Koppelen student aan studieloopbaan begeleider/studiebegeleider

Transcriptie

1 FF Koppelen student aan studieloopbaan begeleider/studiebegeleider ICS (Informatie, Communicatie en Studenten) Universiteit Leiden Postbus RA Leiden VISI Koppelen student aan studieloopbaan begeleider/studiebegeleider Volg Opdrachtgever: Verzoek superusers CS Bestandsnaam: Koppelen student aan SLB er Deelproject: Leids CS Volg Versienummer: V 0.5 Auteurs: Queriene van der Harst/Auke Ruhe Michael Jungen Datum: Pagina 1 van 10

2 Documentbeheer Versie Status Datum Aangepast Auteur(s) 0.1 Concept Eerste opzet Auke Ruhe/ Queriene van der Harst Tekstuele wijzigingen Michiel Kegge Revisie Michael Jungen Revisie Michael Jungen Review Auke Ruhe Revisie Michael Jungen Revisie Auke Ruhe/ Michael Jungen Pagina 2 van 10

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Meerdere studenten koppelen aan een studieadviseur Individuele student koppelen aan een studieadviseur Studenten per studieadviseur Pagina 3 van 10

4 1 Inleiding Iedere student moet in Peoplesoft Campus Solutions (CS) gekoppeld worden aan een studieloopbaanbegeleider (SLB er). Dit is mogelijk voor een groep studenten maar kan ook op individuele basis worden uitgevoerd. In deze handleiding zal de studieloopbaanbegeleider: studieadviseur genoemd worden. Pagina 4 van 10

5 2 Meerdere studenten koppelen aan een studieadviseur Navigatie: Studievoortgang > Achtergrond informatie student > Beheer Studieadviseur /groep Klik op tab Nieuwe waarde toevoegen om een nieuwe Run-ID aan gaan te maken. Voer de naam in van de nieuw te maken Run-ID. Klik op Toevoegen. Met een Run-ID kan iedere gebruiker een verwerking starten, bijvoorbeeld een salaris verwerking of een batch proces. Pagina 5 van 10

6 Nadat een nieuw Run-ID is aangemaakt verschijnt het volgende scherm: In dit scherm is het mogelijk om door middel van populatie selectie (zie document populatie selectie) studenten te selecteren om daar vervolgens een studieadviseur aan toe te kennen. Tevens kunnen deze studieadviseurs hier van de studenten losgekoppeld worden. LET OP: Indien u wilt wisselen van studieadviseur dient u eerst een nieuwe adviseur toe te voegen voordat u de oude kunt verwijderen. Er moet namelijk altijd een studieadviseur gekoppeld zijn aan een student. Kies achter de Ingangsdatum de datum vanaf wanneer de studenten worden toegekend aan of verwijderd van een studieadviseur. Kies achter Rol adviseur altijd Adviseur. Kies achter Actie Toekennen of Verwijderen. In het geval van het toevoegen van een adviseur aan een student moet er gekozen worden voor Toekennen. Kies wanneer de student- studieadviseur combinatie opgeheven moet worden voor Verwijderen. Kies achter Studieadviseur de studieadviseur die u wilt koppelen of verwijderen. Klik rechtsboven op de knop Uitvoeren. Het scherm Aanvraag Procesplanner verschijnt. Pagina 6 van 10

7 Doordat het proces in de lijst weergegeven wordt, is deze bezig met uitvoeren. Klik op OK, u komt dan weer terug in het eerdere scherm. Klik op de link Procesbewaking. U navigeert daarmee naar het volgende scherm: Wanneer de Runstatus op voltooid en de Distributiestatus op verzonden staat is het proces zonder problemen uitgevoerd. Omdat het scherm niet elk moment ververst wordt is het mogelijk dat het proces al voltooid is terwijl de Runstatus dat nog niet doet vermoeden. Klik in dat geval een aantal maal op de knop Vernieuwen om het scherm bij te werken, waarna de Runstatus bijgewerkt is. Pagina 7 van 10

8 3 Individuele student koppelen aan een studieadviseur Navigatie: Studievoortgang > Achtergrondinformatie student > Studieadviseur U navigeert hiermee naar het volgende scherm: Zoek de student op met de beschikbare zoekgegevens. Klik op Zoeken. Klik op de juiste student. Pagina 8 van 10

9 Controleer dat er achter Rol adviseur altijd Adviseur staat. Is dit anders, verander de waarde dan naar Adviseur. Klik op het vergrootglas achter het veld Studieadviseur. Kies uit deze lijst de juiste adviseur en selecteer deze door op zijn/haar naam te klikken. Kies de juiste Loopbaan. Kies het juiste Studieprogramma. Bij het toevoegen van een studieadviseur aan een student worden er een aantal gegevens als combinatie opgeslagen binnen Campus Solutions. Bij het opvragen van de student en de bijbehorende studieadviseur worden deze gegevens dan ook altijd weergegeven. Deze combinatie bestaat uit de gegevens: rol adviseur loopbaan studieprogramma studieadviseur Van belang is het dan ook dat deze 4 gegevens correct worden ingebracht in het systeem. Als de student meerdere loopbanen en/of programma s heeft is het mogelijk dat er meerdere adviseurs gekoppeld zijn aan 1 student. Per student kan er voor alle combinaties ook dezelfde adviseur toegewezen zijn. In het veld Nummer adviseur is het ID van de combinatie rol adviseur loopbaan studieprogramma studieadviseur te zien. In het geval van meerdere combinaties zijn er dus meerdere ID s toegewezen om onderscheid te kunnen maken tussen de verschillende combinaties. Klik op de link Alles weergeven om alle verschillende combinaties onder elkaar te laten weergeven. Klik na het selecteren van Loopbaan en Studieprogramma op Opslaan. Pagina 9 van 10

10 4 Studenten per studieadviseur Het verkrijgen van een overzicht met alle gekoppelde studenten per studieadviseur is op dit moment alleen mogelijk door in te loggen als de betreffende studieadviseur en een export naar Excel te maken. Navigatiepad: Selfservice -> Mijn geadviseerden Dit overzicht is naar Excel te downloaden door op de knop Ctrl (op het toetsenbord) te drukken en daarna tegelijkertijd op de knop te klikken op het scherm. Er verschijnt direct hierna een Excellijst met dezelfde waarden als in USIS worden weergegeven. Pagina 10 van 10