Handleiding Individueel uitschrijven

Transcriptie

1 FF Handleiding Individueel uitschrijven ICS (Informatie, Communicatie en Studenten) Universiteit Leiden Postbus RA Leiden VISI Handleiding Individueel uitschrijven Inschrijf Opdrachtgever: P. Trim Bestandsnaam: Handleiding Individueel uitschrijven v1.0.doc Deelproject: Handleiding en opleidingen Versienummer: V 1.0 Auteurs: Michael Jungen / Remco Verveen Datum: pagina 1 van 14

2 Documentbeheer Versie Status Datum Aangepast Auteur(s) 0.1 Concept 26/10/2009 Eerste opzet Michael Jungen 0.2 Concept 27/10/2009 Revisie Michael Jungen 0.3 Concept 16/11/2009 Revisie Remco Verveen Concept 16/11/2009 Revisie Michael Jungen 0.4 Concept 24/11/2009 Revisie o.b.v. input Gertie Teuwen Remco Verveen 0.5 Concept 02/12/2009 Revisie o.b.v. input Gertie Teuwen Remco Verveen 0.6 Concept 07/12/2009 QRC s toegevoegd Remco Verveen 0.7 Concept 22/12/2009 Gesplitst in annuleren aanmelding en Individueel uitschrijven; Titel aangepast Remco Verveen 0.8 Concept 23/12/2009 Navigatiepaden aangepast Michael Jungen 0.9 Concept 05/01/2010 N.a.v. review Gertie aangepast Michael Jungen 1.0 Definitief 15/01/2010 Revisie Gertie Teuwen pagina 2 van 14

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Toekennen checklists als gevolg van uitschrijving Checklist L03001 Uitschrijving Checklist L03002 Verklaring Overlijden Periode terugtrekken Herberekenen lesgeld Toevoegen beëindiging Brief beëindiging versturen pagina 3 van 14

4 1 Inleiding Een student geeft te kennen dat deze wil stoppen met de studie aan de Universiteit van Leiden. De momenten en de situaties kunnen verschillend zijn. De onderstaande acties moeten voor iedere opleiding worden doorgevoerd: A CL Items Terug trekken B CL uitschrijven toekennen C periode terug D Lesgeld herberekenen E einde programma F Evt. progr. actie weghalen G Brief CRI Beëindiging Propedeuse beeindigd Beëindiging Ziekte/pers omstandigheden Beëindiging storno Beëindiging overlijden Beëindiging Redelijk verzoek/algemeen Beëindiging Onderwijsk. inrichting Beëindiging Aanvullend doctoraal examen Nee DISC 310 Nee DISC 302 Nee DISC 303 Nee DISC 305 Nee DISC 340 Nee DISC 350 Nee DISC 370 Afstuderen Nee VDIS 200 Nee Nee Nee 220 Nee Geen Nee Nee Nee Nee Nee pagina 4 van 14

5 2 Toekennen checklists als gevolg van uitschrijving 2.1 Checklist L03001 Uitschrijving Als een student wordt uitgeschreven krijgt hij altijd Checklist L03001 Uitschrijving toegewezen. Deze bevat de volgende items: I03001 Collegekaart/BvI ingeleverd I03002 Verzoek tot uitschrijving I03003 BBC ingeleverd Navigatie Studievoortgang > Loop- en prog info > studieprog/plan icoontje Checklist Controleer bij item I03003 BBC ingeleverd of de student een afgegeven BBC heeft. Deze staat dan geregistreerd bij communicatie. Navigatie Campusgemeenschap > Communicatie > Communicatie persoon > Communicatiebeheer Stap Actie 1 Klik op de tab Bestaande waarde zoeken 2 Vul in ID (het student ID). Evt. kan via het vergrootglas specifieker worden gezocht 3 Controleer of de student een afgegeven BBC heeft. Afgegeven BBC => checklistitem I03002 BBC ingeleverd op Nt voldaan Geen afgegeven BBC => checklistitem I03002 BBC ingeleverd op Voltooid Zodra de student zijn BBC weer heeft ingeleverd kan het Checklistitem op Voltooid. pagina 5 van 14

