PROJECT STARTNOTITIE STAPPENPLAN OPSTELLEN WIJKONTWIKKELINGSPLAN WESTERHAAR-VRIEZENVEENSEWIJK

Transcriptie

1 PROJECT STARTNOTITIE STAPPENPLAN OPSTELLEN WIJKONTWIKKELINGSPLAN WESTERHAAR-VRIEZENVEENSEWIJK Status: Opgesteld d.d.: 26 mei 2003 Vastgesteld: 2 juli 2003 Laatst gewijzigd: 29 juli 2003 Positie: start inventarisatiefase, startnotitie Opgesteld door: Anne Visserman (projectleider afdeling RBO) Opdrachtgever: College van burgemeester en wethouders van de gemeente Twenterand

2 2 INHOUDSOPGAVE Bladzijde 1. Inleiding 3 - definitie wijkontwikkelingsplan 3 - doel wijkontwikkelingsplannen 3 - achterstandssituatie Westerhaar-Vriezenveensewijk 3 en Vroomshoop - doel stedelijke vernieuwing Twenterand 3 2. Plandefinitie 4 - de opgave 4 - de aanleiding 4 - doelstelling startnotitie 4 - opdrachtgever 4 - het resultaat van de opdracht 4 - randvoorwaarden 5 3. Activiteiten en fasering 5 - bezoek Emmen 6 - selectie extern bureau 6 4. Tijdsbeheersing 6 5. Geldbeheersing 7 - kosten project 7 - kosten opstellen wijkontwikkelingsplan 7 - subsidiemogelijkheden 7 - personele kosten 7 6. Projectorganisatie 8 - projectleider 8 - projectteam 8 - tijdschrijven 8 - geplande uren 9 7. Communicatie en informatiebeheersing 10 - interne communicatie 10 - voorstellen aan burgemeester en wethouders 10 - externe communicatie 10 - rol coördinatieteam Controlerende en kaderstellende taak gemeenteraad Projectevaluatie Risico s Kwaliteitszorg 12 Bijlage 1: Deelnemers excursie Emmen 13

3 3 1. INLEIDING Op 13 december 2001 heeft de gemeenteraad het eindrapport investeringsbudget stedelijke vernieuwing vastgesteld. Dit eindrapport geeft een visie op de stedelijke vernieuwing in Twenterand. De gemeenteraad heeft daarbij ook de doelstellingen aangegeven die bereikt zouden moeten worden en in een meerjarenprogramma zijn de maatregelen aangegeven waarmee de gemeente deze doelstellingen wil bereiken. In het eindrapport is onder andere opgenomen dat in 2002 gestart wordt met het opstellen van een plan van aanpak, het opstellen van een beleidskader voor het opstellen van prioriteiten en het opstellen van een fasering in het opstellen van wijkontwikkelingsplannen. In de raadsvergadering van 3 juli 2003 is de kadernota werken aan sociale kwaliteit vastgesteld. In deze kadernota wordt een aantal speerpunten van beleid geformuleerd, waarvan een belangrijk deel via een wijkontwikkelingsplan kan worden bereikt. Een wijkontwikkelingsplan is een uitstekend middel om een wisselwerking tot stand te brengen tussen enerzijds de stedelijke vernieuwing en anderzijds de versterking van de sociale kwaliteit. Deze notitie is bedoeld als startnotitie om te komen tot een plan van een aanpak voor het opstellen van een wijkontwikkelingsplan voor de kern Westerhaar-Vriezenveensewijk. In deze startnotitie worden de opdrachten geformuleerd die in eerste instantie moeten leiden tot een plan van aanpak voor het opstellen van een wijkontwikkelingsplan. In deze notitie wordt dus nog geen aandacht geschonken aan het eigenlijke plan van aanpak om te komen tot het wijkontwikkelingsplan. Definitie wijkontwikkelingsplan Een wijkontwikkelingsplan is: een plan voor een bepaald gebied dat vanuit een integrale benadering aangeeft hoe het huidige wijkbeeld er van dat gebied uitziet en hoe de toekomstvisie voor dat gebied luidt, waarbij tevens in een investeringsplan wordt aangegeven hoe de kosten door de gemeente en partners worden gedekt en wanneer. Doel wijkontwikkelingsplan Wijkontwikkelingsplannen hebben tot doel in nauw overleg met betrokken instanties en bewoners en binnen de kaders die de gemeenteraad heeft gesteld leegstand, sociale problematiek, criminaliteit, verpaupering enzovoort van wijken en buurten tegen te gaan en de leefbaarheid en de integrale veiligheid te verhogen, door een geclusterde uitvoering van alle visies en plannen die binnen de gemeente zijn opgesteld waarbij gedacht kan worden aan de renovatie van woningen, daar waar noodzakelijk de herstructurering van buurten, herinrichting van de openbare gebieden in combinatie met verbetering van de openbare verlichting enzovoort. Achterstandssituatie