Partner in zorgondersteuning. 9 juni 2016 Marcel Blom, Mirjam Scholtens

Transcriptie

1 Partner in zorgondersteuning 9 juni 2016 Marcel Blom, Mirjam Scholtens

2 Inhoud workshop Wie zijn we: Inconto en Emeritor Wie zijn we: MC Groep Visie op ondersteunde processen (Partnership) Borging operationele inkoopprocessen (P2P) Projectaanpak en behaalde resultaten Afsluiting

3 Wie is INCONTO? Onderdeel van onafhankelijke inkoopadvies organisatie Emeritor INCONTO focust op het optimaliseren van het operationele inkoopproces (P2P) Visie INCONTO: Besparen op inkoop vereist borging in het P2P-proces Purchase-to-Pay (P2P): E-procurement Contractmanagement Digitale Factuurverwerking Informatie-uitwisseling met financieel ERP

4 Wie is Emeritor? Onafhankelijke inkoopdienstverlener sinds medewerkers (in vaste dienst) ISO 9001 gecertificeerd Totaalpakket van inkoopoplossingen voor structurele verbetering van de inkoopfunctie Specialistische diensten voor ICT, energie, telecom, bouw, verzekeringen en e-procurement, contractmanagement & digitale factuurverwerking Private (60%) en Publieke (40%) organisaties als klant Veel vaste terugkerende klanten Pragmatisch en op klant afgestemde benadering met een focus op Total Cost of Ownership Credo: Denken, durven, doen én doorgaan

5 Inhoud workshop Wie zijn we: Inconto en Emeritor Wie zijn we: MC Groep Visie op ondersteunde processen (Partnership) Borging operationele inkoopprocessen (P2P) Projectaanpak en behaalde resultaten Afsluiting

6 Wie is de MC Groep? MC IJsselmeerziekenhuizen: MC Zuiderzee (Lelystad) MC Emmeloord (Emmeloord) MC Dronten (Dronten) Gezondheidscentrum Het Dok (Urk) MC Slotervaart (Amsterdam) Loek Winter en Willem de Boer

7 Missie MC Groep Het leveren van kwalitatief hoogwaardige zorg als zelfstandig basisziekenhuis in goede samenwerking met de 1e lijns en 3 e lijns zorgaanbieders. een levensvatbare exploitatie door efficiënt en doelmatig te werken Wat we doen, doen we veel en doen we (dus) goed netwerkorganisatie met samenwerkingspartners hospital at home

8 Visie op zorg MC Groep Focus (poli) Focus (poli) Focus (poli) Focus (poli) oogheelkunde Revalidatie/paramedisch KNO orthopedie Systeemfunctie Ketenzorg SEH zorg Verloskunde Diabetes COPD ketenzorg ketenzorg Preventie Palliatie Zorgondersteuning KCL/ MMB Bedrijfsvoering Apotheek Radiologie

9 Visie op zorg MC Groep Systeemfunctie SEH zorg Verloskunde Diabetes COPD ketenzorg ketenzorg Preventie Palliatie

10 Inhoud workshop Wie zijn we: Inconto en Emeritor Wie zijn we: MC Groep Visie op ondersteunde processen (Partnership) Borging operationele inkoopprocessen (P2P) Projectaanpak en behaalde resultaten Afsluiting

11 Bedrijfsvoering MC Groep: onderdeel Finance & Control Uitgangspunten Finance & Control is ondersteunend aan de lijnorganisatie moet waarde toevoegen aan de primaire doelstelling van de ziekenhuizen de inrichting moet aansluiten op de (veranderende) besturingsfilosofie de MC Groep moet goed in staat zijn in te kunnen spelen op de veranderingen in de zorgmarkt (marktwerking) moet zo klein mogelijk worden ingevuld, maximale zorginkomsten naar het primaire proces ketenvorming, operational excellence Synergie, Efficiency, Standaardisatie, Flexibel, Kwaliteit

