Toekomstvisie. Houten Plan van aanpak. 3 september 2013

Transcriptie

1 Toekomstvisie Houten 2025 Plan van aanpak 3 september

2 2

3 Inhoudsopgave 1. Inleiding Aanleiding Doel Afbakening Fasering Projectrollen en projectorganisatie Communicatie en participatie Risico s Kosten Bijlage 1 Werken met scenario s Bijlage 2 Aanpak communicatie en participatie in startfase en verkenningsfase (Factor C)

4 1. Inleiding Nieuwe koersbepaling toekomst van Houten gevraagd De huidige strategische visie dateert van 2003 en is aan vervanging toe. Ontwikkelingen in onze omgeving vragen om een vernieuwde integrale visie op de toekomst van Houten. Daarbij is nadrukkelijk ook de rol van de overheid in de samenleving aan het veranderen. Verder hebben we te maken met een economische crisis en daarmee gepaarde structurele bezuinigingen. In de perspectiefnota 2014 hebben wij geconstateerd dat de bezuinigingsopgave dermate omvangrijk is geworden dat een actuele visie nodig is om de bijbehorende scherpe financiële keuzes te kunnen maken. Leren van het verleden (evaluatie rekenkamercommissie 2012) In 2012 heeft de rekenkamercommissie de bestaande visie Houten in 2015: van groei naar bloei geëvalueerd. Insteek van de commissie was om te leren van de huidige visie, met het oog op een nieuw op te stellen visie op Houten. Wij hebben de uitkomsten van dit onderzoek ter harte genomen bij het ontwerpen van een aanpak voor de nieuwe toekomstvisie. Een plan van aanpak als richtsnoer in plaats van blauwdruk Wij willen op basis van een met uw raad afgestemde aanpak na de zomer starten met het proces om tot een nieuwe visie te komen. Een bijzondere omstandigheid daarbij is, dat in maart 2014 verkiezingen plaatsvinden en vervolgens een nieuwe raad en nieuw college worden gevormd. Om die reden kiezen wij er voor om een plan van aanpak aan te bieden met het karakter van een richtsnoer. Dit geldt in het bijzonder voor het deel van het visietraject dat zich afspeelt ná de verkiezingen. Dit plan van aanpak biedt daarmee richting, maar tegelijk ook ruimte. Ruimte voor een volgend college en volgende raad om nieuwe accenten te leggen. En ruimte om tijdens het proces in te spelen op nieuwe inzichten en kansen. Want één ding is zeker: de omgeving zal blijven veranderen gelukkig maar! Met het instellen van en werken in een raadsbrede klankbordgroep Toekomstvisie hebben wij bijvoorbeeld invulling willen geven aan de aanbeveling om de raad aan de voorkant van het proces te betrekken. 4

