Marktverkenning naar e-depots

Transcriptie

1 Plan van Aanpak Marktverkenning naar e-depots Versie 1.0, oktober 2015 Aan Vereniging Zeeuwse Gemeenten Ter attentie van Rens Klaasse Opgesteld door Kees Groeneveld en Peter Oude Heuvel especialisten bv Akkoord Datum especialisten bv Pagina 1 van 22

2 Documentbeheer Documentnaam: Auteurs: Kees Groeneveld en Peter Oude Heuvel Bedrijf: especialisten bv Aantal pagina s: Versienummer 1.0 Uitgiftedatum: Status: Definitief Verspreiding: Vereniging Zeeuwse Gemeenten en especialisten especialisten bv Pagina 2 van 22

3 Inhoud Marktverkenning naar e-depots Inleiding Definitie e-depot Aanleiding Leeswijzer Opdracht Omschrijving Opdrachtgever Opdrachtnemer Profijtgroepen Overzicht gerelateerde documenten Doelstelling marktverkenning Doelstelling en resultaten fase plan van aanpak Projectafbakening Randvoorwaarden Uitgangspunten Kritische succesfactoren Projectaanpak Van algemeen naar specifiek Fasering marktverkenning Planning marktverkenning Mijlpaalproducten Verwachte inzet especialisten Bijlage 1 Longlist leveranciers Leveranciers uit de publieke sector Leveranciers uit de Nederlandse private sector Leveranciers uit de internationale private sector Bijlage 2 Globale vragenlijst Bijlage 3 Detailvragenlijst Vragen rondom de leverancier Vragen rondom het e-depot especialisten bv Pagina 3 van 22

4 1 Inleiding Voor u ligt het plan van aanpak marktverkenning e-depot (hierna: marktverkenning), dat door de especialisten is opgesteld in opdracht van de Vereniging Zeeuwse Gemeenten (VZG). Het plan van aanpak is opgesteld ter voorbereiding van de uitvoering van de marktverkenning e-depots. In dit plan zijn zowel de projectmatige als de inhoudelijke aspecten voor de marktverkenning uitgewerkt. 1.1 Definitie e-depot Een e-depot is het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt Aanleiding Eind april 2015 heeft de VZG het rapport Toekomstbestendig Informatiebeheer Zeeuwse Overheden aan alle Zeeuwse Colleges van B&W, het College van GS, het DB van het waterschap en een aantal gemeenschappelijke regelingen in Zeeland gestuurd. In de aanbiedingsbrief wordt hen ieder afzonderlijk gevraagd of zij zich kunnen verenigen met de aanbevelingen en akkoord kunnen gaan met de verdere uitwerking van de aanbevelingen door de stuurgroep en ambtelijke werkgroep. De provincie, het waterschap, alle gemeenten en vijf Gemeenschappelijke regelingen hebben ingestemd. De andere GR s bereiden hun reactie nog voor. Reeds tijdens de presentatie van het rapport begin 2015 verzochten bestuurders aanbevelingen nader te onderbouwen. Men wil graag inzicht in welke e-depots er bestaan en wat zij bieden tegen welke prijs. Op basis daarvan voelen zij zich beter in staat een besluit te nemen over het duurzame digitale informatiebeheer binnen hun organisatie. De marktverkenning zoals in dit plan van aanpak uitgewerkt, wil daar een antwoord op geven. 1.3 Leeswijzer Onderstaande indeling is gehanteerd voor dit plan van aanpak: Hoofdstuk 2: details rondom de uit te voeren opdracht. Hoofdstuk 3: informatie met betrekking tot de planning van de marktverkenning. Bijlage 1: longlist van te benaderen leveranciers voor de marktverkenning. Bijlage 2: globale vragenlijst voor de eerste fase van de marktverkenning. Bijlage 3 detail vragenlijst voor de tweede fase van de marktverkenning. 1 ED3: eisen duurzaam digitaal depot, LOPAI, december especialisten bv Pagina 4 van 22