12 Bedrijfsvoering MC Groep: Finance & Control Uitgevoerde acties: Outsourcing: Control op zorgregistratie (CashCure) Facturatie & Debiteurenbeheer (CashCure) Integratie F&C afdelingen: 1 Planning & Control/ verkoop afdeling, 1 Financiële administratie, 1 Zorgadministratie Uniformiteit processen en integratie ICT systemen: Vaststellen gewenste werkwijze en processen Maximale ondersteuning (uniforme) werkwijze medewerkers Financieel/HRM-pakket geïntegreerd met Inkoopsysteem (AFAS-Inconto) 1 omgeving 2 ziekenhuis administraties Gezamenlijk (versimpeld) grootboekschema [2.200/800] Gezamenlijk crediteuren stamtabel [2.200] Gezamenlijke inkoop contracten/ catalogi [670]

13 Inhoud workshop Wie zijn we: Inconto en Emeritor Wie zijn we: MC Groep Visie op ondersteunde processen (Partnership) Borging operationele inkoopprocessen (P2P) Projectaanpak en behaalde resultaten Afsluiting

14 Borging in het operationele inkoopproces (P2P)

15 Wat levert een verbeterd P2P-proces op? Daadwerkelijke besparing op inkoop door beter gebruik van de inkoopcontracten Voorkomen van onnodige bestellingen Bestelgemak Lagere proceskosten, ofwel een effectiever en efficiënter inkoopproces Lagere administratieve kosten door automatisering van de factuurverwerking Verhoogd inzicht en controle op financiële verplichtingen m.b.t. inkoop

16 P2P op hoofdlijnen Aanvrager Goedkeurder Inkoper Goederenontvangst Finance Selecteren producten Accorderen Inkoopopdracht naar leverancier(s) Accepteren levering Factuur verwerken Verzenden Gereed melden in INCONTO Financieel pakket Voordelen van een goed ingericht P2P-proces: Benutten en managen van bestaande contracten Borging van procuratie (doel- en rechtmatigheid) Effectief en efficiënt intern aanvraag- en bestelproces Ondersteuning van het interne logistieke proces Afspraken met leveranciers over het P2P-proces en de informatie uitwisseling (bestelwijze; catalogi/webshops; aantal facturen en inhoud en format van facturen)

17 Klantwaarde (toegevoegde waarde voor de klant) Stapsgewijs naar een steeds beter P2P-proces Optima lisatie Budget Beheer Optima lisatie Factuur matching Fase 3 E-proc Dig. Fact. Fase 2 Contr. mngm nt Koppeling Fin. Pakket Fase 1 3 mnd 12 mnd 24 mnd Tijd

18 Inhoud workshop Wie zijn we: Inconto en Emeritor Wie zijn we: MC Groep Visie op ondersteunde processen (Partnership) Borging operationele inkoopprocessen (P2P) Projectaanpak en behaalde resultaten Afsluiting

19 Projectaanpak Akkoord Stuurgroep Start project Kick Off Workshops Blauwdruk Inrichten INCONTO Testen en Training Opleveren INCONTO + 3 maanden

20 Optimale inrichting business administration

21 Integratie Inconto Profit (AFAS) Profit/Afas Kostenplaats Kostensoort Leverancier Boekperioden Factuur Journaalposten Voorraadboekingen INCONTO

22 MC Groep: Resultaten 1 e jaar P2P-optimalisatie Uniforme processen in beide ziekenhuizen door gezamenlijke procesoptimalisatie (betere functiescheiding) Door processynchronisatie op weg naar één service center voor beide ziekenhuizen Real-time inzicht in status logistiek proces door online communicatie tussen P2P (Inconto) en ERP (AFAS) Momenteel 10% van de facturen van MC Slotervaart wordt verwerkt via xml, gem besparing 5 per factuur ambitie 50% Stijgend percentage order gebonden facturen, inmiddels 48% van de factuurregels matchen op een orderregel ambitie 90% Bij een succesvolle 3-way match staat de factuur binnen 16 seconden in Profit zonder menselijke tussenkomst

23 Optimalisatie 3-way factuur matching

24 Inhoud workshop Wie zijn we: Inconto en Emeritor Wie zijn we: MC Groep Visie op ondersteunde processen (Partnership) Borging operationele inkoopprocessen (P2P) Projectaanpak en behaalde resultaten Afsluiting

25 Waarom Purchase-to-Pay optimalisatie? VERBETERD INZICHT CONTROLE BEVEILIGING VERLAAG KOSTEN

26 Vragen en discussie