Handleiding Aanpassen vordering

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Handleiding Aanpassen vordering"

Pieter-Jan Pauwels
6 jaren geleden
Aantal bezoeken:

FF Handleiding Aanpassen vordering ICS (Informatie, Communicatie en Studenten) Universiteit Leiden Postbus 9512 2300 RA Leiden 071 527 6969 VISI Handleiding Aanpassen vordering Inschrijf

1 FF Handleiding Aanpassen vordering ICS (Informatie, Communicatie en Studenten) Universiteit Leiden Postbus RA Leiden VISI Handleiding Aanpassen vordering Inschrijf Opdrachtgever: P. Trim Bestandsnaam: Handleiding Aanpassen vordering v0.6.doc Deelproject: Handleiding en opleidingen Versienummer: V 0.6 Auteurs: Michael Jungen Remco Verveen Datum: Pagina 1 van 11

2 Documentbeheer Versie Status Datum Aangepast Auteur(s) 0.1 Concept 21/10/2009 Eerste opzet Michael Jungen 0.2 Concept 15/11/2009 Revisie Remco Verveen Concept 16/11/2009 Revisie Michael Jungen 0.3 Concept 24/11/2009 Revisie o.b.v. input Gertie Teuwen. Er zijn nog openstaande punten. Remco Verveen 0.4 Concept 2/12/2009 Revisie Gertie Teuwen 0.5 Concept 23/11/2009 Navigatiepaden gewijzigd Michael Jungen 0.6 Concept Overgangsregeling beschreven Gertie Teuwen Pagina 2 van 11

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Aanpassen vordering Handmatig PAYM toevoegen Terugboeking Pagina 3 van 11

4 1 Inleiding Een automatisch berekende vordering kan in sommige situaties aangepast moeten worden. Dit dient zo mogelijk te geschieden voordat de machtiging, waarop het bedrag staat, wordt aangemaakt. In een aantal gevallen (annulering, uitschrijving) wordt de vordering vanzelf aangepast door de processen (opnieuw) lesgeld berekenen en periode terugtrekken (zie handleiding Individueel uitschrijven en annuleren). In het geval de student met een BBC betaalt, gaat dit als korting (snelboeking) naar SAP (en wordt de vordering niet aangepast); ditzelfde geldt voor kortingen die door het IO worden doorgegeven. Onderstaande gevallen leiden mogelijk tot een handmatige aanpassing (extra kosten of ontheffing) van de vordering: - verwerken niet EER-student met meer dan 1 inschrijving query levert de betreffende studenten; deze studenten betalen voor elke opleiding met een maximum van (in 2009). - verwerken niet EER-student met recht op studiefinanciering student overlegt bewijsstuk van de IB-Groep - verwerken niet EER-student woonachtig in Nederland bij partner (EU-burger) student overlegt bewijsstukken - NON-DEGREE studenten die recht hebben op korting Deze studenten worden via een bestand doorgegeven door IO, maar het kan zijn dat er nog anderen zijn die apart door IO worden doorgegeven. Hierbij kan handmatig een studentvariabele worden gezet (als korting 500 of 600 euro is), maar bij andere bedragen moet het handmatig). - Inschrijven per 1-9, uitschrijven per 1-10, weer inschrijven per 1-10 of later! Periode her-activeren Lesgeld opnieuw berekenen Handmatig korting via snelboeking doen. (geldt ook voor latere instroom, uitschrijven en weer inscrhijven) Pagina 4 van 11

5 Automatisch toegekende aanpassingen in de vordering: - verwerken niet EER-student die onder overgangsbepaling valt query S040_IOxx_OVG_MASTER levert de betreffende studenten en/of student meldt zich: studenten met nationaliteit NEER die begonnen zijn met bachelor in 2002, 2003 of 2004 en daarna een doorstroommaster zijn gaan doen betalen laag gedurende nominale cursusduur + 1 jaar. Variabele OVG wordt automatisch toegekend in BA en MA (hoeft dus niet handmatig) Studenten NEER gestart in 2005, 2006 of 2007: laag voor BA en hoog voor MA: variabele OVG toepassen alleen in BA. Via query. wordt variabele OVG toegekend in BA (hoeft dus niet handmatig) - verwerken overgangsregeling deeltijders ` query levert studenten die sinds 2006 onafgebroken als deeltijd/duaal ingeschreven staan. Pagina 5 van 11

2 Aanpassen vordering Navigatie Financiële Administratie > Kosten en betalingen > Snelboeking Student Stap Actie 1 Vul in Business unit: LEI01 (Leiden) 2 Vul in ID: het student ID. Evt.

