Opdrachtenboek Aanmelden en Checklistbeheer

Transcriptie

1 FF Opdrachtenboek Aanmelden en Checklistbeheer ICS (Informatie, Communicatie en Studenten) Universiteit Leiden Postbus RA Leiden VISI Opgaveset Aanmelden en checklistbeheer Opdrachtgever: VISI Bestandsnaam: Opdrachtenboek Aanmelden en Checklistbeheer v1.0.doc Deelproject: Handleiding en opleidingen Versienummer: V 1.0 Auteurs: Jill Mingoen / Remco Verveen / Michael Jungen Datum: Pagina 1 van 18

2 Documentbeheer Versie Status Datum Aangepast Auteur(s) 0.1 Concept e opzet Jill Mingoen 0.3 Concept Draft versie Remco Verveen 0.3b/c Concept Revisie Michael Jungen 0.4/5 Concept Review Gertie Teeuwen 0.6 Concept Revisie Michael Jungen 0.7 Concept Review Gertie Teeuwen 0.8 Concept Revisie Michael Jungen 0.9 Concept Nav doortesten revisies doorgevoerd Michael Jungen 1.0 Definitief Nav review Ton van Leeuwen definitief Michael Jungen Pagina 2 van 18

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Inloggen Registreren aanmelding Student opzoeken Student aanmelden Persoonsgegevens invoeren Regionale gegevens invoeren Gegevens aanmeldingenprogramma invoeren Regionale aanmeldingen Aanmeldingsgegevens invoeren Toekennen Checklists Matriculeren handmatig individueel Adresmutaties Pagina 3 van 18

4 1 Inleiding De Universiteit van Leiden zal, in tegenstelling tot de meeste andere instellingen, zowel met Inschrijf als met Volg live gaan: een zogenoemde Big Bang implementatie. Het project VISI heeft daarmee tot doel om per maart 2010 de systemen ISIS+ en U-TWIST volledig te vervangen: USIS. Dit staat voor het studenten informatiesysteem van de Universiteit van Leiden voor medewerkers en studenten. De 2 belangrijkste pijlers binnen USIS zijn Inschrijf en Volg. Inschrijf is vooral bestemd voor de centrale studentenadministratie, Volg zal door de faculteiten gebruikt worden ter ondersteuning van het onderwijsproces en zal de meeste impact hebben voor de faculteiten. De handleiding gaat er vanuit dat de gebruiker bij het inloggen voor de taal Nederlands kiest. Pagina 4 van 18

5 2 Inloggen Transacties met betrekking tot Inschrijf en Volg worden verricht in USIS, PeopleSoft Campus Solutions. USIS (Studenten Informatie Systeem) kan worden benaderd via een internet browser. Om het systeem te kunnen benaderen is het volgende nodig: - een computer met toegang tot het netwerk van de Universiteit van Leiden - de juiste hyperlink (internet snelkoppeling) van USIS - de taal (selecteren) waarin het systeem functies/velden zal weergeven - gebruikersnaam en wachtwoord Hyperlink trainingsomgeving: 1 Kopieer deze hyperlink naar de browser (of klik op bovenstaande link met de control knop [CTRL] ingedrukt) en klik op Enter. Onderstaand scherm verschijnt: Figuur 1. Aanmeldscherm USIS De gebruikersnaam en het wachtwoord zijn hoofdlettergevoelig, let hierop bij het invoeren hiervan. Opgave 1 Log in op het systeem. Stap Actie Selecteer als taal Nederlands (klik erop) Log in als gebruiker. Gebruiker-ID en wachtwoord volgens opgave van de trainer Klik op de knop 1 : De productieomgeving heeft een andere hyperlink Pagina 5 van 18

6 3 Registreren aanmelding 3.1 Student opzoeken Via de verschillende zoekfunctionaliteiten kan worden gecontroleerd of studenten reeds aanwezig zijn in het systeem. Opgave 2a Zoek een student op door op naam te zoeken. Stap 1 2 Actie Navigeer naar: Campusgemeenschap > Persoonsgegevens (student) > Persoonsgegevens (stud.) > Namen Vul in Achternaam: Hayes 3 Klik op 4 Opm 5 Opm Klik op het eerste resultaat Hayes (werknemer id ) Bij dit cursusvoorbeeld zijn niet alle velden gevuld. Om meer velden gevuld te hebben, voer stap 5 uit. Klik op de link primair om de naam in de overige velden te laten vullen Klik NIET op Opslaan Een andere nuttige optie is het Zoeken/matchen. Hiermee kan bijvoorbeeld op geboortedatum gezocht worden. Opgave 2b Zoek via de geboortedatum een student op d.m.v. de zoek/match functionaliteit. Stap 1 2 Actie Navigeer naar: Campusgemeenschap > Persoonsgegevens (student) > Zoeken/matchen Vul in Zoeksoort: Persoon 3 Klik op 4 Klik bij de Zoekresultaten op de zoekparameter S040_VOORAF Pagina 6 van 18