5 2 Opdracht In dit hoofdstuk is de informatie met betrekking tot de opdracht opgenomen. 2.1 Omschrijving De marktverkenning dient antwoord te geven op onderstaande hoofd- en detailvragen. Welke mogelijkheden hebben de overheden voor het (kwalitatief goed en financieel voordelig) organiseren van de duurzame toegankelijkheid van hun digitale archieven? 1. Welke vormen e-depot zijn er beschikbaar, welke functionaliteiten hebben deze wel en welke niet en wat kost dat? Daarbij het hele spectrum in beeld brengen, ook opslag in de cloud. 2. Ga daarnaast in op de volgende vier scenario s: a. Zelf als overheid een e-depot ontwikkelen (alleen of samen met andere overheden). b. Aansluiten bij het e-depot van het Zeeuws Archief c. Een e-depot kopen op de markt (dan wel ontwikkelen met een marktpartij). d. Niets specifieks regelen naast wat er al hebt geregeld binnen de eigen organisatie. 2.2 Opdrachtgever De opdrachtgever voor de uit te voeren marktverkenning is de Vereniging Zeeuwse Gemeenten (VZG). Vanuit de Stuurgroep Programma e-depot Zeeuwse overheden treedt Rens Klaasse, ambtelijk secretaris van de VZG, op als primair contactpersoon van de opdrachtgever. 2.3 Opdrachtnemer De opdrachtnemer voor de uit te voeren marktverkenning is de especialisten bv. Kees Groeneveld en Peter Oude Heuvel beide oprichters van de especialisten - voeren samen de voorbereiding en de marktverkenning uit. Kees Groeneveld is de primaire contactpersoon namens opdrachtnemer. 2.4 Profijtgroepen De uitkomsten van de marktverkenning moeten bruikbaar zijn voor de Zeeuwse overheden zowel als voor andere overheden in Nederland.. Bij de uitvoering van de marktverkenning wordt daarom afstemming gezocht met in ieder geval KING, Archief2020 AIDO, de NCDD, het koplopersoverleg van Archief2020, Westfries Archief en de gemeenten Alkmaar en Putten. especialisten bv Pagina 5 van 22

6 2.5 Overzicht gerelateerde documenten De hieronder weergegeven documenten hebben een relatie met de marktverkenning: Project initiatie document (PID) Marktverkenning naar e-depots, september 2015 Rapport Toekomstbesteding Informatiebeheer Zeeuwse Overheden, januari Document Onderzoek Functionaliteit e-depot Decentrale Overheden, KING, februari Doelstelling marktverkenning De doelstelling van de marktverkenning is het beantwoorden van de vragen zoals deze geformuleerd zijn in paragraaf 2.1 bij de omschrijving van de opdracht. Opdrachtgever wil inzicht krijgen in de mogelijkheden voor overheden voor het (kwalitatief goed en financieel voordelig) organiseren van de duurzame toegankelijkheid van hun digitale archieven. 2.7 Doelstelling en resultaten fase plan van aanpak De marktverkenning wordt voorafgegaan door een planfase met als eindresultaat het definitieve en door de opdrachtgever goedgekeurde plan van aanpak. De belangrijkste doelstellingen en resultaten voor deze planfase zijn: Doelstelling: het voorbereiden van de inhoud, aanpak, tijdslijnen en verwachte kosten van de marktverkenning door afstemming tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Resultaat: door veelvuldige afstemming tussen opdrachtnemer en vertegenwoordigers van de opdrachtgever (projectleider, werkgroep, Archief2020, koplopersoverleg, enzovoorts) zijn inhoud, aanpak, tijdslijnen en verwachte kosten van de marktverkenning opgesteld. De resultaten (waaronder de lijst met mogelijke leveranciers en de inhoudelijke marktverkenning) zijn opgenomen in dit plan van aanpak Doelstelling: het verkrijgen van volledig inzicht in de verwachtingen van alle betrokkenen met betrekking tot de op te leveren resultaten van de marktverkenning. Resultaat: op basis van de vraagstelling door opdrachtgever heeft opdrachtnemer voorstellen uitgewerkt voor zowel inhoud als aanpak. Beide zijn uitvoerig met elkaar besproken en aangescherpt. Alle vertegenwoordigers van de opdrachtgever hebben enthousiast gereageerd op en ingestemd met de aanpak en inhoud. especialisten bv Pagina 6 van 22

7 Doelstelling: het bepalen op welke wijze maximale medewerking van leveranciers verkregen kan worden voor de marktverkenning. Resultaat: de eerste voorwaarde voor maximale medewerking van mogelijke leveranciers is een persoonlijke benadering en het zoeken van de samenwerking. Het simpel uitzetten van een enquête werkt onvoldoende bij dit complexe en veelomvattende onderwerp. Daarnaast is een heldere communicatie rondom de doelstellingen, de belangen van en voor alle betrokken en de wijze waarop de verkregen informatie gedeeld / gepubliceerd wordt essentieel. Tenslotte hebben we gekozen voor een gerichte, gefaseerde uitvraag. Alle mogelijke leveranciers (longlist) krijgen een globale vragenlijst voorgelegd. Daarna wordt verdieping gezocht met een selecte groep leveranciers (shortlist) door hen een gedetailleerde vragenlijst en use cases voor te leggen. Doelstelling: het vaststellen van het juridische kader voor de marktverkenning om ervoor te zorgen dat er geen problemen ontstaan met wettelijke regelingen zoals bijvoorbeeld de aanbestedingswet. Resultaat: het is van belang om uitdrukkelijk richting alle betrokkenen te communiceren en te publiceren dat het een algemene, inhoudelijke marktverkenning betreft. Dit betekent onder meer dat er niet gericht gevraagd gaat worden naar kostprijzen van een specifieke oplossing voor een specifieke klant of klantengroep. Potentiele afnemers van e-depot voorzieningen moeten zich ook na de marktverkenning houden aan de (inkoop)regels die van toepassing zijn. 2.8 Projectafbakening De marktverkenning wordt afgebakend door onderstaande zaken: De lijst met deelnemende leveranciers wordt afgebakend op basis van de opgestelde longlist (zie bijlage 1). Deze lijst wordt eventueel nog aangevuld door de resultaten van een open oproep aan potentiele leveranciers. De inhoudelijke marktverkenning wordt afgebakend door globale en detailvragenlijst (zie bijlagen 2 en 3) en de tijdens de marktverkenning op te stellen use cases. De oplevering en presentatie van het eindrapport van de marktverkenning door opdrachtnemer aan opdrachtgever markeert het einde van de opdracht. De beoogde communicatie en kennisdeling na oplevering van het eindrapport behoort niet tot de marktverkenning en kan niet worden gerekend tot de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer. especialisten bv Pagina 7 van 22