5 2. Aanleiding Denken over morgen Nadenken over de toekomst doen we iedere dag en doen we met z n allen in Houten. Ook als gemeente zijn we continu bezig met de toekomst; we bereiden ons met onze partners voor op nieuwe taken, verbeteren onze dienstverlening op basis van kansen die de techniek ons biedt, bouwen nieuwe woningen en bedenken wat de beste, toekomstige functie is voor locaties die vrijvallen omdat de eerdere functie niet meer in een behoefte voorziet. Houten op een kantelpunt Bijzonder is dat er op dit moment op verschillende terreinen tegelijk grote keuzes worden gevraagd. Ingesleten werkwijzen voldoen niet meer om nieuwe ontwikkelingen te faciliteren. Controle, zekerheid en regie maken plaats voor complexiteit, onzekerheid en het acteren binnen netwerken. Bij het laatste komt de nadruk meer te liggen op het faciliteren van partijen. Daardoor bevindt ook Houten zich op een zogenaamd kantelpunt. Dit vraagt om een brede discussie met elkaar over de toekomst van Houten, waarbij nadrukkelijk en in samenhang over de grote ontwikkelingen, kansen en bedreigingen die zich aandienen wordt nagedacht. Om welke ontwikkelingen gaat het dan? We noemen er een aantal: Veranderende rolopvatting gemeente in relatie tot samenleving Steeds meer pakt de samenleving zelf maatschappelijke vraagstukken op in plaats van te wachten tot de overheid iets oplost. Denk aan onderhoud van speeltuinen of lokale voorzieningen voor ouderen. Om meer ruimte te bieden aan deze doe-democratie, verschuift de rol van de gemeente van zorgen voor naar zorgen dat. Ook moeten gemeenten leren uitgaan van in plaats van denken voor hun inwoners. Dit vraagt een cultuurverandering in zowel bestuur als organisatie. In het sociaal domein zijn deze bewegingen gekoppeld aan de transities - sterk zichtbaar, maar ze doen zich ook op andere domeinen voor. Gewijzigde financiële situatie De economische crisis en bijbehorende (rijks)bezuinigingen hebben de afgelopen jaren een grote impact gehad en zullen nog lange tijd voelbaar blijven. Onze nieuwe financiële werkelijkheid dwingt ons om onze middelen nog slimmer in te zetten en steeds scherper af te wegen waar we ons geld voor inzetten. Zoals in de Perspectiefnota 2014 gesteld, moet de nieuwe visie een basis bieden om enerzijds gericht in onze toekomst te investeren en anderzijds de toekomstige financiële opgave te realiseren. Veranderende bevolkingssamenstelling Demografisch gezien wordt Houten gekenmerkt door relatief veel jarigen - onze toekomstige senioren - en relatief weinig jarigen. Deze oververtegenwoordiging van de groep jarigen komt mede voort uit het groeikernenbeleid en de Vinex-groeitaken vanaf eind jaren 60 van de vorige eeuw. Nu de Vinex uitbreidingslocaties in Houten zo goed als afgerond zijn, vindt er minder aanwas van jonge gezinnen van buiten plaats dan voorheen. Dit maakt dat Houten in de nabij toekomst meer vergrijst dan andere gemeenten. Het maakt ook de kans op gezinsverdunning extra groot. Een trend die voortkomt uit deze vergrijzing (kinderen uit huis en partners die wegvallen) maar ook uit de toegenomen individualisering van de maatschappij die leidt tot meer single huishoudens. Toenemend belang van de regio In toenemende mate zullen we opgaven met gemeenten om ons heen oppakken omdat dat bijvoorbeeld efficiënter is of omdat de omvang en/of aard van de opgave daarom vraagt. Dit vraagt om een scherpe antenne voor onze omgeving en een zelfbewust en duidelijk profiel van onszelf. Regionaal gezien is het daarnaast van belang dat er ruimte is voor differentiatie; iedere gemeente heeft zijn eigen kwaliteiten en de uitdaging is om complementair aan elkaar te zijn. In U10-verband is dit kortweg geduid als verbondenheid in verscheidenheid. 5

6 3. Doel Wat willen we bereiken? Het nadenken over en het opstellen van een toekomstvisie is een intensief traject, waarbinnen veel partijen een bijdrage leveren om tot een goed eindproduct (de visie) te komen. Het is daarom des te belangrijker om vooraf goed stil te staan bij de vraag wat willen we hiermee bereiken? en het proces hiernaar te richten. Doel toekomstvisie Houten 2025 Komen tot een maatschappelijk gedragen en scherp geformuleerd profiel van Houten in We stellen een aantal eisen aan dit profiel: Een scherp profiel van Houten in 2025 Het profiel moet voldoende scherp zijn om de keuzes die de komende jaren van ons gevraagd worden, op te baseren. Het profiel resulteert in een aantal hoofdambities waar Houten voor kiest en benoemt ook waar Houten niet voor kiest. Dit ondersteunt het maken van inhoudelijke afwegingen en het maken van keuzes in de gemeentelijke rolvervulling, onze positie in de regio en financiële keuzes 1. Een integraal profiel van Houten in 2025 Een integrale toekomstvisie draagt bij aan (het voeren van) een samenhangend en consistent gemeentelijk beleid voor de langere termijn. Dit biedt (partijen uit) de samenleving houvast en bevordert daarmee de betrouwbaarheid en effectiviteit van ons lokaal bestuur. Een maatschappelijk gedragen profiel van Houten in 2025 Nadrukkelijk willen we mét de samenleving tot een nieuwe visie op Houten komen. De rol van de gemeente is al enige tijd aan het schuiven. Om ruimte te geven aan de kracht van de samenleving, werkt de gemeente steeds meer samen. Om de samenwerking te versterken wil de gemeente Houten een visie opstellen met haar partners en haar inwoners: wat zijn onze gezamenlijke ambities voor Houten en wie neemt welke rol om die ambities te realiseren? Consequenties van dit doel voor het proces Participatie van partners en inwoners van de gemeente Houten speelt een cruciale rol om tot een gedeelde en maatschappelijk gedragen toekomstvisie te komen. Dit betekent dat het proces zo is ingericht dat de toekomst van Houten met partijen buiten het gemeentehuis verkend en bediscussieerd wordt. Om de partners en inwoners van de gemeente te enthousiasmeren te participeren in het visietraject is inzet van communicatie nodig. Om een scherp profiel te verkrijgen is uitsluitsel over keuzedilemma s nodig. Daarom gaan we in de verkenning op zoek naar de meest fundamentele dilemma s voor 2025, om op basis daarvan met behulp van scenario s een scherp debat te kunnen voeren. 1 Eerder (traject Werken aan een houdbaar evenwicht 2012 en de Perspectiefnota 2014) is aangegeven dat de toekomstvisie ook een basis moet bieden voor aanvullende financiële keuzes die met het oog op een meerjarig sluitende begroting nog te maken zijn. 6

