij samenwerking (met derden) wordt gebruik gemaakt van de daartoe geëigende samenwerkingsruimtes van de Digitale werkomgeving, en wordt bewust omgegaan met welke informatie wel- en niet gedeeld mag worden. 10

11 Normen - Vindbaar De naamgeving van zaken, mappen en documentnamen is eenduidig en wordt consistent toegepast in het werkproces. De informatie is zo eenvoudig mogelijk en consistent gestructureerd. De informatieverzamelingen staan op een bewust gekozen en voor iedereen bekende locatie, er is geen sprake van versnippering. De informatie is vindbaar voor de behandelaar, de afdeling, de directie en JenV breed. En (op termijn) voor de buitenwereld. 11

12 Normen - Duurzaam toegankelijk De informatie is duurzaam toegankelijk, hierdoor is het handelen te allen tijde herleidbaar (DigiJust). In het proces is georganiseerd dat alle procesgebonden informatie (uiteindelijk) in DigiJust wordt ondergebracht. 12

13 i-scan presentatie resultaten i-bewust i-vaardig i-discipline 13

14 Wil je meer weten? Neem dan contact op met: Jan Rooijmans David Gerrits Linda Smal 14