Westerhaar-Vriezenveensewijk en Vroomshoop Het eindrapport investeringsbudget stedelijke vernieuwing geeft aan dat binnen Twenterand de kernen Westerhaar-Vriezenveensewijk en Vroomshoop de meeste aandacht krijgen. Deze gebiedsgerichte aanpak vloeit voort uit de analyse van de huidige stand van zaken in Twenterand. Deze twee kernen kwamen op bijna alle aspecten negatief naar voren. Deze twee kernen hadden: - de laagst besteedbare inkomens; - een eenzijdige woningvoorraad met veel huurwoningen; - een gebrek aan de grotendeels door de markt gewenste dure koopwoningen; - een hoge werkloosheid; - een achterblijvend opleidingenniveau. Doel stedelijke vernieuwing Twenterand In het eindrapport investeringsbudget stedelijke vernieuwing is als doel opgenomen om de kernen Westerhaar-Vriezenveensewijk en Vroomshoop qua inkomenspositie, kwaliteit woningvoorraad, aandeel koopwoningen, werkloosheid en opleidingsniveau in 2010 op een niveau te hebben dat vergelijkbaar is met Den Ham en Vriezenveen. Inmiddels wordt met de herstructurering van de wijk Bijvank-Flierakkers en de nieuwbouw in Vroomshoop Noord en Oost een belangrijke bijdrage geleverd

4 4 aan het bereiken van deze doelstelling in Vroomshoop. De situatie voor Westerhaar- Vriezenveensewijk blijft wat dat betreft achter. 2. PLANDEFINITIE De opgave De feitelijke opgave is het treffen van alle voorbereidingen om te komen tot een plan van aanpak voor het opstellen van een wijkontwikkelingsplan voor de kern Westerhaar-Vriezenveensewijk. Deze opgave valt in een aantal deelaspecten onder te verdelen. Deze deelaspecten worden in het vervolg van de startnotitie uitvoerig behandeld. Het betreft de volgende deelaspecten: * inventariseren van betrokkenen, die als stakeholders kunnen fungeren * inventariseren van betrokken instanties bij wijkontwikkelingsplan; * het opstellen van een projectorganisatie; * organiseren van een excursie; * selecteren van een extern bureau; * andere werkzaamheden om tot een plan van aanpak te komen; * opstellen van een plan van aanpak voor het wijkontwikkelingsplan. De aanleiding Hiervoor is in hoofdstuk 1 al de aanleiding van dit project aangegeven. In Westerhaar- Vriezenveensewijk is er sprake van een achterstandssituatie, die door middel van een gebiedsgerichte aanpak verbeterd moet worden en waarbij de leefbaarheid wordt verhoogd. Voor een uitgebreidere toelichting hierop wordt kortheidshalve verwezen naar hoofdstuk 1. Doelstelling startnotitie De doelstelling van deze startnotitie is dus een opdracht te formuleren voor het uiteindelijk opstellen van een plan van aanpak voor het wijkontwikkelingsplan Westerhaar-Vriezenveensewijk. Daarnaast worden in deze notitie de stappen aangegeven die voor die tijd moeten worden gezet om te komen tot een plan van aanpak en wie/welke instanties en op welke wijze daar bij betrokken moeten worden. Opdrachtgever Burgemeester en wethouders van de gemeente Twenterand zijn de bestuurlijk opdrachtgever van het project aan het coördinatieteam. Het coördinatieteam is de opdrachtnemer. Het coördinatieteam fungeert als ambtelijk opdrachtgever aan de projectleider. Het coördinatieteam geeft de kaders aan waar binnen de projectleider uitvoering geeft aan het project. De opdrachtgever stelt middelen beschikbaar aan de projectleider. De projectleider rapporteert via het sectorhoofd Ruimtelijke Zaken aan het coördinatieteam. Het coördinatieteam rapporteert naast de momenten genoemd in deze startnotitie aan het college van burgemeester en wethouders ook bij afwijkingen van deze startnotitie. Het resultaat van de opdracht Het resultaat van de opdracht is dat burgemeester en wethouders uiterlijk 31 december 2003 een weloverwogen beslissing kunnen nemen over: * het al dan niet opstellen van een wijkontwikkelingsplan voor de kern Westerhaar- Vriezenveensewijk, * de daarvoor benodigde financiële middelen; * het stappenplan inclusief tijdplanning om te komen tot het wijkontwikkelingsplan; * de organisatie van het project; * de opdrachtverstrekking aan een extern bureau; * de communicatie zowel binnen als buiten de gemeentelijke organisatie.

