Verbeterd inkoopbeheer en meer controle over uw uitgaven en cashflow. Purchase-to-Pay Canon Business Solutions

Transcriptie

1 Verbeterd inkoopbeheer en meer controle over uw uitgaven en cashflow Purchase-to-Pay Canon Business Solutions

2 Automatiseer uw Purchase-to-Pay-traject voor een uniforme aanpak binnen Inkoop en Finance. Purchase-to-Pay is een oplossing waarmee organisaties op een eenvoudigere en gestroomlijnde manier doelgerichter kunnen inkopen en financiële beslissingen kunnen nemen. Tegelijkertijd krijgt u meer controle over uw uitgaven en cashflowmanagement. Dit komt de relatie met uw leveranciers ten goede en resulteert in een betere samenwerking tussen Inkoop en de Financiële afdeling. De Purchase-to-Pay-oplossing van Canon is ontworpen om Inkoop en de Financiële afdeling samen beter te laten functioneren. Beide afdelingen zijn daardoor in staat om meer strategische doelen na te streven. Canon Purchase-to-Pay geeft u die belangrijke controle en zichtbaarheid van het volledig proces (van de aanvraag tot en met de betaling) onder een enkel platform. De oplossing helpt organisaties om aan wet- en regelgeving te voldoen, verhoogt beveiliging en helpt om kosten te verlagen.

3 Het automatiseren van het Purchaseto-Pay-proces is volledig gericht op het verhogen van de winstgevendheid door het inkoop- en betalingsproces te optimaliseren en onderling te verbinden waardoor het nauwkeurig te beheren is. Purchase-to-Pay: de essentiële stap voor bedrijfsgroei Organisaties die hun inkoopproces willen beheersen en hun financiële positie willen verbeteren, hebben baat bij de Canon Purchase-to-Payoplossing. Het stroomlijnt inkoop- en contractmanagement, facturatie en de afhandeling van personeelsonkosten. Het Purchase-to-Pay-proces van het aanvragen van producten & services tot het betalen van leveranciers Offerte leverancier Inkooporder Ontvangst goederen & diensten Factuur verwerken Bewaken & rapporteren Betalen van leverancier Inkoop (Purchase) Uw organisatie heeft producten en services nodig Betaling (Pay) Leveranciers moeten worden betaald

4 De bijzondere voordelen van Canon Purchase-to-Pay, verspreid over de vier belangrijkste uitdagingen binnen uw finance- en inkoopoperaties, stroomlijnen processen, zorgen voor productiever personeel, bieden controle en stellen u in staat om sneller, betere beslissingen te nemen. Inzicht Controle Meer inzicht voor betere beslissingen Voor finance- en inkoopprofessionals is het frustrerend om de juiste informatie niet binnen handbereik te hebben. Gebrek aan transparantie kan ook ongeoorloofd gedrag stimuleren en uw organisatie blootstellen aan risico s. Door belangrijke gegevens op uw vizier te hebben, verdwijnen frustraties en tijdverspilling en het helpt u om de eerste stap te zetten naar een betere besluitvorming. De Financiële afdeling heeft behoefte aan een consequenter en actueler overzicht van de cashflowpositie, in plaats van handmatig alle informatie te verzamelen uit zeer uiteenlopende systemen of persoonlijke dossiers. Inkoop heeft een beter inzicht nodig in leverancierscontracten voor het controleren van service levels en voorwaarden, of om de competenties van een bepaalde leverancier in te kunnen schatten. Verbeter processen en zakenrelaties Beheersing van de inkoop- en accountingprocessen van uw organisatie is van cruciaal belang. Zo kunt u kostbare tijd en middelen vrijmaken om u te richten op het bereiken van strategische doelen. Ineffectieve cashcontrole, het moeilijk kunnen matchen van facturen met inkooporders en pakbonnen of te veel handmatige afhandeling van documenten verspillen kostbare tijd van het personeel. Intussen kan het werken met onvoldoende leveranciersgegevens en het ontbreken van een helder inkoopbeleid leiden tot slechte relaties met leveranciers. Door een soepeler proces kunt u de 'ruis' in uw organisatie verminderen en uw personeel laten werken aan taken die meer voldoening schenken. De Financiële afdeling heeft behoefte aan betere processen; of dat nu resulteert in een verhoging van het aantal facturen dat overeenkomt met de inkoopbonnen, of een stijging van het percentage elektronisch te verwerken facturen. Inkoop zal afdelingen of personen moeten identificeren met een buitensporig uitgavenpatroon en hun gedrag weer in lijn moeten brengen met de inkooprichtlijnen.

5 Kosten Beveiliging & compliance Realiseer besparingen en zorg voor meer winst Uiteindelijk gaat het om geld. Terwijl we allemaal naar bedrijfsgroei streven, weten we dat besparingen het verschil kunnen maken voor continuïteit van het succes. Hoe gaat u uw besparingsdoelen bereiken in de komende 12 maanden? Of de besparingsdoelen van uw organisatie nu uit de rationalisatie van leveranciers, het opnieuw onderhandelen van contracten of uit operationele efficiency komen; u zult merken dat Purchase-to-Payautomatiseringsoplossingen u helpen om uw besparingsdoelen over de gehele linie te bereiken. De Financiële afdeling wil besparingen realiseren uit verlaging van transactiekosten en de eigen afdeling willen veranderen van een kosten- in een profitcenter. Ook Inkoop wil een ander pad bewandelen dan constant de kosten te drukken bij leveranciers, door strategische besparingen te realiseren of zelfs inkomsten te genereren. Verminder risico s en verstoringen Uw organisatie is wettelijk verplicht om nauwkeurige transacties volgens de wet uit te voeren. Dat betekent dat het automatiseren van uw procedures om fouten te minimaliseren en compliance te maximaliseren de beste stap in de goede richting is. Daarnaast kunnen de productiviteit en het moreel in de gehele organisatie verbeteren door aan interne richtlijnen te voldoen en een betere governance te ondersteunen. Een op de vijf facturen bevat fouten of er ontbreken gegevens (Canon/RS Consulting, 2011). Omdat er vaak veel geld omgaat binnen het interne inkoop- en betalingsproces, is de kans en impact van fraude groot. Als u geen geautomatiseerde controles hebt, stelt u uw organisatie in grotere mate bloot aan mogelijkheid tot fraude. De Financiële afdeling wil klaar zijn voor de audit in overeenstemming met de wetgeving. Inkoop wil waarborgen dat uw organisatie met goedgekeurde leveranciers werkt en dat de inkoop binnen uw organisatie volgens inkooprichtlijnen plaatsvindt.