7 Klik op het vergrootglas bij Code Zoekresultaat Klik op PSCS_TRAD_RESUL (CS_Person_Traditional_Results) Voer de gegevens in waarop vergeleken moet gaan worden - Date of Birth: Klik op Alle studenten met geboortedatum worden weergegeven. Let op: De functionaliteit bij opdracht 2a biedt meer mogelijkheden bij een algemene zoekopdracht. Zoek/matchen zoals bij opdracht 2b is meer geschikt om specifiekere resultaten op te zoeken. 3.2 Student aanmelden Als uit controle blijkt dat er geen gegevens van de student in het systeem aanwezig zijn, kunnen de persoonsgegevens worden ingevoerd en de student aangemeld voor een studie. Als deze wel bestaat moet deze niet opnieuw ingevoerd worden. Let op: De tijdens de training gebruikte gegevens (bijvoorbeeld namen) kunnen fictief zijn. In de praktijk dienen de namen juist en volledig te worden geregistreerd zoals in paspoort of ID vermeld. Opgave 3 Voer een nieuwe student in Stap 1 Actie Navigeer naar: Toelatingen > Aanmelding invoeren > Aanmelding toevoegen Standaard staat de waarde in het veld Aanmeldingsnummer. Wijzig dit niet! USIS kent een (volg)nummer automatisch toe. 2 3 Standaard staat de waarde NEW in het veld ID. Wijzig dit niet! USIS kent automatisch een ID nummer toe. Controleer of dit veld inderdaad de waarde NEW bevat. Selecteer/voer de volgende variabelen in: - Onderwijsinstelling: LEI01 - Loopbaan: 10 4 Klik op Het tabblad Persoonsgegevens wordt geopend Pagina 7 van 18

8 3.3 Persoonsgegevens invoeren Opgave 3a Voer de persoongegevens in van de in te voeren student Stap Tabblad Persoonsgegevens Gegevens Persoon-ID 1 Selecteer/voer de volgende variabelen in: - Ingangsdatum: (let op standaard wordt systeemdatum gevuld) Tip: Bij een wijzigingen kan op de ENTER toets van het toetsenbord gedrukt worden. Merk op dat de ingevoerde datum in alle velden wordt gekopieerd waar dezelfde ingangsdatum geldt: bij Bijzondere gegevens en Adressen. Onderstaande invoervelden zijn hoofdlettergevoelig, let hierop bij het invoeren. - Voornaam: (voer de eigen voornaam in) - Initialen: (voer de eigen initialen in) (zonder punten en spaties, volgens paspoort) - Achternaam: (voer hier de eigen achternaam in) (volgens paspoort) - Voorvoegsel: (alleen indien nodig. Hier zijn vooraf gedefinieerde voorbeelden terug te vinden van de meest gebruikte voorvoegsels) - Roepnaam: (leeg laten) - Achternaam partner: (leeg laten) - Voorvoegsel: (leeg laten) - Geboortedatum: Klik op de link Geboortegegevens 3 Selecteer/voer de volgende variabelen in: - Geboorteplaats: Leiden - Geboorteland: NLD - Geboortestaat: (leeglaten) 4 Klik op Bijzondere gegevens 5 Selecteer/voer de volgende variabelen in: - Ingangsdatum: Burgerlijke Staat: Alleenstaand - Peildatum: (leeglaten) - Geslacht: (vrij in te vullen) Pagina 8 van 18