5 5 Randvoorwaarden Bij de uitvoering van deze startnotitie moet er rekening mee gehouden worden, dat de externe partijen niet eerder worden benaderd dan nadat burgemeester en wethouders met het organisatiemodel en met de samenstelling van de diverse groepen hebben ingestemd. Daarnaast moet aangegeven worden: hoe op een interactieve wijze de bevolking van Westerhaar-Vriezenveensewijk bij het opstellen van het wijkontwikkelingsplan wordt betrokken; hoe de controlerende rol en daar waar nog noodzakelijk de kaderstellende rol van de gemeenteraad wordt ingevuld; hoe de relatie met gebiedsgericht werken wordt gelegd; hoe de speerpunten geformuleerd in de diverse gemeentelijke visies en plannen zoals de kadernota werken aan sociale kwaliteit , integraal veiligheidsplan enzovoort in het wijkontwikkelingsplan gestalte krijgen; bij de selectie van externe bureaus wordt rekening gehouden met het aanbestedingsbeleid van de gemeente. 3. ACTIVITEITEN EN FASERING Voor dat met de opdracht een start wordt gemaakt stelt het projectteam een plan van aanpak op, waarin zo nauwkeurig mogelijk wordt omschreven welke concrete stappen het team moet ondernemen om het eindresultaat dat de opdrachtgever heeft omschreven, kan worden bereikt. Het plan van aanpak voor deze projectfase wordt door het projectteam opgesteld en is dan ook een plan van het projectteam. Alle beoogde deelnemers van het team leveren een bijdrage aan het plan. Het project is opgedeeld in een aantal deelopdrachten: 1. inventariseren van betrokkenen en betrokken instanties bij het opstellen en uitvoeren van een wijkontwikkelingsplan; 2. het opstellen van een projectorganisatie om te komen tot een plan van aanpak voor het opstellen van het wijkontwikkelingsplan; 3. het formuleren van criteria waaraan externe bureaus moeten voldoen om in aanmerking te komen voor het opstellen van het wijkontwikkelingsplan;

6 6 3. het selecteren van een extern bureau dat het wijkontwikkelingsplan opstelt; 4. het opstellen van een plan van aanpak om te komen tot een wijkontwikkelingsplan 5. de organisatie van een excursie naar een gemeente die inmiddels de nodige ervaring heeft opgedaan met het opstellen en uitvoeren van wijkontwikkelingsplannen. Een tweetal van de genoemde punten behoeft nadere toelichting. Bezoek gemeente Emmen In de gemeente Emmen is de afgelopen jaren veel ervaring opgedaan met het opstellen en uitvoeren van wijkontwikkelingsplannen (in Emmen gebiedsontwikkelingsplannen genoemd). Na inventarisatie van de betrokken partijen, organiseert het projectteam een werkbezoek aan de gemeente Emmen, waar reeds ervaring is opgedaan met het opstellen van vergelijkbare gebiedsontwikkelingsplannen. Binnen de gemeente Emmen houdt projectbureau Emmen Revisited zich met de gebiedsontwikkelingsplannen bezig. De ontvangstmogelijkheden van het bureau zijn beperkt. Het bureau kan maximaal 20 á 25 personen ontvangen. Aan dit werkbezoek nemen in ieder geval deel: - leden van de stuurgroep stedelijke vernieuwing - leden van de werkgroep stedelijke vernieuwing - vertegenwoordigers van de organisaties die aan het ontwikkelingsplan deelnemen - zo mogelijk medewerkers van de gemeente die direct bij het wijkontwikkelingsplan betrokken zullen zijn. De excursie wordt op 12 november 2003 gehouden. De lijst met mogelijke deelnemers aan deze excursie is als bijlage aan deze startnotitie gehecht. Het doel van dit bezoek is het inspiratie op doen voor het wijkontwikkelingsplan Westerhaar- Vriezenveensewijk, hoe de gebiedsontwikkelingsplannen daar tot stand zijn gekomen enzovoort. Selectie extern bureau Voor het merendeel van de medewerkers in de gemeentelijke organisatie is dit de eerste ervaring met het opstellen van een wijkontwikkelingsplan. Het opstellen van een wijkontwikkelingsplan is een gecompliceerd en omvangrijk proces. Het wordt daarom als wenselijk ervaren dat een extern bureau het proces van het opstellen van het wijkontwikkelingsplan begeleidt en het eigenlijke plan opstelt. Uitgangspunt