6 Purchase-to-Pay: perfectioneer het proces Een complete Purchase-to-Payautomatiseringsoplossing ondersteunt organisaties bij doelgericht inkopen en het nemen van financiële beslissingen, waardoor het uitgaven- en cashflowmanagement verbetert. Canon Purchase-to-Pay (P2P) biedt een beter inzicht in het inkoopbeheer en controle over de uitgaven en de cashflow Offerte leverancier Inkooporder Ontvangst goederen & diensten Factuur verwerken Bewaken & rapporteren Betalen van leverancier Verwerken van kosten Selecteer de leverancier en stem inkoopvoorwaarden af Plaats een inkooporder bij een leverancier Ontvangstbevestiging bij levering Ontvang de factuur, automatiseer de goedkeuring, matchen met PO, enz. Bewaak alle doorlooptijden en produceer rapporten op maat Los inconsistenties op en keur betaling aan de leverancier goed Eén platform voor uniforme governance bij Inkoop en de Financiële afdeling Contract Buyer Invoice Dashboard Supplier Portal Expense Volg uw leverancierscontracten - ontvang een waarschuwing, wanneer ze actie vereisen Beheer inkopen en gegevens om uitgaven te beheersen Richt uw expertise op afwijkingen van de norm Beheers het volledige P2Pproces, live, wanneer het gebeurt Beheers het volledige P2Pproces, live, wanneer het gebeurt Beheers het volledige P2Pproces, live, wanneer het gebeurt

7 Canon s Purchase-to-Pay implementeren is gemakkelijk dan u denkt Het hebben van een Purchase-to-Pay-oplossing biedt organisaties legio voordelen, waaronder lagere transactiekosten, verkorte doorlooptijden en een gestroomlijnde workflow. Het kan zijn dat u het gevoel heeft dat uw organisatie te klein is om een investering in een dergelijke oplossing te rechtvaardigen. Niets is minder waar! Ook voor kleinere organisaties loont het implementeren van een Purchase-to-Pay-automatisering. De oplossing van Canon werd door andere klanten omschreven als: Flexibel - modulaire architectuur, zodat u individuele applicaties kunt implementeren of dat stapsgewijs kunt doen Betaalbaar - verschillende prijsstructuren, waaronder abonnementen, om het beste aan uw behoeften te voldoen Eenvoudig te integreren - werken met de apparatuur en software die u al op kantoor hebt Intuïtief - web-based intuïtieve gebruikersinterface, geïnstalleerd met een minimale noodzaak voor training Mobiel - gebruik het systeem onderweg, buiten de locatie of weg van kantoor met elk apparaat dat geschikt is voor het internet Services & rollout U hoeft de implementatie niet alleen uit te voeren. Canon s Business Solutions team kan met het volgende aanbod uw leven een stuk gemakkelijker maken: SaaS, gehost en on-site mogelijkheden - kies de optie die het beste past bij uw IT-doelen Consulting services voor het identificeren, ontwerpen en implementeren van een P2P-automatiseringsstrategie op maat Beheerde serviceopties zijn beschikbaar om meer voordelen te verkrijgen Aan de slag Canon s Business Process Consultants zijn specialisten die onze klanten helpen kosten te verlagen, risico s te minimaliseren en verkopen te verhogen door belangrijke bedrijfsprocessen te stroomlijnen. We willen eerst uw organisatie beter leren kennen - uw huidige processen, mensen, locaties en systemen. Voordat onze consultants een P2P-oplossing adviseren, volgen zij de onderstaande drie stappen, zodat wij zeker weten dat we de juiste oplossing voor uw organisatie ontwerpen. Kwalificatie bedrijfsbehoeften. Live demonstratie van de oplossing of bewijs van het concept. Procesaudit. Neem vandaag nog contact op met Canon voor meer informatie of om een afspraak te maken. Bel en maak vrijblijvend kennis met de mogelijkheden. Over Canon Information Management Canon Information Management-oplossingen zijn gestoeld op meer dan 75 jaar ervaring in de ontwikkeling van innovatieve technologie om documenten en beelden vast te leggen, te verwerken en te leveren. Door elk soort organisatie de mogelijkheid te bieden om hun kritische informatie te beheersen, stelt onze expertise in het faciliteren van efficiënte werkwijzen klanten in heel Europa in staat om een voortreffelijke klantenervaring te leveren, concurrerend voordeel te behalen en de wet- en regelgeving na te leven. Toegevoegde waarde met Beter inzicht Betere beheersing Gemakkelijker voldoen aan wet- en regelgeving Verbeterde informatiebeveiliging Betere cashflowpositie

8 Canon canon.com Canon Europe canon-europe.com Dutch Edition Canon Europa N.V., 2014 Canon Nederland N.V. Brabantlaan TV s-hertogenbosch Telefoon: (073) Fax: (073) canon.nl