8 2.9 Randvoorwaarden Om de marktverkenning met de juiste kwaliteit en binnen de grenzen van de beoogde tijd en kosten uit te kunnen voeren zijn onderstaande randvoorwaarden van toepassing: De dagelijkse communicatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer verloopt tussen Rens Klaasse en Kees Groeneveld. Rens Klaasse verzorgt vanuit zijn rol de communicatie, planning en afstemming met de betrokkenen vanuit de opdrachtgever. In verband met de voortgang: o werken opdrachtgever en opdrachtnemer zoveel mogelijk vanuit een van tevoren overeengekomen planning; o geldt er een maximale reactietermijn van vijf werkdagen voor opdrachtgever en opdrachtnemer ten aanzien van gevraagde reacties en besluiten; o worden bijeenkomsten waarbij betrokkenen vanuit meerdere organisaties aanwezig moeten zijn minimaal vijf werkdagen van tevoren gepland en o zorgen betrokkenen die niet aanwezig kunnen zijn bij geplande bijeenkomsten zelf voor vervanging; 2.10 Uitgangspunten We gaan ervan uit dat alle communicatie met mogelijke leveranciers van e-depots tijdens de marktverkenning via opdrachtnemer verloopt. We willen voorkomen dat betrokkenen vanuit de opdrachtgever en achterban van de opdrachtgever deze communicatie doorkruisen. De uitkomsten van de marktverkenning wordt openbaar verondersteld en mag derhalve door opdrachtgever en opdrachtnemer vrijelijk gedeeld worden onder vermelding van bronnen en auteurs Kritische succesfactoren Onderstaande factoren hebben een doorslaggevende invloed op de uitvoering en uitkomsten van de marktverkenning. Kritische succesfactoren: de leveranciers die zijn geselecteerd voor de marktverkenning zijn bereid om mee te werken aan het onderzoek; de verzamelde onderzoeksresultaten zijn openbaar en mogen worden gedeeld en gepubliceerd ten behoeve van kennisdeling; de marktverkenning is niet in strijd met wettelijke regels zoals bijvoorbeeld de aanbestedingswet; Bovenstaande lijst kan worden aangevuld in afstemming tussen opdrachtgever en opdrachtemer. especialisten bv Pagina 8 van 22

9 3 Projectaanpak 3.1 Van algemeen naar specifiek De marktverkenning start met de benadering van mogelijke leveranciers om hen te vragen deel te nemen. Daarin wordt onder meer uitleg gegeven over de doelen, de aanpak, het verloop en de (publicatie van de) uitkomsten van het traject. De inhoudelijke uitvraag start met het voorleggen van de globale vragenlijst (zie bijlage 2) aan de deelnemende leveranciers. Het belangrijkste doel van deze fase is het bepalen of de leverancier over e-depot voorzieningen beschikt (of in ontwikkeling heeft) die geschikt zijn voor het duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden. In de tweede fase van de uitvraag worden verdiepingsvragen (zie bijlage 3) gesteld en worden use cases voorgelegd aan de leveranciers die in de eerste fase hebben aangegeven over e-depot voorzieningen te beschikken. De use cases leiden tot demonstraties van de e-depot voorzieningen om de werking in de praktijk te toetsen. De use cases worden opgesteld met een brede werkgroep van inhoudelijke betrokkenen van mogelijke afnemers om ervoor te zorgen dat zo gericht mogelijk kan worden uitgevraagd. 3.2 Fasering marktverkenning De marktverkenning start direct na de goedkeuring van dit plan van aanpak tijdens de Stuurgroep bijeenkomst van 8 oktober Formeel zal dat pas zijn na goedkeuring door de opdrachtgever VZG. De marktverkenning is onderverdeeld in onderstaande activiteiten. De tussenresultaten worden gedeeld met de meelezende instanties en personen. Nr. Omschrijving deelfase Geplande startdatum Geplande einddatum 1 Start van het project na bespreking met Stuurgroep Benaderen longlist leveranciers Terugkoppelen deelnemers marktverkenning Opstellen use cases met werkgroep Uitzetten globale vragenlijst (1 ste fase) Verwerken en presenteren resultaten Uitzetten detail vragenlijst aan shortlist (2 e fase) Verwerken en presenteren resultaten Uitzetten use cases (3 e fase) Demo s op basis van use cases Verwerken en presenteren resultaten Einde van project especialisten bv Pagina 9 van 22