is dat de organisatie leert van dit pilot-project en dat een volgend wijkontwikkelingsplan voor een andere kern, wijk, buurt door de organisatie ontwikkeld wordt. Elk wijkontwikkelingsplan zal maatwerk dienen te zijn, maar de coördinerende rol zal in beginsel hetzelfde zijn. De selectie van het bureau moet in nauw overleg met de direct betrokken participanten in het project plaatsvinden, omdat deze ook een deel van de kosten van het opstellen van het wijkontwikkelingsplan voor hun rekening moeten nemen en in de kosten van uitvoering moeten bijdragen. Voordat tot selectie van de bureaus overgegaan wordt stelt het projectteam in samenwerking met de betalende participanten criteria op waaraan de externe bureaus moeten voldoen. Na selectie van het extern bureau en het beschikbaar komen van het noodzakelijke krediet voor de inschakeling van het externe bureau zal het plan van aanpak om te komen tot het wijkontwikkelingsplan worden opgesteld. 4. TIJDBEHEERSING De volgende tijdplanning wordt voor de verschillende deelopdrachten aangehouden: a. 2 juli 2003: vaststellen van de startnotitie door het coördinatieteam; b. tot en met 1 september 2003: inventariseren van betrokkenen en betrokken instanties; c. 9 september 2003 startnotitie ter kennis van stuurgroep stedelijke vernieuwing; d.. tot en met 1 oktober 2003: benaderen van externen om in project te participeren en financieel bij te dragen; e. tot en met 1 november 2003: selecteren van een extern bureau voor het opstellen van het wijkontwikkelingsplan;

7 7 f. 12 november 2003: excursie naar de gemeente Emmen voor leden stuurgroep en werkgroep stedelijke vernieuwing leden en potentiële leden van de stuurgroep voor het wijkontwikkelingsplan en wanneer de ruimte daar is potentiële leden werkgroepen en eventueel klankbordgroep; g. tot en met 1 december 2003: opstellen van plan van aanpak voor het opstellen van het wijkontwikkelingsplan; h. uiterlijk 31 december 2003: besluitvorming college van burgemeester en wethouders over het opstellen van wijkontwikkelingsplan. 5. GELDBEHEERSING Kosten project In dit stadium van het proces van het project spelen de financiële middelen nog geen belangrijke rol. De enige kosten die vanuit deze projectopdracht gemaakt moeten worden, zijn die voor de excursie naar een gemeente met ervaringen op het gebied van het opstellen en uitvoeren van wijkontwikkelingsplannen. Deze kosten bestaan dan uit: - kosten vervoer per touringcar: - kosten van lunch en eventueel diner: - kosten voor vergoeding aan bezoekende gemeente: De hiermee gepaard gaande kosten worden geraamd op: 3.000,00. In het vervolg van het proces zal de gemeenteraad voorgesteld worden een voorbereidingskrediet beschikbaar te stellen voor het opstellen van het plan van aanpak en voor het opstellen van het wijkontwikkelingsplan. In die kosten zullen dan ook de kosten van de excursie meegenomen worden. Deze kosten kunnen voorlopig geboekt worden op post: Stado centrum Vriezenveen. Kosten opstellen wijkontwikkelingsplan In dit deel van het proces zijn de kosten van het opstellen van het wijkontwikkelingsplan door een extern bureau en de uitvoering van het wijkontwikkelingsplan nog niet van belang. Voor deze kosten zijn in het verdeelbesluit stedelijke vernieuwing , dat de verdeling van de financiële middelen beschikbaar voor de stedelijke vernieuwing aangeeft, financiële middelen gereserveerd. Het plan van aanpak zal in overleg met zo veel mogelijk betrokken instanties worden opgesteld. Wanneer deze instanties een direct belang bij het opstellen van het wijkontwikkelingsplan hebben, wordt verwacht dat deze instanties mee betalen aan de kosten van het opstellen van het wijkontwikkelingsplan en een bijdrage leveren aan de uitvoering er van. Op dit moment kan op geen enkele wijze worden aangegeven hoe veel deze kosten uiteindelijk zullen bedragen. Subsidiemogelijkheden Het projectteam onderzoekt tevens de mogelijkheden van het verkrijgen van externe bijdragen en subsidies