ExceltoCI s voor het aanmaken van studieactiviteiten. Inhoud

Transcriptie

1 ExceltoCI s voor het aanmaken van studieactiviteiten Inhoud Algemene opmerkingen ExceltoCI voor het aanmaken van studieactiviteiten... 2 Voordat je aan de slag kunt... 3 Introductie tot de verschillende tabbladen... 5 Coversheet... 6 Connection Voorbeeld...8 Template...9 Data Input...10 Staging & Submission Submit data and Post results Documentatie van de velden Troubleshooting Vaak voorkomende foutmeldingen... 15

2 Algemene opmerkingen ExceltoCI voor het aanmaken van studieactiviteiten Gegevens kunnen in SIS op verschillende manieren worden vastgelegd. Dit kan direct binnen SIS worden gedaan, maar dit kan ook in bulk via een Excel to Component Interface (Excel2CI). Voor het aanmaken van studieactiviteiten zijn er zijn 4 Excel2CI s beschikbaar. De aanbevolen werkwijze is om de ExceltoCI s Basis, Docenten en Rooster volgens de methode van de drietrapsraket te gebruiken. ExceltoCI Basis ExceltoCI Docenten ExceltoCI Rooster SNS_CI_CLASS_DATA_Basis.xlsm SNS_CI_CLASS_DATA_Docenten.xlsm SNS_CI_CLASS_DATA_Rooster.xlsm Voor gevorderde gebruikers van ExceltoCI s is er een ExceltoCI Totaal SNS_CI_CLASS_DATA_Totaal.xlsm De Excel to Component Interface methode bestaat uit twee onderdelen: 1. Twee Excel(2CI) bestanden (.xlsm en rellangmcro.xlsa) met Visual Basic for Applications (VBA) code voor het overzetten van gegevens naar SIS. De gegevens worden door de Excel2CI functionaliteit omgezet van een Excel gegevensblad structuur naar een (database)structuur 1 die in SIS kan worden ingelezen. 2. Een programma met PeopleCode die de DOM structuur zoals die door het Excel2CI bestand wordt aangeboden analyseert en via een zogenaamde component interface gegevens in de PeopleSoft database toevoegt of wijzigt. De component interface is een soort schil om de PeopleSoft component heen waarin dezelfde controles worden uitgevoerd als bij handmatige gegevens invoer. De resultaten van de gegevensinvoer worden in dezelfde DOM structuur opgeslagen als ze zijn aangeboden en terug gemeld naar het Excel2CI bestand. Gegevens(sets) die een foutmelding opleverden kunnen in het Excel2CI bestand worden gewijzigd en opnieuw worden aangeboden. Door middel van excel2ci is het mogelijk om in bulk nieuwe studieactiviteiten aan te maken, of deze bij te werken. Dit is een bijzonder krachtige optie. Juist daarom is het van groot belang om secuur te werk te gaan, en je bewust te zijn dat het een erg krachtige tool is. Anders gezegd, een foutje is zo gemaakt, maar niet zomaar hersteld. Een aantal van de belangrijkste punten: - Zorg dat je goed weet naar welke omgeving je de gegevens verstuurt (tab-blad connectie info) - Let goed op welke mode je gebruikt: Update / UpdateData - Let op het data-type van de kolommen. Bv zorg dat je in excel goed aangeeft dat je datum er correct uitziet, anders verwar je opeens maanden met dagen. Herstel is niet automatisch te doen! Gebruik in excel cel-eigenschappen: aangepast -> dd-mm-jjjj Vergeet niet in de handleiding over studieactiviteiten te kijken. Alles wat daarin staat is ook hier van toepassing. 1 Document Object Model (DOM)

3 Voordat je aan de slag kunt (checklist) 1) Je moet de juiste toegangsrechten hebben op de omgeving waarnaar je gaat publiceren. 2) In de map waar de ExceltoCI.xslm in staat moet tevens een rellangmcro.xla bestand staan. Pas wanneer het bestand rellangmcro.xla in dezelfde map staat als ExceltoCI.xslm verschijnt de knop Add-Ins. De knop Add-Ins heb je nodig om met een ExceltoCI te kunnen werken. 3) Open in Excel het ExceltoCI.xslm bestand dat je wilt gaan gebruiken. Er verschijnt een Security Warning. Click op Options

4 Er verschijnt een Microsoft Office Security Options venster. Je moet bij de Microsoft Office Security Options Enable this Content kiezen. Click je op OK. 4) Controleer of je slechts 1 ExceltoCI open hebt staan. Bij meerdere tegelijkertijd geopende ExceltoCI s kun je onverwachte effecten en foutmeldingen verwachten. Zoals bijv. Sluit alle ExceltoCI s zodat je nog maar 1 open hebt staan. Eventueel is het nodig om alle ExceltoCI s af te sluiten en vervolgens de ExceltoCI die je wilt gebruiken te heropenen.

5 Introductie tot de verschillende tabbladen - Coversheet - Connect Informatie - Data Input - Staging & Submission - Documentatie

6 Coversheet Op de coversheet vind je algemene informatie over de Excel to CI en specifieke informatie over de functionaliteit op iedere tab in de ExceltoCI.

