ADDENDUM. Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten. Leveranciers

Transcriptie

1 ADDENDUM Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten & Leveranciers Versie: 1.0 Datum: 27 november 2015

2 Inleiding (Standaard en toepassingsgebied) De overheid legt informatie vast over de informatie die zij beheert. Deze gegevens heten metagegevens of metadata. Metadata zijn gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven. Denk bijvoorbeeld aan de opsteller van een document, wanneer het is aangemaakt, of er wijzigingen zijn doorgevoerd, etc. Sommige metadata worden automatisch bijgehouden, andere moeten handmatig worden toegevoegd. Het vastleggen van metadata is essentieel voor de betrouwbaarheid van informatie en maakt het vinden, uitwisselen, interpreteren en duurzaam beheren van informatie mogelijk. Dankzij metadata kan een document makkelijker terugevonden worden door te zoeken op bijvoorbeeld naam of datum. Ook wordt de uitwisseling van informatie makkelijker, omdat de metadata aangeeft welk bestandsformaat een document heeft en of dat wel wordt ondersteund door een ander systeem. Als iedereen dezelfde metadataset hanteert, dan kan er gezamenlijk dezelfde interpretatie aan worden geven. Tot slot zijn metadata heel belangrijk bij het beheer van de informatie. Denk eens aan een Worddocument. Misschien kunnen we dat over een aantal jaren niet meer openen. Door in de metadata te zoeken op alle documenten die een Word-formaat hebben, kunnen we deze bestanden allemaal selecteren en in één keer omzetten naar een formaat dat wel wordt ondersteund. Opstellen van een organisatiespecifiek metadataschema Overheidsorganisaties zijn op grond van de Archiefregeling verplicht naar voorbeeld van de NEN- ISO een overzicht vast te stellen, waarin ze aangeven welke metagegevens voor de eigen organisatie minimaal nodig zijn en hoe deze worden vastgelegd. Praktische handvatten hiervoor worden geboden door de Richtlijn metagegevens overheid die in 2009 door ICTU werd gepubliceerd en die sindsdien deel uitmaakt van de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA). In deze Richtlijn staat welke metagegevens door overheidsorganisaties minimaal vastgelegd moeten worden, hoe ze worden gewaardeerd en in hoeverre dit automatisch kan. Op basis van deze richtlijn is er op 1 mei 2014 een toepassingsprofiel vastgesteld dat specifiek voor lokale overheden een praktische uitwerking geeft, het Toepassingsprofiel Metadatering voor Lokale Overheden (TMLO). In dit TMLO is een set van metadata beschreven die lokale overheden ten minste aan hun informatieobjecten moeten meegeven. Het TMLO is samengesteld door KING en een groep deskundigen in opdracht van het programma Archief In de werkgroep waren zowel gemeenten als provincies en waterschappen vertegenwoordigd. De totstandkoming is afgestemd met het IPO, UvW en de VNG. Het TMLO (versie 1.1) wordt onderhouden op basis van de ervaringen in de praktijk en wordt beheerd door het Nationaal Archief. KING heeft het TMLO inmiddels verwerkt in de informatiemodellen RGBZ 2.0 (zaken en documenten) en ImZTC 2.1 (zaaktypen) en verwerkt het in de daarvan af te leiden nieuwe versies van StUF-berichtenstandaarden (beschikbaar begin 2016) zodat het TMLO en de gegevens- en berichtenstandaarden van KING een consistent geheel vormen. Addendum TMLO 2