voor het opstellen van het wijkontwikkelingsplan en het uitvoeren van het plan. Het projectteam vermeldt haar bevindingen in het plan van aanpak. Personele kosten Dit project wordt in eerste instantie ter hand genomen door een projectleider en een projectteam bestaande uit medewerkers van de gemeente Twenterand. Dit project betreft werkzaamheden in de voorbereidende sfeer. Ten aanzien van deze werkzaamheden is binnen de gemeentelijke organisatie afgesproken dat de personele kosten van deze voorbereidende werkzaamheden ten laste komen van de algemene middelen en dat hiervoor geen afzonderlijk krediet behoeft te worden aangevraagd (notitie van de afdeling RBO d.d. 6 april 2003 en vastgesteld door het Coördinatieteam op 4 juni 2003). De uren die de diverse projectgroepleden ten behoeve van het project maken worden wel toegeschreven naar het project maar worden niet als zodanig toegerekend. De uren worden door de sectoren meegenomen in de sectorplannen.

8 8 6. PROJECTORGANISATIE Het is noodzakelijk dat ten behoeve van het opstellen van het plan van aanpak een organisatie wordt opgezet die de begeleiding van het wijkontwikkelingsplan enzovoort op zich neemt. Het wijkontwikkelingsplan moet uiteindelijk in samenwerking met diverse participanten tot stand komen. Hierbij moet gedacht worden aan: de woningstichting Vriezenveen-Westerhaar, mogelijke andere verhuurders van woningen in Westerhaar-Vriezenveensewijk, welzijnsorganisaties, de plaatselijke politie, zorginstellingen enzovoort. Deze participanten moeten in de projectorganisatie participeren. Daarnaast moet er binnen de gemeenschap van Westerhaar-Vriezenveensewijk een breed draagvlak bestaan voor het opstellen van het wijkontwikkelingsplan en de uitvoering ervan. De bevolking moet daarom, door middel van zogenaamde stakeholders in een zo vroeg mogelijk stadium bij het opstellen van het wijkontwikkelingsplan betrokken worden. Voordat tot een invulling van de projectorganisatie kan worden gekomen moeten alle spelers in het proces geïnventariseerd worden en moet bezien worden wat het meest gewenste organisatiemodel voor dit project is en hoe de spelers daarin participeren. De voorbereiding daarvoor moet door een projectgroep getroffen worden, die als eerste opdracht krijgt de betrokken instanties bij het wijkontwikkelingsplan te inventariseren. Het voert te ver om alleen voor de inventarisatie van de betrokken instanties een projectgroep te formeren. Voorgesteld wordt daarom het projectteam te formeren uit medewerkers van de gemeente Twenterand waarvan het aannemelijk is dat zij ook in de toekomstige projectgroep zitting zullen hebben. Per fase kan de samenstelling van de projectgroep wijzigen. Daar zal bij de vaststelling van elke afzonderlijke notitie aandacht aan geschonken moeten worden. Projectleider De (te benoemen) medewerker Planologie binnen de gemeentelijke afdeling Beleid en Ontwikkeling van de sector Ruimtelijke Zaken is, onder begeleiding van de 1 e projectleider binnen de afdeling Beleid en Ontwikkeling van de sector Ruimtelijke Zaken, projectleider. Tot het tijdstip van in dienst treden van de medewerker Planologie neemt de 1 e projectleider de taak waar. De projectleider is verantwoordelijk voor de realisatie van het project, binnen de kaders die de opdrachtgever aangegeven heeft. De projectleider is belast met: * aansturing van het projectteam; * bewaking van de voortgang van het project; * bewaking van het beschikbare budget; * bewaking van de kwaliteit van het project. De projectleider rapporteert eenmaal per maand de voortgang van het project via het hoofd van de sector Ruimtelijke Zaken aan het Coördinatieteam. Projectteam Het projectteam bestaat voor deze fase uit: - medewerker planologie afdeling RBO (projectleider) - medewerker stadsvernieuwing en volkshuisvesting, afdeling RBO - medewerker welzijn afdeling SBO - medewerker communicatie afdeling BO BMO - medewerker openbare orde zaken en veiligheid afdeling BO BMO - medewerker beleidscoördinatie afdeling BO BMO De samenstelling van het projectteam kan per fase in het project wijzigen. Daar zal bij de vaststelling van elke afzonderlijke notitie voor deze fases aandacht aan geschonken worden. Zo is het voor te stellen dat de medewerker beleidscoördinatie in het begin van het proces lid van de projectgroep is en dat zijn rol in het vervolg beperkt is tot agendalid. Tijdschrijven Overeenkomstig de notitie van de afdeling RBO van 6 april 2003 komen de personele kosten van deze voorbereidende werkzaamheden ten laste van de algemene middelen. Hiervoor behoeft geen