6 2.2 Checklist L03002 Verklaring Deze Checklist wordt toegekend als een student zich wil laten uitschrijven o.b.v. medische redenen. Op dat moment wordt deze Checklist toegekend. Zodra een medische verklaring is ontvangen wordt deze checklist op Voltooid gezet. Zie voor de werkwijze voor het toekennen van Checklists de handleiding Inschrijven en herinschrijven student.` 2.3 Overlijden Als een student is overleden moet de overlijdensdatum worden ingevuld via: Campusgemeenschap > Persoonsgegevens (student) > Persoonsgegevens (stud) > Persoonlijke kenmerken > Overlijdensgegevens. Ook nog adres van de instelling opnemen zodat evt post niet naar de student wordt gestuurd? Altijd overleggen met FA, om te kijken of daar nog handelingen moeten plaatsvinden. pagina 6 van 14

7 3 Periode terugtrekken LET OP: dit NOOIT doen als de checklist uitschrijving nog niet voltooid is!!! LET OP: als student meer dan 1 opleiding heeft in dezelfde loopbaan, dan mag je niet periode terugtrekken.!!! Doe dan alleen beëindiging. Als per ongeluk periode is teruggetrokken, dan kan dit ongedaan worden gemaakt door vinkje bij pro rata uit te zetten, en Teruggetrokken leeg te maken en vervolgens Opslaan. Het lesgeld wordt dan s nachts opnieuw berekend. Als student opleidingen heeft in een VERSCHILLENDE loopbanen (b.v. bachelor en master), dan terugtrekken ZONDER restitutie (=zonder restitutieschema in te vullen). Als fout gegaan: dan vergelijkingsvariabele dat al is berekend voor een andere loopbaan weghalen (bij de tweede loopbaan, master b.v. ) en instroomvariabele invullen per de maand dat is ingeschreven. Procedure: als bachelor wordt uitgeschreven zonder restitutie, en daar hangt de vordering aan, en later stopt ook de master dan: OPNIEUW bachelor terugtrekken MET restitutie. Navigatie Studievoortgang > Periodegegevens student > Historie periode Stap Actie 1 Vul in ID of Achternaam 2 Klik op Zoeken Stap Actie 3 Klik op de tab Periode terugtrekken LET OP: kies juiste periode, geen 8888 pagina 7 van 14

8 Stap Actie 4 Checkbox Geschikt voor pro rata aangevinkt laten 5 Vul in Teruggetrokken In geval van een beëindiging (DISC) na 1/9 of afgestudeerd (VDIS) 6 Vul in Reden terugtrekken/annuleren Dit is Stop 7 Vul in Datum terugtrekken/annuleren Dit is de ontvangstdatum van het annuleringsverzoek/uitschrijvingsverzoek 8 Vul in Laatste datum aanwezig Dit is de datum van stoppen, altijd de laatste van de maand!! 9 In 2009 GEEN SCHEMA terugtrekkingen invullen!!! Vul in Schema terugtrekkingen verv. Dit is RED12 bij een tussentijdse uitschrijving en (REDVOLL bij een terugtrekking voor of op 1-9!, zie handleiding annuleren inschrijving) LET OP: als betaald is met BBC, dan dit NOOIT NOOIT NOOIT invullen, idem als er om andere redenen geen restitutie mag plaatsvinden 10 Klik op de button Terugtrekking na periode pagina 8 van 14

9 4 Herberekenen lesgeld OVER 2009 OVERSLAAN!!! Let op: een extraneus krijgt geen restitutie. Deze stap (herberekenen lesgeld) dient dan te worden overgeslagen! Navigatie Financiële administratie > Lesgeld en kosten > Lesgeld berekenen Stap Actie 1 Vul de juiste zoekwaarden in 2 Klik op Zoeken 3 Selecteer de juiste student pagina 9 van 14

