Handleiding. NCDR Databroker Voor aanlevering van geëncrypteerde data. Juli 2016 Versie 2.0.3

Transcriptie

1 Handleiding NCDR Databroker Voor aanlevering van geëncrypteerde data Juli 2016 Versie by Reports. All rights reserved. Versie

2 Inhoud 1. Inleiding NCDR sjablonen en datadefinitie documenten Afwijkende sjablonen aanleveren via de databroker Inloggen Startpagina Password aanpassen Kies de Registratie en het type sjabloon waarmee u wilt werken Selecteer type data Kies het bestand type Inlezen Excel bestand Uitgifte template aanmaken en (her)gebruiken (bij Excel sjabloon) Uitgifte template aanmaken (koppelen van uw Bronbestand aan het NCDR sjabloon) Uitgifte template (her)gebruiken Controleren en aanpassen van gegevens (bij Excel sjabloon) Weergeven van fouten in het bronbestand Inlezen XML bestand Encrypteren of anonimiseren Data controleren Exporteer databestand by Reports. All rights reserved. Versie

3 1. Inleiding Met de Databroker kunt u geëncrypteerde data aanleveren aan de NCDR. Hiervoor worden NCDR sjablonen en datadefinities gebruikt. In deze handleiding vindt u uitleg over deze sjablonen en datadefinities, en uitleg over de diverse stappen in het proces van data encryptie, datavalidatie en aanlevering aan de NCDR. 2. NCDR sjablonen en datadefinitie documenten Voor correcte import van uw data in de NCDR-database, is het van belang dat u de juiste sjablonen en datadefinities gebruikt bij het aanleveren aan NCDR. De sjablonen en data definities vindt u op de website onder de menuknop REGISTRATIES, onder de betreffende registratie. In het beschrijvend document vindt u een beschrijving van de invoer-applicatie. Alle mogelijk aan te leveren variabelen worden hier beschreven. De beschrijving bevat: veldnaam in de applicatie, de variabele naam (xml-element), type veld, antwoordopties, definities (informatie). Voor de verschillende applicaties zijn verschillende excel sjablonen beschikbaar. Deze maken onderscheid in procedure data, adverse event data en followup data. De opbouw van deze excel sjablonen is identiek. In het tabblad uitleg vindt u een beschrijving van de data die aangeleverd dient te worden. Het tabblad voorbeeld data-aanlevering kunt als sjabloon gebruiken om uw data in te voeren. ACS & PCI sjabloon, tabblad uitleg Regel 1 geeft aan waar velden terug gevonden kunnen worden in de invoer-applicatie van de registratie. Regel 2 geeft de naam van het veld aan zoals die in de invoer-applicatie is terug te vinden. Regel 3 geeft de variabele namen weer. Regel 4 en 5 geven aan wat voor type data wordt aangeleverd, wat de antwoordopties van de betreffende velden zijn, en of dit veld alleen onder bepaalde voorwaarden hoeft te worden ingevuld. Regel 6 geeft aan welke velden minimaal dienen te worden ingevuld wanneer data aangeleverd wordt voor de ACS snapshot weken. Indien de velden waar Ja staat niet worden ingevuld, zal de databroker het bestand niet accepteren. Regel 7 geeft aan welke velden minimaal dienen te worden ingevuld wanneer data aangeleverd wordt voor de PCI registratie. Indien de velden waar Ja staat niet worden ingevuld, zal de databroker het bestand niet accepteren. Regel 8, 9 en 10 geven aan welke velden behoren tot de minimale dataset die bepaald is door de stuurgroep. Deze data is verplicht om aan te leveren. Echter, als deze velden niet ook behoren tot de velden die op Ja staan in regel 6 en 7, dan zal de data wel geaccepteerd in ingelezen worden. U kunt deze data later aanvullen door middel van een nieuwe aanlevering. In het sjabloon wordt niet aangegeven welke velden geëncrypteerd dien te worden. Dit betreffen velden met tot de persoon herleidbare gegevens: BSN, voornaam, achternaam en tussenvoegsel by Reports. All rights reserved. Versie