9 9 afzonderlijk krediet te worden aangevraagd. De uren die de diverse projectgroepleden ten behoeve van het project maken worden wel toegeschreven naar het project, maar worden als zodanig niet toegerekend. De uren worden door de sectoren meegenomen in de sectorplannen. De teamleden verantwoorden hun aan het project bestede uren op de onderstaande wijze: Omschrijving activiteit: Stappenplan WOP Westerhaar-Vriezenveensewijk Nummer activiteit: Werksoort: Geplande uren Het verwachte aantal benodigde uren voor deze projectfase tot en met het opstellen van het plan van aanpak om te komen tot een wijkontwikkelingsplan, bedraagt als volgt: 2003 Projectleider medewerker planologie e projectleider RBO 48 Medewerker stadsvernieuwing en volkshuisvesting 80 Medewerker welzijn 48 Medewerker communicatie 48 Medewerker openbare orde en veiligheid 48 Medewerker beleidscoördinatie 48 Naast de hiervoor genoemde medewerkers zal er van andere medewerkers binnen de gemeentelijke organisatie een in het algemeen gesproken ondersteunende taak gevraagd worden. Gedacht kan hierbij worden aan de financieel controller sector RZ, medewerker informatievoorziening en subsidiëring enzovoort. Het inschakelen van deze medewerkers vindt plaats vanuit hun normale over het algemeen ondersteunende taak. Benadrukt wordt nogmaals dat het hier gaat om de ureninzet gedurende het proces tot en met het opstellen van het plan van aanpak om te komen tot een wijkontwikkelingsplan. Dus niet om de ureninzet gedurende het proces van het opstellen van het wijkontwikkelingsplan en de uitvoering ervan.

10 10 7. COMMUNICATIE EN INFORMATIEBEHEERSING Interne communicatie De communicatie voortvloeiende uit deze startnotitie is vooral intern gericht. Van de vergadering van het projectteam worden verslagen opgesteld. Deze verslagen worden via het interne circuit onder de teamleden verspreid en ter kennis gebracht van de portefeuillehouder stedelijke vernieuwing, het sectorhoofd Ruimtelijke Zaken, het Coördinatieteam, de werkgroep stedelijke vernieuwing en de afdelingshoofden RBO, SBO, BO van de sector BMO. De verslagen worden verzameld in het dossier dat vermeld staat in het hoofdstuk 11 kwaliteitszorg van deze startnotitie. Voorstellen aan het college van burgemeester en wethouders Het projectteam doet de volgende voorstellen aan het college van burgemeester en wethouders: a. voorstel over de nadere inrichting van de projectorganisatie. In de nota bij het voorstel beschrijft het projectteam haar bevindingen omtrent de inventarisatie van betrokkenen en betrokken instanties bij het opstellen van het wijkontwikkelingsplan; b. voorstel met criteria waaraan de externe bureaus moeten voldoen; c. voorstel over bureaus die in aanmerking komen om mee te dingen naar het opstellen van het wijkontwikkelingsplan; d. voorstel over de uiteindelijke selectie van een bureau; e. voorstel over het stappenplan om te komen tot een wijkontwikkelingsplan; f. voorstel om de gemeenteraad voor te stellen het voor het opstellen van het wijkontwikkelingsplan benodigde krediet beschikbaar te stellen; g. eventueel voorstel met mededelingen en adviezen over overschrijding van de planning, financiële middelen, inzet uren enzovoort. Deze startnotitie betreft een fase in een project. Eén van de kenmerken van projecten is dat de projectgroepleden buiten de lijnorganisatie werkzaam zijn. De projectgroepleden