7 Connection Op dit blad staat de informatie over de omgeving waar je verbinding mee gaat maken en die nodig is om data in de database in te voeren. De connectie informatie neem je over van het url adres van de omgeving waar je verbinding mee wilt maken. Voorbeeld

8 Web Server Machine Name: Protocol: HTTP Port: Portal: PeopleSoft Site Name: Node: Language Code: Chunking Factor: Error Threshold: De naam van de webserver waar je verbinding mee maakt Het protocol waarmee je verbinding maakt met de webserver. De naam van de poort waar de webserver gebruik van maakt. De naam van de portal De naam van de PeopleSoft site/ SIS site De PeopleSoft node/ SIS node De code voor de taal die je gebruikt wanneer je data naar de database wegschrijft. Het aantal rijen dat je in 1 keer naar de database uploadt. De foutdrempel. Wanneer dit aantal fouten is bereikt stopt de invoer in de database. Ook verschijnt er een foutmelding wanneer de foutdrempel is bereikt. Submit Blanks as Input: Dit veld staat standaard op NO. Dit veld moet je op NO laten staan. Als je Yes kiest loop je het risico dat je waarden wist. Action: Er zijn 2 soorten Action beschikbaar UPDATE en UPDATEDATA. UPDATE - In de context van de ExceltoCI voor het aanmaken van studieactiviteiten gebruik je deze optie om nieuwe rijen aan te maken. UPDATEDATA - gebruik deze optie om specifieke non-key waarden die reeds bestaan te wijzigen In de Oracle documentatie staat de volgende uitleg. UPDATE This option is available if the component interface does not have create keys. Use this mode if you are adding new children to an existing parent. UPDATEDATA Use this option to update specific non-key values that already exist. The system uses the keys to locate the row, and when a match is found, the row is updated with new data. If a key match is not found by the system, it displays an error message indicating which collection was missing a key match. When using the UpdateData action, you must provide all keys for the collection for the system to modify the data.

9 Template Het bouwen of wijzigen van een template wordt niet ondersteund.

10 Data Input In het blad Data Input zet je de gegevens die je naar de database weg wilt schrijven. Wanneer je het blad Data Input met de informatie die je in de database in wilt voeren hebt gevuld dan click je boven in het menu op Stage Data for Submission. Controleer je gegevens. Controleer de instellingen op het tabblad Connect Informatie. Click op de knop Stage Data for Submission. Wanneer je op de knop Stage Data for Submission hebt geclicked worden de data die in tab Data input staan klaargezet om in de SIS database ingevoerd te worden. Wacht tot je automatisch het tabblad Staging & Submission te zien krijgt.

11 Staging & Submission In het tabblad Staging & Submission moet je nu dezelfde gegevens als in je tabblad Data input zien. Je kunt in het tabblad Staging & Submission controleren of deze stap van het klaarzetten van de data voor het daadwerkelijk wegschrijven goed is gegaan. Click vervolgens op de knop Submit Data. Submit Data Met de Submit Data knop voer je gegevens in in de SIS database. (PeopleSoft database) 1. Click op de submit data knop. 2. Voer je id in. 3. Voer je password in. 4. Click op de OK knop. (Enter indrukken werkt niet) De data zullen nu naar de database weggeschreven worden. Dit kan enige tijd duren. De resultaten van de invoer zullen in de kolom Status verschijnen. Hierna zie je in de kolom Status of de invoer al of niet succesvol is verlopen. Er zijn 3 verschillende waarden die je bij wijze van feedback kunt krijgen...ok.error..warning. De invoer van de data in de betreffende rij is succesvol verlopen. De invoer van de data in de betreffende rij heeft niet plaatsgevonden. Plaats de muis boven de Error om de details van de foutmelding te zien. De invoer van de data in de betreffende rij heeft plaatsgevonden. Plaats de muis boven de Warning om de details van de waarschuwing te zien. Corrigeer de gegevens in SIS.

12 In het tabblad Staging & Submision mag je waarden niet wijzigen. Het tabblad Staging & Submision is uitsluitend bedoeld om de resultaten van de actie Submit Data te kunnen zien.

13 Tabblad Documentatie Op dit blad vind je een overzicht van de namen van de kolommen in ExceltoCI SNS_CI_CLASS_DATA_NEW_xxxxx.xlsm en de namen van de kolommen van de ondersteunende query HVA_STA_STUDACT_CI_xxxxx. De kolomvolgorde van de ondersteunende query HVA_STA_STUDACT_CI_xxxxx is gelijk aan de Kolomvolgorde van de ExceltoCI SNS_CI_CLASS_DATA_NEW_xxxxx.xlsm In het overzicht zoals in de schermafdruk hieronder zie je hoe de kolomnamen in de ExceltoCI overeen komen met de velnamen in SIS en welke velden verplicht zijn.