4 Zoals uit bovenstaande uitleg blijkt, wordt dit sjabloon gebruikt voor zowel de ACS snapshot registratie data aanlevering, als de PCI registratie data aanlevering. In geval van data aanlevering voor de ACS snapshot registratie, vult u, naast de patiënt sectie, altijd de sectie ACS en ACS&PCI in. Wanneer ook een PCI procedure is gedaan bij de patiënt, dan kunt u ook de sectie PCI invullen. In geval van data-aanlevering voor de PCI registratie, vult u, naast de patiënt sectie, altijd de sectie PCI en ACS&PCI sectie in. Wanneer de patiënt de diagnose STEMI of NON-STEMI heeft gekregen, vult u ook de ACS sectie in. Merk daarbij op dat een aantal velden uit de ACS sectie, in geval van een patiënt die een PCI procedure heeft ondergaan en de diagnose STEMI of NON-STEMI heeft gekregen, behoren tot de minimale dataset van de PCI registratie. PM&ICD sjabloon, tabblad uitleg Regel 1 geeft de naam van het veld aan zoals die in de invoer-applicatie is terug te vinden. Regel 2 geeft de variabele namen weer. Regel 3 en 4 geven aan wat voor type data wordt aangeleverd, wat de antwoordopties van de betreffende velden zijn, en of dit veld alleen onder bepaalde voorwaarden hoeft te worden ingevuld. Regel 5 geeft aan welke velden minimaal dienen te worden ingevuld wanneer data aangeleverd wordt voor de ACS snapshot weken. Indien de velden waar 1 staat niet worden ingevuld, zal de databroker het bestand niet accepteren. Merk hierbij op dat de stuurgroep alle velden als verplicht heeft gesteld. Als 0 velden leeg zijn aangeleverd, dan zal de data wel worden geïmporteerd, maar er wordt van u verwacht dat u deze data later aanvult. Regel 6 geeft aan of het veld geëncrypteerd dient te worden. Dit betreffen tot de persoon herleidbare gegevens: BSN en (partner)naam. Voor gebruik van xml sjablonen kunt u contact opnemen met NCDR. 2.1 Afwijkende sjablonen aanleveren via de databroker Wanneer het voor een ziekenhuis lastig is om, bij gebruik van excel format, het sjabloon exact he maken zoals aangegeven, dan bestaat er de mogelijkheid om van het sjabloon af te wijken. Niet verplichte velden zouden uit het bronbestand gelaten kunnen worden, en ook bestaat er de mogelijkheid andere coderingen te gebruiken binnen een variabele. In de databroker zullen dan wel extra handelingen uitgevoerd moeten worden om het bronbestand te matchen aan het sjabloon dat door NCDR is opgesteld. U kunt contact op nemen met NCDR voor ondersteuning by Reports. All rights reserved. Versie

5 3. Inloggen Via verkrijgt u toegang tot de NCDR Databroker. De Databroker is een webbased omgeving en beschikbaar via de Browser: IE vanaf versie 10, recente versie van Chrome en Firefox. Na openen van de url komt u in het inlogscherm. U voert hier uw username en password in. Deze Databroker inlog gegevens ontvangt u van ons. Wanneer u uw password vergeten bent, kunt u deze opvragen. U ontvangt een bericht in uw mailbox by Reports. All rights reserved. Versie

6 3.1. Startpagina Na succesvol inloggen komt op de Startpagina. U vindt hier een korte uitleg Password aanpassen Uw kunt uw password aanpassen door bovenstaande icoon te kiezen. Kies hierna de Home knop om terug te keren naar de start pagina of de Start knop om verder te gaan naar het volgende scherm by Reports. All rights reserved. Versie

7 4. Kies de Registratie en het type sjabloon waarmee u wilt werken 4.1. Selecteer type data Nadat u op Start heeft geklikt, komt u op de pagina Selecteer type data en start u het proces. Selecteer het sjabloon dat u wilt gebruiken om de data aan te bieden. Nadat u het sjabloon heeft gekozen, komt u op volgende pagina Kies het bestand type U kiest hier of u een Excel of XML bestand gaat inlezen. Na kiezen van het bestand type komt u in het tweede tabblad van de Databroker: Kies het bestand by Reports. All rights reserved. Versie