7 4. Afbakening De visie gaat over de gemeente Houten De toekomstvisie gaat over de toekomst van de kernen Houten, t Goy, Schalkwijk en Tull en t Waal en buitengebied en de samenleving die er leeft en werkt... met als eindbeeld 2025 De toekomstvisie Houten 2025 kijkt twaalf jaar vooruit. Twaalf jaar is een voldoende ruime termijn om de toekomst creatief te verbeelden op basis van hedendaagse inzichten. Tegelijk is 2025 niet zo ver weg dat alleen maar onzekerheid hoeft te worden verondersteld. De toekomstvisie Houten 2025 geeft een antwoord op de vraag: Wat is Houten in 2025 en wie vervult welke rol in dat Houten? Het eerste deel van deze vraag (Wat is Houten?) wordt beantwoord langs een sociale, economische en ruimtelijke bril, waarbij de samenhang tussen deze drie thema s nadrukkelijk wordt meegenomen. Oftewel: Waar staat Houten sociaal, economisch en ruimtelijk in 2025? Het tweede deel van de vraag (Wie vervult welke rol?) wordt beantwoord vanuit het perspectief van sturing; wat is de rol van de gemeente in 2025 en met wie werken we daarbij in welke relatie? Hoe geven we in gezamenlijkheid sturing aan maatschappelijke vraagstukken? Toekomstagenda t.b.v. gestructureerd debat en inspiratie We beginnen met het verkennen van de contouren van de toekomst. Daartoe stellen we met verschillende partijen een toekomstagenda op. Hierin komen aan de orde: de Staat van Houten (kernwaarden-identiteit, feiten/cijfers, beleving van inwoners), Trends (ontwikkelingen die op Houten afkomen, gewogen en besproken op impact) en belangrijke Thema s voor de toekomst van Houten (uitdagingen, vraagstukken en fundamentele dilemma s waar Houten op lange termijn voor staat). De toekomstagenda bevat daarmee ingrediënten voor debat over de toekomst van Houten zowel tijdens als na de verkiezingen en dient tevens als inspiratiebron voor de Houtense samenleving.. Visie als richtinggevend kader De omgeving waarin wij werken is complex en sterk in beweging. We beseffen ons dat we als lokaal bestuur blijvend met deze complexiteit en dynamiek te maken hebben. Een blauwdruk voor Houten in 2025 is gelet op die dynamiek niet te maken. We willen daarom een visie maken die richting geeft en hoofdambities benoemt, maar géén gedetailleerd uitvoeringsprogramma omvat hoe deze ambities te realiseren. Dit biedt de benodigde ruimte om in de komende jaren flexibel op veranderende omstandigheden in te spelen en tegelijk de vastgestelde koers te bewaken. De toekomstvisie dient als instrument om opkomende keuzes te kunnen toetsen. Specifiek voor wat betreft de ombuigingsopgave waar we als gemeente voor staan, wordt de nieuwe toekomstvisie uiterlijk bij de Perspectiefnota 2016 in nieuwe financiële keuzes vertaald. Relaties met lopende projecten en processen De wereld zal niet stilstaan tijdens het maken van een nieuwe visie. Dit zal in de praktijk betekenen dat op sommige terreinen vooruitlopend op een nieuwe visie behoefte is aan een actueel ontwikkelperspectief; nu doen wat nu moet! Denk aan de transities, waarbij onontkoombaar eerder piketpalen geslagen moeten worden. Op dit soort urgente processen en projecten wordt voorgesorteerd tijdens de ontwikkeling van de nieuwe visie. We zullen dit inbrengen in het proces van visieontwikkeling en op die manier zorgvuldig verbinden. 7