6 2 Aanpassen vordering Navigatie Financiële Administratie > Kosten en betalingen > Snelboeking Student Stap Actie 1 Vul in Business unit: LEI01 (Leiden) 2 Vul in ID: het student ID. Evt. kan via het vergrootglas specifieker gezocht worden 3 Vul in Soort rekening: 101 Wettelijk collegegeld 102 Instellings collegegeld 104 Collegegeld niet-eer 105 Non degree 4 Vul in Postsoort: Zie onderstaande tabel voor de mogelijke postsoorten 5 Klik op Toevoegen Soort post Omschrijving Classificatie Soort reken Wettelijk collegegeld BBC Ontheffing Wettelijk Waiver IO Ontheffing Instellings collegegeld Kosten Instellings Waiver IO Ontheffing Collegegeld Niet-EER Kosten ontheffing Niet-EER Ontheffing Non-degree Kosten Waiver Non-degree Ontheffing 105 Pagina 6 van 11

betreft: Klik op link Details betaling en vul in Loopbaan en studienummer (=opleidingsnummer) en periode in(rest

7 Stap Actie 6 Vul in Bedrag 7 Vul in Periode (de code van het studiejaar waar de snelboeking betrekking op heeft) (in het voorbeeld hierboven is er een korting van 1200 in 2090) 9 Je moet vervolgens aangeven welk opleiding het betreft: Klik op link Details betaling en vul in Loopbaan en studienummer (=opleidingsnummer) en periode in(rest van velden leeg laten). 9 Klik op Doorboeken (het saldo wordt dan aangepast, zie voorbeeld hieronder). Pagina 7 van 11

8 Stap Opm Opm Actie Het saldo is aangepast Via de hyperlink Rekeningen Student is het nieuwe saldo ook zichtbaar. Door op de hyperlink Rekeningdetails te klikken worden de details zichtbaar (incl. de zojuist uitgevoerde snelboeking) Pagina 8 van 11

9 3 Handmatig PAYM toevoegen In uitzonderingssituaties kan het voorkomen dat vanuit SAP een PAYM niet in CS terecht is gekomen. Alleen dan mag handmatig een PAYM worden toegevoegd, als dit niet meer via de interface geregeld kan worden. Navigatie Studievoortgang > Loopbaan- en prog.informatie > Studieprogramma/plan Stap Actie 1 Zoek de juiste student en klik erop Stap Actie 2 Klik op de hyperlink Stud. Records hoger onderwijs Pagina 9 van 11

10 Stap Actie 3 Klik op voor het toevoegen van een nieuwe rij en om een herinschrijving toe te voegen 4 Vul in Prog. Actie hoger onderwijs: PAYM 5 Vul in Studiejaar (het betreffende studiejaar) 6 Klik op Opslaan Pagina 10 van 11

11 4 Terugboeking Als een student een ontheffing heeft, die onterecht was, dan moet dit worden teruggeboekt. Navigatie: Financiële Administratie > Kosten en betalingen > Snelboeking Voer de betaling weer op als Collegegeld. Doe de echte ingangsdatum (dus b.v ) en geef die ook op als Factuurdatum. (link Details betaling gebruiken om te koppelen aan Loopbaan/programma/periode. Let op: geef dit door aan FA, zodat (als er al een betaling was) zij dit verder kunnen afhandelen. Pagina 11 van 11

Vergelijkbare documenten

Handleiding Individueel uitschrijven

FF Handleiding Individueel uitschrijven ICS (Informatie, Communicatie en Studenten) Universiteit Leiden Postbus 9512 2300 RA Leiden 071 527 6969 VISI Handleiding Individueel uitschrijven Inschrijf Opdrachtgever: