Handleiding Handmatig aanmelden van studenten

Transcriptie

1 FF Handleiding Handmatig aanmelden van studenten ICS (Informatie, Communicatie en Studenten) Universiteit Leiden Postbus RA Leiden VISI Handleiding Handmatig aanmelden van studenten Inschrijf Opdrachtgever: P. Trim Bestandsnaam: Handleiding Handmatig aanmelden van studenten v1.7.doc Deelproject: Handleiding en opleidingen Versienummer: v.1.7 Auteurs: Michael Jungen / Remco Verveen Datum: pagina 1 van 27

2 Documentbeheer Versie Status Datum Aangepast Auteur(s) 0.1 Concept 12/10/2009 Eerste opzet Michael Jungen 0.2 Concept 14/10/2009 Revisie Michael Jungen 0.3 Concept 15/10/2009 Revisie Michael Jungen 0.4 Concept 19/10/2009 Revisie Michael Jungen 0.5 Concept 20/10/2009 Revisie Michael Jungen 0.6 Concept 21/10/2009 Revisie Michael Jungen 0.7 Concept 26/10/2009 Revisie Remco Verveen 0.8 Concept 27/10/2009 Revisie Michael Jungen 0.9 Concept 27/10/2009 Revisie Remco Verveen 1.0 Concept 02/11/2009 Revisie Remco Verveen 1.0 Concept 03/11/2009 Review Gertie Teuwen 1.1 Concept 03/11/2009 Revisie Michael Jungen 1.2 Concept 03/11/2009 Revisie Remco Verveen 1.3 Concept 03/11/2009 Revisie Michael Jungen 1.3 Concept 05/11/2009 Review Gertie Teuwen 1.4 Concept 05/11/2009 Revisie + naamwijziging manual Michael Jungen 1.4 Concept 17/11/2009 Review Gertie Teuwen 1.5 Definitief 17/11/2009 Revisie Michael Jungen 1.6 Definitief 22/11/2009 Navigatiepaden aangepast; QRC s verwijderd Remco Verveen 1.7 Definitief 13/01/2010 Correcties Gertie Teuwen pagina 2 van 27

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Registreren aanmelding Student aanmelden Persoonsgegevens invoeren Invoeren Regionale gegevens Invoeren Gegevens aanmeldingsprogramma Invoeren Regionale aanmeldingen Invoeren Aanmeldingsgegevens Handmatig matchen studentgegevens bij melding duplicaat Toekennen checklists Matriculatie Matriculeren handmatig Individueel Toekennen checklists achteraf Adresmutaties en naamswijziging achteraf Adreswijziging Adrestoevoeging Naamswijziging Processchema s Batchdocument Aanmelden / herinschrijven Definitief inschrijven Annuleren inschrijving pagina 3 van 27

4 1 Inleiding In de handleiding Handmatig aanmelden van studenten wordt ingegaan op het manueel invoeren van studenten aanmeldingsgegevens. Bij aanmeldingen vanuit het International Office m.b.t. SAP en exchange studenten is de combinatie loopbaan-programma-plan niet 1 op 1 maar is er een veelvoud van plannen mogelijk op de loopbaan-programma combinatie. Voor deze handleiding zijn Quick Reference Cards beschikbaar, welke de flows door het proces en daarmee ook systeem weergeven. De handleiding gaat er vanuit dat de gebruiker bij het inloggen voor de taal Nederlands kiest. Het aanmeldingsproces in de vorm van een QRC: pagina 4 van 27

5 2 Registreren aanmelding 2.1 Student aanmelden Navigatie Toelatingen > Aanmelding invoeren > Aanmelding toevoegen 1 Vul ID naar behoren in: in geval van een nieuwe student New laten staan; In geval van een bestaande student het ID invoeren. 2 Kies de Onderwijsinstelling LEI01 3 Kies de juiste Loopbaan: 10 Bachelor; 15 Master; 20 Doctoraal; 25 Vervolg (Vervolg = Int Relations & Dipl. + de Advanced Studies) 4 Klik op Toevoegen Dit hoofdstuk gaat van de situatie uit dat er geen studentgegevens gevonden zijn en er dus een volledig nieuwe student ingevoerd gaat worden. Bij een bestaande student kunnen alleen gegevensmutaties worden doorgevoerd. pagina 5 van 27