8 5. Fasering In zes fasen naar een toekomstvisie We onderscheiden zes fasen in het proces om tot een nieuwe visie op Houten te komen; 1. start, 2. verkenning, 3. debat rond verkiezingen, 4. debat, 5. verbinding en ontwerp en 6. besluitvorming. We lichten deze fasen één voor één toe. De eerste drie fasen worden in de huidige collegeperiode nog doorlopen. De laatste drie volgen na de verkiezingen in maart Startfase (juli oktober 2013) Doel van deze fase is om een met de raad afgestemde aanpak te ontwikkelen, als richtsnoer voor het proces om tot een visie te komen. Een klankbordgroep uit de raad heeft op 11 juli 2013 en op 2 september 2013 meegedacht over het proces voor een nieuwe toekomstvisie. Hieruit is voorliggend plan van aanpak Toekomstvisie Houten 2025 voortgekomen. De aanpak gaat uit van een indeling in zes fasen (zie bovenstaande figuur) en maakt een onderscheid tussen het proces tot maart 2014 (verkiezingen) en het proces daarna. De aanpak voor de periode vanaf maart 2014 wordt als suggestie uitgewerkt. Dit biedt een nieuw college en een nieuwe raad de ruimte om - indien gewenst - zelf haar accenten te leggen in het vervolgproces. Verkenning (augustus december 2013) De verkenningsfase is gericht op het breed verzamelen van informatie over de huidige situatie (Staat van Houten) en ontwikkelingen in de beleidsomgeving (Trends); in wat voor wereld leven we nu?. De verkenning is waardevrij, dat wil zeggen: zoveel mogelijk gebaseerd op feiten en nog niet gekleurd door persoonlijke waarden en belangen. We betrekken mensen en organisaties in deze fase dan ook nadrukkelijk als deskundige en niet als belangenbehartiger. Op basis van een brede inzet van deskresearch, expertinterviews, burgerpanel en straatinterviews maken we een zo compleet mogelijk beeld van de staat van Houten en de relevante trends. In november 2013 organiseren we een aantal verkenningsworkshops waarin we de voorlopige uitkomsten van de verkenning met medewerkers van de gemeente, inwoners, instellingen en ondernemers bespreken. De deelnemers aan deze workshops wegen de uit de verkenning voortgekomen trends en bespreken ze op impact, onzekerheid en implicaties voor de gemeente Houten. Hierop vragen we naar de belangrijke thema s voor de toekomst van Houten: wat zijn de belangrijkste uitdagingen en dilemma s voor de toekomst? De uitkomsten van de verkenning leveren we in december 2013 het tussenproduct op in een beeldende toekomstagenda. Functies toekomstagenda: a] Ingrediënten voor debat tijdens de verkiezingen b] Hulpmiddel bij wisseling van oude naar nieuwe raad c] Ingrediënten voor debat na de verkiezingen d] Inspiratiebron voor de samenleving 8

9 Debat rond verkiezingen (december 2013 maart 2014) De in december 2013 op te leveren toekomstagenda over de Staat van Houten en relevante trends geeft focus voor wat betreft de relevante ontwikkelingen voor Houten en de belangrijke vraagstukken en dilemma s. Deze levert bouwstenen voor de debatfase rond de verkiezingen. Deze fase kan worden benut om in aanloop naar een nieuwe bestuursperiode kiezers te betrekken in een gesprek over de gewenste toekomst voor Houten. In de periode tot 19 maart 2014 (gemeenteraadsverkiezingen) is het aan de fracties van de raad hoe en in welke mate zij deze uitkomsten benutten. Iedere fractie bepaalt voor zich hoe zij het onderwerp toekomst van Houten in hun verkiezingscampagne een plek geven. Aanvullende optie: verkiezingsdebat Houten 2025 Als de raadsfracties dat wensen, houden zij in februari 2014 gezamenlijk een verkiezingsdebat, met het onderwerp Toekomst van Houten 2025 prominent op de agenda. In dit debat kunnen zij met elkaar en eventueel ook met publiek in gesprek gaan over de toekomst van Houten. Impact van coalitie- en collegevorming Na de verkiezingen in maart 2014 vormt zich een nieuwe raad en een nieuw college. In het traject van coalitievorming en collegeonderhandeling kunnen zowel op inhoud als op proces afspraken worden gemaakt over de toekomstvisie Houten Wij zullen een nieuw college optimaal ondersteunen door in het overdrachtsdocument 2014 de laatste stand van zaken rondom het proces van de toekomstvisie te melden en onze suggesties voor het vervolg op te nemen. Belangrijk is dat na afloop van de collegevorming expliciet wordt gemaakt welke afspraken zijn gemaakt t.a.v. inhoud en proces van de toekomstvisie en wat de scope en ruimte is voor het vervolgproces. Dit wordt uiteraard met de nieuwe raad gedeeld. Wij gaan er in dit plan van aanpak nog vanuit dat de kern van het maatschappelijk debat over de toekomst van Houten nog gevoerd moet worden na afloop van de verkiezingen en de collegeonderhandelingen. Debat (nieuwe bestuursperiode: maart september 2014) De debatfase heeft als doel om de eerder verzamelde informatie te bediscussiëren en te waarderen en om scherpe keuzes te maken voor de toekomst. Scherpe keuzes vragen om een scherp debat: zonder wrijving geen glans! Doelscenario s (zie bijlage 1) zijn hiervoor een hulpmiddel. Een brede inbreng van buiten in deze fase maakt het debat steviger en brengt een diversiteit aan perspectieven naar binnen. Dit verrijkt de inhoud van de visie en versterkt het draagvlak voor (de latere uitvoering van) de visie. 9