3 De hoofdelementen van TMLO zijn: 2: Identificatiekenmerk 3: Aggregatieniveau 4: Naam 5: Classificatie 6: Omschrijving 7: Plaats 9: Dekking 10: Externe identificatiekenmerken 11: Taal 12: Eventgeschiedenis 13: Eventplan 15: Relatie 15C: Ontstaanscontext 16: Gebruiksrechten 17: Vertrouwelijkheid 18: Openbaarheid 19: Vorm 20: Integriteit 21: Formaat Het TMLO kan gedownload worden via Doel convenant Dit convenant richt zich op ondersteuning door leveranciers bij de implementatie van de in het TMLO benoemde elementen in hun systemen. Ondersteunen van TMLO betekent dat het product van de leverancier in staat is om direct of via een mapping te voorzien in deze behoefte aan metadata bij informatieobjecten en aggregaties daarvan conform de in het TMLO vervatte gegevensstructuur. In de maanden September tot en met November 2015 heeeft het Nationaal Archief in cocreatie, gemeenten, leveranciers en KING, in de vorm van een communiunity of practice, overlegd over de opstelling van het TMLO-traject: Het TMLO traject delen we op in drie fasen: 1.) Opstellen van het semantische model metadata TMLO. Het doel is dat leveranciers zich hieraan gaan conformeren uiterlijk 1/7/ ) Opstellen van het informatiemodel: Het streven is dat dit model uiterlijk 1/7/2016 gereed is en leveranciers voor 1/12/2016 zich conformeren dit aan dit model. 3.) Opstellen van het uitwisselingsformaat: Deze zou uiterlijk 1/1/2017 gerealiseerd moeten zijn, waarna dan door leveranciers een compliancytest uitgevoerd moet gaan worden. Doel is dat leveranciers uiterlijk 1/3/ 2017 aan fase 3 voldoen Belangrijk: Bovenvermelde faseringen gelden niet voor alle applicaties: Leveranciers kunnen dit TMLO addendum ondertekenen onder vermelding van de rol van hun applicatie(s). De rollen zijn op de laatste bladzijde van het addendum weergegeven. Addendum TMLO 3

4 Doelstelling van dit addendum Het addendum geeft een nadere invulling aan het reeds ondertekende KING convenant. In dit addendum worden derhalve concrete acties en tijdsplanningen afgesproken (zie werkafspraken) die leiden tot het voldoen door leveranciers aan het door het TMLO gedefinieerde toepassingsprofiel. Uitgangspunten 1. Het addendum wordt ondertekend door softwareleveranciers die in één of meer van hun softwareproducten ondersteuning voor het TMLO bieden; 2. Het beheer van het TMLO wordt door het Nationaal Archief uitgevoerd; 3. Het aanbod wordt gepresenteerd in de GEMMA softwarecatalogus ( 4. Het Nationaal Archief stelt richtlijnen op voor compliancy in samenspraak met leveranciers en gemeenten. Werkafspraken tussen KING, het Nationaal Archief en Leveranciers Om tot een adequate invulling van samenwerking te komen, worden de volgende inhoudelijke werkafspraken gemaakt tussen KING, het Nationaal Archief en Leveranciers: 1. KING zorgt ervoor dat partijen die het addendum tekenen, worden vermeld op de website van KING en worden vermeld in verschillende nieuwsitems; 2. Het Nationaal Archief zorgt voor 1 januari 2016 voor zelftestinstrumentarium (excel mapping TMLO) voor het semantische datamodel (fase 1), en voor 1 januari 2017 een format voor testrapportage en compliancy richtlijnen (fase 3); 3. Leverancier geeft voor 1 februari 2016 in de GEMMA softwarecatalogus aan wanneer en in welke versie het TMLO wordt ondersteund. 4. Leverancier conformeert zich, voor zover van toepassing (zie voetnoot bij de driedeling in het TMLO traject van bladzijde 3) aan het groeipad van TMLO (fase 2 en 3) zodat continuïteit van de standaard in zijn applicatie gegarandeerd is. De release data van TMLO worden gepubliceerd door het Nationaal Archief. 5. De leverancier publiceert op de eigen website een mapping van het TMLO op de gegevensstructuur van zijn applicatie 6. Leveranciers die het addendum ondertekenen, hebben het recht in hun productinformatie of ander marketingmateriaal te vermelden dat zij dit addendum hebben ondertekend; 7. Leverancier voert voor fase 1 voor 1 juli 2016 een zelftest uit. Hij geeft hierbij aan of en op welke wijze (al dan niet op basis van een mapping) de metadata zoals gespecificeerd in het TMLO door (implementatie van) het systeem bijgehouden wordt en los van het systeem beschikbaar is voor informatie-uitwisseling met andere systemen. 8. Leverancier publiceert, na een succesvolle afronding van de zelftest in fase 1, via de GEMMA softwarecatalogus welke softwareproducten voldoen aan de zelftest TMLO en Addendum TMLO 4