10 Stap Actie 4 De getoonde gegevens dienen niet aangepast te worden! Klik op de knop Lesgeld en kosten berekenen 5 Controleer of een Lesgeldgroep is toegekend - Via de link Lesgeld en kosten tonen worden de kosten zichtbaar (zie bovenstaand screenshot) - Via de link Fouten/waarschuwing tonen worden evt. fouten of waarschuwingen in het lesgeldberekeningsproces weergegeven - Via de link Studiegegevens kan snel inzage worden verkregen in de studiegegevens van de student (zie onderstaand screenshot) pagina 10 van 14

11 5 Toevoegen beëindiging Navigatie Studievoortgang > Loopbaan- en prog.informatie > Studieprogramma/plan Stap Actie 1 Klik op de juiste student Stap Actie 2 Klik op (rij erbij) 3 Kies bij Ingangsdatum de datum van uitschrijven (laatste van de maand) 4 Kies bij Programma-actie In geval van een beëindiging na 1/9: DISC In geval van afstuderen: VDIS 5 Vul in Actiereden DISC: Kies de juiste reden VDIS: 200 Afgestudeerd 6 Klik op Opslaan pagina 11 van 14

12 6 Brief beëindiging versturen Dossier Student (maatwerk) koppelt de onderdelen Toekennen Communicatie en Genereren Communicatie en is zeer geschikt voor individuele communicatie. Let op: indien de uitschrijfreden Overlijden is dient geen brief verstuurd te worden!!! Navigatie Dossier Student > Start Communicatie Individueel Stap Actie 1 Kies een bestaand Run ID of voeg een nieuwe toe Stap Opm Actie Indien een bestaand Run ID is gekozen kunnen onderstaande gegevens al gevuld zijn. Het is aan te bevelen deze altijd te controleren 2 Vul in Onderwijsinstelling: LEI01 (Leiden) 3 Vul in Beheerfunctie:: SPRG 4 Vul in Event ID: In geval van een beëindiging na 1/9 (DISC): 220 In geval van afstuderen (VDIS) wordt geen communicatie vanuit Inschrijf aangemaakt 5 Vink Studentselectie gebruiken aan en vul de Student ID(s) in 6 Klik op tabblad Parameters verwerking pagina 12 van 14

13 Stap Actie tabblad Parameters verwerking Door het kiezen van een bestaand RUN ID zijn de gegevens bij Stap 9 t/m 21 al gevuld! Onder kopje Gebruik communicatie persoon 7 Kies bij Adresgebruik Correspondentieadres 8 Kies bij Adresnaam Primair 9 Kies bij Aanhef Primair 10 Kies bij Extra naam Primair Onder kopje Taalgebruik communicatie 11 Kies bij Taalgebruik communicatie radiobutton Voorkeur Onder kopje Gebruikte methode communicatie 12 Kies bij gebruikte methode communicatie radiobutton Opgegeven 13 Kies bij Methode Brief Onder kopje uitvoerinstellingen 14 Sorteeroptie: Land, Postcode 15 Vink Online Voorbeeld uit. Indien een testrun gewenst is kan deze optie worden aangevinkt (de communicatie wordt dan niet op voltooid gezet). 16 Vink Verzenden naar printer uit. Printerpad n.t.b. Onder kopje Ontbreken kritieke gegevens 17 Vink Communicatie produceren uit 18 Vink Communicatie voltooien uit pagina 13 van 14

14 Stap Actie Procesbewaking 19 Klik op Uitvoeren 20 Kies Naam server PSUNX 21 Klik op OK 22 Klik op Procesbewaking om de voortgang van het proces te monitoren 23 Klik herhaaldelijk op Vernieuwen tot proces klaar is: Runstatus is Voltooid en Distributiestatus is Verzonden Indien de Runstatus is Mislukt: neem contact op met Functioneel Beheer 24 De gegenereerde communicatie kan via Communicatiebeheer, hyperlink Gegener. Communicatie bekijken opgevraagd worden Navigatiepad Campusgemeenschap > Communicatie > Communicatie persoon > Communicatiebeheer pagina 14 van 14