10 Workshop opstellen scenario s De toekomstagenda (het tussenproduct dat in december 2013 wordt opgeleverd) kan gebruikt worden als opwarmer voor de nieuwe raad. Het geeft een overzicht van de meest impactrijke ontwikkelingen die op de gemeente afkomen en de fundamentele keuzes die hieruit voortvloeien. In een scenarioworkshop kan hierop met de nieuwe raad doorgewerkt worden. Op basis van de toekomstagenda worden dan verschillende scenario s ontwikkeld voor Houten; beelden van hoe Houten eruit kan zien in Die beelden zijn de basis voor de discussie over de gewenste ambities voor Houten en kunnen worden vertaald in prikkelende verhalen. Rol externe klankbordgroep Het visietraject moet resulteren in een gezamenlijke visie van de Houtense samenleving. Partijen uit die samenleving krijgen immers ook een belangrijke rol bij het vervullen van de ambities. Een manier om samen op te trekken in het visietraject is om een externe klankbordgroep met vertegenwoordigers van belangrijke partners van de gemeente mee te laten denken over de scenario s voor Houten Deze partners kunnen vanuit hun expertise naar de scenario s kijken en deze verfijnen. Debatworkshops Om een breed en scherp debat over de toekomst te voeren, kunnen met verschillende partijen in de samenleving debatworkshops gehouden worden. De scenario s staan hierin dan centraal; wat vind je aantrekkelijk en onaantrekkelijk aan elk van de scenario s en waarom? Wat vind je het meest (on)aantrekkelijke scenario en waarom? De scenario s vormen een prikkel voor een discussie over de lange termijn van Houten. Verbinding en ontwerp (september november 2014) In de fase van verbinding en ontwerp worden de uitkomsten van de verkennings- en debatfasen vertaald naar een intern consistente en richtinggevende visie op Houten. In feite komt dit neer op het uitschrijven van de visie. Hoewel de kern van participatie in de debatfase plaatsvindt, is het ook in deze fase van belang dat een (beperkt) aantal partijen met een grote rol in de Houtense samenleving (en daarmee ook in de implementatie van de visie) meekijkt en meedenkt bij de vertaalslag naar een eenduidige toekomstvisie. Dit verhoogt het draagvlak en daarmee de uitvoerbaarheid van de visie. De eerder genoemde externe klankbordgroep kan ook hierin een goede rol vervullen. De uiteindelijke toekomstvisie kent in hoofdlijnen de volgende inhoud: Huidige situatie en kernwaarden (identiteit) van Houten Impactrijke trends (met aandacht voor onzekerheden) Hoofdambities voor Houten waar Houten niet voor kiest Strategische opties per ambitie Sturingsprincipes: wie vervult welke rol (beschrijving van de rol van de gemeente en anderen in het realiseren van de ambities). Online discussie Eventueel kan in aanvulling op de debatworkshops nog via internetfora en via social media uitvraag gedaan worden naar de belangrijkste ambities van Houtenaren voor de toekomst. 10

11 Besluitvorming (december 2014 jan 2015) De concept toekomstvisie Houten 2025 wordt eind 2014 aangeboden voor behandeling in de gemeenteraad. De raad kan de toekomstvisie dan in januari 2015 vaststellen. Zoals gebruikelijk en als sluitstuk van het participatietraject kan in de Ronde Tafel Gesprekken worden ingesproken op het onderwerp. 11

