4 manieren voor het verbeteren van uw

Transcriptie

1 4 manieren voor het verbeteren van uw crediteurenproces zonder uw organisatie te verstoren

2 KLINKT DIT U BEKEND IN DE OREN? De Aberdeen Groep ontdekte dat 80% van de leveranciersfacturen nog altijd alleen in een papieren versie wordt opgemaakt. Ook wanneer de facturen elektronisch aangeleverd worden, blijven de meeste organisaties ze toch printen. Zelfs als de overschakeling naar de digitale versie begonnen is, worden veel van de stappen - zoals het invoeren van gegevens, het valideren van facturen en het uitvoeren van betalingen - toch nog steeds handmatig uitgevoerd. Herhaalde betalingsfouten leiden tot conflicten met leveranciers en een ongunstige kredietrating. ONDERTUSSEN probeert iedereen de betrouwbaarheid van zijn gegevens te vergroten en betaalfouten te beperken de kosten van het betaalproces te drukken en op tijd te betalen de relaties met leveranciers te verbeteren en nalevingsproblemen te vermijden

3 EEN TYPISCHE GEBRUIKER in de crediteurenafdeling beheert ongeveer 0 facturen per dag en elke factuur kost $ 7 om te verwerken. In één maand kunnen deze kosten oplopen tot $ 0.000! Het crediteurenproces is essentieel en onderbrekingen of vertragingen zijn uit den boze. Efficiëntie in uw vermogen om te betalen, heeft een rechtstreekse impact op uw kredietrating, op de kwaliteit van uw relaties met uw leveranciers en op de sterkte van uw financiële situatie. Het is normaal dat u terughoudend bent om uw crediteurenproces te veranderen. Om uw groei te ondersteunen en de mensen waarmee u zaken doet, tevreden te stellen, moet u uw interne processen echter optimaliseren. Er zijn heel wat opties beschikbaar en er worden u fantastische dingen beloofd. Soms lijken uw doelstellingen onbereikbaar en wilt u het opgeven. U vraagt zich ongetwijfeld af waarom u iets zou veranderen terwijl alles prima verloopt en u winst maakt. WAT ZOU U DUS MOETEN DOEN? Uw dagelijkse activiteiten geleidelijk verbeteren met behoud van wat u al geïmplementeerd hebt, en uw crediteurenproces aanpassen in uw eigen tempo. Stap voor stap significante verbeteringen aanbrengen die u voortdurend dichter bij uw doelstellingen brengen, op het vlak van productiviteit, operationele efficiëntie en rentabiliteit. Uw relaties met uw leveranciers zullen beter worden en u zult meer invloed krijgen in uw bedrijfsnetwerk. Hierna volgen 4 gemakkelijke stappen om uw crediteurenproces te verbeteren. $ Volgens de Aberdeen Groep.

4 EEN EERSTE STAP NAAR DIGITAAL In een ideale wereld U heeft een systeem voor content management waarmee u uw documenten kunt beheren. Uw leveranciers communiceren alleen digitaal met u. Het is dus gemakkelijker voor u om de documenten digitaal in het systeem op te slaan en ze voor de rest van het proces te beheren. Maar in werkelijkheid 54 % van de organisaties verstuurt facturen nog steeds niet digitaal. U verliest dus tijd met het inscannen van stapels documenten en het handmatig indexeren ervan voor digitale opslag. Zelfs als u gebruik maakt van OCR (Optical Character Recognition - optische schriftherkenning), is er nog steeds een foutmarge van 6 % en moet de ontbrekende informatie handmatig ingevoerd worden door een werknemer. OPLOSSING Vraag uw leveranciers om u hun facturen toe te sturen in een -indeling. is een veel gebruikte indeling die gemakkelijk gegenereerd kan worden en hen tijd en geld zal besparen. SNELLE VERBETERINGEN Installeer een middleware systeem om -facturen in te voeren. Een middleware systeem onderschept de gegevens in uw bestaande systemen en brengt onopvallend veranderingen aan in de processen en documenten. Gebruik een datamapping configuratie voor de extractie van de tekst die nodig is om de factuur en de betaling te controleren. 4 Volgens het Institute of Financial Operations. Volgens de Association for Information and Image Management. Zet de verzamelde gegevens om in een EDI-compatibele indeling om de invoer van gegevens in uw systemen en de communicatie met uw leveranciers te automatiseren.