10 3.3 Planning marktverkenning In onderstaande tabel is de planning schematisch weergegeven. De nummers corresponderen met de nummers van de activiteiten uit bovenstaande tabel. Weeknummers Nr Mijlpaalproducten Hieronder zijn de producten benoemd die tijdens de marktverkenning opgeleverd worden. De nummers corresponderen wederom met de activiteiten van de tabel in paragraaf 3.1. Nr. Omschrijving product Geplande datum 3 Lijst met deelnemende leveranciers Presentatie resultaten ingevulde globale vragenlijsten Oplevering use cases Presentatie resultaten ingevulde detail vragenlijsten Presentatie eindresultaten marktverkenning especialisten bv Pagina 10 van 22

11 3.5 Verwachte inzet especialisten De verwachte inzet van de especialisten voor de marktverkenning is 38 dagen. In onderstaande tabel is de verwachte inzet weergegeven per activiteit. Projectfase Verwacht aantal dagen 1. Presentatie plan van aanpak Stuurgroep 1 2. Benaderen longlist voor deelname 3 3. Terugkoppelen deelnemers marktverkenning 1 4. Opstellen en uitwerken use cases met werkgroep 5 5. Uitzetten globale vragenlijst aan longlist 2 6. Verwerken en presenteren resultaten eerste fase 3 7. Uitzetten detail vragenlijst aan shortlist 2 8. Verwerken en presenteren resultaten tweede fase 5 9. Uitzetten use cases Demo s op basis van use cases organiseren en bijwonen Verwerken resultaten Presentatie eindrapport aan Stuurgroep 1 Totaal 38 especialisten bv Pagina 11 van 22

12 Bijlage 1 Longlist leveranciers Onderstaand is de longlist opgenomen van mogelijke leveranciers voor e-depot voorzieningen. De lijst is in samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer opgesteld tijdens de voorbereiding van de marktverkenning. Deze lijst kan nog worden uitgebreid naar aanleiding van een openbare uitvraag tot deelname aan de marktverkenning. De lijst is onderverdeeld naar leveranciers uit de publieke sector, de Nederlandse private sector en de internationale private sector. Leveranciers uit de publieke sector Onderstaand zijn leveranciers uit de publieke sector opgenomen, waarvan bekend is dat zij e- Depot voorzieningen in gebruik hebben en wellicht leveren aan of delen met andere organisaties uit de publieke sector. 1. Zeeuws Archief (als een van de Regionaal Historische Centra). 2. Stadsarchieven (Amsterdam, Rotterdam, Den Haag, Putten en Antwerpen). 3. Justitiële Informatiedienst. 4. De partners van de Nationale Coalitie voor Digitale Duurzaamheid (NCDD), te weten de Koninklijke Bibliotheek, Nationaal Instituut voor Beeld en Geluid, Data Archiving and Networked Services, Nationaal Archief en EYE Filmmuseum. Leveranciers uit de Nederlandse private sector Onderstaand zijn Nederlandse bedrijven opgenomen, die e- Depot voorzieningen leveren aan organisaties uit de publieke en private sector. 1. Picturae. 2. Divault. 3. VHIC. 4. De Ree Archiefsystemen. 5. Circle Software. 6. BCT Automatisering. 7. Expansion. 8. Data Matters. 9. DEVENTit. Leveranciers uit de internationale private sector Onderstaand zijn internationale bedrijven opgenomen, die e-depot voorzieningen leveren aan organisaties uit de publieke en private sector. 1. Tessela. 8. Microsoft. 2. Hewlett Packard. 9. Unisys. 3. IBM. 10. Oracle. 4. EMC 11. Ex Libris. 5. OpenText 6. ZL Technologies. 7. Proofpoint. especialisten bv Pagina 12 van 22

