Handleiding verwerken van resultaten met behulp van Excel

Transcriptie

1 FF Handleiding verwerken van resultaten met behulp van Excel ICS (Informatie, Communicatie en Studenten) Universiteit Leiden Postbus RA Leiden VISI Handleiding verwerken van resultaten met behulp van Excel Volg Opdrachtgever: P. Trim Bestandsnaa m: Handleiding verwerken van resultaten met behulp van excel Deelproject: Handleiding en opleidingen Versienummer : V 0.3 Auteurs: Queriene van der Harst Datum:

2 Documentbeheer Versie Status Datum Aangepast Auteur(s) 0.1 Concept Eerste opzet Queriene van der Harst 0.2 Definitief Review door Auke Ruhe en Michiel Reuters Queriene van der Harst 0.3 Definitief Aanpassingen nav acceptatietesten Queriene van der Harst 1 Studiedelen en samenstelling pagina 2 van 17

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Algemene uitleg Aanmaken cijferlijst Downloaden van de cijferlijst in Excel Vullen van de cijferlijst in Excel Laden van de gegevens van de Excelsheet met behulp van Excel2CI Verwerk de Excel met behulp van Excel2CI in Campus Solutions Definitief maken van de resultaten in Campus Solutions Studiedelen en samenstelling pagina 3 van 17

4 1 Inleiding Resultaten kunnen in Campus Solutions op verschillende manieren worden vastgelegd. Één daarvan is het inlezen er van met behulp van Excel. In de handleiding Cijfers toekennen wordt uitgelegd hoe en waar verschillende resultaten/beoordelingen binnen Campus Solutions worden vastgelegd, door middel van een cijferlijst of per individuele student. Deze handleiding geeft uitleg over het inlezen van cijfers en het verwerken daarvan met behulp van een Excel sheet. Er wordt gebruik gemaakt van Excel2CI, dit betekent Excel overzetten naar component interface, oftewel het vertalen van een excelsheet van een bepaald formaat naar Campus solutions. 1 Studiedelen en samenstelling pagina 4 van 17

5 2 Algemene uitleg Om cijfers met behulp van Excel in Campus Solutions in te lezen moet u een aantal stappen uitvoeren : 1. maak voor de studieactiviteit een cijferlijst aan 2. maak een download van de cijferlijst in Excel 3. vul de resultaten in de Excel sheet 4. laad de gegevens van de Excelsheet met behulp van Excel2CI 5. verwerk Excelsheet met behulp van Excel2CI in Campus Solutions 6. maak de resultaten definitief in Campus Solutions 3 Aanmaken cijferlijst Zie ook de Handleiding Cijfers toekennen in CS. Navigatie: Curriculumbeheer > Beoordeling > Cijferlijst Zoek de studieactiviteit waarvoor u de cijferlijst wilt maken en selecteer deze. Maak de cijferlijst aan door bij Soort cijferlijst te kiezen voor Eindbeoordeling en vervolgens voor Maken. 1 Studiedelen en samenstelling pagina 5 van 17

6 Let er op dat u het vinkje bij Expertgegevens uitzet. Anders kunt u niet kiezen voor de optie Maken. Sla de cijferlijst op. 1 Studiedelen en samenstelling pagina 6 van 17

7 4 Downloaden van de cijferlijst in Excel Om de cijferlijst te kunnen downloaden moet u deze eerst opslaan en vervolgens opnieuw openen. U opent de cijferlijst opnieuw en gaat naar het 2 e tabblad Afwezigheid. Onder Sessie ziet u de link. Let er op dat u de Ctrl toets ingedrukt houdt wanneer u op de link klikt, naar waarschijnlijkheid wordt er anders een popup geblokkeerd en kunt u het Excel niet openen. Er wordt een nieuw scherm geopend en u krijgt het volgende scherm : 1 Studiedelen en samenstelling pagina 7 van 17

8 1 Studiedelen en samenstelling pagina 8 van 17

9 Sla de Excelsheet lokaal op en geef die een herkenbare naam. De excelsheet bevat een aantal kolommen die ook weer teruggezet worden in Campus Solutions en een aantal kolommen die informatief zijn. Tot en met kolom M ( bevat het resultaat) gaan de gegevens terug naar CS, de kolommen N tot en met U zijn informatief. 1 Studiedelen en samenstelling pagina 9 van 17