opereren, binnen de afgesproken uitgangspunten en randvoorwaarden, dus buiten de verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd. Daarin past niet dat de voorstellen aan het college van burgemeester en wethouders ter medeparafering aan de diverse afdelingen worden aangeboden. Het project functioneert buiten de lijnorganisatie, maar resulteert rechtstreeks onder het coördinatieteam. De voorstellen worden via het sectorhoofd Ruimtelijke Zaken naar het Coördinatieteam gezonden, die de voorstellen ter vaststelling voorlegt aan het college van burgemeester en wethouders. Bij overschrijding van bijvoorbeeld de planning, de middelen, inzet van uren wordt een notitie hierover met een advies hiermee om te gaan in overleg met de hoofden van de afdelingen en sectoren van de betreffende projectmedewerkers, via het coördinatieteam aan het college van burgemeester en wethouders worden aangeboden. Externe communicatie Voor de uitvoering van een wijkontwikkelingsplan is het van belang dat er een breed draagvlak bij de bevolking is. Daarvoor is een goede communicatie met de bevolking van essentieel belang. Van het plan van aanpak om te komen tot een wijkontwikkelingsplan voor Westerhaar-Vriezenveensewijk moet daarom een communicatieplan onderdeel uitmaken. Daarin moet aangegeven worden op welke wijze en wanneer de bevolking bij het wijkontwikkelingsplan wordt betrokken en geïnformeerd. In het plan van aanpak moet ook aangegeven worden hoe invulling wordt gegeven aan de nota interactieve beleidsvorming. Rol coördinatieteam Het coördinatieteam vervult een positie in de totstandkoming van het plan van aanpak om te komen tot een wijkontwikkelingsplan. Alle verslagen van project- en werkgroepvergaderingen worden ter kennisname gezonden aan de leden van het coördinatieteam. Het coördinatieteam heeft de mogelijkheid om vandaar uit sturend op te kunnen treden. Eventuele voorstellen van de projectgroep worden via het hoofd van de sector Ruimtelijke Zaken aan het Coördinatieteam aangeboden die burgemeester en wethouders de voorstellen ter vaststelling aanbiedt.

11 11 8. CONTROLERENDE EN KADERSTELLENDE TAAK GEMEENTERAAD De rol van de gemeenteraad zal meer controlerend dan taakstellend van aard zijn. De gemeenteraad heeft namelijk met het vaststellen van het eindrapport investeringsbudget stedelijke vernieuwing aangegeven dat in 2002 gestart wordt met het opstellen van een plan van aanpak, het opstellen van een beleidskader voor het opstellen van prioriteiten en het opstellen van een fasering in het opstellen van wijkontwikkelingsplannen. Daarin heeft de gemeenteraad de bestuurlijke opdracht aan het college van burgemeester en wethouders geformuleerd. Deze startnotitie is dus een voortvloeisel uit het eindrapport investeringsbudget stedelijke vernieuwing. De raad wordt daarnaast gekend in het gehele proces van de totstandkoming van het wijkontwikkelingsplan, via het beschikbaar stellen van de noodzakelijke kredieten voor het opstellen van het wijkontwikkelingsplan en uiteindelijk de uitvoering er van. Het wijkontwikkelingsplan is daarnaast een uitvoeringsplan dat in feite bestaat uit diverse uitvoeringsplannen die voortvloeien uit de diverse visies en plannen. Daarbij kan gedacht worden aan de woonvisie, werken aan sociale kwaliteit, het rioleringsplan, het verlichtingsplan, sociaal economische visie enzovoort. De gemeenteraad heeft in al deze visies kaders gesteld waarbinnen burgemeester en wethouders tot uitvoering dienen te komen. In het wijkontwikkelingsplan komen al deze kaders in feite bij elkaar. Het is het plan waarin alle plannen en visies voor Westerhaar- Vriezenveensewijk gestapeld worden. De rol van de gemeenteraad is daarom meer controlerend van aard. Dit wijkontwikkelingsplan resulteert uiteindelijk in een uitvoeringsprogramma met projecten, maatregelen en acties waarover de gemeenteraad binnen de gemeentelijke organisatie in het merendeel van de gevallen het laatste woord heeft. 