12 6. Projectrollen en projectorganisatie In onderstaande beschrijving van projectrollen en projectorganisatie beperken we ons tot de bestuurlijke en ambtelijke organisatie van het proces. In het proces van visieontwikkeling worden nadrukkelijk ook externe partijen uitgenodigd om mee te doen (zie ook hoofdstuk 5). Dit zal ertoe leiden dat in sommigen fasen van het proces aanvullende werkvormen (zoals een externe klankbordgroep) worden ingezet. Projectrollen Bestuurlijk opdrachtgever (BOG) 2 Wie de heer W. de Jong (burgemeester) Wat bewaken projectdoelstelling (op basis van het door de raad vastgestelde Plan van Aanpak) bestuurlijke afstemming van projectvoortgang extern boegbeeld voor het project Ambtelijk opdrachtgever (AOG) Wie de heer H. den Bieman (directeur beleid & ontwikkeling) Wat bewaken projectdoelstelling sturen op voldoende beschikbare middelen voor projectuitvoering informeren bestuur en organisatie over projectvoortgang Projectleider (PL) Wie de heer M. van den Heuvel (adviseur concernstaf) Wat realiseren van project binnen gestelde kaders verantwoording afleggen aan opdrachtgevers zorg voor goed functioneren projectteam 2 De raad stelt het voorliggend Plan van Aanpak vast en stelt later ook de toekomstvisie vast. Ultiem is de raad daarmee opdrachtgever van dit project. De burgemeester zal in de dagelijkse praktijk als bestuurlijk opdrachtgever optreden. Projectorganisatie Klankbordgroep raad Wie de heren G. Zandbergen (ITH), E. Stiekema (VVD), T. Uijttewaal (CDA), mevrouw A. Dubbink (PvdA), de heren E. van Vliet (D66), D. Jimmink (GL), D. van Hoek (CU), vacant (SGP), W. de Jong (burgemeester), M. van Liere (wethouder), H. den Bieman (directeur) en M. van den Heuvel (adviseur) Wat meedenken over proces toekomstvisie (inclusief het betrekken van de raad in dat proces) Stuurgroep Wie de heren W. de Jong (burgemeester), M. van Liere (portefeuillehouder Financiën), H. den Bieman (directeur) en M. van den Heuvel (adviseur) Wat Beslissen over voortgang en eventuele afwijkingen in het project Werkgroep Wie de heer F. Braspenning (adviseur concernstaf), mevrouw M. Löwik (clusterhoofd communicatie), mevrouw L. van Lievenoogen (projectassistent) Wat projectuitvoering De werkgroep wordt breed vanuit de organisatie ondersteund. De werkgroep doet onder meer een beroep op J. Alflen (webredacteur), B. Nijdeken (organisatieadviseur) en R. Haesenbos (concerncontroller) en de inhoudelijke beleidsafdelingen. Gelet op de bijzondere aard van dit project (visietraject) zal tijdelijk (september november) specifieke expertise op het gebied van het begeleiden van visietrajecten worden ingehuurd. Deze expertise wordt extern ingehuurd en tijdelijk aan de werkgroep toegevoegd. Op deze manier ontstaat ook een optimaal intern leereffect. 12

13 Schematische weergave van projectrollen en projectorganisatie 7. Communicatie en participatie Aanpak via methode Factor C De fasering (hoofdstuk 5) bevat vooralsnog een grove rolverdeling wie per fase in welke rol aan zet is. Dit wordt per fase verfijnd op basis van de factor C, een methode die beleidsmakers en communicatieadviseurs ondersteunt bij het ontwikkelen van communicatief beleid. Met factor C maken we per fase van het ontwikkelingsproces een krachtenveldanalyse, kernboodschap en kalender. Zo wordt inzichtelijk wie (zowel intern als extern) op welk moment en welke wijze in het proces betrokken worden. Voor de start- en verkenningsfasen is dit al (enigszins) uitgewerkt (zie bijlage 2 bij dit plan van aanpak). Afgewogen inzet van communicatiemiddelen en -vormen Belangrijk aandachtspunt in het proces van visievorming is hoe je mensen effectief bereikt en goed contact met hen houdt. Een afgewogen en gevarieerde inzet van communicatiemiddelen en -vormen die elkaar versterken en rekening houden met de diverse doelgroepen en leefstijlen is daarbij van belang. Een veel gebruikt kanaal om te informeren is Houten Actueel (het vaste gemeentelijke katern in het Houtens weekblad). Daarnaast ligt de inzet van een informatieve maar zeker ook interactieve website, gekoppeld aan de gemeentelijke website, voor de hand. Inwoners kunnen dan eenvoudig via de website de voortgang volgen, meedenken, reageren en adviseren. Cruciaal is daarbij dat er vanuit de gemeente snel en efficiënt wordt gereageerd en mensen horen hoe het contact verder zal verlopen. Tenslotte kijken we serieus naar de mogelijkheden om moderne communicatiekanalen als Twitter, YouTube en Facebook in te zetten, want ook jongeren moeten zich natuurlijk aangesproken voelen. 13