5 DOCUMENTCONTROLE AUTOMATISEREN In een ideale wereld De controle gebeurt snel, omdat uw processen gedigitaliseerd zijn en u alle inkomende documenten digitaal ontvangt. Ze zijn gemakkelijk te vergelijken. Maar in werkelijkheid Het duurt een eeuwigheid, omdat de facturen die u ontvangt, handmatig vergeleken moeten worden met de aankooporders en leveringsbonnen. Deze "drievoudige vergelijking" vertraagt het hele proces, omdat de meeste organisaties niet over de middelen beschikken om meer dan één factuur tegelijk te vergelijken en na te gaan of de bedragen en de gegevens kloppen. Zelfs al heeft u een systeem voor content management waarmee u facturen digitaal kunt beheren en het printen kunt beperken, zullen een aantal stappen, zoals het invoeren van de ordergegevens, handmatig uitgevoerd moeten worden. De verificatie (bijv. controleren van de ordergegevens) vergt niet alleen tijd, maar er moeten dagelijks nieuwe gegevens ingevoerd worden door uw medewerkers, wat kan leiden tot fouten en te late betalingen. OPLOSSING De handmatige verificatiestappen, die de meeste fouten veroorzaken, geleidelijk elimineren. SNELLE VERBETERINGEN Aangezien u nu de gegevens van de leveranciersfactuur bij de hand heeft, kunt u discrepanties tussen leveringsbonnen en facturen automatisch controleren, om veranderingen op te sporen die mogelijk zijn opgetreden bij de levering. Als er niets veranderd is, kunnen de facturen automatisch goedgekeurd worden en kan de betaalopdracht gegeven worden. Alleen uitzonderingen en gevallen die niet conform zijn, moeten handmatig beheerd worden. 5

6 BETALINGSGOEDKEURINGEN AUTOMATISEREN ORDER #657 FACTURATIE #657 In een ideale wereld Factuurmanagers zijn proactief, omdat ze facturen kunnen goedkeuren met één muisklik. U krijgt goedkeuringen in realtime en kunt snel doorgaan met de volgende stappen in het proces (bijv. de cheque uitschrijven). Maar in werkelijkheid Een crediteurenafdeling doet er gewoonlijk tot 6 dagen over om een factuur te verwerken. U moet de gemachtigde managers voortdurend aansporen om de betalingen te laten goedkeuren. Het duurt even lang om facturen voor kleine bedragen te laten goedkeuren als die voor grote bedragen, waardoor leveranciers in de war raken en ongeduldig worden. Het is essentieel voor uw financiële gezondheid om uw betaalcyclus in te korten. U zou een korting kunnen krijgen voor vroegtijdige betaling! Bovendien is het mogelijk dat bepaalde leveranciers geen zaken met u meer willen doen, als ze altijd achter hun betaling aan moeten gaan. Dat zou noodlottig kunnen zijn als u voor uw productie afhankelijk bent van deze leveranciers. 4 OPLOSSING Uw cashflow proactiever beheren. SNELLE VERBETERINGEN Neem een typische volledige betalingscyclus onder de loep en identificeer de stappen die gemakkelijk geautomatiseerd kunnen worden. Zorg ervoor dat alle betalingen onder een bepaald niveau en terugkerende vaste betalingen automatisch goedgekeurd worden. Besteed uw tijd aan de uitzonderingen en de grote bedragen. Automatiseer interne herinneringen, zodat de personen die gemachtigd zijn om betalingen goed te keuren, nooit te laat zijn. Vertrouw niet langer op herinneringen van uw leveranciers. 6 4 Volgens het Institute of Financial Operations

7 4OVERSTAPPEN OP DIGITALE ARCHIVERING In een ideale wereld U weet te allen tijde waar uw documenten zich bevinden, en uw leveranciers kunnen de status van hun betaling in realtime volgen. Tijdens audits kunt u de gevraagde documenten snel overhandigen aan de auditor. Maar in werkelijkheid Slechts 5% van de crediteurenafdelingen kan zijn activiteiten in realtime volgen en rekeningafschriften duidelijk weergeven via dashboards. Bovendien worden papieren dossiers doorgegeven binnen de organisatie. Deze worden vaak fout geklasseerd of kunnen zelfs zoek raken. 4 Uw leveranciers vragen wanneer ze betaald zullen worden en u kunt niet controleren of u hun factuur wel ontvangen hebt. Ze krijgen een heel slechte indruk van uw organisatie, wat tot conflicten kan leiden als de situatie erger wordt. Als u geen goede relatie heeft met uw leveranciers, zal het bijvoorbeeld moeilijk zijn om te onderhandelen over betere tarieven. OPLOSSING Vereenvoudig digitale archivering door een systeem te implementeren waarmee inkomende documenten automatisch worden vastgelegd. SNELLE VERBETERINGEN Aangezien u nu uw inkomende documenten in indeling ontvangt, kunt u de vereiste metadata voor digitale archivering automatisch ophalen. Op deze manier ontvangt u een waarschuwing wanneer een essentieel document ontbreekt voor de goedkeuring van de betaling. Telkens wanneer u de ontvangst van een order of levering bevestigt, slaat u de bevestigingsnota automatisch op in uw systemen. 4 Volgens het Institute of Finance and Management. 7

8 objectiflune.com OL is een handelsmerk van Objectif Lune Inc. Alle weergegeven geregistreerde handelsmerken zijn eigendom van de respectieve eigenaren. 07 Objectif Lune Incorporated. Alle rechten voorbehouden.