14 Troubleshooting en wat te doen bij foutmeldingen Wanneer je foutmeldingen krijgt check je eerst een aantal eenvoudige dingen: - Autorisatie Heb ik de benodigde rechten voor de Component Interface om met de ExceltoCI naar een omgeving (ACC of DEV) te kunnen publiceren? - Aanwezigheid van.xla bestand Staat er een.xla bestand in dezelfde map als de ExceltoCI die ik gebruik? - Heb ik slechts 1 ExceltoCI open staan? Bij meerdere tegelijkertijd geopende ExceltoCI s kun je onverwachte effecten en foutmeldingen verwachten. Zoals bijv. Sluit alle ExceltoCI s zodat je er nog maar 1 open hebt staan. Eventueel is het nodig om ook deze af te sluiten en te heropenen. Zo begin je weer met een schone lei. - Controleer of de data die je invoert correct zijn. In 90 % van de gevallen zijn foutmeldingen te herleiden naar data die niet correct zijn. (zie ook het volgende punt # Ongeldige tekens). Wanneer je bijv. per ongeluk kleine letters in de kolom Class Section ( Deelactiviteit ) gebruikt dan zul je Errors krijgen. De handleiding voor het aanmaken van studieactiviteiten is leidend vwb de notatie van de data die met behulp van de ExceltoCI ingevoerd kunnen worden. - Ongeldige tekens (Invalid Characters) Zorg er voor dat er geen ongeldige tekens in het Data input scherm staan. Een enkele quote ( ) zal niet geaccepteerd worden en zal een foutmelding tijdens Submit Data opleveren. - Gebruik ik de juiste optie, UPDATE of UPDATEDATA? - de Chunking factor en grote data volumes en complexe data Stresstesten hebben uitgewezen dat het mogelijk is om grote aantallen rijen (+_ 500) goed in 1 opdracht te laten verwerken. De verwerkingsduur kan minuten a een half uur zijn afhankelijk van het volume en de complexiteit van je data (invoer van docenten is complex aan -of uitzetten van vinkjes is niet complex) De combinatie van data volume en complexiteit van de data (de invoer van docenten is complex aan -of uitzetten van vinkjes is niet complex) bepaalt de aantallen rijen die je in 1 opdracht goed kunt verwerken.

15 Denk er aan om bij invoer van complexe data (invoer van docenten en de eerste invoer van roosterinformatie) de Chunking factor op 1 te zetten. Data zoals docenten Bij eenvoudigere data, bijv. wijzigen van roostertijden kun je de chunking factor hoger zetten, bijvoorbeeld op 10, 15 of 20. Probeer uit wat goed werkt. Zet de chunking factor niet hoger dan Exit uit een loop van foutmeldingen Wanneer je in een loop van foutmeldingen gevangen zit kun je Ctrl en Pause tegelijkertijd indrukken om uit de loop te raken.

16 Vaak voorkomende foutmeldingen in Excel2CI Bij de verwerking van resultaten in Excel naar SIS kunnen er conflicten ontstaan tussen deze beide systemen. Deze conflicten worden getoond d.m.v. foutmeldingen in de Excel2CI. Hieronder volgen de meest voorkomende foutmeldingen, de redenen en de acties die uitgevoerd dienen te worden om deze foutmeldingen weg te werken en het proces op een juiste manier te laten verlopen. De foutmeldingen worden weergegeven op het tabblad Staging & Submission van Excel2CI, onder kolom A Status. Foutmelding Redenen Acties Fout bij wijzigen waarde Fout bij opslaan component interface De resultaten zijn niet doorgeboekt naar de tabellen in SIS. Excel2CI heeft geen contact kunnen maken met de juiste SIS omgeving. 1. Controleer de Web Server details in Excel2CI op het tabblad Connect Information. Controleer de Web Server details in Excel2CI op het tabblad Connect Information. Er gebeurt niets na het klikken op de knop Submit Data. Data wordt niet op het tabblad Staging & Submission geplaatst na het klikken op de knop Stage data for submission. Er staat Geen Ok of Error in de kolom Status Controleer of je wel autorisatie hebt voor die component interface. Stel de in te lezen data veilig. Download een nieuwe versie van de ExceltoCI die je gebruikt.

17 alleen STOP. No rows exist for the specified keys #1 - No rows exist for the specified keys. {SNS_ACAD_PLAN_CI} (91,50) #2 - Failed to get the Component Interface Invalid XML Returned: The response text is not valid XML. Login Data cleared. sendsoaprequest_submittotdb: The XML string contains invalid character(s). Error: No response from Server. Login Information cleared Error: Communication failed. Failed to communicate with server URL SIS Error: Think time peoplecode event De data kan niet worden ingelezen omdat het sleutelveld niet in SIS bestaat. Foutieve gebruikersnaam of wachtwoord bij inloggen. Foutieve gebruikersnaam of wachtwoord bij inloggen. Foutieve gebruikersnaam of wachtwoord bij inloggen. Er kan geen verbinding met de server worden gemaakt om dat de URL niet correct is. De Chunking factor staat te hoog voor de opdracht die je uit wilt voeren. Controleer in SIS of dit het geval is. Controleer de gegevens op het tabblad Connect Information. Zet de Chunking factor lager.