6 2.2 Persoonsgegevens invoeren Gegevens Persoon-ID 1 Ga naar het tabblad Persoonsgegevens 2 Vul in Ingangsdatum ( ; let op standaard wordt systeemdatum gevuld) 3 Vul in Voornaam (alleen de eerste voornaam) 4 Vul in Initialen (zonder punten en spaties) 5 Vul in Achternaam 6 Vul in Voorvoegsel (indien van toepassing) 7 Vul in Roepnaam 8 Vul in Achternaam partner (optioneel) 9 Vul in Voorvoegsel (optioneel) 10 Vul in Geboortedatum pagina 6 van 27

7 11 Klik op Geboortegegevens 11.1 Vul in Geboorteplaats 11.2 Vul in Geboorteland (NLD = Nederland) Bijzondere persoonsgegevens 12 Vul in Ingangsdatum ( ) 13 Vul in Burgerlijke Staat (Alleenstaand, Gehuwd, Onbekend) 14 Vul in Peildatum (niet verplicht) 15 Vul in Geslacht 16 Klik op OK Gegevens contactpersoon 17 Kies bij Soort adres het correspondentieadres 18 Vul in Land (NLD voor Nederland). Het systeem neemt de ingangsdatum van de persoonsgegevens over. Het systeem neemt automatisch de status ACTIEF aan. 19 Klik op Adres bewerken. Wanneer deze knop niet werkt is het correcte land nog niet ingevuld. Adres bewerken 19.1 Vul in Postcode 19.2 Vul in Nummer 19.3 Klik op hyperlink Adres zoeken Straatnaam en woonplaats worden automatisch ingevuld door het systeem 19.4 Vul in bij veld Extra aanvullende nummergegevens. Deze moet vooraf worden gegaan door een liggende streep. Bijv. -2 als een student 32-2 hoog woont of -A, als de persoon bijvoorbeeld op huisnummer 32-A woont N.B.: als land is BRD, vul dan de deelstaat in, bij Gemeente/staat! 19.5 Klik op OK pagina 7 van 27

8 Adres bewerken (optioneel) 19.6 Klik om bijvoorbeeld het adres van de Ouders/verzorgers van de student toe te voegen op het teken in het Gegevens contactpersoon Adressen scherm. Zorg ervoor dat het Soort Adres wordt bijgewerkt. Door op de knop Alles weergeven te klikken worden de verschillende in te voeren adressen onder elkaar weergegeven. Na het klikken verandert deze knop in 1 bekijken. Opmerking: Bij het klikken op het teken wordt het initiële adres gekopieerd (bruikbaar wanneer het nieuwe adrestype hetzelfde adres heeft als het oude adrestype). Indien het nieuwe adres afwijkt van het voorgaande adres, klik op Adres bewerken en voer hier het nieuwe adres in zoals in bovenstaande stappen beschreven is. Let op: Bij het gebruiken van een 2 e adresregel moet ook het Soort Adres in de nieuwe adresregel bijgewerkt worden. Telefoon 20 Vul in Soort Telefoon (correspondentie of mobiel, indien van toepassing). Vanuit Studielink wordt in principe altijd een telefoonnummer aangeleverd. 21 Vul in Telefoon (telefoonnummer) 22 Vink aan Voorkeur Het aanvinken van de voorkeur vindt plaats om primair telefoonnummer aan te duiden: het telefoonnummer waarop de student gebeld wil worden. 23 Klik op tabblad Regionaal pagina 8 van 27

9 2.3 Invoeren Regionale gegevens GBA-nationaliteit 1 Kies de juiste Code nat. (nationaliteit, 0001 = Nederland) 2 Vul de Begindatum in ( ) 3 Kies de juiste Status (Actief) Correspondentienummer 4 Vul als Ingangsdatum in Vooropleiding 5 Kies bij Vorige opleiding de vooropleiding (hierin zitten ook b.v. Bachelor WO) 6 Vul indien bekend de diploma datum in bij Einddatum 7 Kies de juiste Programmastatus (altijd voltooid) 8 Kies de juiste ID externe organisatie (school); je kunt zoeken op een deel van de naam, b.v. %univ% geeft alle universiteiten. Indien de juiste school niet kan worden gevonden (bijv. door gemeenschappelijke naam) open dan een tweede scherm via de hyperlink rechtsboven Nieuw Venster. Ga naar: Campusgemeenschap > Organisatie > Organisaties maken/beheren > Organisaties. Een zoekscherm verschijnt. Voer hier een zoekopdracht uit door de eerste letters van de naam van de school in te voeren. 9 Vul de code in van het juiste Vakgebied (vak kiezen) 10 Vul in Extern Cijfergemiddelde (het behaalde eindcijfer van het vak) 11 Herhaal stap 8 en 9 voor de overige vakgebieden 12 Klik op tabblad Gegevens aanmeldingsprogramma pagina 9 van 27