10 5 Vullen van de cijferlijst in Excel In het Excel ziet u niet de cijferschaal staan die toegestaan is bij de studieactiviteit, daar ga we nog proberen een wijziging in door te voeren, maar vooralsnog is die informatie er niet. Dit betekent dat u moet opletten welke cijfers toegestaan zijn voor de studieactiviteit. Vul de resultaten aan in de Excel in kolom M (Resultaat). Wanneer u de toetsdatum niet meegeeft dan wordt die automatisch overgenomen uit de studieactiviteit en wordt dat de einddatum van de studieactiviteit. Wilt u de toetsdatum meegeven dan moet u op op de volgende dingen letten : 1. de toetsdatum moet gewijzigd mogen worden, dit mag alleen wanneer u bij de studieactiviteit op het eerste tabblad een vinkje heft gezet bij toetsdatum (zie afbeelding hieronder) 2. de toetsdatum moet vallen binnen de begin- en de einddatum 3. LET op dat het formaat voor de toetsdatum is : dd-mm-eejj, bijvoorbeeld (ook geaccepteerd wordt dd/mm/eejj, dus bijvoorbeeld 26/01/2010). Belangrijk! Wijzig niets aan de opmaak van de kolommen in Excel. 1 Studiedelen en samenstelling pagina 10 van 17

11 6 Laden van de gegevens van de Excelsheet met behulp van Excel2CI U dient te beschikken over een versie van de Excelsheet waarin u de gegevens moet laden in CS, u vindt deze op de volgende site : Wanneer u deze excelsheet opent krijgt u een melding om macro s toe te staan, u moet altijd kiezen voor het toestaan van macro s. U ziet een aantal tabbladen, een deel daarvan is informatief. Dit betreft de tabbladen : Connect information en Template. Op het tabblad Connect information staan gegevens die nodig zijn om verbinding te maken met de juiste omgeving van Campus solutions. Op het tabblad Template staat de record layout van de gegevens zoals die in CS moet worden ingelezen. De tabbladen die voor u van belang zijn zijn Data input en Staging & Submission. Op het tabblad Data input vult u de gegevens die u wilt verwerken : Selecteer uit de Excel met resultaten de kolommen tot en met M (Resultaat) en plak die in het tabblad Data input, ga met de cursor op de 5 e rij in de kolom Academic institution staan en plak hier de gekopieerde gegevens in. 1 Studiedelen en samenstelling pagina 11 van 17

12 1 Studiedelen en samenstelling pagina 12 van 17

13 7 Verwerk de Excel met behulp van Excel2CI in Campus Solutions Wanneer u in de tabblad Data input staat ziet u bovenin een blokje staan met : U klikt op Stage Data for Submission. De macro in Excel zorgt ervoor dat u in het tabblad Staging& Submission terecht komt. Hier komen de rijen in te staan die klaar staan om te worden overgezet. 1 Studiedelen en samenstelling pagina 13 van 17

14 Ook hier ziet u een blok : U kiest voor de optie Submit data. Wanneer u daarvoor kiest krijgt u het volgende te zien : Hier logt u in met uw User ID en bijbehorend wachtwoord, de component interface naam is voorgevuld en moet u ongewijzigd laten, vervolgens klikt u op OK. U krijgt de resultaten van verwerking in de eerste kolom status te zien, wanneer de status is dan gaat u met de cursor op de error staan en krijgt u de foutmelding te zien. Wanneer de status is dan zijn de resultaten verwerkt. 1 Studiedelen en samenstelling pagina 14 van 17

15 In de meeste gevallen is de tekst van de foutmelding cryptisch maar staat er altijd wel in op welk veld de foutmelding betrekking heeft. De rijen die met groen gemarkeerd zijn zijn verwerkt, u kunt de fout herstellen voor de rode rijen op het tabblad data input en opnieuw de gegevens verwerken. Rijen die fouten blijven geven kunt u eventueel handmatig toevoegen in CS door middel van een inschrijvingsaanvraag. 1 Studiedelen en samenstelling pagina 15 van 17

16 1 Studiedelen en samenstelling pagina 16 van 17

17 8 Definitief maken van de resultaten in Campus Solutions Nadat de gegevens in CS zijn geladen moeten ze nog doorgeboekt worden. U controleert of de cijfers goed zijn ingelezen door naar de optie cijferlijst te gaan. Navigatie: Curriculumbeheer > Beoordeling > Cijferlijst Selecteer de cijferlijst en gan naar het 2 e tabblad Afwezigheid Ga vervolgens naar het 1 e tabblad en wijzig de status fiattering in gefiatteerd en boek de resultaten door met de optie doorboeken. 1 Studiedelen en samenstelling pagina 17 van 17