14 8. Risico s Impact van verkiezingen De looptijd van het visietraject is juli 2013 tot en met januari Midden in deze periode vinden de gemeenteraadsverkiezingen (19 maart 2014) plaats. De uitkomst van deze verkiezingen en de daarop volgende coalitie- en collegevorming zijn ongewis, maar zullen hun invloed hebben op inhoud en proces van de toekomstvisie. Belangrijk is dat na afloop van de collegevorming expliciet wordt gemaakt welke afspraken zijn gemaakt over inhoud en proces van de toekomstvisie en wat de scope en ruimte is voor het vervolgproces. Dit wordt met de nieuwe raad gedeeld. Onzekerheid omtrent majeure ontwikkelingen in omgeving Onze omgeving kenmerkt zich door een hoge dynamiek en hoge onzekerheid. Eerder gaven we aan dat we daarom nadrukkelijk kiezen de nieuwe visie niet in de vorm van blauwdruk maar juist als richtsnoer op te stellen. Dit biedt ruimte om ook de komende jaren op veranderingen in de omgeving in te spelen, zonder daarbij koers te verliezen. Tijdens het proces van het maken van de visie zullen we ontwikkelingen in de omgeving (bijvoorbeeld de transities en de ontwikkeling van het gemeentefonds) blijven monitoren en waar nodig inbrengen in het visietraject. De klankbordgroep vanuit de raad is bij uitstek het podium om deze ontwikkelingen te delen en te bepalen of en hoe dit om bijsturing vraagt in het proces van visieontwikkeling. Ambtelijke capaciteit om traject goed te kunnen begeleiden De voorgestelde aanpak gaat uit van het betrekken van inwoners, instellingen en ondernemers in verschillende fasen van het proces. Dit vraagt om een goede procesbegeleiding vanuit de organisatie. De leden van werkgroep moeten voldoende vrijgemaakt worden om hier tijd in te steken. Dit geldt ook voor meer ad hoc ondersteuning van collega s buiten de werkgroep. 9. Kosten 3 Zoveel mogelijk in eigen beheer, op onderdelen inhuur We voeren dit project zoveel mogelijk in eigen beheer uit. Met name op procesbegeleiding en communicatie en participatie zal echter aanvullende inzet van buiten nodig zijn. Communicatie en participatie vormen een essentieel onderdeel van de visieontwikkeling. Voor de organisatie en begeleiding van workshops en debatten, vormgeving van publicaties en/of materialen maar ook het inrichten van een website als informatie- en communicatiekanaal zullen kosten gemaakt worden. Dekking hiervoor is beschikbaar vanuit budgetten van het cluster Communicatie. In het najaar voegen we tijdelijk specifieke expertise met gemeentelijke visietrajecten toe aan de werkgroep (zie ook hoofdstuk 6). We doen dit met het oog op het belang van een goed visieproces en het belang van een goede uitkomst van dit proces. De kosten van deze inhuur ramen we op Hiervoor is - in tegenstelling tot de kosten voor communicatie en participatie - geen dekking. Wij vragen de raad om deze incidentele kosten te dekken uit de stelpost Onvoorzien. 3 Aangezien het verloop van het visietraject ná de gemeenteraadsverkiezingen (maart 2014) naar verwachting aan de orde komt in het proces collegevorming, willen we daarop niet vooruit lopen en is alleen een kostenraming gemaakt tot en met maart

15 Bijlage 1 Werken met scenario s In visieontwikkeling worden scenario s gebruikt om op toegankelijke wijze de voorliggende keuzes in samenhang te presenteren. In het proces Toekomstvisie Houten 2025 overwegen we doelscenario s te ontwerpen en in te zetten als instrument voor het voeren van een gesprek over de toekomst. Doelscenario s Doelscenario s zijn scenario s waarin een eindbeeld van een organisatie of ontwikkeling centraal staat. Deze scenario s richten zich op factoren waar je als organisatie of maatschappij nog invloed op kunt uitoefenen. Ze schetsen een beeld waarop je je toekomstige beslissingen kunt richten. Vaak worden verschillende scenario s ontworpen zodat je ze met elkaar kunt vergelijken en tegen elkaar kunt afwegen. De afzonderlijke scenario s zijn nadrukkelijk geen einddoel, maar juist een middel voor discussie over de toekomst. Voorbeeld doelscenario s: visualisatie eindbeelden gemeente Bernheze 15