10 2.4 Invoeren Gegevens aanmeldingsprogramma 1 Kies de juiste Ingangsdatum Deze datum dient vóór de ingangsdatum van de studie te liggen (voor xx, dus b.v. 31-8) 2 Kies de juiste Periode toelating (Het studiejaar waarvoor de student zich inschrijft). Vb.: Code 2100 = Kies het juiste Studieprogramma (De opleiding waarvoor de student zich inschrijft) 4 Kies de juiste Campus Locatie = L (Leiden) of H (Den Haag) 5 Kies de juiste Studielast Let op: indien een studie zowel een Voltijd als Deeltijd variant heeft is dit veld leeg, het is verplicht een waarde te kiezen. 6 Programma actie: Bij het toevoegen van een aanmelding vult het systeem hier automatisch de status APPL (aanmelding) in 7 Actiereden Leeg laten 8 Studieplan: De opleiding waarvoor de student zich aanmeldt wordt gekenmerkt door de combinatie Studieprogramma en Studieplan. Meestal kan het Studieprogramma slechts één Studieplan hebben en wordt dit direct door het systeem ingevuld. In het geval er meerdere varianten zijn, moet een keuze worden gemaakt. Bij de opleiding Rechten bestaan de volgende mogelijkheden: * Rechten * Rechten & Economie * Rechten & Bedrijfseconomie Bij toehoorder en bijvakker begint de codering met 99XXX N.B. bij een zij-instromer geneeskunde moet de checklist Plaatsing CBAP op nvt worden gezet, anders kan student niet gematriculeerd worden; gebruik icoontje rechtsboven toevoegen checklist. 9 Klik op tabblad Regionale aanmeldingen pagina 10 van 27

11 2.5 Invoeren Regionale aanmeldingen De programmagegevens worden automatisch meegenomen van het tabblad Gegevens aanmeldingsprogramma. 1 Kies bij Studievorm de inschrijfvorm 2 Kies bij Studieniveau de loopbaan Propedeuse bachelor (alle 1 e jaars bachelor instromers) Bachelor (instroom bij hogere jaren) Master Vervolgopleiding In geval van een Delftse Bijvak inschrijving: Studievorm = Delft In geval van een gewone bijvak-inschirjivng: Studievorm = Bijvak 3 Financiering van toepassing aangevinkt laten staan 4 Klik op tabblad Aanmeldingsgegevens Bij reguliere aanmeldingen is het verplicht om de velden Studievorm en Studieniveau in te voeren ook al staan ze niet als zodanig aangegeven. Bij niet reguliere aanmeldingen moeten deze velden NIET worden ingevoerd. pagina 11 van 27

12 2.6 Invoeren Aanmeldingsgegevens 1 Kies het juiste Aanmeldingscentrum Studenten Administratie = Kies bij Soort toelating het instroommoment Reguliere instroom (01/09/20xx), code = 101 (let op: hier op wordt gecontroleerd bij matriculeren per september!). Tussentijdse instroom, code = De overige gegevens hoeven niet ingevuld te worden 4 Ga terug naar het scherm Aanmeldingsgegevens 5 Klik op Opslaan 6 Noteer indien gewenst het toegekende studentnummer Bij het opslaan van de student wordt op de achtergrond een controle uitgevoerd of de student in het systeem mogelijk al aanwezig is. De gebruikte variabelen zijn: 1. correspondentienummer 2. naam + geboortedatum Indien een mogelijke match is gevonden wordt een melding gegeven. Bijv.: 7 Klik op Annuleren om naar het vorige scherm te gaan en een aanpassing te doen (voor het vinden van mogelijke overeenkomsten zie hoofdstuk 2.7) 8 Klik op OK om de melding te negeren en de gegevens alsnog op te slaan. Let op: Er wordt een nieuw Student-ID aangemaakt. pagina 12 van 27

13 2.7 Handmatig matchen studentgegevens bij melding duplicaat Via de Zoek/match functionaliteit kan worden gecontroleerd of studenten reeds aanwezig zijn in het systeem. Dit is wenselijk wanneer er zoals in hoofdstuk 2.6 een match van studentgegevens plaatsvindt. Bij geen match kan dit hoofdstuk overgeslagen worden. Navigatie Campusgemeenschap > Persoonsgegevens (student) > Zoeken/Matchen pagina 13 van 27

14 1 Vul in Zoeksoort = Persoon 2 Klik op Zoeken 3 Klik op de regel Zoekresultaten de zoekparameter S040_VOORAF 4 Klik op het vergrootglas bij Code Zoekresultaat 5 Klik op CS_Person_Traditional_Results pagina 14 van 27

15 6 Voer de gegevens in waarop vergeleken moet gaan worden (Correspondance Number IBG, Last Name, Date of Birth) 7 Klik op Zoeken 8 Bepaal of de benodigde gegevens gevonden zijn. Door op de hyperlink Details te klikken worden meer details van de persoon beschikbaar. Stap Opm Actie Met de informatie die voortkomt uit het matchen kan er verder worden gegaan met het aanmelden van de student. pagina 15 van 27

16 2.8 Toekennen checklists 1 Klik op tabblad Aanmeldingsgegevens om checklists aan de studentgegevens toe te kunnen voegen. Overigens is dit scherm ook via de tabbladen Gegevens aanmeldingsprogramma te bereiken. Opm Voor Zij-instromers Geneeskunde wordt ook de checklist of L01002 Opleiding toelating (voor numerus fixus) toegewezen, deze dient echter gelijk op N.v.t. gezet te worden. 2 Klik op het icoon Nieuwe checklist toevoegen (rood aangegeven) pagina 16 van 27

17 3 Kies de juiste Code checklist (L01001 Persoon (voor iedere student) of L01002 Opleiding toelating (voor numerus fixus)). Let op: Bij L01001 Persoon zijn er een drietal Checklistitems. 4 Status: Standaard wordt nt voldaan gevuld. Indien de checklist gelijk op voltooid gezet moet komen dient eerst het checklist item op voltooid gezet te worden op tabblad Checklistbeheer 2 en vervolgens kan de status van de Checklist op tabblad Checklistbeheer 1 op voltooid gezet worden. Wordt de status van de checklist niet aangepast verschijnt er bij het opslaan een waarschuwing. 5 De Vervaldatum wordt automatisch gevuld zodra een checklist is gekozen 6 Klik op tabblad Checklistbeheer 2 7 Controleer of de juiste Checklistitems zijn ingevuld 8 Klik op Opslaan 9 Ga terug naar het scherm Aanmeldingsgegevens 10 Klik op Opslaan 11 Noteer indien gewenst het toegekende studentnummer LET OP: er zijn nog geen GBAnamen ingevoerd. Indien nodig ga naar: Campusgemeenschap > Persoonsgegevens (student) > Persoonsgeg toevoegen/bijwerken Tabblad Regionaal linkje GBA-rapportagenamen. pagina 17 van 27

18 3 Matriculatie Vooraanmelders worden vanaf een gegeven moment gematriculeerd ; de aanmelding wordt omgezet in een (voorlopige) inschrijving. Matriculatie staat voor het transporteren van de studenten van de aanmeldingen naar studentrecords. Matriculeren vindt plaats op loopbaanniveau. Nadat hierna de zogenaamde functie periode activering is uitgevoerd kunnen studenten zich via self-service aanmelden voor onderwijs en kan voor hen collegegeld worden berekend. Er is, vanwege de self-service en berekening collegegeld, voor gekozen om studenten versneld te matriculeren, dwz dat alle vooraanmelders worden gematriculeerd en niet alleen degenen die via een betaling laten weten dat ze definitief ingeschreven willen worden. Het matriculatieproces kan samen met de bulkprocessen checklists toekennen, periode activeren en lesgeld berekenen worden uitgevoerd. Deze bulkprocessen zullen automatisch elke avond draaien. Indien nodig (als niet gewacht kan worden op het bulkproces) kan een student ook individueel (handmatig) gematriculeerd worden. In dit hoofdstuk wordt dit proces beschreven. Bij handmatige invoer dient de datum van APPL vóór de datum van MATR te liggen (dit is de Peildatum); is dat niet zo, dan krijgt de MATR de waarde van de systeemdatum; alle APPL moeten voor xx liggen op het moment dat per xx gematriculeerd moet worden. pagina 18 van 27