8 5. Inlezen Excel bestand Kies het Bestand: Inloggen Zorg TTP, Bestand uploaden, Herleidbare gegevens encrypteren Stap 1. Gebruik uw ZorgTTP inlog gegevens. Zorg TTP wordt gebruikt t.b.v. het encrypteren van de patiënt herleidbare gegevens bij Stap 3. Het veld Registratie wordt automatisch ingevuld. Stap 2. U kunt uw bestand uploaden door het bestand binnen het omkaderde blok te slepen of via Bladeren. De gekozen bestandsnaam wordt nu weergegeven by Reports. All rights reserved. Versie

9 Stap 3. In deze stap encrypteert u de patiënt herleidbare gegevens. Aangegeven staat het maximum aantal velden dat u kunt encrypteren. LET OP: aan het gebruik van Zorg TTP zijn kosten verbonden. Gebruik direct het juiste bron bestand. Indien u uw bestand wilt testen, kunt u gebruik maken van de anonimiseerfunctie in plaats van de codeer functie. U kunt geëncrypteerde bestanden naar NCDR sturen, echter geen geanonimiseerde bestanden. Uw bestand wordt weergegeven zoals in onderstaand figuur. U kunt de te encrypteren velden eenvoudig aangeven door een vinkje te zetten voor de rij waar de betreffende variabele wordt weergegeven. Wanneer u de te encrypteren velden heeft aangevinkt kiest u voor Codeer (kies voor Anonimiseer om te testen). Wanneer u meer dan het aangegeven maximaal aantal velden of geen variabelen heeft geëncrypteerd, krijgt u een foutmelding te zien. Pas uw encryptie aan en kies opnieuw voor Codeer. U ziet vervolgens de volgende melding. Wanneer u op Volgende stap klikt, gaat u door naar het tabblad Uitgifte template by Reports. All rights reserved. Versie

10 6. Uitgifte template aanmaken en (her)gebruiken (bij Excel sjabloon) 6.1. Uitgifte template aanmaken (koppelen van uw Bronbestand aan het NCDR sjabloon) Op deze pagina wordt uw Bronbestand met het Registratie sjabloon van NCDR gekoppeld. U creëert hiervoor een Uitgifte template. In bovenstaand voorbeeld bevat de tweede kolom van uw Bronbestand de variabele Surname. U kunt deze kolom koppelen aan het Registratie sjabloon door de kolom van het bron bestand te selecteren in het uitklapmenu dat hoort bij het veld in het NCDR sjabloon. Kies B. Surname is nu gemapped met de NCDR Registratie by Reports. All rights reserved. Versie

11 Indien de velden in uw bronbestand qua locatie en volgorde al zijn opgemaakt volgens het NCDR sjabloon kunt u alle velden direct koppelen door op de knop te klikken. De invulling vindt dan automatisch plaats. Indien u uw bestand volgens NCDR sjabloon heeft opgemaakt, bevat de eerste kolom van de excelsheet de variabele BSN. Een eventuele eerste lege kolom dient u te verwijderen uit het bronbestand. Nadat u op volgende stap heeft geklikt, krijgt u de mogelijkheid om het template op te slaan, zodat u deze opnieuw kunt gebruiken Uitgifte template (her)gebruiken Wanneer u in het verleden al een Uitgifte template heeft aangemaakt en u heeft deze opgeslagen, dan kunt u deze template hergebruiken voor uw nieuwe dataset door op de knop hergebruiken uitgifte template te klikken. Hier selecteert u het template dat u wilt hergebruiken. Wijzigingen in het hergebruikte Uitgifte template kunt u onder dezelfde of een nieuwe naam opslaan nadat u op Volgende stap heeft geklikt by Reports. All rights reserved. Versie

12 7. Controleren en aanpassen van gegevens (bij Excel sjabloon) Op deze pagina ziet u of uw bronbestand voldoet aan de eisen die de databroker stelt om de data door te sturen naar NCDR. Via de instructieknop vindt u uitleg over het weergeven van de notificaties, waarschuwingen en fouten by Reports. All rights reserved. Versie