13 Bijlage 2 Globale vragenlijst In deze bijlage is een globale vragenlijst die we voorleggen aan de longlist van mogelijke leveranciers van e-depot voorzieningen. De beantwoording van deze vragenlijst verschaft ons het nodige inzicht in de mate waarin mogelijke leveranciers op dit moment (of in de nabije toekomst) een volwaardige e-depot voorziening kunnen leveren. Aan deze groep (shortlist) worden een uitgebreide vragenlijst (zie volgende bijlage) en use cases voorgelegd om het benodigde inzicht op detailniveau te verkrijgen. 1. Wat is volgens u de definitie van een e-depot? 2. Wie is eigenaar van het intellectueel eigendom van het e-depot? Hierbij wordt gedoeld op de technische voorziening en niet op de inhoud van het e-depot. 3. Hoeveel en welke klanten maken gebruik van het e-depot? 4. Mogen we uw klanten benaderen voor het delen van ervaringen? 5. Welke documentatie heeft u beschikbaar voor uw e-depot en aanvullende diensten? 6. Welke mogelijkheden biedt het e-depot om te voorzien in duurzame archivering tijdens en na het primaire proces? 7. Op welke standaarden is uw e-depot gebaseerd? 8. Aan welke NEN-ISO normering voldoen uw organisatie en e-depot? 9. Welke koppelingen zijn er gerealiseerd tussen het e-depot en applicaties / omgevingen van klanten? 10. Ondersteunt uw e-depot het werken met standaarden binnen de overheid, zoals GEMMA, WILMA, PETRA, TMLO en de softwarecatalogus? 11. Welke aanvullende diensten rondom het e-depot biedt u aan (bijvoorbeeld aansluiten / koppelen, scannen, bewaren, onderhoud, beheer, servicedesk, enzovoorts). 12. Is uw e-depot geschikt voor installatie on premise en/of in de cloud? 13. Welke maatregelen heeft u getroffen om de continuïteit van het e-depot en bijbehorende dienstverlening te waarborgen? 14. Op welke wijze ondersteunt u als leverancier de preservatiestrategie, -beleid en -planning van uw klanten? 15. Welke informatie heeft u beschikbaar over de prijsstelling van uw e-depot en aanvullende diensten? especialisten bv Pagina 13 van 22

14 Bijlage 3 Detailvragenlijst In deze bijlage zijn de verdiepingsvragen opgenomen als vervolg op de globale vragenlijst uit de vorige bijlage. Zoals vermeld worden deze detailvragen samen met nader op te stellen use cases voorgelegd aan een nog vast te stellen shortlist van mogelijke leveranciers. Voor de volledigheid en het overzicht zijn ook de globale vragen uit de vorige bijlage in deze lijst opgenomen. Hieronder zijn de vragen opgenomen voor de marktverkenning e-depots voor het Zeeuws Archief. De eerste set met vragen is gericht op de leverancier, de tweede set op het e-depot. Om de vragen goed te kunnen beantwoorden starten we met de definitie van een e-depot. Daarbij hanteren we de definitie zoals deze geformuleerd is door het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) en is vastgelegd in het document ED3: Eisen Duurzaam Digitaal Depot. Een e-depot is het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. Bovenstaande sluit aan bij de definitie van het Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS). Dit referentiemodel is gestandaardiseerd in de ISO 14721:2012. De vragen rondom het e-depot in het tweede deel van de vragenlijst zijn gebaseerd op het OAIS referentiemodel. especialisten bv Pagina 14 van 22

15 1. Vragen rondom de leverancier In deze paragraaf zijn de vragen opgenomen die betrekking hebben op de leveranciers van een e-depot. De vragen zijn ingedeeld naar: algemeen, diensten, klanten, continuïteit en prijsstelling. Algemeen 1. Welke informatie / documentatie heeft u met betrekking tot het e-depot? 2. In de inleiding hebben we onze definitie van een e-depot weergegeven. Er zijn echter meer definities en omschrijvingen. a. Wat verstaat u als leverancier onder een e-depot, b. welke functionaliteiten omvat een e-depot en kunt u dat omschrijven? 3. Beschikt uw organisatie over NEN / ISO certificeringen die relevant zijn voor het leveren van producten en diensten rondom het e-depot? Zo ja: welke? 4. Wie is eigenaar van het intellectueel eigendom van het e-depot? Hierbij wordt gedoeld op de technische voorziening en niet op de inhoud van het e-depot. 5. Is er sprake van open source voor uw e-depot? 6. Wat is de juridische structuur / rechtsvorm van uw organisatie? 7. Werkt u samen met een of meer andere organisaties voor de levering van het e-depot? 8. Hoeveel FTE zijn er werkzaam bij uw organisatie? 9. Hoeveel FTE zijn specifiek werkzaam op het betreffende e-depot en de daaraan gerelateerde diensten? 10. Wat is de omzet die u in de afgelopen drie jaren heeft gerealiseerd met producten en diensten rondom het betreffende e-depot? 11. Welke ervaring heeft u met de levering van (archiverings-)producten en diensten aan de Nederlandse overheid? 12. Valt uw organisatie en/of de organisaties waarmee u samenwerkt voor de levering van het e-depot onder de Patriot Act? Een organisatie kan onder de Patriot Act vallen als het een in de Verenigde Staten gevestigde rechtspersoon is, een vaste vestiging in de Verenigde Staten heeft of op structurele basis samenwerkt of zaken doet met rechtspersonen in de Verenigde Staten. 13. Heeft u het convenant met KING/VNG getekend? Voldoet u aan de gemeentelijke standaarden die vermeld staan in de softwarecatalogus (zie Accepteert u de Algemene Rijksvoorwaarden Bij IT (ARBIT voorwaarden)? especialisten bv Pagina 15 van 22