9 Gegevens contactpersoon adres bewerken 6 Vul in: - Soort adres: Correspondentieadres (automatisch ingevuld) - Ingangsdatum: (automatisch overgenomen van Gegevens Persoon-ID) - Status: Actief (automatisch ingevuld) - Land: NLD (klik op en kies het land) 7 Klik op de link Adres bewerken 8 Selecteer/voer de volgende variabelen in: - Postcode: 2312RC - Nummer: 58 Opm Let op, bij het invoeren van het adres is dit de juiste volgorde: - Postcode invoeren - Huisnummer invoeren - Postcodecheck - Huisnummer toevoeging invoeren In een andere volgorde invoeren kan leiden tot het niet geaccepteerd worden van het ingevoerde adres 9 Klik op link Adres zoeken Straatnaam en woonplaats worden automatisch ingevuld door het systeem. 10 Klik op Gegevens ouders/verzorgers adres bewerken 12 Klik op het teken in het Gegevens contactpersoon Adressen scherm 13 Vul in: - Soort adres: Ouders / verzorgers - Ingangsdatum: (automatisch overgenomen van Gegevens PersoonsID) - Status: Actief (automatisch ingevuld) - Land: NLD (klik op en kies het land ) 14 Klik op de link Adres bewerken Opm Vergeet niet de volgorde van het invoeren van adressen 15 Selecteer/voer de volgende variabelen in: - Postcode: 2311ES - Nummer: Klik op link Adres zoeken Straatnaam en woonplaats worden automatisch ingevuld door het systeem. Pagina 9 van 18

10 17 Selecteer/voer de volgende variabelen in: - Extra: B (aanvullende gegevens; bijv. als de persoon op huisnummer 25-B woont) 18 Klik op Gegevens contactpersoon Telefoon 19 Selecteer/voer de volgende variabelen in: - Soort Telefoon: Corresp. - Telefoon: Voorkeur: aanvinken (het nummer waar de student altijd telefonisch te bereiken is) Gegevens contactpersoon 20 Selecteer/voer de volgende variabelen in: - Soort Thuis - adres: ikbeneenstudent@hotmail.com - Voorkeur: aanvinken 3.4 Regionale gegevens invoeren In het tabblad Regionaal worden de gegevens van de vooropleiding geregistreerd. Daarnaast worden ook de nationaliteit van de student vastgelegd en de namen zoals opgenomen in de GBA. Opgave 3b Voer de regionale gegevens in van de in te voeren student Stap 1 Actie Klik op tabblad Regionaal Stap Tabblad Regionaal GBA Nationaliteit 2 Selecteer/voer de volgende variabelen in: - Code nat.: 0001 = Nederland) - Begindatum: (datum van vandaag) - Status: Actief Correspondentienummer 3 Selecteer/voer de volgende variabelen in: Ingangsdatum: Correspondentienummer: 1300 Pagina 10 van 18

11 Vorige opleiding 4 Selecteer/voer de volgende variabelen in: - Vorige opleiding (VWO N+T) - Einddatum: (diplomadatum) - Programmastatus: Voltooid - Hoogste opleiding: (leeglaten) - ID externe organisatie: 0003 (Stichting Post-Hoger Onderwijs) Het registreren van de behaalde cijfers van de vorige opleiding is optioneel. Echter is het wel verplicht bij een inschrijving voor opleidingen met specifieke toelatingseisen. Vakken zijn wel verplicht, cijfers niet. - Vakgebied: 0001 (Nederlands) - Omschrijving: wordt automatisch gevuld - Extern cijfergemiddelde: 10 5 Er kunnen meerdere vakken met bijbehorende cijfers worden geregistreerd door op de te klikken. Voeg nog twee vakken toe: Engels (cijfer 8) en Natuurkunde (cijfer 6) 3.5 Gegevens aanmeldingenprogramma invoeren Op het tabblad Gegevens aanmeldingsprogramma worden de aanmeldgegevens geregistreerd van de student, zoals de opleiding, het studiejaar, de locatie waar de studie wordt aangeboden, en de ingangsdatum van de programma-actie. De programma-actie is een actie die wordt toegekend aan de inschrijving. Hiermee kunnen administraties te weten komen in welke fase van de inschrijving de student zich bevindt. Aan deze acties worden ook redenen toegekend om die actie te verbijzonderen. Opgave 3c Voer het aanmeldingsprogramma van de in te voeren student in Stap 1 Actie Klik op tabblad Gegevens aanmeldingsprogramma Stap Tabblad Gegevens aanmeldingsprogramma Programma gegevens 2 Selecteer/voer de volgende variabelen in: - Ingangsdatum: Periode toelating 2090 (voor studiejaar 2009) - Studieprogramma: 1128 Natuurkunde (de opleiding waarvoor de student een aanmeldverzoek heeft ingediend) - Campus: L (Afhankelijk van het gekozen studieprogramma kan er een keuze worden gemaakt tussen L (Leiden) of H (Den Haag) ) - Studielast: Voltijd (afhankelijk van het gekozen studieprogramma) Pagina 11 van 18