13 7.1. Weergeven van fouten in het bronbestand Via Weergave wordt de door u ingelezen data weergegeven in het NCDR sjabloon. Door op de gekleurde rij of cel meldingen te klikken, worden de rijen en cellen waar meldingen over zijn gegenereerd gemarkeerd. Regels welke foutmeldingen bevatten worden in rood aangegeven. Cellen waarover een foutmelding wordt gegenereerd, worden in het roze aangegeven. Wanneer u met de muis op een roze veld gaat staan verschijnt de betreffende foutmelding. Foutmeldingen dienen in het bronbestand gecorrigeerd te worden. Hierna kan de data weer opnieuw worden ingelezen via Start. Wanneer er geen fouten zijn gevonden, dan kunt u het bestand aanbieden bij NCDR. Kies daarvoor Volgende stap. Indien u een overzicht van de gegenereerde foutmeldingen wilt downloaden, klikt u dan op download validatie resultaat by Reports. All rights reserved. Versie

14 8. Inlezen XML bestand Kies XML inlezen. U komt nu op de pagina XML valideren en encrypten Encrypteren of anonimiseren U kunt hier inloggen met uw Zorg TTP account wanneer u het up te loaden bestand wilt encrypteren. Een bronbestand kan 1 keer worden geëcrypteerd. Wanneer u het bestand opnieuw wil encrypteren dient u het bestand opnieuw in te lezen. Aan het gebruik van Zorg TTP zijn kosten verbonden voor de NCDR.. Wanneer u de dataset wilt testen, kunt u het bestand anonimiseren (patient indentificerende gegevens worden verwijderd). U hoeft niet in te loggen met uw Zorg TTP account. U kunt vervolgens de vervolg stappen doorlopen om uw bestand te testen. U kunt dit bestand niet uploaden naar de NCDR. Om uw bestand te encrypteren is uw inlog in Zorg TTP gewenst. U kunt het bestand uploaden via bladeren by Reports. All rights reserved. Versie

15 Wanneer het upload proces goed is verlopen en de databroker het bestand goedkeurt op basis van de vereisten die zijn geformuleerd in het bij NCDR te verkrijgen xsd bestand, verschijnt volgende tekst. De data staat nu klaar binnen uw eigenomgeving voor uploaden. Indien uw bestand niet voldoet aan de voorwaarden, dan kunt u niet verder. De foutmeldingen worden weergegeven in het scherm. U dient uw bronbestand aan te passen en opnieuw aan te leveren.. Wanneer het bestand wel door deze eerste test heen komt, maakt u de keuze encrypt of anonimiseer. Hetvolgende scherm verschijnt Data controleren Dit betreft een aanvullende test op de test met het xsd-betsand in de vorige paragraaf. Kies Controleer. U ziet: Het aantal regels dat getest wordt Bij Huidige validatie regel ziet u de voortgang van de te testen regels Aantal fout meldingen wordt weergegeven. Zodra de controle is afgerond verschijnt 100% compleet. (zie figuur op de volgende pagina) by Reports. All rights reserved. Versie

16 Zodra alle regels zijn getest en er zijn foutmeldingen kies Toon meldingen. Een overzicht van de meldingen verschijnt De meldingen kunnen naar Excel worden geëxporteerd. Weergave Excel overzicht Wanneer het bestand geen fout meldingen heeft kunt u het bestand Exporteren. Wanneer het bestand wel foutmeldingen bevat, dient u het bronbestand aan te passen en opnieuw te uploaden. Exporteren naar NCDR Zie voor exporteren data naar de NCDR hoofdstuk 9. Meldingen voor een XML bestand worden iets anders getoond en er kan geen bestandstype worden geselecteerd (standaard XML.) by Reports. All rights reserved. Versie

17 9. Exporteer databestand Wanneer er 0 fouten zijn gevonden in het Bronbestand, en u hebt geëncrypteerd in plaats van geanonimiseerd, kan het ingelezen bestand worden geëxporteerd naar de NCDR. U kunt uw bestand altijd naar uw eigen pc exporteren. Dit bestand is niet geschikt om wijzigingen in door te voeren en opnieuw te uploaden vanwege encryptie en anonimisering van data. Vul de Bestandsnaam in Selecteer het Bestandstype Kies de Export locatie. Lokaal (op eigen server/pc) of SFTP NCDR (alleen mogelijk bij 0 fouten) by Reports. All rights reserved. Versie