9. PROJECTEVALUATIE Na de voltooiing van deze projectfase stelt het projectteam een evaluatierapport op, waarin de verantwoording over de totstandkoming van het project wordt afgelegd, ervaringen worden vermeld waaruit bij andere projecten of eenmalige opdrachten voordeel kan worden behaald enzovoort. Ook worden de bestede middelen verantwoord, waarbij een duidelijke relatie gelegd wordt tussen de primitieve begroting en de werkelijk bestede middelen. Hierdoor wordt het inzichtelijk of er sprake is van een tekort of een overschot en waar dit door veroorzaakt is. Daarbij moet aangegeven worden wat de oorzaak van het tekort of overschot is en hoe dit ontstaan is. Hiermee wordt deze projectfase afgerond. 10. RISICO S Elk project geeft een uniek ontwikkelingsproces, die elkaar al dan niet qua tijdsplanning kunnen doorkruizen, dan wel dat specifieke werkzaamheden gelijk op kunnen lopen of zelfs gecombineerd kunnen worden. Deze startnotitie geeft per definitie niet alle vragen, laat staan alle antwoorden weer. De risico s bij deze projectfase zijn beperkt. Het enige risico dat met de genoemde projectopdrachten wordt gelopen is dat nu werkzaamheden worden verricht, waarbij het niet is uitgesloten dat naderhand de conclusie moet worden getrokken dat er geen financiële middelen beschikbaar zijn om het wijkontwikkelingsplan op te stellen en uit te voeren. Dat in feite werkzaamheden worden verricht, die in eerste instantie wellicht als overbodig zouden kunnen worden beschouwd. Dat is echter geenszins het geval, omdat er in de nabije toekomst niet aan herstructurering, renovatie van wijken en verbetering van de openbare gebieden in Westerhaar-Vriezenveensewijk kan worden ontkomen. Het zijn dus, wanneer er geen middelen beschikbaar mochten zijn voor het opstellen en het uitvoeren van het wijkontwikkelingsplan, in ieder geval geen loze werkzaamheden geweest. Bovendien zijn er binnen de huidige begroting ook reeds structureel financiële middelen aanwezig voor bijvoorbeeld wegenonderhoud, onderhoud groenvoorzieningen, onderhoud riolering enzovoort. Door een geclusterde inzet van deze middelen kan wellicht een belangrijke aanzet gegeven aan de uitvoering van het uitvoeringsprogramma.

12 12 Een ander risico is de tijdsplanning. De werkzaamheden moeten lopende het jaar in de sector- en werkplannen worden ingevoegd. De werkzaamheden moeten naast de normale werkzaamheden, waar al een relatief grote druk op staat, worden uitgevoerd. Het is derhalve niet uitgesloten dat planning niet gehaald wordt. 11. KWALITEITSZORG De projectleider draagt er zorg voor dat er van dit project een dossier gemaakt en bijgehouden wordt waarin alle documenten betreffende het project worden verzameld en aan deze startnotitie worden gehecht.

13 13 Bijlage 1. deelnemers excursie Emmen Stuurgroep stedelijke vernieuwing 1. burgemeester Helmer Koetje 2. wethouder Wim Blokland 3. wethouder Auke Koops van t Jagt 4. wethouder Dick Netters 5. wethouder Bert Lambers 6. secretaris Adriaan Hoogendoorn 7. Harold Zanderink (hoofd sector RZ) 8. Roel Stoeten (hoofd sector SLZ) 9. Hans Ridderinkhof (hoofd sector BMO) 10. Jacqueline aan de Stegge (hoofd afdeling BO sector BMO) 11. Anne Visserman (coördinator stedelijke vernieuwing) Werkgroep stedelijke vernieuwing 12. Leonard Koppelman (afdelingshoofd SBO) 13. Harry Holweg (afdelingshoofd RBO) 14. Siem Kamphuis (medewerker RBO stadsvernieuwing en volkshuisvesting) 15. Jack Zander (medewerker RBO economische zaken) 16. Dick Lammertink (medewerker BMO beleidscoördinator) 17. Wim van Staalduinen (medewerker projectbegeleiding afdeling SBO) Betrokken medewerkers 18. Sandra Dubbink (medewerker communicatie afdeling BO BMO) 19. Te benoemen medewerker planologie afdeling RBO 20. Gea van der Woude (medewerker welzijn afdeling SBO) 21. Ab Steenbergen (medewerker openbare orde en veiligheid afdeling BO BMO) Betrokken instanties 22. politie 23. woningstichting Vriezenveen Westerhaar 24. en andere betrokkenen die uit de inventarisatie naar voren komen