19 3.1 Matriculeren handmatig Individueel Navigatie Toelatingen > Aanmeldingenbeheer > Aanmeldingen beheren 1 Vul Achternaam in 2 Klik op Zoeken 3 Klik op tabblad Gegevens aanmeldingsprogramma 4 Klik op + (rij erbij) 5 Vul bij Ingangsdatum de aanvangsdatum van de inschrijving in: 01/09/20xx pagina 19 van 27

20 6 Vul in MATR (inschrijving) 7 Vul bij Aktiereden 120 in 8 Klik op Programma maken Periode activeren en lesgeld berekenen zijn terug te vinden in de Handleiding Handmatig inschrijven van studenten pagina 20 van 27

21 4 Toekennen checklists achteraf Navigatie Toelatingen > Aanmeldingenbeheer > Aanmeldingen beheren 1 Klik op Zoeken 2 Kies een student 3 Voor het verder uitvoeren van het proces zie hoofdstuk 2.7 pagina 21 van 27

22 5 Adresmutaties en naamswijziging achteraf D.m.v. de volgende stappen kan een adres gemuteerd worden of kan een extra adressoort worden toegevoegd d.m.v. het kopiëren van reeds ingevoerde adresgegevens. Navigatie Campusgemeenschap > Persoonsgegevens (student) > Persoon toevoegen/bijwerken 1 Vul 1 van de bovenstaande velden in en klik op Zoeken 2 Klik op de juiste student 3 Ga naar het tabblad Adressen 5.1 Adreswijziging pagina 22 van 27

23 1 Klik op Details adres bew./bekijken 2 Klik op Adressen bijwerken 3 Vul het juiste adres in n.b. als land is BRD, vul dan de deelstaat in bij Gemeente/staat! 4 Klik op OK 5 Klik nogmaals op OK pagina 23 van 27

24 5.2 Adrestoevoeging 1 Kies de juiste Adressoort 2 Controleer of er NLD is ingevuld bij Land 3 Klik op Adres bewerken 4 Vul het juiste adres in 5 Klik op OK 6 Klik op Indienen, waarna het nieuwe adres wordt toegevoegd aan de Huidige adressen van de desbetreffende student 5.3 Naamswijziging Navigatie Toelatingen > Aanmeldingen beheer > Aanmeldingen beheren 1 Vul een zoekveld in en klik op Zoeken 2 Klik op de juiste student 3 Op het 1 e tabblad Persoonsgegevens staat rechts een linkje Namen 4 Klink rechtsboven op linkje Namen 5 Klik op soort naam Primair 6 De gegevens zijn nu zichtbaar en kunnen worden gewijzigd 7 Klik op Indienen 8 Klik vervolgens op Opslaan 9 Na wijziging moet bij wijziging van Achternaam OOK de GBA-naam worden veranderd, op tabblad Regionaal, linkje GBA rapportagenamen. pagina 24 van 27

25 6 Processchema s Batchdocument 6.1 Aanmelden / herinschrijven Aanmelden / herinschrijven Student CBAP CSA Verzoek tot inschrijving Verwerken verzoek tot inschrijving Verwerken aanmelding Toekennen checklists Versturen plaatsingsbewijzen Controleren toelaatbaarheid (NF opleiding) j Volgt er nog een lotingsronde n Toelaatbaar / ingeloot n j Annuleren Matriculeren Herinschrijven Verwerken herinschrijvingen Toekennsn checklists Legenda Standaard proces PopSel proces PopSel en ComGen proces Verwerken plaatsingsbewijzen Periodeactiveren Definitief inschrijven pagina 25 van 27

26 6.2 Definitief inschrijven pagina 26 van 27

27 6.3 Annuleren inschrijving pagina 27 van 27