5 publiceert hierbij ook de uitkomsten (testrapportage/mapping) van de zelftesttest (Een zelftest is nog geen compliancytest: Dat vind pas plaats bij fase 3). 9. Leverancier zorgt dat voor fase 1 het volgende softwareproduct(en) bedrijfsklaar zijn voor kleinschalige (proef) ingebruikname door enkele gemeenten, uiterlijk: (hieronder vermelden): DATUM 10. Leverancier zorgt dat het softwareproduct(en) voor fase 1 bedrijfsklaar zijn voor grootschalige ingebruikname door gemeenten, uiterlijk: (hieronder vermelden): DATUM 11. Leverancier biedt per / / ondersteunings- en implementatiediensten TMLO aan gemeenten, voor (Doorhalen wat niet gewenst is): a. Off site telefonische en via website helpdesk <JA/NEE> b. On site inhoudelijke implementatie support voor de procesinrichting van gemeenten <JA/NEE> c. Een standaard opleiding aan eindgebruikers over gebruik TMLO <JA/NEE> d. Implementatie dienstverlening op maat aan gemeenten <JA/NEE> 12. Het Nationaal Archief monitort de voortgang van de implementatie, de kwaliteit van de verstrekte informatie en publiceert algemene resultaten en bevindingen; Addendum TMLO 5

6 Algemene afspraken Dit TMLO-addendum maakt integraal onderdeel uit van het KING convenant. Voor zover dit addendum in tegenspraak is met deze overeenkomst, prevaleert het KING convenant: 1. Samenwerkingsovereenkomst KING 2. Addendum TMLO Nadat de leveranciers het TMLO in hun softwareproductproducten beschikbaar hebben (zie paragraaf: Werkafspraken tussen KING, Nationaal Archief en Leveranciers vervalt dit addendum en gelden de algemene afspraken uit het KING convenant. Dit addendum heeft een looptijd tot 1 maart Leveranciers die uiterlijk op 1 maart 2017 een succesvol testrapport kunnen overleggen worden vermeld door KING en het Nationaal Archief in uitingen naar de markt. Tussentijdse opzegging van dit addendum kan door elk van de partijen plaatsvinden, met schriftelijke opgave van redenen en met inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand. Addendum TMLO 6

7 Ondertekening Datum: 27 november 2015, Soesterberg Volledige organisatienaam: (Softwareleverancier) Volledige organisatienaam: Ondertekenaar Het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten Ondertekenaar Directie KING (Larissa Zegveld Directeur). Handtekening: Handtekening: Leverancier tekent in de rol van: Leverancier van applicaties met DMS- en RMA-functionaliteit; Leverancier van andere applicaties, waarvoor de mapping van alle niet-rma-elementen volledig is en die, in de informatie-architectuur van de organisatie, hun dossiers en documenten d.m.v. een gestandaardiseerd uitwisselformaat aanbieden aan, en laten beheren door applicaties met DMS- en RMA-functionaliteit: zij voldoen v.w.b. de mapping. De TMLO-uitwisseling vindt plaats vanuit de DMS/RMA-applicatie; Leverancier van andere applicaties dan voorgenoemde twee typen, waarvan de mapping van niet-rma-elementen niet volledig is en die, in de informatie-architectuur van de organisatie, hun dossiers en documenten d.m.v. een gestandaardiseerd uitwisselformaat aanbieden aan, en laten beheren door applicaties met DMS- en RMA-functionaliteit waarbij ontbrekende elementen in de DMS-/RMA-applicatie beheerd worden: zij voldoen i.c.m. de DMS/RMA-applicatie v.w.b. de mapping, de TMLO-uitwisseling vindt plaats vanuit de DMS/RMA-applicatie. Addendum TMLO 7

8 KWALITEITSINSTITUUT NEDERLANDSE GEMEENTEN NASSAULAAN JS DEN HAAG POSTBUS GK DEN HAAG T F INFO@KINGGEMEENTEN.NL Addendum TMLO 8