16 Bijlage 2 Aanpak communicatie en participatie in startfase en verkenningsfase (Factor C) STARTFASE (juli oktober 2013) DOEL: Draagvlak voor en positieve beslissing over Plan van Aanpak Toekomstvisie 2025 (tot aan verkiezingen) ACTOREN STARTFASE INVLOED Boodschap Planning en activiteit Bestuurlijk opdrachtgever (Burgemeester W. de Jong) Ambtelijk opdrachtgever (H. den Bieman) Stuurgroep (W. de jong, M.van Liere, H. den Bieman, M. v/d Heuvel) Meedenken (Meedoen) Plan van Aanpak Toekomstvisie Houten 2025: - is richtsnoer geen blauwdruk - biedt ruimte voor nadere accenten - biedt ruimte voor bijstellingen tijdens proces - biedt in verkenningsfase houvast door: + deskresearch en interviews met experts + participatie en communicatie 08 juli vergadering 20 aug. vergadering 10 sept. vergadering 01 okt. vergadering College van B&W Beslissen Idem 27 aug. presentatie PvA 03 sept. collegehandeling PvA Klankbordgroep Meedenken Idem 11 juli bijeenkomst v/d groep (G. Zandbergen (ITH), E. Stiekema (VVD), T. Uijttewaal (CDA), mevrouw A. Dubbink (PvdA), de heren E. van Vliet (D66), D. Jimmink (GL), D. van Hoek (CU), vacant (SGP), W. de Jong (burgemeester), M. van Liere (wethouder), H. den Bieman (directeur) en M. van den Heuvel (adviseur) ) (Meedoen) 02 sept. bijeenkomst vd groep Raad Beslissen Idem 24 sept. RTG 08 okt. Raadsvergadering Werkgroep (Projectleider M v/d Heuvel, FJ Braspenning, M.Löwik, L van Lievenoogen en vertegenwoordigers van welzijn/ruimtelijke beleid) Meedenken Meedoen Idem Twee-wekelijkse besprekingen Ambtelijke organisatie Meeweten Idem Gesprekken 16

17 VERKENNINGSFASE (augustus december 2013) DOEL: Betrekken Houtense samenleving bij totstandkoming Toekomstvisie 2025 tot aan verkiezingen NOTIES - Het moet overal goed duidelijk en zichtbaar zijn dat de Houtense inwoners betrokken worden (veel publiciteit op veel verschillende -social- media) - Iedereen moet in principe in de gelegenheid worden gesteld mee te denken het is van belang ook jongeren te betrekken - Er worden meerdere methoden en een variëteit aan communicatiemiddelen en werkmethoden ingezet die elkaar versterken en verrijken - In de benadering (tone of voice, look and feel) wordt rekening gehouden met de diverse leefstijlen (blauw, geel, rood en groen) en doelgroepen ACTOREN VERKENNINGSFASE College Raad INVLOED Boodschap PLANNING EN ACTIVITEIT Meeweten Meeweten - Inwoners - Maatschappelijke organisaties - Ondernemers - Kennisinstellingen - Ambtelijke organisatie Meeweten Meedenken De gemeente wil graag van u weten wat u belangrijk vindt voor de toekomst van Houten. Welke identiteit heeft Houten volgens u nu? Welke identiteit heeft Houten in 2025 nodig? - Wat maakt Houten voor u bijzonder? - Wat vindt u typisch Houtens? - Wat maakt dat u graag in Houten woont/werkt/recreëert/onderneemt? - Hoe ziet u Houten over 10 a 15 jaar? - Zou u in 2025 nog in Houten willen wonen/werken/recreëren/ondernemen? - Wat is dan voor u belangrijk? - Wat moet er in 2025 in Houten nog steeds zijn? - Wat moet er in 2025 in Houten zijn veranderd? - Wat zou u zelf aan Houten willen bijdragen? September/oktober 2013: In deskresearch en expertinterviews worden feiten en cijfers en trends in kaart gebracht. In enquêtes en polls (via Burgerpanel, speciale website, Houten Actueel, straatinterviews en social- media) wordt de beleving van de inwoners geïnventariseerd. November 2013: In bijeenkomsten (workshops) en gesprekfora (op speciale website) worden de belevingen van de inwoners verbonden met de trends uit het deskresearch en expertsinterviews. De inrichting/aanpak van de workshops moet voor alle leefstijlen iets te bieden hebben. December 2013 Resultaten worden via diverse media teruggekoppeld 17