Mijn bedrijfsvoering transparanter m.b.v. Sharepoint als DMS? Hanneke Dam

Transcriptie

1 Mijn bedrijfsvoering transparanter m.b.v. Sharepoint als DMS? Hanneke Dam

2 Digitaal werken onder regie en in samenhang werken vanuit één portal 1. Digitaal werken : van papier naar digitaal transparant en toegankelijk 2. Hoe ziet dit er anno 2010 uit 3. En hoe verder naar einddoel in 2012

3 middelen Outlook om (samen) te werken Internet om te zoeken Intranet om te lezen Sectorschijven om tijdelijk doc. op te slaan Corsa om doc. te behandelen Archief om doc. te bewaren 3

4 Informatieopslag 2008 P-schijf M-schijf Q-schijf C-schijf Dossiers Persoonlijk Outlook mappen Corsa Dossiers Informatie -centrum

5 Nabije toekomst Centrale Database Tijdelijke papieren Doc. M- schijf Beheer van : - structuur, - procedures, - techniek. 5

6 Werken in 2011 Intranet informatie Corsa etc. X- schijf Smoelenboek + Tel.nrs. 6

7 Digitaal werken onder regie en in samenhang Opslag en werken vanuit één portal vier deelprojecten: proces en resultaat 1. Digitaal werken op de afdelingen 2. Organiseren van informatiebeheer 3. Bouwen van nieuw intranet 4. Corsa in relatie tot Sharepoint

8 Aanpak : deelprojecten 1 en 2 Gebruik een externe trigger Zorg dat het probleem gedeeld is Mee laten denken over structuur en indeling Opruim- en ordeningsadvies en ondersteuning door informatiemedewerker Werken in stappen VNG-brede en afdelingsbijeenkomsten Scanloket

9 Uitgangspunten Eenmalige opslag meervoudig gebruik Versiebeheer Herkenbare en consistente naamgeving Plaats- en tijdonafhankelijk Openbaar tenzij Digitaal samenwerken

10 Successen en knelpunten Iedereen blij met aanbrengen van digitale structuur Kilometers papier opgeruimd Toegankelijkheid en terugvindbaarheid verbeterd De medewerkers vonden de tussenstap al een geweldige prestatie De enorme infrastructurele problemen met het nieuwe netwerk Het nieuwe flexibele werkconcept

11 Nieuw intranet en Sharepoint/Corsa deelprojecten 3 en 4 Bouw intranet ism afdeling Communicatie Ontwikkelen webparts voor connectie met andere databases Sharepoint op eigen afdeling en door projectteam Volgen van ontwikkelingen waarbij Sharepoint en Corsa samenwerken

12 Persoonlijk

13

14 Afdelingspagina s

15

16 Geordend en Openbaar Afdelingsstructuur is zichtbaar Ordening via mappen : beheer door onze afdeling in nauwe samenwerking met betrokkenen Openbaar, tenzij: - P&O en F&C en OR - Persoonsgevoelige en privacygevoelige info - (CAO)-onderhandelingen

17 Documenten delen

18 Actuele thema s

19

20

21 En werkt het nu prettig? Vrij eenvoudig, laagdrempelig Samenwerken aan documenten verloopt echt handig: realtime en handige rss Direct te zien en te volgen via Intranet Verkennerweergave is een optie Uploaden gaat makkelijk en snel Werken via de wiki: simpel en snel

22 vervolg Via inktvlekmethode digitaal samenwerken mbv Sharepoint uitrollen Belasting en snelheid Sharepoint monitoren Impact inschakelen versiebeheer onderzoeken Combinatie Corsa en Sharepoint onderzoeken Inzetten Sharepoint ipv Corsa onderzoeken

23 Conclusie: Mijn bedrijfsvoering is transparanter dmv Sharepoint als DMS! Vragen?

24 Forum

25

26 Snel naar

27

28 Prikbord/zoek je collega

29

30

31 Nieuwsberichten

32