12 Programmastatus Opm Automatisch staat ingevuld de status Aangemeld, Programma-actie APPL aanmelding. Het veld Actiereden blijft leeg Opm Plangegevens Automatisch staat het studieplan ingevuld dat is gekoppeld aan het studieprogramma Let op: Meestal kan het Studieprogramma slechts één Studieplan hebben en wordt dit direct door het systeem ingevuld. In het geval er meerdere varianten zijn, moet een keuze worden gemaakt. Bij de opleiding Rechten bestaan de volgende mogelijkheden: Rechten, Rechten & Economie, Rechten & Bedrijfseconomie Algemeen bestaat de mogelijkheid voor: Toehoorder en bijvakken; dan begint de codering met 99XXX Pagina 12 van 18

13 3.6 Regionale aanmeldingen Bij reguliere aanmeldingen is het verplicht om de velden Studievorm en Studieniveau in te voeren ook al staan ze niet als zodanig aangegeven. Bij niet reguliere aanmeldingen moeten deze velden NIET worden ingevoerd. Opgave 3d Voer de regionale aanmeldingsgegevens in van de in te voeren student Stap 1 Actie Klik op tabblad Regionale aanmeldingen Stap Tabblad Regionale aanmeldingen 2 Kies bij Studievorm de inschrijfvorm Student 3 Kies bij Studieniveau de loopbaan - Propedeuse bachelor (alle 1 e jaars bachelor instromers) 4 Laat Financiering van toepassing aangevinkt staan Pagina 13 van 18

14 3.7 Aanmeldingsgegevens invoeren Op het tabblad aanmeldingsgegevens worden de gegevens geregistreerd waarin men kan zien op welke methode de student is aangemeld (bijv. via Studielink of via de balie). Opgave 3e Voer de aanmeldingsgegevens in van de in te voeren student Stap 1 Actie Klik op tabblad Aanmeldingsgegevens Stap Tabblad Aanmeldingsgegevens 2 Klik op en kies Aanmeldingscentrum: 102 Studenten administratie 3 Klik op en kies bij Soort toelating het instroommoment: 101 Reguliere instroom Start studiejaar in september 4 Klik op 5 Noteer het gegenereerde Student ID t.b.v. de volgende opgaven Student ID: Pagina 14 van 18

15 4 Toekennen Checklists Opgave 4 Voeg een checklist toe Stap Actie 1 Klik op tabblad Aanmeldingsgegevens om checklists aan de studentgegevens toe te kunnen voegen. Overigens is dit scherm ook via de tabbladen Gegevens aanmeldingsprogramma te bereiken 2 Klik op het icoon Nieuwe checklist toevoegen Een nieuw scherm wordt weergegeven genaamd Checklistbeheer personen. Stap Actie 3 Voer de volgende variabelen in: Beheerfunctie: GEN Onderwijsinstelling: Universiteit Leiden 4 Kies de juiste Code checklist: L Klik op 6 Sluit het tweede scherm af Pagina 15 van 18

16 Opgave 5 Werk een checklist bij Stap Actie 1 Navigeer naar: Campusgemeenschap > Checklists > Checklists persoon > Checklistbeheer personen 2 Selecteer/voer de volgende variabelen in: - Student ID (de student die eerder in de training aangemaakt is) Opm Merk op dat de Status op nt voldaan staat 3 Klik op het tabblad Checklistbeheer 2 4 Pas elke Status aan van Nt Voldaan naar Voltooid 5 Klik op 6 Klik op het tabblad Checklistbeheer 1 Opm Merk op dat de Status op Voltooid staat Pagina 16 van 18

17 5 Matriculeren handmatig individueel Opgave 6 Matriculeer de gegeven student individueel handmatig (schrijf deze voorlopig in) Stap Actie 1 Navigeer naar: Toelatingen > Aanmeldingenbeheer > Aanmeldingen beheren 2 Selecteer/voer de volgende variabelen in: - Student ID (de student die eerder in de training aangemaakt is) 3 Klik op 4 Klik op het tabblad Gegevens aanmeldingsprogramma 5 Klik bij Programmagegevens op om een rij toe te voegen 6 Selecteer/voer de volgende variabelen in: - Ingangsdatum: (aanvangsdatum van de inschrijving dit moet altijd de eerste dag van de maand zijn) - Programma-actie: MATR - Actiereden: (leeg laten) 7 Klik op De student is nu gematriculeerd. De gegevens zijn nu niet meer muteerbaar (te herkennen aan de grijze kleur). Pagina 17 van 18

18 6 Adresmutaties Adresmutaties komen veelvoudig voor binnen USIS. In de basistraining is behandeld hoe dit in zijn werk gaat. Als hierover vragen zijn, wordt er klassikaal nogmaals behandeld hoe adreswijzigingen uitgevoerd worden. Pagina 18 van 18