16 Diensten 1. Werkt u met Service Level Agreements (SLA s) rondom de te leveren diensten? Zo ja, kunt u een standaard of geanonimiseerd exemplaar beschikbaar stellen? 2. Biedt u diensten aan ter ondersteuning van vragen, problemen en storingen met betrekking tot de levering van een e-depot (helpdesk)? a. Zo ja, hoe uitgebreid is de ondersteuning, b. op welke tijden is de helpdesk bereikbaar en c. kunt u een voorbeeld overeenkomst aanleveren voor deze diensten? 3. Biedt u aanvullende diensten om klanten aan te sluiten op het e-depot? Zo ja: a. Welke diensten worden geleverd om klanten aan te sluiten op het e- Depot? Bijvoorbeeld het begeleiden van het aansluitproces, implementeren van het e-depot in de bestaande IT omgeving van de klant, zorgen voor werkende koppelvlakken met bestaande systemen van de klant, trainingen en opleidingen van medewerkers van de klant, opnemen van archiefobjecten in het e-depot, scanservices, tijdelijke bewaarservices, vernietiging, enzovoorts. b. Welke specialisten heeft leverancier hiervoor beschikbaar? Bijvoorbeeld inhoudelijke en technische specialisten, projectleiders, opleiders, enzovoorts. c. Geschiedt dit met eigen personeel en/of worden er specialisten ingehuurd? d. Worden er al implementatiediensten geleverd aan Nederlandse overheidsinstellingen? e. Welke documentatie kunt u beschikbaar stellen rondom deze service? 4. Welke mogelijkheden en voorwaarden zijn er van toepassing op het moment dat klanten (binnen de overheid) de overeenkomst(en) met u willen beëindigen? Is het bijvoorbeeld mogelijk om contracten binnen drie tot zes maanden te beëindigen zonder boeteclausules of andere nadelige effecten voor de klant? 5. Ondersteunt u als leverancier het verkrijgen van toestemming tot vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden door de zorgdrager (substitutie)? De digitale archiefobjecten nemen de bewijskracht van de papieren archiefobjecten over. especialisten bv Pagina 16 van 22

17 Klanten 1. Hoeveel afzonderlijke klanten zijn er op dit moment aangesloten op het e-depot en maken er actief gebruik van? 2. Hoeveel van deze klanten zijn overheden binnen Nederland? Hoeveel in het buitenland? 3. Is het mogelijk om klanten te bezoeken om de ervaringen met het e-depot in de praktijk te toetsen? Zo ja welke? Continuïteit 4. Welke maatregelen heeft u getroffen met betrekking tot continuïteit en beschikbaarheid van het e-depot? Bijvoorbeeld redundante opslag, uitwijk, noodstroom, enzovoorts. Kunt u documentatie overhandigen om dit te ondersteunen? 5. Welke maatregelen heeft leverancier getroffen ten aanzien van de (informatie-) beveiliging rondom het e-depot? Heeft uw organisatie certificering om dit te ondersteunen en kan hierover documentatie overhandigd worden? 6. Welke maatregelen voor continuïteit biedt u bij surseance of faillissement? Bijvoorbeeld een Escrow-regeling. Kunt u documentatie overhandigen om dit te ondersteunen? 7. Is er een bestaande gebruikersvereniging rondom uw e-depot? Op welke wijze kunnen wij als klant invloed uitoefenen op de verdere ontwikkeling van het e- Depot in de toekomst? 8. Hoeveel wordt er jaarlijks besteed aan onderzoek en verdere ontwikkeling van het e-depot? 9. Heeft u een exit-strategie/methode ontwikkeld en getest als een klant besluit niet langer gebruik te maken van uw service? Welke ondersteuning wordt er op dat moment geboden? Prijsstelling 1. Welke typen prijs- en licentiemodellen hanteert u met betrekking tot het e- Depot? Welke staffels zijn van toepassing? Graag concrete bedragen benoemen en onderverdelen naar de specifieke levering van producten, diensten en onderhoud. 2. Hanteert u een percentage of tarief voor jaarlijkse onderhoudskosten voor het e- Depot? Zo ja, hoe hoog is deze en waar is deze op gebaseerd? 3. Welke kortingsregelingen zijn er mogelijk bij aansluiting van meerdere overheidsinstellingen? 4. Zijn er nog overige kosten van toepassing voor bijvoorbeeld deelname aan een gebruikersvereniging? 5. Zijn er nog kosten van toepassing die hierboven niet genoemd zijn? especialisten bv Pagina 17 van 22

18 2. Vragen rondom het e-depot De eisen en wensen ten aanzien van het e-depot zijn gestructureerd op basis van de internationale OAIS referentie model (Open Archival Information System). OAIS is een conceptueel model bestemd voor het beheer, de archivering en de bewaring op lange termijn van digitale documenten. De uitwerking van OAIS werd geleid door het Consultative Committee for Space Data Systems. OAIS is geregistreerd als ISO-norm met de referentie Het OAIS-model is een referentie die in grote lijnen de functies, de verantwoordelijkheden en de organisatie beschrijft van een systeem dat informatie, en in het bijzonder digitale gegevens, op lange termijn wil bewaren, om te garanderen dat ze toegankelijk blijft. Lange termijn wordt gedefinieerd als voldoende lang om onderhevig te zijn aan de impact van de technologische evoluties. Voor de leesbaarheid is hierboven een vereenvoudigde weergave van het OAIS referentiemodel opgenomen. Vanuit het model kunnen de belangrijkste onderdelen worden afgeleid (zie volgende pagina): especialisten bv Pagina 18 van 22

19 1. Producent moet in staat zijn archiefobjecten en bijbehorende metadata (op gestructureerde wijze) aan te bieden, waarna deze worden opgenomen in het e-depot. 2. Zowel de metadata als de archiefobjecten moeten worden opgeslagen en beheerd in het e-depot. 3. Consument en ambtenaar moeten (mits geautoriseerd) in staat zijn om toegang te verkrijgen tot de archiefobjecten in het e-depot. 4. Met betrekking tot het e-depot moet sprake zijn van preservatie planning. Op lange termijn moet gegarandeerd kunnen worden dat archiefobjecten authentiek, integer, betrouwbaar en bruikbaar zijn en blijven. Hieronder zijn de vragen, eisen en wensen ten aanzien van het e-depot gestructureerd op basis van het bovenstaande OAIS referentiemodel. Voorafgaand worden een aantal algemene vragen gesteld. Algemeen 1. Heeft u het proces voor aansluiting op het e-depot beschreven? 2. Hoe lang is het e-depot al operationeel? 3. Is uw e-depot gebaseerd op normen en / of standaarden? Zo ja welke, en kan hier documentatie van overlegd worden? Bijvoorbeeld NEN-ISO 16175, NEN 2082, NEN-ISO 15489, NEN-ISO 27001, NEN- ISO 23081, ISO (OAIS), ED3, ISO16363, Data Seal of Approval, Nestor. 4. Is uw e-depot getoetst aan de hand van genoemde normen of standaarden? Zo ja, en kan hier documentatie en certificering van overlegd worden? 5. De aansluiting van het e-depot op de GEMMA architectuur gaat binnenkort plaatsvinden (zie Hoe ziet u de aansluiting van het e- Depot in de GEMMA-architectuur? 6. Met welke applicaties binnen het overheidsdomein heeft u koppelingen gerealiseerd voor het e-depot? 7. Biedt u de mogelijkheid voor het e-depot op de locatie van de klant (on premise)? 8. Biedt u de mogelijkheid voor het e-depot in de cloud? Zo ja, bij welke organisatie en in welk land vindt hosting plaats? 9. Welke (innovatieve) ontwikkelingen ten aanzien van het e-depot heeft u gepland voor de komende twee jaren? Heeft u een roadmap / ontwikkelvisie vastgelegd? especialisten bv Pagina 19 van 22

20 Opname archiefobjecten 1. Welke mogelijkheden biedt u voor opname van archiefobjecten en metadata in het e-depot? 2. Biedt u mogelijkheden voor het geautomatiseerd metadateren van archiefobjecten? 3. Is het mogelijk om gebruik te maken van het e-depot tijden het gehele werkproces, vanaf creatie tot archivering en eventuele vernietiging? 4. Biedt het e-depot de mogelijkheid om de validiteit van een meegeleverde digitale handtekening te verifiëren (conform artikel 24 van de Archiefregeling)? 5. Welke mogelijkheden biedt het e-depot om de meegeleverde metadata te controleren ten opzichte van de afgesproken en toegestane metadata? 6. Welke mogelijkheden zijn er ter verrijking van de aangeleverde metadata? Kan er ook nieuwe metadata worden toegevoegd? 7. Welke mogelijkheden biedt het e-depot om te verifiëren of het aangeleverde archiefobject van het juiste (afgesproken) formaat is? 8. Biedt het e-depot de mogelijkheid om gebruik te maken van het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO)? 9. Heeft u ervaring met het mappen en toepassen van het TMLO in het e-depot? 10. Biedt het e-depot de mogelijkheid om archiefobjecten via de aangeleverde metadata een bepaalde plek in het dossier en/of de zaak te geven? Is dossier/ zaak vorming mogelijk? 11. Welke mogelijkheden biedt u om handmatig archiefobjecten toe te voegen aan het e-depot? 12. Welke mogelijkheden biedt u om aangeleverde metadata te toetsen aan (externe) registers (zoals bijvoorbeeld de basisregistraties)? 13. Is het mogelijk om gestructureerde informatie in te lezen? Zo ja, in welke formaten? 14. Is het mogelijk om ongestructureerde informatie in te lezen? Zo ja, in welke formaten? especialisten bv Pagina 20 van 22

21 Datamanagement 1. Op welke wijze gaat het e-depot om met archiefobjecten die vernietigd moeten worden? 2. Welke mogelijkheden biedt het e-depot ter ondersteuning van de bewaking van vernietigingstermijnen? 3. Welk protocol / proces is van toepassing op het vernietigen van archiefobjecten? 4. Worden metadata afzonderlijk van de archiefobjecten opgeslagen of in dezelfde database? 5. Welke beheerfuncties biedt u ten aanzien van de metadata en archiefobjecten? 6. Welke controles zijn ingebouwd om er zeker van te zijn dat alle aangeboden archiefobjecten daadwerkelijk en op de juiste wijze zijn opgenomen in het e- Depot? Wordt bijvoorbeeld gewerkt met ontvangstbevestigingen en controle tellingen? 7. Worden alle activiteiten die plaatsvinden op de metadata en de archiefobjecten vastgelegd (gelogd) en zo ja, welke rapportagemogelijkheden zijn hierover? 8. Kunnen er beperkingen op de openbaarheid worden doorgevoerd? Zo ja, Hoe wordt omgegaan met objecten die zijn uitgesloten van de openbaarheid? 9. Hoe is de autorisatie in het e-depot georganiseerd? 10. Wordt vastgelegd wat wordt geraadpleegd door de burger (anoniem) en door de overheid zelf (niet anoniem)? Opslag archiefobjecten 1. Welke bestandsformaten worden ondersteund door het e-depot? 2. Biedt u de mogelijkheid om meerdere soorten digitale archiefobjecten op te slaan in het e-depot? Bijvoorbeeld born digital objecten, gedigitaliseerde (gescande) objecten, audio en video objecten? 3. Is de opslagcapaciteit voor archiefobjecten en metadata gelimiteerd? 4. Wordt gewerkt met eenmalige opslag en meervoudig gebruik? 5. Wordt er gewerkt met een multi-tenant omgeving? Toegang archiefobjecten 1. Welke mogelijkheden biedt u ten aanzien van toegang tot het e-depot? Maak onderscheid tussen de beheerder, collega s bij de overheid en de burger. 2. Welke vormen van digitale en fysieke toegangsbeveiliging zijn er van toepassing op het e-depot? 3. Welke mogelijkheden biedt het e-depot om het archief te doorzoeken? 4. Welke mogelijkheden biedt het e-depot om audio en video archiefobjecten inhoudelijk te doorzoeken? especialisten bv Pagina 21 van 22

22 Beheer e-depot 1. Op welke wijze is de beheerorganisatie ten aanzien van e-depot vormgegeven? 2. Op welke wijze houdt u rekening met wettelijke vereisten die voortkomen uit de Archiefwet en de Wet bescherming Persoonsgegevens? Welke maatregelen heeft u getroffen? 3. Is de systeemdocumentatie van uw e-depot actueel beschreven, geordend en toegankelijk? 4. Voert de beheerorganisatie systematische risicoanalyses uit met betrekking tot onder andere personeel, data, systemen, fysieke locatie en (informatie)beveiligingseisen? Zijn er afdoende maatregelen getroffen voor alle gebieden? Is er een informatiebeveiligingsplan gebaseerd op de NEN-ISO/IEC norm? 5. Kunt u een actuele beschrijving aanleveren van de technische infrastructuur van uw e-depot? 6. Wordt het gebruik van het e-depot gemonitord? Zo ja: hoe vindt dat plaats en welke rapportagemogelijkheden biedt u? 7. Zijn er onderliggende contracten om te kunnen blijven voorzien in een technisch optimale werking van het systeem? 8. Worden er in de overeenkomsten met zorgdragers afspraken gemaakt over onderhoud, toegankelijkheid en verwijdering van archiefobjecten en metadata? 9. Worden alle relevante beheeraspecten rondom de organisatie en inrichting van het e-depot periodiek intern en extern gemonitord en geaudit? Zo ja, wordt daarvan verslag gedaan? Worden de uitkomsten gedeeld met uw afnemers van het e-depot? Preservatie planning 1. Op welke wijze ondersteunt u als leverancier de preservatiestrategie, -beleid, - planning en uitvoering van uw klanten? 2. Welke functionaliteiten biedt het e-depot ten aanzien van preservatie? Is het bijvoorbeeld mogelijk om verouderde bestandsformaten te detecteren? Wordt er continu bewaakt of alle objecten nog integer zijn? 3. Biedt het e-depot benodigde functionaliteit voor de opslag van technische metadata? Welke applicaties en bestandsformaten zijn gebruikt, en welke versies daarvan? Aan welke vormvereisten moet de informatie voldoen? Waar en hoe zijn die vereisten vastgelegd? Welke bewerkingen kunnen er plaats vinden (denk aan compressie, conversie en migratie)? Wordt er vastgelegd dat er eventueel gecomprimeerd, geconverteerd en / of gemigreerd is? especialisten bv Pagina 22 van 22